Bật mí cách quản lý chi phí bán hàng hiệu quả

Khi quy mô kinh doanh mở rộng, việc quản lý chi phí kinh doanh càng trở nên phức tạp hơn. Doanh nghiệp có đang đau đầu với việc quản lý chi phí bán hàng? Hãy cùng Haravan tìm hiểu về những thông tin liên quan đến chi phí bán hàng và giải pháp tối ưu vấn đề này nhé!

I. Chi phí bán hàng là gì?

Chi phí bán hàng (Selling expenses) là những chi phí phát sinh thực tế liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ. Chi phí này bao gồm các khoản phí như chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, chi phí chào hàng, chi phí bảo hành, chi phí đóng gói và vận chuyển,...

Chi phí bán hàng là khoản phí phát sinh thực tế trong quá trình bán sản phẩm.

II. Lợi ích khi chủ shop biết cách quản lý chi phí kinh doanh

Quản trị chi phí kinh doanh tốt sẽ mang đến nhiều lợi ích, cụ thể gồm:

2.1. Tối đa hóa lợi nhuận

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt, kiểm soát chi phí hợp lý và phân bổ nguồn lực hiệu quả đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Từ đó, công ty được tạo điều kiện để tái đầu tư vào các hoạt động mang lại doanh thu, thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

2.2. Giảm tối đa tổn thất

Quản lý chi phí kinh doanh giúp công ty hạn chế các khoản phí phát sinh ngoài dự tính, đánh giá tình hình kinh doanh toàn diện. Từ đó, doanh nghiệp đề ra biện pháp điều chỉnh kịp thời hạn chế thất thoát không đáng có.

2.3. Hoạch định kế hoạch kinh doanh

Kiểm soát chi phí hoạt động doanh nghiệp tốt, nhất là khoản đầu vào sẽ giúp cửa hàng đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp, định giá sản phẩm hợp lý. Nhờ vậy, tổ chức sẽ thu lại lợi nhuận đáng kể.

2.4. Dự báo doanh số và lao động

Công ty sẽ dự báo được doanh thu đạt được và nắm được lượng lao động cần thuê trong tương lai. Việc này được tiến hành thông qua quá trình quản lý và tính toán kỹ lưỡng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý chi phí hoạt động doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích.

III. Các loại chi phí bán hàng

Hiện nay, chi phí bán hàng gồm 7 loại chính:

3.1. Chi phí dụng cụ bán hàng

Chi phí dụng cụ bán hàng liên quan đến việc mua dụng cụ, công cụ phục vụ cho quá trình bán hàng. Cụ thể như phương tiện giao hàng, phương tiện tính toán, dụng cụ đo lường,...

3.2. Chi phí bao bì nguyên vật liệu

Các khoản phí liên quan đến vật liệu, bao bì dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ hàng hóa dịch vụ là chi phí bao bì nguyên liệu. Ví dụ về chi phí bán hàng này là chi phí vật liệu dùng cho việc bảo quản, vận chuyển sản phẩm, chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu dùng cho sửa chữa bảo quản tài sản cố định (TSCĐ),...

3.3. Chi phí khấu hao

Chi phí khấu hao là khoản phí được sử dụng để phản ánh mức độ hao mòn của tài sản cố định phục vụ cho bộ phận bán hàng, bộ phận bảo quản như nhà kho, bến bãi, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, tính toán, đo lường, kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm,... của doanh nghiệp. Chi phí này cũng bao gồm các sản phẩm bị loại bỏ hoặc tiêu hủy. Một lưu ý dành cho doanh nghiệp là chi phí khấu hao càng nhiều nếu thời gian tồn kho càng lớn.

3.4. Chi phí bảo hành

Chi phí dùng để bảo hành sản phẩm, hàng hóa là chi phí bảo hành. Doanh nghiệp cần lưu ý khoản chi phí bán hàng này vì sản phẩm nào dù ít hay nhiều cũng có nguy cơ phát sinh lỗi.

3.5. Chi phí nhân công

Chi phí nhân công bao gồm tất cả khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho nhân viên. Chi phí này bao gồm tiền công, tiền lương, tiền ăn giữa ca, khoản trích bảo hiểm y tế, bảo hệ xã hội, bảo hệ thất nghiệp,...

3.6. Chi phí dịch vụ mua ngoài

Tất cả khoản phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho bãi, vận chuyển hàng hóa, tiền thuê kho bãi, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng,... là chi phí dịch vụ thuê ngoài.

3.7. Chi phí phát sinh

Ngoài các khoản chi Haravan nêu trên, quá trình bán hàng còn có những khoản phí phát sinh khác. Tuy không nhiều nhưng nếu phát sinh thường xuyên sẽ trở thành khoản chi trả không nhỏ của doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm chi phí hội nghị khách hàng, chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí quảng bá sản phẩm,...

Chi phí phát sinh thường xuyên xuất hiện sẽ trở thành khoản chi trả đáng kể.

IV. Cách tính chi phí bán hàng

Với những khoản chi phí nêu trên, cách tính chi phí bán hàng như thế nào? Đây chắc hẳn là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hãy tham khảo ngay công thức tính chi phí bán hàng mà Haravan nêu dưới đây:

Chi phí bán hàng = Nhân viên + Bao bì + Dụng cụ + Khấu hao + Bảo hành + Phát sinh.

V. Phân biệt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang nhầm lẫn giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Sau đây là bảng so sánh 2 loại chi phí này:

VI. Các thắc mắc liên quan về chi phí bán hàng

Xoay quanh chi phí bán hàng, nhiều câu hỏi cần giải đáp như:

6.1. Có những quy định nào về chi phí bán hàng cần nắm?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, phân loại chi phí bán hàng vào tài khoản 911 (các tài khoản cấp 2) được quy định như sau:

- Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì.

- Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ.

- Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng.

- Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên.

- Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài.

- Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành.

- Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác.

6.2. Chi phí về BHXH, BHYT, BHTN của nhân viên có phải là chi phí bán hàng không?

Khoản phí trả BHYT, BHTN và BHXH cho nhân viên không thuộc chi phí hàng. Những phí này thuộc về chi phí quản lý doanh nghiệp.

6.3. Lệ phí môn bài có phải là chi phí bán hàng không?

Thuế môn bài (Lệ phí môn bài) là loại thuế kinh doanh chủ doanh nghiệp phải nộp mỗi năm cho cơ quan có thẩm quyền dựa trên vốn điều lệ/vốn đầu tư. Vì vậy, khoản phí này không thuộc chi phí bán hàng mà thuộc về phí quản lý doanh nghiệp.

6.4. Chi phí bán hàng chiếm bao nhiêu là hợp lý?

Nhiều bạn đọc quan tâm về chi phí bán hàng bao nhiêu phần trăm trên báo báo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo kinh nghiệm của Haravan, định mức chi phí bán hàng được duy trì khoản 1% đến 5% trên tổng khoản chi phí hoạt động doanh nghiệp:

- Nếu tỷ lệ này cao, chứng tỏ công ty cần đầu tư nhiều cho marketing để thâm nhập thị trường và mở rộng quy mô tiêu thụ sản phẩm vì đang trong giai đoạn triển khai các sản phẩm mới.

- Nếu tỷ lệ này thấp, công ty đã có chỗ đứng trên thị trường và sản phẩm đã được nhận diện thương hiệu nên ít tốn chi phí hoạt động kinh doanh để tìm kiếm khách hàng mới.

Định mức chi phí bán hàng được duy trì khoản 1% - 5% trên tổng khoản chi phí hoạt động.

VII. Cách quản lý chi phí bán hàng cho doanh nghiệp hiệu quả

7.1. Phân bổ chi phí bán hàng hợp lý

Với nhiều loại chi phí bán hàng khác nhau, doanh nghiệp nắm rõ từng chi phí để phân loại một cách chính xác. Từ đó, công ty cần lên kế hoạch phân bổ với hạn mức phù hợp, không quá thấp hoặc quá cao.

7.2. Xây dựng quy trình quản trị chi phí kinh doanh

Việc xây dựng quy trình quản trị chi phí kinh doanh riêng, phù hợp với tình hình hình doanh nghiệp có vai trò quan trọng. Bởi vì, mỗi công ty sẽ có những loại chi phí với tính chất khác nhau. Quy trình quản lý chi phí hoạt động kinh doanh có thể tùy chỉnh theo từng thời kỳ và có thể thay đổi trong tương lai để mang lại hiệu quả hơn.

7.3. Lập kế hoạch chi phí quản lý kinh doanh từng thời kỳ

Quản lý chi phí bán hàng cần được lên kế hoạch theo từng tháng, thậm chí là theo tuần. Bạn có thể dựa vào số liệu của bảng thu chi để nắm bắt tình hình tài chính và đưa ra kế hoạch chi tiêu hợp lý hơn. Kế hoạch càng chi tiết, việc theo dõi và quản lý càng rõ ràng. Kế hoạch cần tham khảo và dựa trên kết quả của kỳ trước để bám sát thực tế hơn.

Xem thêm: Top 6 mẫu bảng thu chi doanh nghiệp trên Excel.

7.4. Sử dụng phần mềm lý chi phí bán hàng

Với phần mềm quản lý thu chi, tổ chức có thể theo dõi sát sao các chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Số liệu sẽ được cập nhật và đồng bộ vào dữ liệu chính của công ty và có thể trích xuất báo cáo để dễ dàng theo dõi và kiểm tra.

Phần mềm quản lý chi phí bán hàng giúp theo dõi tình hình tài chính.

VIII. Cách tối ưu chi phí bán hàng

8.1. Tiết kiệm chi phí giao hàng

Với hình thức kinh doanh trực tuyến, giao hàng là khâu quan trọng. Nó bao gồm các loại phí như phí vận chuyển, phí hoàn hàng nếu giao hàng thất bại, phí giao lại nếu khách hàng yêu cầu đổi trả. Vì vậy, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín với mức cước hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động kinh doanh đáng kể.

8.2. Tối ưu chi phí quảng cáo

Chủ cửa hàng có thể tối ưu chi phí quảng cáo bằng cách mở rộng nhiều hình thức marketing khác nhau như tạo trang mạng xã hội, triển khai SEO,... Việc chăm sóc khách hàng trung thành cũng giúp chủ shop kinh doanh hiệu quả và dễ tiếp cận thêm khách hàng mới hơn. Doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình này từ việc lên kịch bản chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp để tăng độ tin cậy.

Tham khảo: Các mẫu kịch bản chăm sóc khách hàng hiệu quả cần biết.

8.3. Nâng cao kỹ năng của nhân viên

Việc đào tạo và nâng cao kỹ năng nhân sự giúp tăng năng suất lao động. Hiệu suất nhân viên là yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và chi phí hoạt động doanh nghiệp. Quản lý nên phân chia công việc phù hợp với năng lực và khả năng từng người để họ phát huy hết khả năng. Từ đó, shop vận hành hiệu quả hơn.

8.4. Đầu tư công nghệ hiện đại trong quản lý

Áp dụng công nghệ hiện đại như việc đầu tư vào phần mềm quản lý chi phí bán hàng chuyên nghiệp, máy in, máy quét,... quy trình làm việc được tối ưu và góp phần hạn chế sai sót. Ngoài ra, khoản đầu tư này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí quản lý và chi phí nhân sự.

Áp dụng công nghệ hiện đại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.

IX. Quản lý chi phí bán hàng hiệu quả cùng phần mềm của Haravan

Chi phí bán hàng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc quản lý chi phí bán hàng hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức.
Haravan mang đến phần mềm quản lý thu chi, công nợ và tài chính bán hàng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí bán hàng, lợi nhuận. Đặc biệt, ứng dụng quản lý thu ghi lại chi tiết tất cả lịch sử mua bán, xuất nhập hàng, hỗ trợ nhà bán dễ dàng tìm kiếm, phân loại giao dịch với bộ lọc nâng cao.

Liên hệ với Haravan để nhận dùng thử 14 ngày miễn phí nhé!