Bí quyết quản lý quán karaoke hiệu quả không lo thất thoát

Hiện nay, mở quán karaoke là một trong những hình thức kinh doanh phổ biến. Không chỉ đáp ứng nhu cầu giải trí của mọi người, quán karaoke còn mang đến lợi nhuận “khủng” cho doanh nghiệp. Mặc dù vậy, đây cũng là một ngành phức tạp vì phải thường xuyên giải quyết rắc rối trong quá trình hoạt động. Đôi khi, bạn cũng phải học thêm kinh nghiệm và nhiều kỹ năng bổ trợ để công việc kinh doanh diễn ra tốt hơn.
Như vậy, để kinh doanh quản lý karaoke hiệu quả thì người mới bắt đầu nên làm gì? Câu trả lời được chia sẻ trong bài viết dưới đây. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Lợi ích và khó khăn khi kinh doanh, quản lý quán karaoke

Trước khi mở quán hát karaoke, chủ sở hữu nên nắm rõ lợi ích và khó khăn trong việc vận hành mô hình này:

1.1 Lợi ích

Hoạt động hát karaoke sau những buổi tiệc đang trở thành xu hướng rất “hot” hiện nay. Từ tuổi trẻ cho đến trung niên, tất cả mọi người đều hứng thú với việc này. Vì vậy, khi kinh doanh quán karaoke, đây cũng là lợi thế giúp bạn sở hữu một lượng khách hàng tiềm năng, ổn định. Nhất là khi quán karaoke được trang trí bắt mắt có thể tạo thiện cảm và thu hút nhiều khách hàng đến hơn.

Lợi ích khi kinh doanh quán hát karaoke là dễ tiếp cận khách hàng tiềm năng ở nhiều độ tuổi.

1.2 Khó khăn

Mặc dù là một nghề sinh lời tốt nhưng mở quán karaoke vẫn tồn tại khó khăn nhất định, cụ thể:

• Phải xin rất nhiều giấy phép khi kinh doanh, bao gồm giấy phép phòng cháy chữa cháy, giấy phép an ninh trật tự, giấy phép kinh doanh rượu bia.
• Dễ mất đi uy tín do hiện nay, nhiều cơ sở karaoke tổ chức hoạt động nhạy cảm. Điều này vô tình làm cho quán kinh doanh karaoke lành mạnh bị ảnh hưởng.
• Mức độ cạnh tranh cao do hát karaoke là một nhu cầu giải trí phổ biến. Đối với người vừa bắt đầu kinh doanh, yêu cầu phải có chiến lược mới mẻ, sáng tạo thì mới có thể cạnh tranh với đối thủ. Đây là một cơ hội nhưng đồng thời, cũng là một thách thức lớn.

2. Mở phòng hát karaoke cần chuẩn bị những gì?

Sau đây là 10 kinh nghiệm kinh doanh phòng hát karaoke hữu ích được nhiều chuyên gia chia sẻ:

2.1 Xác định mô hình quán karaoke

Tùy vào tài chính, chiến lược kinh doanh, sở thích và nhu cầu của khách hàng, bạn nên lựa chọn mô hình phòng hát karaoke phù hợp. Hiện tại, có 2 mô hình karaoke phổ biến nhất là:

Karaoke bình dân, gia đình

Đây là quán karaoke phục vụ cho khách hàng có thu nhập thấp. Vì vậy, trang thiết bị và dịch vụ đi kèm không được đầu tư quá nhiều, đồng thời số lượng nhân viên ít, có thể đảm nhận nhiều vị trí khác nhau.

Karaoke VIP

Quán karaoke loại VIP được xây dựng với quy mô lớn hơn, dành cho người có thu nhập cao. Tại đây, trang thiết bị và hệ thống âm thanh đảm bảo chất lượng, để khách hàng có trải nghiệm giải trí tuyệt vời. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên của quán VIP cũng được đào tạo bài bản, có kiến thức và kỹ năng tốt để mang lại dịch vụ hài lòng nhất.

Tùy vào nhu cầu, tài chính, đối tượng khách hàng mà cần lựa chọn mô hình karaoke phù hợp nhất.

2.2 Nghiên cứu thị trường, khách hàng

Một trong những lưu ý quan trọng khi mở phòng hát karaoke là phải nghiên cứu thị trường. Điều này giúp bạn nắm rõ xu hướng - nhu cầu hiện nay là gì, từ đó dễ dàng xây dựng, thiết kế quán phù hợp và có chiến lược quảng cáo hiệu quả nhất.
Ngoài ra, khi phân tích thị trường, doanh nghiệp có thể nắm rõ ưu nhược điểm của đối thủ cạnh tranh, từ đó điều chỉnh hoặc loại bỏ các nhược điểm, đồng thời học hỏi thêm ưu điểm, giúp công việc kinh doanh trở nên thuận lợi.

2.3 Tìm kiếm mặt bằng kinh doanh karaoke

Lựa chọn một địa điểm đẹp và thuận tiện cho khách hàng dễ ghé cũng là một kinh nghiệm mở quán karaoke. Tùy vào đối tượng khách hàng là ai mà có quyết định mở quán ở đâu phù hợp. Ví dụ, nếu bạn hướng đến những người có thu nhập trung bình thì quán karaoke nên ở gần khu dân cư. Ngược lại, đối với người có thu nhập cao hơn thì hãy mở karaoke gần với khu chung cư.
Ngoài ra, vị trí của quán karaoke phải thỏa mãn các điều kiện sau, để quá trình kinh doanh được ổn định và thu hút nhiều khách hàng:

• Không gần với trường học, khu quân sự, ủy ban hoặc nhà tang lễ.
• Quán karaoke nên gần với nhà hàng, quán nhậu, quán cafe, khu văn phòng bởi khách hàng có xu hướng ăn uống, sau đó mới chuyển qua hoạt động hát karaoke giải trí.
• Gần với tuyến đường chính để thuận tiện cho việc đi lại.

Ngoài lựa chọn địa điểm đẹp, doanh nghiệp cũng phải lưu ý về diện tích của quán. Tùy vào mô hình karaoke mà có diện tích mặt bằng nhất định. Ví dụ như quán bình dân, quy mô nhỏ thì mỗi phòng chỉ cần diện tích từ 20 đến 30 mét vuông là đủ. Đối với quán karaoke VIP thì một phòng phải có diện tích trên 30 mét vuông thì mới đem lại không gian rộng rãi cho nhiều người.

2.4 Chuẩn bị ngân sách kinh doanh quán karaoke

Đây là bước quan trọng nhất khi mở quán karaoke. Bởi, nếu phân bổ tài chính không hợp lý hoặc quản lý dòng tiền không chặt chẽ, điều này khiến doanh nghiệp dễ bị thâm, hụt trước khi phát sinh lợi nhuận. Vì vậy, bạn cần phải xác định ngân sách rõ ràng. Cụ thể là đối với từng danh mục như thuê mặt bằng, thiết kế quán, nguyên vật liệu, thuê nhân công nên đầu tư bao nhiêu, để tránh tình trạng đầu tư sai mục tiêu, dẫn đến lãng phí vốn.

Bạn nên phân bổ tài chính rõ ràng theo từng hạng mục để tránh tình trạng thâm, hụt vốn.

Ví dụ, nếu bạn có ngân sách khoảng 500 triệu đồng thì có thể tham khảo cách phân bổ như sau:

• Chi phí thuê mặt bằng: Dự trù 60 triệu đồng cho 6 tháng.
• Chi phí chuẩn bị thủ tục mở quán: Dự trù 10 triệu đồng.
• Chi phí thiết kế quán: Dự trù 150 triệu đồng.
• Chi phí mua sắm trang thiết bị: Dự trù 100 triệu đồng.
• Chi phí mua thực phẩm, nguyên vật liệu: Dự trù 20 triệu đồng.
• Chi phí thuê nhân viên (1 quản lý, 4 nhân viên): Dự trù 80 triệu đồng cho 3 tháng.
• Chi phí điện, nước: Dự trù 30 triệu đồng cho 3 tháng.
• Chi phí quảng cáo: Dự trù 10 triệu đồng.
• Chi phí phát sinh: Dự trù 40 triệu đồng.

2.5 Cải tạo mặt bằng, thiết kế quán

Phong cách thiết kế có ảnh hưởng trực tiếp đến ấn tượng và trải nghiệm của khách hàng. Một điều dễ nhìn thấy là các cơ sở karaoke đông khách đều có thiết kế nội ngoại thất bắt mắt, sang trọng, cùng với không gian rộng rãi, được trang bị hệ thống an toàn cực tốt.
Đây cũng là bí quyết mà người mới kinh doanh nên học hỏi, để có thể thiết kế phòng karaoke vừa đẹp, ấm cúng vừa đầy đủ tiện nghi, hạn chế cháy nổ và nguy hiểm khác cho khách hàng. Nhờ vậy, khách hàng có nhiều ấn tượng tốt hơn với quán karaoke của bạn và chủ động quay lại vào lần sau.

2.6 Sắm sửa trang thiết bị mở quán karaoke

Chất lượng kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng của quán karaoke cũng là yếu tố quyết định đến 30% sự trở lại của khách hàng. Do đó, hãy dành ra một khoản ngân sách lớn, để đầu tư cơ sở vật chất cho quán của bạn. Sau đây là danh mục trang thiết bị phải có nếu kinh doanh quán karaoke:

Cơ sở vật chất khu vực sảnh

Ở khu vực này, bàn ghế không cần quá chất lượng nhưng phải được sắp xếp gọn gàng, tạo cảm giác thoải mái khi khách hàng ngồi chờ dọn phòng hoặc thanh toán.

Cơ sở vật chất phòng karaoke

Đây là khu vực khách hàng trải nghiệm trực tiếp nên phải được đầu tư nhiều hơn. Cụ thể, phòng karaoke phải được trang bị bàn ghế chất lượng cao, màn hình lớn, micro, máy tính bảng chọn bài hát, loa có chất lượng âm thanh sống động. để mang đến phút giây giải trí tuyệt vời cho khách hàng.

Cơ sở vật chất quầy pha chế

Thông thường, khách hàng đến quán karaoke đều gọi bia hoặc đồ uống đóng chai sẵn, ít lựa chọn nước uống pha chế. Vì vậy, bạn chỉ cần chuẩn bị dụng cụ pha chế vừa đủ, hỗ trợ tạo ra các món trong menu là được.

Quán karaoke càng được đầu tư trang thiết bị hiện đại thì càng tạo ấn tượng tốt và thu hút khách hàng ghé đến nhiều hơn.

2.7 Thuê nhân sự cho quán

Kinh nghiệm mở quán karaoke tiếp theo là hãy thuê, đào tạo đội ngũ nhân sự có kỹ năng và thái độ tốt. Điều này giúp nâng cao chất lượng phục vụ, trải nghiệm của khách hàng, cũng như tăng uy tín cho quán.
Thông thường, mỗi quán hát karaoke chỉ có 5 - 10 phòng nên bạn chỉ cần tuyển 2 - 4 nhân viên phục vụ, 1 nhân viên hướng dẫn và 1 nhân viên thu ngân là được. Nếu quy mô của quán rộng, nhiều phòng hơn thì có thể tăng số lượng nhân viên để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

2.8 Chuẩn bị giấy tờ, thủ tục đăng ký kinh doanh karaoke

Trước khi mở quán karaoke, bạn nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật. Cụ thể:

Giấy phép kinh doanh karaoke

• Đơn đề nghị chính quyền cấp giấy phép kinh doanh phòng hát karaoke.
• Đơn đề nghị (có xác nhận của địa phương) của các hộ bên cạnh đồng ý cho hoạt động kinh doanh quán.
• Bản cam kết tuân thủ quy định kinh doanh, điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện.
• Biên bản xác nhận phòng hát đã đạt tiêu chuẩn của phòng văn hóa và thông tin huyện.
• Sơ đồ phòng hát.
• Sơ yếu lý lịch của chủ hộ kinh doanh.

Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy

Thiết kế về phòng cháy và chữa cháy đối với cơ sở kinh doanh vũ trường, karaoke thuộc danh mục cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ theo quy định được thực hiện theo quy định của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về phòng cháy và chữa cháy.
Thiết kế bậc chịu lửa của công trình phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động của công trình. Đường giao thông và khoảng cách an toàn phòng cháy và chữa cháy giữa cơ sở kinh doanh vũ trường, karaoke với các công trình khác được thực hiện theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn cháy cho nhà và công trình. Trong đó, cơ sở kinh doanh vũ trường, karaoke thuộc nhóm công trình công cộng.

Giấy chứng nhận đủ điều kiện và an ninh trật tự

Người đứng đầu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và người đại diện theo pháp luật của cơ quan có sở kinh doanh có điều kiện về an ninh, trật tự phát có lý lịch rõ ràng.
Phiếu lý lịch tư pháp hoặc Bản khai nhân sự (Mẫu số 02b tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị Định 96/2016/NĐ-CP) của người chịu trách nhiệm về an ninh, trật tự của cơ sở kinh doanh. Nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài, phải có bản khai nhân sự, bản sao hợp lệ hộ chiếu, thẻ cư trú .

Cơ sở kinh doanh không nằm trong khu vực cấm theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, nếu cơ sở kinh doanh karaoke tiến hành bán rượu, bia, thuốc lá thì phải có các loại giấy phép liên quan như:

• Giấy phép kinh doanh rượu.
• Giấy phép kinh doanh thuốc lá.
• Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm.

2.9 Quảng cáo cho quán karaoke

Cuối cùng, bí quyết kinh doanh phòng hát karaoke hiệu quả là triển khai hoạt động quảng cáo, nhằm thu hút khách hàng nhiều hơn. Nhất là trong giai đoạn khai trương cần nhiều người biết tới, các chủ doanh nghiệp nên tiến hành song song marketing online lẫn offline.
Cụ thể là thực hiện chạy quảng cáo trên Facebook, thuê KOLs để tới quán review, từ đó dễ tiếp cận với đối tượng khách hàng trẻ. Đối với hình thức marketing offline thì có thể dùng biện pháp in poster, treo băng rôn hoặc phát tờ rơi. Tất cả những việc này đều là tiền đề giúp bạn xây dựng quan hệ vững chắc với khách hàng, cũng như tạo ra tập khách hàng thân thiết lớn.

Hãy tận dụng việc quảng cáo để giới thiệu, tăng số lượng khách đến quán karaoke của bạn.

3. Kinh nghiệm quản lý karaoke hiệu quả, đạt lợi nhuận cao

Ngoài chuẩn bị kế hoạch mở quán karaoke thì doanh nghiệp cũng phải biết cách quản lý, để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ và mang đến lợi nhuận cao. Sau đây là 5 bí quyết giúp bạn quản lý quán hát karaoke hiệu quả, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng:

3.1 Xây dựng quy trình quản lý chuyên nghiệp

Theo quy định của pháp luật, mỗi phòng karaoke chỉ được phục vụ bởi một nhân viên. Vì vậy, để nhân viên ở mỗi phòng có thể phối hợp nhuần nhuyễn với nhau, mang lại chất lượng phục vụ tốt, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình làm việc chung, cụ thể:
Quy trình đón khách
Bước 1: Chào đón khách, dẫn khách vào quán.
Bước 2: Hỏi khách đã đặt phòng trước hay giờ mới bắt đầu đặt.
Bước 3: Nếu khách đã đặt trước, bạn hãy hỏi số phòng và kiểm tra thông tin của khách. Nếu chưa đặt, bạn kiểm tra danh sách phòng trống phù hợp với số lượng khách để tư vấn.

Quy trình phục vụ

• Bước 1: Dẫn khách vào phòng đã chọn hoặc chỉ khách lối đi vào phòng nếu đã có nhân viên trực sẵn.
• Bước 2: Phục vụ nước suối và các món ăn vặt trước.
• Bước 3: Chờ khách chọn menu đồ uống để phục vụ.
• Bước 4: Phục vụ các yêu cầu khác của khách.

Quy trình thanh toán

• Bước 1: Kiểm số lượng thức ăn, đồ uống và dịch vụ khác.
• Bước 2: Thu ngân in phiếu tạm tính cho khách.
• Bước 3: Thu tiền và chờ khách rời phòng để dọn dẹp.

3.2 Đào tạo kỹ năng cho đội ngũ nhân viên

Nhân viên phục vụ tại quán karaoke nên được trang bị các kỹ năng cần thiết như:

Kỹ năng giao tiếp

Vì khách hàng thường xuyên sử dụng cồn nên có thể mất bình tĩnh hơn bình thường. Do đó, nhân viên ở quán phải được đào tạo cách ứng xử nhẹ nhàng, lễ phép, hòa nhã với khách hàng, để tránh xảy ra mâu thuẫn lớn, ảnh hưởng đến hình ảnh của quán.

> Xem thêm: 5 cách giao tiếp với khách hàng cực hiệu quả trong kinh doanh

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong trường hợp rắc rối xảy ra trong quán thì nhân viên phải xử lý, giải quyết nhanh chóng, tránh để sự việc trở nên căng thẳng hơn. Ngoài ra, người quản lý nên học cách dự đoán tình huống xảy ra và có thể đưa ra giải pháp mẫu để nhân viên làm theo.

Kỹ năng ứng xử

Cúi chào, gõ cửa phòng, bê đồ, lau dọn bàn là các kỹ năng quan trọng cần có ở một nhân viên phục vụ quán karaoke. Dù đây chỉ là hành động nhỏ nhưng cũng có thể tạo ấn tượng tốt với khách hàng, cũng như thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.

Hãy ứng xử hòa nhã, thân thiện để tạo thiện cảm tốt với khách hàng.

3.3 Quan tâm đến việc vận hành vốn

Nhà đầu tư nên lập ra báo cáo thống kê cho từng hạng mục vào cuối ngày. Điều này giúp bạn theo dõi và kiểm soát tài chính đều đặn, tránh tình trạng thâm, hụt hoặc lỗ xảy ra. Mặc dù vậy, quá trình ghi chép thủ công có thể tốn kém thời gian và dễ bị nhầm lẫn. Để hỗ trợ công việc này tốt hơn, Haravan giới thiệu đến bạn phần mềm quản lý thu chi với 3 tính năng nổi bật:

Quản lý sổ quỹ thu chi

Ghi lại tất cả giao dịch chi tiết từ tiền thu của khách hàng, chi phí thanh toán cho nhà cung cấp, đến khoản tiền chi ra bên ngoài như chi phí thuê mặt bằng, thuê nhân viên.

Quản lý công nợ

Theo dõi được khoản nợ phát sinh và khoản nợ đã trả đối với từng nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Đồng thời, ưu tiên khoản nợ cần trả trước để điều phối dòng tiền hợp lý.

Báo cáo kết quả kinh doanh

Toàn bộ số liệu như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, thu chi được phản ánh qua báo cáo định kỳ trên phần mềm. Từ đó, giúp nhà kinh doanh tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro khi dùng sổ sách hay ghi chép thủ công, nhất là khi lượng khách đến quán tăng đột biến.

3.4 Chăm sóc và quản lý thông tin khách hàng

Trong quá trình quản lý karaoke, bạn nên xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng để tăng tần suất quay lại của khách, cũng như tiếp cận thêm nhóm khách hàng tiềm năng.
Hiện tại, tổ chức chương trình xúc tiến, khuyến mãi là cách thu hút khách hàng hiệu quả nhất. Bạn có thể tổ chức chương trình tặng quà cho khách hàng có tổng chi tiêu cao hoặc là tặng voucher cho nhóm 10 người trở lên. Vào những ngày đặc biệt, hãy cung cấp thêm mã giảm giá trên tổng hóa đơn, để khách hàng cảm thấy mình được nhiều ưu đãi khi đến quán karaoke của bạn.

3.5 Sử dụng phần mềm quản lý phòng hát karaoke

Khi mở quán karaoke, ngoài khó khăn trong việc cạnh tranh với đối thủ thì doanh nghiệp còn có nhiều khó khăn trong quá trình quản lý và vận hành. Chẳng hạn như khách hàng quá đông, khiến cho khâu tính tiền quá tải. Hoặc, quán karaoke khó kiểm soát số lượng khách ra/vào, dễ bị sót order đồ ăn thức uống hoặc thậm chí là khó nắm rõ số lượng phòng trống để thông báo cho khách.
Điều này dẫn đến khách hàng có trải nghiệm không hài lòng, từ đó làm cho công việc kinh doanh kém hiệu quả. Để khắc phục, bạn nên tìm hiểu và trang bị cho quán một phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Sự có mặt của phần mềm này giúp kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh, từ đón khách, order đồ ăn/uống, thanh toán phòng cho đến tổng kết, báo cáo doanh thu cuối ngày. Nhờ vậy, chủ sở hữu có thể đỡ vất vả hơn, mà còn không phải tốn thêm chi phí thuê nhân viên.

Bạn nên sử dụng thêm phần mềm quản lý phòng hát karaoke để công việc kinh doanh trở nên nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí.

Qua thông tin trên đây, hi vọng bạn đã nắm rõ cách kinh doanh và quản lý karaoke như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất. Nhìn chung, quá trình mở quán karaoke không còn khó khăn nếu như bạn xây dựng một quy trình hoạt động chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn cho khách hàng và sử dụng thêm phần mềm quản lý quán karaoke. Nhờ vậy, công việc kinh doanh có thể diễn ra suôn sẻ, mang lại nhiều doanh thu và lợi nhuận cho quán.

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Kinh nghiệm quản lý quán cafe cho người mới bắt đầu
• Cách quản lý nhà hàng hiệu quả cho người mới kinh doanh
• Bí quyết kinh doanh quán nhậu bình dân ít vốn