13 bước mở quán cà phê từ A - Z cho người mới bắt đầu

Hiện nay, tốc độ mở quán cà phê trên thị trường tăng nhanh chóng mặt. Tuy nhiên, để đạt được thành công, bạn cần có một kế hoạch thật chi tiết. Bài viết sau sẽ gợi ý cho bạn quy trình 13 bước mở quán cafe dành cho người mới bắt đầu, đừng bỏ lỡ nhé.

1. Yêu thích cà phê và có kiến thức cơ bản về chúng

Để thành công khi mở quán cà phê bạn cần phải thật sự yêu thích và có kiến thức về loại thức uống này

Yêu thích cà phê: Mở cánh cửa cho niềm đam mê

Sự yêu thích cà phê không chỉ đơn thuần là niềm say mê đối với hương vị tinh tế của hạt cà phê, mà còn là một nguồn cảm hứng và động viên. Khi bạn yêu thích cà phê, bạn tự nhiên có sự quan tâm đặc biệt đến mọi chi tiết liên quan đến quá trình chế biến và thưởng thức.

Đam mê này sẽ giúp bạn tự tin thử nghiệm, tìm tòi và phát triển các phong cách pha chế mới, đồng thời truyền đạt niềm yêu thích đến khách hàng của bạn.

Kiến thức cơ bản về cà phê: Mở cửa cho khả năng sáng tạo

Không thể phủ nhận rằng kiến thức cơ bản về cà phê là một phần quan trọng trong việc mở quán cafe. Hiểu rõ về nguồn gốc, quy trình rang và pha chế cà phê sẽ giúp bạn nắm vững các yếu tố cơ bản để tạo ra một tách cà phê hoàn hảo.

Kiến thức này không chỉ giúp bạn duy trì chất lượng sản phẩm mà còn mở ra cơ hội sáng tạo. Bằng cách hiểu rõ về các loại hạt cà phê, bạn có thể thử nghiệm các pha trộn hương vị mới mẻ, tạo ra những trải nghiệm cà phê độc đáo và thu hút đối tượng khách hàng đa dạng.

2. Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và khách hàng

Ngay khi có ý định mở quán cà phê, bạn cần bắt tay vào nghiên cứu thị trường, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và phân tích khách hàng mục tiêu. Công việc này sẽ giúp bạn định hướng kế hoạch kinh doanh một cách rõ ràng và hiệu quả nhất.

2.1 Nghiên cứu thị trường

Thị trường hiện nay xuất hiện quá nhiều đối thủ nên nghiên cứu thị trường là bước quan trọng đầu tiên bạn cần làm trước khi bắt tay vào mở quán cà phê. Nghiên cứu thị trường giúp quán cafe nắm bắt kịp thời các xu hướng mới nhất và đạt được các lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh.

Đồng thời, hiểu rõ thị trường cũng là cách giúp quán cafe dễ dàng tiếp cận, thu hút khách hàng tiềm năng và gia tăng doanh thu hiệu quả.

2.2 Nghiên cứu đối thủ

Lợi ích của việc nghiên cứu này là giúp bạn nhận ra được những ưu điểm và nhược điểm của họ. Từ đó học hỏi kinh nghiệm, tiến hành xây dựng kế hoạch mở quán cà phê cho riêng mình.

>> Xem ngay: Phân tích, xác định đối thủ cạnh tranh: Yếu tố dẫn đến thành công

2.3 Nghiên cứu khách hàng

Nghiên cứu tệp khách hàng mục tiêu kỹ lưỡng giúp bạn đưa ra định hướng menu sản phẩm cũng như thiết kế quán phù hợp với nhóm khách hàng đó.

>> Có thể bạn quan tâm: Bật mí 16 cách tiếp cận khách hàng tiềm năng hiệu quả, cực đơn giản

Nghiên cứu kỹ tệp khách hàng mục tiêu để xây dựng menu và dịch vụ chăm sóc khách hàng

3. Lựa chọn mô hình mở quán cà phê phù hợp

Sau khi nghiên cứu kỹ về thị trường và khách hàng mục tiêu, bạn cần lựa chọn mô hình mở quán cà phê phù hợp.

3.1 Mô hình quán cafe bình dân

• Ưu điểm: Khách hàng qua lại thường xuyên, chủ yếu là người lao động đại trà.

• Nhược điểm: Khách hàng đến và đi nhanh, không có khách hàng lâu năm.

3.2 Mô hình quán cafe ăn sáng

• Ưu điểm: Mặt bằng nhỏ, thiết kế đơn giản, tiết kiệm được chi phí và dễ kinh doanh.

• Nhược điểm: Khó có được sự tin tưởng của khách hàng về vấn đề an toàn vệ sinh.

3.3 Mô hình quán cafe vườn

• Ưu điểm: Có thể phục vụ lượng khách hàng lớn, nhóm khách hàng có thu nhập ổn định, nếu chất lượng quán tốt sẽ có thể giữ chân khách hàng trong thời gian dài.

• Nhược điểm: Không gian quán đòi hỏi diện tích mặt bằng rộng rãi và thoáng mát nên chi phí thuê mặt bằng sẽ khá cao. Ngoài ra mô hình này cũng khá kén khách hàng.

Mô hình mở quán cafe vườn yêu cầu mặt bằng rộng nhưng tệp khách hàng khá ổn định

3.4 Mô hình quán cafe bóng đá

• Ưu điểm: Tệp khách hàng đa phần là những người nam giới tham gia bóng đá, không yêu cầu nhiều về menu, dễ chiều lòng khách hàng.

• Nhược điểm: Khách hàng ít qua lại thường xuyên, thông thường chỉ những trận đấu bóng đá lớn mới đông khách.

3.5 Mô hình quán cafe sinh viên

• Ưu điểm: Không cần tốn thời gian để xác định khách hàng mục tiêu vì chủ yếu là sinh viên, từ đó tập trung xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.

• Nhược điểm: Thu nhập của sinh viên không cao nên tần suất ghé quán sẽ thấp.

3.6 Mô hình quán cafe take away

• Ưu điểm: Không cần quá nhiều vốn để đầu tư, tệp khách hàng rộng, tập trung chủ yếu vào công chức, học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng.

• Nhược điểm: Cần chọn địa điểm ở gần trường học, bệnh viện, cơ quan văn phòng nên chi phí thuê mặt bằng sẽ khá cao.

4. Xây dựng kế hoạch kinh doanh chi tiết

Để mở quán cafe thành công, bạn phải xây dựng một kế hoạch kinh doanh thật chi tiết. Đặc biệt, cần quan tâm các yếu tố:

• Logo quán cà phê: Đây là dấu ấn để khách hàng ghi nhớ thương hiệu của bạn, vì vậy logo phải có sự khác biệt, có thể về ý nghĩa, màu sắc, phông chữ…

• Tên quán cà phê: Là yếu tố quan trọng đầu tiên thu hút khách hàng. Vậy nên, bạn cần chọn một cái tên vừa ý nghĩa, vừa dễ nhớ và độc lạ. Bên cạnh đó, tên quán nên có yếu tố tạo cảm giác tò mò khiến khách hàng vừa nhìn vào đã cảm thấy ấn tượng và muốn trải nghiệm thử.

• Concept của quán cà phê: Bạn cần dựa vào nhóm khách hàng mục tiêu và mô hình kinh doanh đã xác định trước đó để lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp. Quán cafe của bạn nên có concept khác biệt, độc đáo thể hiện qua các yếu tố như: màu sắc, âm thanh, ánh sáng, nội thất.

Ngoài ra, cũng cần tìm hiểu và xây dựng chiến lược giá, marketing phù hợp để có thể thu hút khách hàng, giúp việc kinh doanh thuận lợi, tạo ra lợi nhuận.

Concept quán cà phê cần phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu xác định trước đó

5. Lập bảng dự trù chi phí

Khi mở quán cà phê, bạn cần lập bảng dự trù chi phí rõ ràng để phân bổ hợp lý số vốn mà bạn sẵn có. Đồng thời, bạn cũng nên để riêng một khoản vốn dự phòng để sử dụng khi cần thiết.

5.1 Chi phí thuê mặt bằng

Chi phí thuê mặt bằng sẽ phụ thuộc vào mô hình mở quán cà phê, diện tích và vị trí của địa điểm bạn chọn. Thông thường, chi phí thuê mặt bằng sẽ chiếm khoảng 10-15% tổng số vốn đầu tư ban đầu. Bạn nên thương lượng với chủ mặt bằng để ký hợp đồng 3-5 năm, tránh bị đòi lại mặt bằng, ảnh hưởng đến kinh doanh.

5.2 Chi phí thuê pháp lý

Để mở quán cà phê, bạn phải chuẩn bị các giấy tờ pháp lý. Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ cần thuê dịch vụ bên ngoài hỗ trợ và trả phí cho họ.

5.3 Chi phí trang trí và thiết kế

Trang trí và thiết kế quán cà phê sẽ mất một khoản phí khá lớn. Nếu muốn tiết kiệm, bạn có thể tự trang trí; còn không có thể thuê các đơn vị thiết kế và thi công ở ngoài. Chi phí thuê trang trí và thiết kế khi mở quán cà phê sẽ phụ thuộc vào quy mô, phong cách, nội thất và yêu cầu mà bạn đưa ra.

5.4 Chi phí thuê nhân viên

Thông thường, các quán cafe thường cần tuyển nhân viên ở các vị trí: quản lý, thu ngân, pha chế, phục vụ và bảo vệ. Bạn nên xem xét quy mô quán cafe của mình và tuyển dụng các vị trí phù hợp; đồng thời nên trao đổi đổi rõ ràng về cơ chế lương khi phỏng vấn để nhân viên hiểu rõ trước khi nhận việc.

5.5 Chi phí nguyên liệu, thức uống và dụng cụ

Dựa vào menu đồ uống, bạn sẽ lựa chọn những loại nguyên liệu và dụng cụ pha chế phù hợp. Khoản chi phí này sẽ dao động trong khoảng từ 15 đến 30 triệu đồng mỗi tháng. Đặc biệt, bạn cần lựa chọn những địa chỉ uy tín chuyên cung cấp nguyên liệu và dụng cụ pha chế cafe để đảm bảo chất lượng thức uống.

Chi phí nguyên liệu và dụng cụ pha chế mỗi tháng khoảng 15 đến 30 triệu đồng

5.6 Chi phí marketing quảng cáo

Hiện nay, việc quảng cáo theo hình thức online thông qua các trang mạng xã hội đang là cách được nhiều cơ sở kinh doanh cà phê lựa chọn vì mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, bạn sẽ tốn rất nhiều thời gian để nghiên cứu nếu không am hiểu về lĩnh vực này.

Vì vậy, khi mới mở quán cà phê, bạn có thể sẽ mất một khoản chi phí nếu thuê các doanh nghiệp chuyên về marketing hỗ trợ.

5.7 Chi phí mua phần mềm quản lý quán cà phê

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là cách giúp bạn kinh doanh hiệu quả hơn. Các phần mềm quản lý bán hàng hiện nay đều có thể kết nối với các kênh online khác, giao diện rất dễ sử dụng với đầy đủ các tính năng tích hợp trong đấy như: bán hàng, quản lý đơn hàng, báo cáo doanh thu, tồn kho...

5.8 Chi phí duy trì quán cà phê

Thông thường, khoảng thời gian từ 2 đến 3 tháng đầu là giai đoạn quán bắt đầu đi vào hoạt động nên có thể lợi nhuận sẽ chưa cao. Vì vậy, bạn cần dành ra một khoản chi phí khoảng 100 triệu đồng để ổn định và duy trì hoạt động của quán cà phê.

Trích lập khoản chi phí dự phòng để duy trì hoạt động khi mở quán cafe

>> Xem chi tiết: Mở quán cafe bình dân cần bao nhiêu vốn?

6. Tìm kiếm mặt bằng để mở quán cà phê

Nếu quán cà phê của bạn nằm ở một vị trí thuận lợi sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng. Bởi vậy, bạn cần nghiên cứu kỹ một số yếu tố liên quan như:

• Diện tích: Bạn cần lựa chọn mặt bằng có diện tích phù hợp với đặc điểm quy mô kinh doanh. Mặt bằng mở quán cafe vườn, cafe sinh viên, cafe take away, cafe bóng đá sẽ có diện tích lớn hơn quán cafe cóc, cafe ăn sáng.

• Khách hàng mục tiêu: Bạn cần lựa chọn địa điểm kinh doanh phù hợp với nhóm đối tượng mục tiêu. Ví dụ: Bạn không thể mở quán cà phê sinh viên ở khu vực tập trung nhiều công trình xây dựng được.

>> Tìm hiểu thêm: 13 cách kinh doanh, bán hàng online hiệu quả cho người mới bắt đầu

• Bãi đậu xe: Nhiều vị khách có xu hướng ưu tiên vào những quán cà phê có bãi đậu xe rộng rãi, thoải mái. Vì vậy, bạn cũng cần chú ý đến diện tích khu vực gửi xe trong quá trình tìm kiếm mặt bằng..

• Mật độ lưu thông: Lựa chọn những mặt bằng có mật độ lưu thông đông đúc, giao thông thuận lợi sẽ giúp khách hàng tiềm năng chủ động tìm đến quán bạn mà không cần quảng cáo quá nhiều để tìm kiếm.

• Giá thuê: Giá thuê sẽ phụ thuộc vào những yếu tố trên, bao gồm diện tích, mật độ lưu thông và thêm cả bãi đậu xe. Bạn nên tìm hiểu nhiều mặt bằng xung quanh để so sánh giá, thương lượng với người cho thuê để đưa ra mức giá hợp lý cho mình.

Mặt bằng phù hợp chính là yếu tố giúp khách hàng chủ động tìm đến quán cà phê của bạn

7. Thiết kế không gian cho quán cà phê

Khi đã chuẩn bị nguồn vốn và mặt bằng, bạn sẽ tiến hành thiết kế không gian cho quán cafe của mình.

7.1 Tự thiết kế không gian quán cà phê

Ưu điểm của phương pháp này là bạn sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí bằng cách tự nghiên cứu, tham khảo thông tin trên internet để tự lên ý tưởng thiết kế.

Tuy nhiên, nếu bạn là người không có mắt thẩm mỹ tốt thì sẽ gặp khó khăn để tự tìm hiểu. Quá trình này sẽ chiếm khá nhiều thời gian của bạn mà chưa chắc đã mang lại hiệu quả cao.

7.2 Thuê đơn vị chuyên setup quán cà phê

Phương pháp này được nhiều chủ quán lựa chọn vì thời gian hoàn thiện nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn và hiệu quả tốt hơn. Tuy nhiên, bạn sẽ phải bỏ ra một số tiền để thuê các đơn vị chuyên setup quán cà phê. Vì vậy, bạn nên cân nhắc nếu nguồn vốn đầu tư có hạn.

Thuê đơn vị chuyên setup quán cafe sẽ tốn kém chi phí nhưng hiệu quả mang lại cao

8. Xây dựng menu đồ uống khi mở quán cà phê

Ngoài việc chọn mặt bằng và phong cách phù hợp thì bạn cũng cần chú ý đến chất lượng menu đồ uống. Bạn có thể:

8.1 Mua công thức từ thương hiệu nổi tiếng

Phương pháp này thường được chủ của những quán cafe hoạt động theo mô hình nhượng quyền thương hiệu kinh doanh. Đây là cách các quán cafe mới mở vừa được thụ hưởng danh tiếng và uy tín, vừa có thể sử dụng công thức đồ uống có sẵn của thương hiệu nhượng quyền mà không mất quá nhiều thời gian để tự xây dựng thương hiệu và thiết kế menu.

8.2 Tự học pha chế

Ngoài niềm yêu thích và am hiểu cafe thì bạn cũng nên tham gia một khóa học pha chế để có thể tự xây dựng menu thức uống và kiểm soát chất lượng đồ uống.

8.3 Thuê bartender có chuyên môn xây dựng menu

Bạn sẽ tốn một khoản chi phí để thuê bartender chuyên nghiệp. Tuy nhiên bù lại họ sẽ giúp bạn xây dựng một chiếc menu đồ uống chất lượng, độc đáo và khác biệt hẳn so với các quán cafe khác.

Chất lượng menu đồ uống quyết định trực tiếp đến việc thu hút khách hàng lâu năm

9. Lập danh sách và mua sắm trang thiết bị nội thất cho quán cà phê

Ở bước này, bạn sẽ dựa vào phong cách quán cafe mà bạn đã thiết kế trước đó để lựa chọn những trang thiết bị nội thất phù hợp. Thông thường, nội thất một quán cafe sẽ bao gồm: bàn ghế, tủ, hệ thống làm mát (điều hoà, quạt), hệ thống âm thanh và ánh sáng, cây cảnh, những thiết bị decor trang trí...

10. Tuyển dụng nhân viên

Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của quán cà phê. Vì vậy, bạn cần đặc biệt chú ý trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên của quán, đồng thời cũng nên chú trọng tới chế độ đãi ngộ nhân viên.

• Nhân viên phục vụ: Thái độ niềm nở, nhiệt tình, dễ chịu.

• Nhân viên pha chế: Kiến thức và vị giác tốt, kỹ năng chuyên nghiệp, thái độ chuyên nghiệp.

• Nhân viên bảo vệ: Khỏe mạnh, nhiệt tình, thân thiện, hỗ trợ khách khi cần.

>> Đọc ngay: 6 cách cạnh tranh lành mạnh giúp xây dựng đội ngũ và cải thiện năng suất

11. Chuẩn bị giấy tờ thủ tục để mở quán cà phê

Để có thể yên tâm kinh doanh lâu dài, bạn cần chuẩn bị sẵn các giấy tờ thủ tục cần thiết theo quy định của pháp luật khi tiến hành mở quán cà phê như:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh mở quán cà phê.

• Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.

• Giấy tờ liên quan đến các khoản thuế theo quy định của nhà nước.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ pháp lý khi mở quán cà phê để kinh doanh lâu dài

12. Tiến hành hoạt động truyền thông, quảng bá quán cà phê

Hiện nay, bạn có thể sử dụng nhiều cách để truyền thông, quảng bá quán cà phê phù hợp với tệp khách hàng mà bạn hướng tới.

12.1 Phát tờ rơi

Đây là hình thức quảng cáo truyền thống, đơn giản và có chi phí thấp. Tuy nhiên, phạm vi khách hàng tiếp cận của hình thức này sẽ không rộng. Đồng thời, hình thức này sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí giấy in, có thể gây ô nhiễm môi trường. Vì vậy, phương pháp này đang có xu hướng lỗi thời và được ít doanh nghiệp sử dụng.

12.2 Quảng cáo trên mạng xã hội

Được khá nhiều chủ quán cafe ưu tiên sử dụng vì chi phí thấp, cách thức dễ dàng. Bạn sẽ không bị hạn chế nội dung và thời gian đăng tải mà hiệu quả mang lại rất cao, phạm vi tiếp cận được mở rộng.

>> Tìm hiểu thêm: Marketing qua mạng xã hội: Marketer cần biết những gì?

12.3 Đặt bài quảng cáo trong hội nhóm review

Đối với hình thức này, bạn cần thuê một người có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội chuyên review quán cafe trên các hội nhóm giúp tiếp cận được nhiều khách hàng, đặc biệt là giới trẻ. Tuy nhiên, bạn nên tìm hiểu và chọn lựa được người review chuyên nghiệp giúp nâng cao hiệu quả quảng cáo.

Quảng cáo qua mạng xã hội là cách nhiều người sử dụng khi mở quán cà phê

12.4 Tổ chức sự kiện khai trương

Bạn có thể kết hợp tổ chức sự kiện khai trương với các chương trình khuyến mãi đặc biệt. Phương pháp này vừa giúp quảng bá thương hiệu tới khách hàng, vừa có cơ hội “nhờ” khách hàng “thử” và nhận xét chất lượng menu của quán.

Tuy vậy, chi phí bỏ ra cho hình thức này không hề thấp nên bạn cần dựa vào quy mô quán cafe để cân nhắc thật kỹ lưỡng.

13. Vận hành và kiểm soát quán cà phê bằng phần mềm quản lý thông minh

Ứng dụng các phần mềm thông minh, bạn có thể quản lý hoạt động mở quán cafe một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng.

Hiện nay, có nhiều tính năng được tích hợp trong phần mềm quản lý kinh doanh hiện nay như: quản lý cửa hàng, theo dõi doanh thu, tổng hợp tồn kho, thống kê và lập báo cáo tự động mỗi ngày... Như vậy, chỉ với một phần mềm, công việc quản lý kinh doanh của bạn sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Sử dụng phần mềm thông minh giúp nâng cao hiệu quả quản lý khi mở quán cafe

Haravan Omnichannel là một trong những phần mềm quản lý bán hàng hàng đầu hiện nay. Giải pháp này đã đồng hành cùng hơn 50.000 nhà kinh doanh, trong đó có cả những thương hiệu và cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống, mang đến những giá trị thiết thực.

Khi áp dụng phần mềm này, bạn có thể tiếp nhận và xử lý đơn hàng ở bất cứ nơi đâu. Đặc biệt, bạn có thể theo dõi hoạt động của nhân viên quán, kiểm soát dòng tiền thu chi của quán một cách sát sao. Chưa hết, bạn có thể quảng cáo thương hiệu quán cafe của mình ở nhiều kênh (website, Facebook, Instagram, Tiktok…) và tạo các chương trình khuyến mãi chỉ với vài thao tác đơn giản. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm kinh doanh quán cafe, Haravan Omnichannel sẽ giúp bạn với tính năng thu thập dữ liệu và phân tích hành vi khách hàng, nhằm đạt mục đích thúc đẩy doanh thu tối đa.

Bạn có thể trải nghiệm ngay phần mềm thông minh này với 14 ngày dùng thử MIỄN PHÍ.

Nhiều người có suy nghĩ mở quán cà phê rất đơn giản nên đã lựa chọn để khởi nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều người mở quán cafe nhanh nhưng chỉ tồn tại được một thời gian ngắn. Để thành công trong sự nghiệp mở quán cà phê, bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ lưỡng những kiến thức quan trọng và tạo điểm nhấn khác biệt cho “đứa con” của mình nhé.

>> Cập nhật ngay các bài viết cùng chủ đề:

• Bỏ túi các nguồn hàng quần áo sỉ khi làm kinh doanh online
• TOP 7 phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ tốt nhất, dễ sử dụng
• Hướng dẫn cách tạo website đơn giản cho người mới bắt đầu