Chi phí kinh doanh là gì? Cách tối ưu chi phí hiệu quả

Chi phí kinh doanh là một trong những chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tài chính nên sẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc kiểm soát được chi phí kinh doanh sẽ giúp cho doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận hơn khi bán hàng. Do đó mà doanh nghiệp cần thiết phải hiểu rõ bản chất của chi phí kinh doanh để có thể quản lý tốt hơn, tránh việc ngân sách doanh nghiệp bị tổn thất. Sau đây, Haravan sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chi phí kinh doanh, đồng thời cũng sẽ bật mí cho bạn một số giải pháp có thể tối ưu chi phí kinh doanh hiệu quả.

1. Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là gì?

Chi phí kinh doanh là gì? Hiểu một cách đơn giản, chi phí kinh doanh là toàn bộ các loại chi phí sản xuất, tiêu thụ sản phẩm và các khoản thuế mà một doanh nghiệp cần phải chi trả trong một khoảng thời gian nhất định.

Ngoài ra, chi phí kinh doanh cũng bao gồm các hao phí về vật chất, sức lao động và các chi phí liên quan khác, phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, chi phí trong doanh nghiệp sẽ được bù đắp bởi doanh thu kinh doanh của doanh nghiệp trong khoảng thời gian đó.

Các chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cần phải được đo lường và tính toán bằng tiền trong một khoảng thời gian nhất định (có thể là theo tháng, theo quý, theo năm). Độ lớn của chi phí trong doanh nghiệp phụ thuộc vào 2 yếu tố:

• Khối lượng lao động và tư liệu sản xuất đã tiêu hao trong một thời kỳ nhất định.

• Giá cả tư liệu sản xuất đã tiêu hao và tiền lương đã hao phí.

2. Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp gồm những gì?

2.1 Chi phí hoạt động kinh doanh

Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Chi phí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bao gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ. Đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để có thể sản xuất, mua bán hàng hóa cũng như là tiêu thụ sản phẩm, cung cấp dịch vụ trong một thời kỳ nhất định. Chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ bao gồm: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Giá vốn hàng bán:

Đây là giá mua thực tế của số hàng hóa mà doanh nghiệp đã bán ra trong kỳ. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, giá vốn hàng bán chính là giá thành sản xuất sản phẩm, bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: đây là chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra để mua các loại nguyên vật liệu được sử dụng vào việc chế tạo các sản phẩm của doanh nghiệp đó.

• Chi phí nhân công trực tiếp: đây là khoản phí mà doanh nghiệp cần trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, bao gồm: tiền lương, tiền công, phụ cấp lương,...

• Chi phí sản xuất chung: là những khoản chi phí chung phát sinh ở các bộ phận kinh doanh, các phân xưởng. Chi phí sản xuất chung thường bao gồm: chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) thuộc phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài, tiền lương và phụ cấp lương của nhân viên,...

Còn đối với các doanh nghiệp thương mại, giá vốn hàng bán bao gồm giá mua của sản phẩm bán ra cùng các chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán ra.

Chi phí bán hàng:

Là những chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Các loại chi phí này bao gồm các khoản chi phí như chi phí chào hàng, chi phí quảng bá, giới thiệu sản phẩm, chi phí bảo hành sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo quản, chi phí đóng gói và vận chuyển,...

Chi phí quản lý doanh nghiệp:

Là khoản chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức hoạt động của doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải bỏ ra vận hành hoạt động của mình. Những chi phí này không liên quan đến việc sản xuất hay bán sản phẩm, dịch vụ mà thay vào đó là hoạt động kinh doanh chung đang diễn ra tại doanh nghiệp. Ví dụ: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, bảo hiểm nhân viên, chi phí khấu hao,...

2.2 Chi phí hoạt động tài chính

Chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Chi phí hoạt động tài chính là các khoản chi của doanh nghiệp cho việc đầu tư tài chính với mục tiêu chính là sử dụng hợp lý nguồn vốn và tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí hoạt động tài chính bao gồm:

• Khoản dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán.

• Khoản lỗ về chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và bán ngoại tệ.

• Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua.

• Chi phí cho thuê tài sản, kể cả giá trị hao mòn tài sản cố định cho thuê.

• Chi phí cho vay và đi vay vốn.

• Chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động liên doanh, liên kết như chi phí vận chuyển tài sản đi góp vốn, chi phí hội họp liên doanh, lỗ trong liên doanh,...

• Chi phí phát sinh trong quá trình bán chứng khoán, các khoản lỗ trong đầu tư.

• Chi phí hoạt động tài chính khác.

2.3 Chi phí khác

Chi phí khác là những khoản chi phí trong doanh nghiệp xảy ra không thường xuyên, xảy ra do các sự kiện hoặc nghiệp vụ riêng biệt với các hoạt động tạo ra doanh thu. Chi phí này bao gồm:

• Chi phí liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.

• Chi phí tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế.

• Chi phí cho việc thu hồi nợ đã xóa sổ kế toán.

• Giá trị tổn thất của tài sản sau khi đã bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính và các khoản bồi thường.

• Một số khoản chi phí bất thường khác.

Qua đó, doanh nghiệp cũng cần thiết phải lưu ý là, chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn bộ chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là chi phí hoạt động kinh doanh. Và trong chi phí hoạt động kinh doanh, thì chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất cũng như là quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cuối cùng của doanh nghiệp là chi phí hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.

3. Tầm quan trọng của việc quản trị chi phí kinh doanh

Giảm thiểu tổn thất:

Chi phí kinh doanh giúp giảm thiểu tổn thất

Khi quản lý tốt chi phí kinh doanh, thì doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá được các vấn đề về tài chính của mình, từ đó mà có thể kịp thời tối ưu khi bán hàng. Ngoài ra, khi kiểm soát được chi phí hoạt động kinh doanh, thì doanh nghiệp cũng có thể hạn chế đi những tổn thất không đáng có, khi mà chi phí cho hoạt động kinh doanh thường lớn và dễ phát sinh.

Hoạch định kế hoạch kinh doanh:

Để có thể dễ dàng tính toán được các chi phí hoạt động kinh doanh như chi phí kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận thì doanh nghiệp cần trải qua rất nhiều bước phức tạp. Tuy nhiên, chi phí mà có thể dự tính trước được và phù hợp với doanh nghiệp nhất đó chính là chi phí ban đầu. Thông qua chi phí đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch kinh doanh, hoạch định chiến lược để định giá sản phẩm và thu về lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Tối đa hóa lợi nhuận:

Ngoài việc kiếm được lợi nhuận từ doanh thu bán hàng thì khi tối ưu hóa chi phí kinh doanh, doanh nghiệp cũng có thể thu được một phần lợi nhuận từ đó. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp của mình một cách hợp lý nhất, thông qua việc tối ưu hóa chi phí tiếp thị, nhân sự, hàng tồn kho,... để lợi nhuận có thể đạt ở mức tối đa.

4. Cách tính chi phí kinh doanh

Cách tính chi phí kinh doanh ra sao? Công thức tính chi phí kinh doanh là gì? Đây chắc hẳn là câu hỏi được rất nhiều bạn quan tâm, và để có thể biết được cách tính chi phí kinh doanh ra sao, hãy tham khảo ngay công thức tính chi phí kinh doanh mà Haravan nêu dưới đây:

Tổng chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố = Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ (Tổng phát sinh bên Nợ TK 1562 trong kỳ) + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp = Chi phí vật liệu + Chi phí nhân công + Chi phí khấu hao và phân bổ + Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác + (Chênh lệch thành phẩm, sản phẩm dở dang đầu kỳ – cuối kỳ).

Hoặc Tổng chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố = Giá vốn hàng bán + Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp + Chênh lệch thành phẩm/sản phẩm dở dang cuối kỳ/đầu kỳ.

5. Giải pháp tối ưu chi phí kinh doanh hiệu quả

5.1 Tối ưu chi phí Marketing

Một trong những yếu tố thiết yếu nhất có thể giúp doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận và mang lại hiệu quả nhanh đó chính là chạy các chiến dịch quảng cáo marketing. Tuy nhiên, nếu bạn không tối ưu nó và chỉ quá tập trung vào các chiến dịch quảng cáo mất phí thì đó lại không phải là giải pháp đúng đắn cho doanh nghiệp.

Thay vì tập trung quá nhiều vào chi phí cho marketing thuê ngoài, bạn có thể mở rộng thêm một số kênh marketing khác như truyền thông mạng xã hội, triển khai SEO,... để có thể tối ưu chi phí marketing.

Ngoài ra, tối ưu chuyển đổi cũng là cách có thể giúp bạn tối ưu được chi phí marketing cho doanh nghiệp. Khi đó, chi phí bỏ ra để có được 1 khách hàng sẽ được tối ưu và giúp doanh nghiệp giảm chi phí hiệu quả.

5.2 Ứng dụng công nghệ trong quản lý, kinh doanh

Tối ưu chi phí kinh doanh bằng cách ứng dụng công nghệ

Có thể nói rằng, một trong những công cụ có thể giúp quản trị chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp đó chính là công nghệ. Công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí quản lý, chi phí nhân sự và có thể giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình kinh doanh.

Trên thực tế, chi phí mà doanh nghiệp cần bỏ ra cho các loại máy in, máy quét, phần mềm quản lý bán hàng,... không quá đắt nhưng sẽ mang lại hiệu quả vô cùng tốt cho doanh nghiệp. Chính vì vậy mà để có thể quản trị chi phí kinh doanh, thì đây là một khoản đầu tư mà doanh nghiệp nên cân nhắc.

5.3 Tối ưu chi phí tài chính

Để có thể quản trị chi phí kinh doanh này, doanh nghiệp cần thiết phải đánh giá kỹ các hợp đồng bảo hiểm, các khoản vay nợ của mình, từ đó mà có thể loại bỏ các chi phí phát sinh không cần thiết thông qua các điều thiết. Để có thể lựa chọn được nhà cung cấp theo ý muốn và đàm phán được mức phí thì doanh nghiệp hãy so sánh các nhà cung cấp để tìm mức phí bảo hiểm cạnh tranh nhất, sau đó hãy đưa ra quyết định.

5.4 Tối ưu kỹ năng của nhân viên

Tối ưu chi phí kinh doanh bằng cách tối ưu kỹ năng nhân viên

Một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc và chi phí trong doanh nghiệp đó chính là hiệu suất làm việc của nhân viên. Chính vì vậy mà doanh nghiệp hãy cố gắng đánh giá khả năng làm việc của từng nhân viên, qua đó hãy giao cho họ những công việc phù hợp để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất. Điều này cũng khiến cho mỗi nhân viên biết rõ được vai trò của mình, từ đó mà họ có thể phát huy một cách tốt nhất, và doanh nghiệp cũng có thể đảm bảo được hiệu quả vận hành của mình.

5.5 Luôn theo dõi ngân sách của doanh nghiệp

Để có thể đánh giá và đưa ra những kế hoạch cắt giảm và tối ưu chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thì việc theo dõi ngân sách và theo dõi chi phí kinh doanh là vô cùng quan trọng. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp có thể đưa ra được quyết định tài chính thông minh cũng như định hình rõ ràng được dòng tiền của mình.

Ngoài ra, để có thể theo dõi công việc kinh doanh một cách dễ dàng, cũng như là có thể tối đa hóa hiệu quả marketing, kịp thời đưa ra những giải pháp kinh doanh kịp thời thì doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm báo cáo kinh doanh của Haravan.

Phần mềm báo cáo kinh doanh Haravan

Với lợi thế là nền tảng công nghệ hàng đầu cả nước, phần mềm báo cáo kinh doanh là lựa chọn hàng đầu cho tất cả các mô hình kinh doanh, dù là 1 hay 100 cửa hàng. Haravan sẽ hỗ trợ cho các nhà quản lý mọi lúc mọi nơi với việc quản lý số liệu chặt chẽ nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn trong mọi hoạt động.

Phần mềm báo cáo kinh doanh Haravan có những ưu điểm nổi trội mà các phần mềm khác khó có được như:

• Hiển thị tổng quan lịch sử kinh doanh theo mỗi kênh bán hàng như: số lượt mua hàng, sản phẩm bán chạy, doanh số ở một nền tảng duy nhất.

• Báo cáo về chương trình khuyến mãi, tài chính, doanh thu, hiệu suất hoạt động của nhân viên.

• Báo cáo tình trạng đơn hàng: đang giao, đã giao, hủy và tồn kho ở mỗi kênh bán.

• Tùy chỉnh báo cáo theo thời gian mong muốn để so sánh doanh thu có tăng trưởng hay sụt giảm, từ đó đưa ra giải pháp điều chỉnh kịp thời.

Qua đó, phần mềm báo cáo kinh doanh Haravan sẽ giúp doanh nghiệp:

• Quản lý toàn bộ công việc kinh doanh linh hoạt, đưa ra quyết định đúng đắn cho chiến lược và kế hoạch bán hàng.

• Kiểm soát chặt chẽ hiệu quả của mỗi kênh bán hàng giúp so sánh và tối ưu hoạt động kinh doanh, từ đó mang lại doanh thu tốt nhất.

• Đẩy mạnh và tối ưu hóa hoạt động marketing, quảng bá sản phẩm trên mỗi kênh.

Chính vì những ưu điểm nổi trội của phần mềm báo cáo kinh doanh Haravan mà các ứng dụng khác khó có được, nhiều doanh nghiệp lớn như The Coffee House, Juno, Vinamilk,... đã tin tưởng sử dụng. Đây là phần mềm báo cáo kinh doanh mà các nhà kinh doanh nên cân nhắc tìm hiểu đầu tiên nếu muốn có một phần mềm đầy đủ chức năng và tiện lợi, dễ dàng sử dụng.

6. Tổng kết

Tiền đề để giúp doanh nghiệp đưa ra được những chiến lược kinh doanh, kiểm soát hiệu quả nguồn chi phí của mình hơn đó chính là việc nắm rõ được quy trình quản lý hiệu quả nguồn chi phí kinh doanh. Bài viết trên Haravan đã giúp bạn trả lời câu hỏi “chi phí kinh doanh là gì?”, đồng thời cũng đã bật mí cho bạn các giải pháp tối ưu chi phí kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng thông qua bài viết, bạn có thể hiểu rõ hơn về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp, từ đó mà có thể áp dụng chúng hiệu quả vào trong công việc kinh doanh. Chúc bạn thành công!

>> Xem thêm:

Tổng hợp chiến lược bán hàng hiệu quả nhất hiện nay

Cách nghiên cứu thị trường kinh doanh online tối ưu

Cách tính doanh số cho nhân viên bán hàng, tăng hiệu quả kinh doanh