Phần mềm quản lý bán hàng là gì và những điều bạn cần biết?

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, phần mềm quản lý bán hàng được xem là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp chủ cửa hàng kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh. Vậy phần mềm quản lý bán hàng là gì? Có chức năng gì đối với khách hàng cũng như chủ doanh nghiệp? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để có thêm những kiến thức hữu ích, giúp việc sử dụng phần mềm hiệu quả hơn nhé!

1. Phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm quản lý bán hàng (Sales management software) là một ứng dụng được thiết kế đầy đủ tính năng, nhằm hỗ trợ người bán kiểm soát chi tiết tất cả các phân đoạn bán hàng như: nhập - xuất hàng hóa, kho vận, đơn hàng, doanh số, quản lý hàng hóa trả về, nhân viên… Qua đó, hỗ trợ chủ kinh doanh tối ưu hóa quy trình bán hàng để nâng cao doanh thu hiệu quả.

2. Các chức năng chính của phần mềm quản lý bán hàng là gì?

HaraRetail - Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng tốt nhất

Để đáp ứng được công việc quản lý cả một quá trình kinh doanh theo quy trình số hóa, một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cần có những chức năng chính sau:

• Tạo, cập nhật và quản lý thông tin khách hàng: Chức năng này giúp chủ cửa hàng dễ dàng xác định, tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết hiệu quả.
• Cập nhật và quản lý thông tin giao dịch: Những thông tin về lịch sử cuộc gọi, thông tin liên hệ, hoạt động,... sẽ được lưu trữ tự động, nhằm hỗ trợ xây dựng chiến lược bán hàng sau này.
• Quản lý sản phẩm: Quản lý sản phẩm cần cập nhật liên tục và chính xác các thông tin liên quan như mã sản phẩm, tên mặt hàng, số lượng, danh mục... Ngoài ra còn có số lượng sản phẩm tồn kho, phần trăm khuyến mãi và giảm giá của từng mặt hàng.
• Quản lý nhân viên: Thực hiện phân quyền công việc và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân viên.
• Báo cáo bán hàng: Xuất báo cáo tài chính, chi tiêu, doanh thu và lợi nhuận theo từng ca hay ngày làm việc rõ ràng, chính xác.
• Quản lý hoạt động bán hàng: Hỗ trợ xuất phiếu bán hàng, theo dõi số lượng, thông tin khách hàng, cũng như thu chi, công nợ của từng nơi cung cấp sản phẩm.

3. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng?

Trước đây, nhiều doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công để quản lý thông tin khách hàng, giao dịch bán hàng, số lượng sản phẩm... Việc này gây ra nhiều rủi ro trong quá trình quản lý như thiếu liên kết trong số liệu, mất thông tin khách hàng, doanh thu và lợi nhuận không cập nhật liên tục... ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Ngày nay, sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp tối ưu giúp chủ doanh nghiệp giải quyết hiệu quả những vấn đề trên. Đặc biệt, quản lý bằng phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp, linh hoạt hơn, bắt kịp xu thế và đưa ra định hướng hoạt động phù hợp.

Chính vì vậy, để tối ưu hóa việc quản lý cửa hàng, nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời giảm thất thoát và các thao tác thừa mất thời gian, việc đầu tư thêm một phần mềm quản lý là điều bạn không nên bỏ qua.

Áp dụng dụng công nghệ kỹ thuật trong quản lý không chỉ giúp tăng hiệu quả cao, mà còn giảm thiểu rủi ro, thất thu hay thất lạc hàng hóa trong quá trình vận hành.

4. Chi phí đầu tư và duy trì phần mềm quản lý bán hàng như thế nào?

Chi phí đầu tư và duy trì phần mềm quản lý bán hàng như thế nào?

Chi phí đầu tư cũng như duy trì phần mềm bán hàng không có giá cụ thể, chủ yếu phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng thường sẽ có nhiều gói dịch vụ khác nhau, mỗi gói sẽ khác nhau về số lượng tính năng được sử dụng. Và hiển nhiên, khi bạn đầu tư chi phí cao thì phần mềm sẽ càng nhiều tính năng và phục vụ hoạt động kinh doanh tốt hơn.

Chính vì thế, bạn có thể chủ động được mức phí để đầu tư phần mềm quản lý thích hợp với quy mô của cửa hàng mình. Khi cửa hàng kinh doanh lớn mạnh và bạn có nhiều ngân sách hơn, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp phần mềm bán hàng lên để đáp ứng hiệu suất công việc.

5. Nên mua phần mềm quản lý bán hàng ở đâu thì uy tín?

Trên thị trường hiện nay xuất hiện nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng khác nhau. Trong đó, phần mềm quản lý bán hàng HaraRetail đến từ nền tảng công nghệ Haravan được xem là giải pháp ưu việt, không chỉ hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh mà còn giúp cửa hàng tăng trưởng doanh thu hiệu quả.

Dưới đây là những tính năng ưu việt góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh mà HaraRetail mang đến:

• Quản lý bán hàng: Phần mềm quản lý cửa hàng offline và online HaraRetail cung cấp nghiệp vụ bán lẻ chuyên nghiệp O2O (Online to Offline) giúp người bán chốt và xử lý đơn hàng nhanh chóng, đồng thời giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh.
• Quản lý đổi trả hàng: HaraRetail hỗ trợ bán và đổi trả hàng trên tất cả các kênh, giúp tiết kiệm thời gian và nhân sự trong quá trình theo dõi vận hành của đơn hàng.
• Tạo đơn - thanh toán dễ dàng bằng nhiều hình thức: Tạo đơn hàng nhanh chóng trên cả 2 nền tảng online và offline, đồng thời HaraRetail còn hỗ trợ thanh toán đơn hàng trên nhiều phương thức khác nhau.
• Quản lý tồn kho theo cửa hàng: Phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin, số lượng hàng hóa tồn kho, giúp người bán theo dõi và kiểm soát hàng hóa dễ dàng, thuận lợi.
• Báo cáo hiệu quả kinh doanh: Phần mềm có tính năng xuất báo cáo bán hàng chi tiết bằng bảng biểu trực quan, giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh.

>> Dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm quản lý bán hàng HaraRetail ngay: TẠI ĐÂY

Phần mềm quản lý bán hàng HaraRetail hỗ trợ chủ kinh doanh chốt đơn hàng nhanh chóng, tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi mua hàng thành công.

Cách sử dụng phần mềm HaraRetail để bán hàng hiệu quả:

Chuẩn bị trước khi bán hàng:

Bước 1: Thực hiện đăng nhập hoặc đăng ký tài khoản tại giao diện HaraRetail.

Bước 2: Tạo địa chỉ cửa hàng, doanh nghiệp và thiết lập cấu hình bán hàng bạn muốn.

Bước 3: Đăng nhập vào hệ thống tiến hành xây dựng hai tệp dữ liệu sản phẩm và khách hàng. Trong đó, tệp sản phẩm phải đáp ứng hai tiêu chí Barcode và Có quản lý tồn kho.

Bước 4: Tiến hành phân quyền cho người dùng.

Trong quá trình bán hàng:

Bước 1: Nhân viên tạo đơn hàng trên hệ thống khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm. Quá trình này bao gồm thêm sản phẩm vào giỏ hàng, lựa chọn hình thức khuyến mãi (nếu có), thêm thông tin khách hàng, các thông tin đơn hàng và lựa chọn phương thức thanh toán.

Bước 2: Nhân viên thực hiện đổi trả sản phẩm ngay trên hệ thống khi người tiêu dùng có yêu cầu.

Bước 3: Thực hiện báo cáo doanh số theo ca, ngày giúp người bán dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

6. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng là gì?

Vậy tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng là gì? Để đảm bảo lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng giúp nâng cao doanh thu và lợi nhuận hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn nên “bỏ túi” các tiêu chí sau:

• Có bản quyền phần mềm rõ ràng: Chỉ mua những phần mềm quản lý bán hàng được đăng ký sở hữu trí tuệ, được nhà nước chứng nhận và cấp phép hoạt động.
• Tính ổn định cao, hoạt động mượt mà: Nhằm tránh tình trạng lỗi hệ thống dẫn đến mất dữ liệu, bạn nên yêu cầu nhà cung cấp kiểm tra kỹ phần mềm trước khi đưa vào sử dụng.
• Có đầy đủ tính năng bán hàng: Những tiện ích được tích hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức hơn. Do đó, bạn nên tìm những phần mềm được thiết kế đầy đủ tiện ích cần thiết để hỗ trợ tối ưu quá trình quản lý.
• Tính bảo mật cao: Nhằm hạn chế rò rỉ thông tin về khách hàng, sản phẩm và cửa hàng ra bên ngoài, bạn cần đảm bảo kiểm tra tính bảo mật của phần mềm quản lý.
• Giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng: Giao diện phần mềm quản lý đơn giản, thân thiện sẽ giúp người dùng làm việc dễ dàng hơn mà không gặp rắc rối trong thao tác.
• Chất lượng bảo hành đảm bảo: Bạn nên biết cụ thể thời hạn bảo hành của phần mềm từ nhà cung cấp, từ đó giải quyết nhanh chóng khi có lỗi sự cố.

7. Kết luận

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn bạn đã được giải đáp về phần mềm quản lý bán hàng là gì, lợi ích và cách sử dụng phần mềm bán hàng sao cho tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh của cửa hàng. Tốt nhất, hãy tìm đơn vị cung cấp phần mềm có tính năng phù hợp nhất với bạn. Điển hình như Hararetail, trang bị đầy đủ các tính năng cơ bản cũng như có hàng chục tính năng mở rộng rất hữu ích cho cửa hàng kênh truyền thống và bán hàng online với website thương mại điện tử, app bán hàng và thiết kế landing page. Đăng ký DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ngay tại đây!

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.
Một số tính năng nổi bật của Haravan Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Haravan Omnichannel? Khám phá ngay:

> Xem thêm:

• TOP phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả, phổ biến nhất hiện nay
• TOP app quản lý bán hàng trên điện thoại tiện ích nhất
• TOP phần mềm quản lý đơn hàng nhanh chóng không thể bỏ qua