Ship COD là gì? Ưu và nhược điểm của dịch vụ ship COD

Theo thống kê tại Việt Nam có đến hơn 45 triệu người đang sử dụng mạng internet thường xuyên. Kéo theo việc mua sắm trực tuyến và thị trường kinh doanh online ngày càng trở nên phổ biến. Từ đó, ra đời nhiều thuật ngữ mới mẻ và các dịch vụ chuyên biệt trên lĩnh vực thương mại điện tử, điển hình như hình thức "Ship COD". Tuy nhiên, nhiều người kinh doanh hẳn vẫn còn cảm thấy xa lạ hoặc chưa nắm rõ ý nghĩa của dịch vụ Ship COD này. Trong bài viết, Haravan sẽ giải đáp chi tiết ý nghĩa của hình thức Ship COD là gì? Những ưu nhược điểm của hình thức giao hàng này và những kinh nghiệm triển khai Ship COD hiệu quả.

1. Ship COD là gì?

COD là từ viết tắt của Cash On Delivery - Thanh toán khi giao hàng. Có thể hiểu Ship COD là dịch vụ giao hàng thu tiền hộ. Người mua sẽ thanh toán bằng tiền mặt khi nhận được hàng từ shipper, và shipper sẽ là người thu tiền hộ cho người bán. Sau khi giao nhận đơn hàng thành công, số tiền này sẽ được chuyển về cho chủ shop thông qua hệ thống ở các đơn vị vận chuyển.

Ship COD là gì?

Tại Việt Nam, Ship COD bắt đầu phổ biến rộng rãi từ khi xu hướng kinh doanh online xuất hiện. Nhằm hỗ trợ việc trao đổi hàng hóa tiện lợi hơn cho cả người mua lẫn người bán. Dịch vụ này cũng là một phần quan trọng trong chuỗi phân phối hàng hóa ở nước ta.

2. Ưu và nhược điểm của dịch vụ ship COD

Quản lý đơn hàng chỉ trong một giao diện

2.1 Đối với người mua hàng

Ưu điểm:

• Người mua hàng sẽ an tâm hơn vì họ có thể kiểm tra hàng và nếu trường hợp sản phẩm không ưng ý hoặc kém chất lượng thì họ có thể thay đổi quyết định - không nhận hàng.

• Hình thức này phù hợp với nhiều đối tượng khách hàng, vì khâu thanh toán dễ dàng hơn, không cần có tài khoản ngân hàng hay dùng các ví điện tử thanh toán khác.

• Tránh nguy cơ tiết lộ thông tin cá nhân, thẻ ngân hàng vì không cần phải liên kết tài khoản để thanh toán online. Nên nhiều người mua vẫn chọn hình thức ship COD để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cá nhân của mình.

Nhược điểm:

• Chi phí COD thường phụ thuộc vào khoảng cách giao hàng và kích cỡ cũng như cân nặng của hàng hóa (hàng cồng kềnh, dễ vỡ,...). Ví dụ: Địa điểm giao hàng càng xa kho hàng và hàng hóa càng cồng kềnh, nặng nề, thì tiền vận chuyển sẽ càng cao.

• Nếu mua sắm trên các sàn thương mại điện tử thì thời gian duyệt đơn hàng ship COD sẽ lâu hơn những đơn hàng thanh toán trước.

2.2 Đối với người bán hàng

Ưu điểm:

• Nếu khách hàng có cơ hội kiểm tra hàng hóa trước khi thanh toán COD, họ sẽ an tâm hơn vì giảm mối nghi ngờ khi mua nhầm hàng giả, kém chất lượng, không được như ý. Từ đó, shop sẽ dễ nhận được sự tin tưởng, hài lòng trong trải nghiệm mua sắm của khách hàng hơn. Đồng thời, tăng độ uy tín của thương hiệu trong mắt khách hàng hơn nữa.

• Hình thức thanh toán COD đơn giản, thuận tiện cũng giúp người mua thoải mái hơn trong việc lựa chọn phương thức thanh toán. Điều đó vô tình giúp shop chốt đơn dễ dàng hơn và xử lý vận chuyển đơn hàng nhanh hơn mà không cần chờ xác nhận chuyển khoản rồi mới giao hàng.

Nhược điểm:

• Rủi ro cao: khách hàng có xu hướng dễ boom hàng vì họ không mất tiền thanh toán trước, hoặc sau khi kiểm tra hàng, sản phẩm không ưng ý người mua hay bị hư hỏng thì họ sẽ quyết định không nhận và hoàn hàng khiến shop sẽ phải chịu phí vận chuyển 2 chiều.

• Khó kiểm soát tiền Ship COD do phụ thuộc vào số lượng hàng hóa, địa điểm giao hàng và cân nặng của hàng hóa, nên nếu đối soát không tốt thì sẽ dễ sót đơn từ đó dễ thất thoát doanh thu.

Lưu ý: Để tránh tình trạng sai sót đơn giao hàng COD, các chủ shop nên sở hữu một phần mềm quản lý vận chuyển để theo dõi hiệu quả đơn giao hàng, tiền vận chuyển (COD) và đối soát từ nhiều đơn vị vận chuyển đồng bộ chung trên 1 giao diện. Nếu nhà bán hàng hiện đang kết nối giao hàng với nhiều nhà vận chuyển và theo dõi trạng thái đơn hàng trên từng hệ thống của từng đơn vị khác nhau, sẽ tốn rất nhiều thời gian, dễ gây ra sai sót, chênh lệch số liệu nếu số lượng đơn hàng lớn và dễ ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của bạn.

Nhà bán hàng có thể sử dụng Haravan Ship - Giải pháp vận chuyển tự động liên kết với hơn 12 đơn vị vận chuyển phổ biến nhất tại Việt Nam. Hệ thống sẽ tự động tính cước vận chuyển trước, và gợi ý những ưu đãi cước vận chuyển. Giúp bạn có cơ hội so sánh để lựa chọn phí ship phù hợp nhất cho mỗi đơn hàng. Hơn nữa, hệ thống Haravan Ship sẽ tự động cập nhật trạng thái giao hàng, đối soát nhanh chóng, chuẩn xác giúp bạn tối ưu thời gian, tránh sai sót dữ liệu và nâng cao năng suất công việc.

>> Tìm hiểu thêm và Kết nối với Haravan Ship để giao hàng hiệu quả hơn tại đây

3. Hướng dẫn cách triển khai bán hàng Ship COD đơn giản

Bước 1: Nhận thông tin đơn hàng Ship COD

Đơn hàng sẽ được cập nhật từ các kênh bán hàng khác nhau tùy theo kế hoạch kinh doanh của mỗi shop. Thông thường đối với các shop kinh doanh online, đơn hàng sẽ đến từ các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Website,... hoặc các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki... Tốt nhất, các nhà bán hàng cần một hệ thống đồng bộ đơn hàng như Haravan Ship, để nhận được thông báo khi có đơn hàng phát sinh trên đa kênh bán hàng mà shop đang kết nối kinh doanh.

Bước 2: Xác nhận và xử lý đơn hàng COD

Sau khi nhận đơn thành công, shop cần tiến hành xác nhận đơn hàng với khách hàng (gọi điện, nhắn tin, cập nhật trạng thái,...) sớm nhất có thể. Điều này sẽ giúp đơn hàng của bạn giảm nguy cơ hoàn hàng, boom hàng hơn vì bạn đã xác nhận được chính xác thông tin của khách hàng trước khi gửi giao hàng. Bao gồm: tên người mua, địa chỉ, số điện thoại,... và đây cũng là bước xác nhận giá thành sản phẩm và báo chi phí vận chuyển minh bạch cho khách hàng.

Bước 3: Kết nối và đẩy đơn hàng ship COD qua đơn vị vận chuyển

Trước khi đẩy đơn hàng sang đơn vị vận chuyển, người bán cần liên hệ và thỏa thuận chi tiết về dịch vụ và giá cả vận chuyển để đảm bảo quá trình vận chuyển thuận lợi, phù hợp với điều kiện của shop. Khi quyết định được nhà vận chuyển phù hợp để giao nhận đơn hàng, người bán có thể đến trực tiếp tại các điểm gửi hàng/ bưu cục để gửi đơn hàng hoặc yêu cầu shipper đến lấy hàng tận nhà/ kho (Một số đơn vị có thể tính thêm phí đến nhà lấy hàng). Nhưng dù với hình thức giao hàng nào thì cũng chủ shop cũng cần có phiếu gửi hàng và giữ cẩn thận để đối soát chính xác số tiền thu hộ sau khi đơn hàng được vận chuyển thành công.

Haravan kết nối với hơn 10 nhà vận chuyển

Hoặc nhà bán hàng có thể sử dụng giải pháp quản lý giao hàng Haravan Ship kết nối sẵn với hơn 10 nhà vận chuyển, dễ dàng xem trước để so sánh giá vận chuyển của tất cả các đơn vị tương ứng với mỗi đơn hàng. Hơn nữa, nhà bán hàng sẽ nhận được nhiều ưu đãi dịch vụ cộng thêm và khuyến mãi đặc quyền cho khách hàng của Haravan nhưng vẫn nhận được sự hỗ trợ trực tiếp và nhiệt tình từ nhân viên của các đơn vị vận chuyển. Ngoài ra, trạng thái giao hàng cũng được cập nhật tự động, đối soát nhanh chóng và chuẩn xác trên hệ thống Haravan Ship.

Bước 4: Tiến hành giao hàng đến khách hàng

Sau khi đã chuyển đơn hàng thành công sang các đơn vị vận chuyển, đội ngũ giao hàng sẽ tiến hành giao hàng theo địa chỉ người nhận. Thời gian giao hàng sẽ tùy thuộc nhà vận chuyển và khoảng cách địa lý. Nhưng thường sẽ mất từ 7 - 10 ngày nếu ship tỉnh, 2 - 4 ngày nếu giao hàng nhanh hay trong tỉnh. Hiện nay, hình thức COD càng phổ biến thì dịch vụ ship COD sẽ càng được phát triển và cải thiện, rút ngắn thời gian giao hàng hơn để đem lại trải nghiệm tốt cho người mua và cả người bán.

Bước 5: Khách nhận hàng và thanh toán COD

Khi shipper giao hàng đến tay khách hàng, họ sẽ thu hộ tiền COD cho chủ shop, số tiền thu hộ sẽ dựa trên hóa đơn hàng hóa. Sau khi giao hàng và thu tiền hộ thành công, đơn vị vận chuyển có trách nhiệm chuyển khoản cho người bán theo thỏa thuận khi kết nối giao hàng. Nếu người mua không hài lòng và từ chối nhận hàng, lúc này đơn hàng sẽ được hoàn trả về cho chủ shop và chủ shop có thể sẽ chịu hai lần phí vận chuyển hai chiều.

Từ hệ thống của Haravan Ship, các nhà bán hàng có thể theo dõi trực tiếp trạng thái giao hàng của mỗi đơn hàng trên nhiều đơn vị vận chuyển cùng lúc (Thông tin sẽ được cập nhật theo thời gian thực). Sau đó báo cáo sẽ thống kê thay cho chủ shop số lượng đơn giao hàng thành công, thất bại, số lượng đơn chờ hoàn hàng hoặc đã hoàn hàng, để từ đó chủ shop có thể đánh giá tổng quan hiệu quả của từng nhà vận chuyển bạn đã gửi hàng.

Bước 6: Đối soát phí COD giữa chủ shop với nhà vận chuyển

Đơn vị vận chuyển sau khi thu hộ phí COD sẽ có trách nhiệm đối soát tiền COD với bạn (mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng tùy theo chính sách của nhà vận chuyển). Do đó, người bán cần liên tục kiểm tra lệnh đối soát đã nhận có trùng khớp với số tiền nhờ thu hộ để đảm bảo tiền thu hộ có đúng với đơn hàng hay không. Và nếu có chênh lệch thì người bán cũng sẽ biết được khoảng chênh lệch bao nhiêu để đưa ra phương án xử lý và quản lý đơn hàng tốt hơn.

Sau tất cả các bước, Haravan Ship có thể hỗ trợ chủ shop theo dõi tổng giá trị số tiền COD của tất cả đơn hàng đã giao trên nhiều đơn vị vận chuyển.

>> Tham khảo ngay: Xử lý vận đơn chỉ với một nút chọn trong Haravan

4. Kinh nghiệm hoàn thành đơn hàng ship COD với tỷ lệ thành công cao nhất

4.1 Thái độ phục vụ khách hàng

Là yếu tố quan trọng để giữ chân khách hàng, khiến khách hàng nhớ đến "Thương hiệu của shop" mỗi khi họ có ý định mua sắm nên hãy phục vụ với thái độ nhiệt tình, thân hiện, chu đáo nhất có thể. Và hãy gửi lời xin lỗi chân thành nếu khách hàng không hài lòng với trải nghiệm mua sắm với shop của bạn. Cố gắng tìm hiểu nguyên nhân khiến khách hàng không hài lòng và rút ra kinh nghiệm cải thiện, để thấu hiểu khách hàng hơn và có thể phục vụ tốt nhất, thu hút thêm nhiều khách hàng, tăng tỷ lệ nhận hàng cho đơn hàng ship COD.

4.2 Chuẩn bị tốt các sản phẩm và dịch vụ kinh doanh

Từ bước nhận đơn hàng cho đến khi gói hàng ship COD đến tay người mua đều sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và chu đáo của shop của bạn. Hãy mang đến cho khách hàng những dịch vụ chăm sóc tốt nhất có thể. Cố gắng trả lời tin nhắn, điện thoại sớm nhất có thể để giải đáp và tư vấn cho khách biết và hiểu thêm về sản phẩm. Nhờ đó họ sẽ có xu hướng tin tưởng hơn, dễ quyết định đặt hàng hơn.

4.3 Đóng gói hàng hóa cẩn thận

Luôn luôn đảm bảo sản phẩm được đóng gói cẩn thận, không xảy ra hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Sau khi gửi hàng cho nhà vận chuyển, chủ shop nên theo dõi đơn hàng thường xuyên để tránh tình trạng mất hàng, tiến độ giao hàng chậm hoặc nếu xảy ra vấn đề tương tự, sẽ có thể giải quyết kịp thời để thúc đẩy tiến độ giao hàng đến khách hàng nhanh chóng nhất.

Đóng gói hàng hóa cẩn thận

4.4 Quản lý đơn hàng

Kiểm soát đơn hàng chặt chẽ, thông tin, địa chỉ giao hàng chính xác để shipper có thể nhanh chóng giao hàng đến tay khách.

Quản lý đơn hàng với Haravan

Với hệ thống Haravan Ship, các quy trình vận hành đơn hàng sẽ được đơn giản hóa giúp người bán tiết kiệm hơn 50% thời gian xử lý đơn giao hàng và hạn chế tối đa sai sót khi xử lý đơn hàng. Không chỉ quản lý đơn hàng, Haravan Ship còn giúp nhà bán hàng quản lý thông tin khách hàng và thông tin đơn hàng chi tiết, hỗ trợ tạo nhiều bộ lọc hữu ích giúp bạn dễ phân loại và tối ưu chiến lược marketing cho từng khách hàng.

Ngoài ra, còn rất nhiều ưu đãi đặc quyền khác từ các Đơn vị vận chuyển dành riêng cho khách hàng Haravan. Đăng ký Haravan Ship ngay để trải nghiệm các tính năng cùng những ưu đãi đặc quyền nhé.

Nhìn chung, Ship COD hiện vẫn là một hình thức giao hàng không thể thiếu trong lĩnh vực mua bán online nói riêng và chuỗi phân phối hàng hóa nước ta nói chung. Với những lợi ích mà nó mang lại sẽ giúp người bán hàng lẫn người mua dễ dàng hơn trong việc trao đổi hàng hóa và thanh toán cho đơn hàng. Cùng với sự hỗ trợ từ các giải pháp quản lý giao hàng và xử lý đơn hàng như Haravan Ship sẽ giúp người bán kiểm soát tốt hơn những nhược điểm của hình thức Ship COD và hạn chế các khó khăn, vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận.

>> Các bài viết cùng chủ đề:

• Các cách ship hàng cho khách khi kinh doanh online
• Hướng dẫn cách gửi hàng qua Viettel Post
• Cách xây dựng chính sách vận chuyển khi kinh doanh online