Phần mềm quản lý giao hàng là gì? 7 Lợi ích khi sử dụng

Với nhu cầu vận chuyển trên thị trường ngày càng tăng, các phần mềm quản lý giao hàng ra đời là giải pháp mang lại nhiều lợi ích bất ngờ. Không chỉ đẩy nhanh quá trình vận chuyển và mang lại hiệu quả công việc cao, sử dụng phần mềm còn tránh được rất nhiều sai sót trong quá trình tính toán. Cùng tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý giao hàng và ứng dụng cho doanh nghiệp của mình bạn nhé.

1. Phần mềm quản lý giao hàng là gì?

Trên thị trường kinh doanh hiện nay, để nâng cao uy tín thương hiệu và tạo dựng lòng tin của khách hàng doanh nghiệp không chỉ cần cải thiện chất lượng mà còn cần đẩy nhanh khâu vận chuyển. Sản phẩm được vận chuyển nhanh chóng và an toàn đến khách hàng giúp tăng lượng đánh giá tốt, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Tuy nhiên, có không ít các cửa hàng lớn hiện nay gặp khó khăn trong vấn đề kiểm soát lượng hàng hoá xuất nhập và quá trình giao hàng. Các phương pháp quản lý truyền thống tốn thời gian, dữ liệu không chính xác, tốn chi phí và không theo dõi được lịch sử giao dịch với khách. Hiểu được điều này, phần mềm quản lý giao hàng ra đời giúp các cửa hàng giải quyết triệt để mọi vấn đề còn tồn đọng trong quá trình quản lý vận chuyển.

Phần mềm quản lý giao hàng còn được gọi là phần mềm quản lý shipper. Đây là ứng dụng được rất nhiều chủ cửa hàng quy mô từ nhỏ đến lớn lựa chọn với công dụng theo dõi và quản lý công việc giao hàng.

Phần mềm quản lý giao hàng sẽ giúp chủ cửa hàng dễ dàng kết nối và cân nhắc lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp với nhu cầu. Ngoài ra, sử dụng ứng dụng quản lý giao hàng cũng giúp tối ưu chi phí tốt nhất và quản lý việc vận chuyển đơn hàng nhanh, chính xác hơn.Phần mềm quản lý giao hàng còn có thêm nhiều tính năng thông minh như quản lý người dùng, quản lý danh mục giao hàng, nhận hàng, quản lý đơn hàng, tạo số hoá đơn… Điều này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng hơn trong khâu vận hành kinh doanh và mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

2. Các vấn đề của doanh nghiệp trong việc quản lý giao hàng

Quản lý giao hàng có vai trò quan trọng giúp hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn. Hàng đến tay khách hàng sớm và an toàn sẽ tăng tỷ lệ khách hàng hài lòng, đánh giá tốt về sản phẩm. Tuy nhiên, phương pháp quản lý giao hàng thủ công hiện nay đang gặp phải nhiều vấn đề khó khăn phải kể đến như:

2.1. Không nắm bắt được tiến độ làm việc của nhân viên giao hàng

Các cửa hàng thường sẽ có đội ngũ nhân viên giao hàng riêng để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng ngày. Ngoài đội shipper ruột, những cửa hàng lớn sẽ sử dụng thêm nhân viên giao hàng của các ứng dụng giao hàng phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, điều này dẫn đến chủ cửa hàng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát tiến độ làm việc của từng nhân viên giao hàng.

Tình trạng không nắm bắt được tiến độ của nhân viên giao hàng sẽ dẫn đến nhiều hệ quả như nghiệm vụ giao hàng không phân chia hợp lý, nhân viên làm việc không hiệu quả hoặc có gian lận trong khi làm việc.

2.2. Không quản lý được trạng thái hàng đã giao

Khác với việc sử dụng phần mềm quản lý giao hàng, phương pháp thủ công sẽ không quản lý được trạng thái hàng đã giao. Với những cửa hàng có số lượng đơn hàng mỗi ngày lớn thì rất khó khăn để quản lý được hết tình trạng các đơn hàng như thế nào vì có nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau.

Vì vậy, đa số các cửa hàng đều gặp tình trạng đơn hàng chưa giao, đã giao lẫn lộn do không được phân loại chính xác. Điều này sẽ làm cho nhân viên gặp khó khăn khi kiểm soát đơn hàng và khiến khách hàng không thoải mái.

Khó quản lý trạng thái đơn hàng

2.3. Khó thay đổi linh hoạt thông tin khách hàng theo nhu cầu

Một trong những vấn đề thường thấy của những cửa hàng không sử dụng phần mềm quản lý giao hàng là khó thay đổi thông tin khách hàng khi khách có nhu cầu. Rất nhiều trường hợp khách hàng muốn thay đổi địa chỉ do đặt nhầm địa chỉ trong khi hàng đang trong thời gian vận chuyển. Doanh nghiệp sẽ khó có thể cập nhật lại thông tin khách hàng dẫn đến gây phiền hà cho cả khách hàng và bên vận chuyển.

2.4. Tốn nhiều chi phí cho bên giao hàng thứ ba

Hiện nay có khá nhiều công ty bán sản phẩm nhưng không có đội ngũ giao hàng riêng mà cần thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài. Chính vì vậy, ngành vận chuyển hiện nay phát triển rất mạnh mẽ phủ sóng trên cả nước. Khi công ty, cửa hàng hợp tác với những đơn vị này thì hàng hoá sẽ được vận chuyển dễ dàng hơn rất nhiều.

Điều này cũng là một điểm cộng giúp tiết kiệm chi phí nhân công và giúp đơn hàng vận chuyển suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, với những doanh nghiệp nhỏ thì việc sử dụng đơn vị vận chuyển thứ ba sẽ gây tốn kém khá nhiều chi phí cũng như một số phụ phí đi kèm. Ngoài ra, việc kiểm soát thông tin đơn hàng như khách hàng hoàn hàng, đền bù sẽ làm mất nhiều thời gian.

2.5. Chất lượng sản phẩm bị ảnh hưởng trong quá trình vận chuyển

Trong khi vận chuyển, có nhiều trường hợp hàng hoá do không đóng gói kỹ hay vận chuyển không đúng cách dẫn đến hư hỏng, méo mó. Đây là khó khăn mà hầu hết các cửa hàng, doanh nghiệp đều phải trải qua. Điều này dẫn đến tổn thất chi phí cho cửa hàng và khiến khách hàng không hài lòng do không nhận được sản phẩm như ý.

Vận chuyển lâu có thể ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá

Xem chi tiết 10 vấn đề thường gặp trong vận chuyển hàng hóa và giải pháp: TẠI ĐÂY.

3. Tổng hợp các phần mềm quản lý giao hàng tại thị trường

Thị trường hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý shipper với giá thành và chất lượng khác nhau. Một số phần mềm được lựa chọn nhiều nhất hiện nay phải kể đến như:

3.1 Phần mềm quản lý đơn hàng Haravan

Phần mềm quản lý đơn hàng đa kênh Harvan là một trong những lựa chọn hoàn hảo giúp các doanh nghiệp kinh doanh dễ dàng, tăng trưởng hiệu quả. Haravan là giải pháp không chỉ giúp tối ưu quy trình vận chuyển mà còn giảm thiểu sai sót trong xử lý đơn hàng, tiết kiệm thời gian, chi phí nhân sự và tránh tình trạng hàng tồn kho hay thiếu hụt hàng hoá.

Phần mềm quản lý bán hàng Haravan tự tin sẽ giúp bạn tối ưu quá trình bán hàng và thúc đẩy doanh thu một cách hiệu quả. Tất cả các đơn phát sinh trên mọi kênh như website, mạng xã hội, sàn thương mại điện tử hay cửa hàng đều được đồng bộ giúp bạn quản lý đơn hàng dễ dàng, vận chuyển nhanh chóng .

Ngoài ra, Haravan kết nối với hơn 15 nhà vận chuyển phổ biến nhất trên thị trường hiện nay. Nhờ đó mà bạn sẽ có thêm nhiều lựa chọn nhà vận chuyển sao cho phù hợp nhất với khu vực và mặt hàng bạn đang bán. Hệ thống Haravan cho phép người dùng xử lý những đơn hoàn, đơn hủy hay lỗi và cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh chóng. Bạn có thể xuất dữ liệu đơn hàng theo các bộ lọc riêng để phục vụ cho công việc kinh doanh của mình.

Phần mềm quản lý giao hàng Haravan được ưa chuộng hiện nay

Trải nghiệm Haravan Ship 14 ngày ngay tại đây!

3.2 Phần mềm quản lý giao hàng Mona Logistics

Phần mềm quản lý Mona Logistics ngoài quản lý vận chuyển hàng hoá còn kiêm quản lý quy trình xuất nhập hàng. Phần mềm này có thể xây dựng trên nhiều nền tảng như web, app điện thoại, Desktop để tạo sự tiện lợi nhất cho khách hàng.

3.3 Phần mềm quản lý giao hàng vận tải quốc tế FMS

FMS là phần mềm được nhiều công ty, doanh nghiệp vận tải trên toàn quốc sử dụng. Chức năng chủ yếu của phần mềm này là giao nhận hàng, phân tích dữ liệu, quản lý lịch trình vận chuyển và các nghiệp vụ khác liên quan đến vận tải.

4. 7 lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý giao hàng Haravan

Phần mềm quản lý giao hàng Haravan là lựa chọn tối ưu cho mọi doanh nghiệp giúp tăng hiệu quả kinh doanh. Những lợi ích phải kể đến khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm này như sau:

4.1. Dễ dàng kiểm soát quá trình vận chuyển

Sử dụng phần mềm quản lý vận chuyển giúp doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ quá trình vận chuyển cho khách hàng từ thời điểm bắt đầu cho đến khi giao hàng thành công. Chủ cửa hàng sẽ thông qua dữ liệu trên phần mềm để theo dõi quá trình vận chuyển và có hướng xử lý kịp thời trong trường hợp đơn hàng có vấn đề.

Ngoài ra, việc kiểm soát được quá trình vận chuyển cũng giúp công đoạn vận chuyển hàng hoá được diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Các tính năng trong phần mềm quản lý đơn hàng còn giúp cửa hàng cải thiện, đơn giản hoá việc tiếp nhận thông tin khách hàng, đơn hàng, thông tin nhân viên giao hàng một cách chặt chẽ nhất.

4.2. Kiểm soát được thời gian vận chuyển hàng hóa

Thời gian vận chuyển hàng hóa được kiểm soát khi cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng. Nhờ những tính năng tích hợp trên phần mềm giúp chủ cửa hàng có thể theo dõi xe vận chuyển, hướng vận chuyển… đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra đúng tiến độ, tránh những trục trặc trên đường vận chuyển.

Ngoài ra, việc kiểm soát thời gian vận chuyển cũng giúp cửa hàng tiết kiệm được thời gian giao hàng và tối ưu hoá tốc độ vận chuyển đồng thời tiết kiệm thời gian cho nhiều bộ phận liên quan khác.

Kiểm soát được thời gian vận chuyển hàng hoá

4.3. Giảm thiểu tối đa chi phí

Nếu sử dụng phần mềm quản lý giao hàng, tất cả các quá trình sẽ được tự động hoà hoàn toàn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí như chi phí nhân công hay những chi phí phát sinh khi giao hàng chậm, hàng bị vỡ.

Ngoài ra, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý thông minh, các đơn hàng được hoàn thành nhanh gọn góp phần không nhỏ vào việc giảm thiểu chi phí vận tải, tăng doanh thu của cửa hàng.

4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Phần mềm quản lý giao hàng có nhiều tính năng thông minh như giám sát tài xế, định sẽ hàng, theo dõi lộ trình vận chuyển. Điều này giúp người quản lý kiểm soát nhanh mọi hoạt động đang diễn ra trong quá trình vận chuyển. Nhờ vậy, hàng hoá sẽ được giao đúng thời gian và địa chỉ, hạn chế tối đa tình trạng hư hỏng.

Việc sử dụng phần mềm giao hàng giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên giao hàng, kế toán, bán hàng, chăm sóc khách hàng. Đồng thời điều này cũng làm tăng sự hài lòng của khách hàng, nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp.

4.5. Tăng độ uy tín với khách hàng

Sử dụng phần mềm giao hàng giúp mọi hoạt động vận chuyển diễn ra nhanh gọn, chính xác nhất. Tất cả các thông tin về hàng hoá, vận chuyển, tiến trình giao hàng đều được không khai đầy đủ. Điều này giúp doanh nghiệp dễ quản lý và khách hàng cũng sẽ cập nhật được thông tin đơn hàng dễ dàng hơn.

Vì vậy, phần mềm giao hàng chính là cách mà doanh nghiệp sử dụng để tăng độ uy tín với khách hàng và tăng tỷ lệ khách hàng quay lại lần sau. Qua những đánh giá tích cực của khách hàng, hình ảnh doanh nghiệp cũng được nhiều người biết đến từ đó tăng doanh thu, hiệu quả kinh doanh.

Tăng độ uy tín với khách hàng

4.6. Hạn chế sai sót

Phần mềm quản lý giao hàng giúp hỗ trợ người quản lý dễ dàng hơn trong khâu theo dõi, kiểm soát quy trình vận chuyển. Các hoạt động liên quan đến vận chuyển đều được cập nhật đầy đủ trên phần mềm một cách chính xác nhất. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế được những sai sót có thể xảy ra.

4.7. Tiết kiệm nhân lực

Phần mềm quản lý thông minh giúp mọi quá trình liên quan đến giao hàng đều được thực hiện tự động. Điều này giúp doanh nghiệp cắt giảm được một số thủ tục không cần thiết đồng thời giảm số lượng nhân công đáng kể. Nhờ vậy, chi phí thuê nhân công sẽ được tiết kiệm và góp phần giảm tối đa chi phí vận hành doanh nghiệp.

5. Kết luận

Sử dụng phần mềm quản lý giao hàng là cách tốt nhất giúp quá trình vận chuyển hàng hoá của cửa hàng, doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hy vọng những thông tin trong bài viết trên sẽ giúp bạn biết thêm thông tin và những lợi ích mà phần mềm quản lý này mang lại cho doanh nghiệp.

-----------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!