10 vấn đề thường gặp trong việc vận chuyển hàng hóa và giải pháp

Vận chuyển luôn là một trong những bài toán khó cho doanh nghiệp: Hàng hóa hư hỏng, thời gian vận chuyển, các chi phí ẩn,... Đưa sản phẩm đến tay khách hàng là một quá trình phức tạp và khó kiểm soát. Là chủ doanh nghiệp, bạn không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn phải nâng cao chất lượng dịch vụ, nhất là trong khâu vận chuyển.

Để giải quyết được vấn đề này một cách nhanh chóng, đội ngũ Haravan đã tập hợp 10 vấn đề doanh nghiệp hay gặp phải liên quan đến việc vận chuyển và cách để giải quyết chúng.

1. Các vấn đề vận chuyển khó khăn do dịch bệnh, vấn đề xã hội

COVID-19 đã ảnh hưởng đến hầu hết mọi ngành trên toàn cầu và thương mại điện tử cũng không là ngoại lệ, đặc biệt là về vấn đề vận chuyển. Các doanh nghiệp ở khắp mọi nơi đang phải đối mặt với các vấn đề vận chuyển do COVID-19 và cụm từ “kẹt biên” đang trở nên quen thuộc hơn bao giờ hết.

Một số shop đã tạm thời thay đổi chính sách và dịch vụ vận chuyển, các quy định khác nhau tại mỗi tỉnh thành dẫn đến việc các nhà vận chuyển tạm ngưng hoạt động giao hàng ở một số tuyến nhất định. Điều này dẫn đến các vấn đề về thời gian cũng như khả năng giao hàng.

Một vấn đề không thể tránh khỏi chính là chậm trễ trong việc vận chuyển hoặc phải hủy đơn do không thể giao hàng

Doanh nghiệp có thể thực hiện một số cách để đảm bảo khách hàng không than phiền về chất lượng dịch vụ, ổn định tình hình kinh doanh và thu hút thêm khách hàng.

Chủ động cho khách hàng biết về sự chậm trễ: Bạn có thể thông báo với khách hàng tại nhiều kênh truyền thông cũng như hiển thị thông tin ở vị trí cố định của bài viết, website hoặc chatbot. Bạn nên giải thích lý do về sự chậm trễ này để khách hàng thông cảm cho tình hình chung của mọi doanh nghiệp.

Lam Thảo Cosmetics thông báo về thời gian giao hàng

Bổ sung các phương thức giao hàng khác: Bạn có thể tham khảo các dịch vụ giao hàng tức thời để vận chuyển cho khách hàng nội quận.

Lưu ý: Các đơn vị vận chuyển tức thì hiện tạm ngưng hoạt động tại TP Thủ Đức và các quận, huyện: 8, 12, Gò vấp, Bình Tân, Bình Thạnh, Bình Chánh, Hóc Môn và chỉ nhận giao các mặt hàng thiết yếu.

Không giao hàng được tại một số khu vực

Các nhà vận chuyển vẫn đang cập nhật danh sách những khu vực tạm ngưng vì dịch. Điều này dẫn đến sự khó khăn khi giao hàng cho khách. Một cách khắc phục vấn đề này là linh hoạt sử dụng dịch vụ của nhiều nhà vận chuyển khác nhau để đáp ứng đơn đặt hàng của khách.

Haravan kết nối với hơn 10 nhà vận chuyển phổ biến nhất, giúp bạn nhanh chóng tìm được đơn vị giao hàng phù hợp. Kết nối với nhiều nhà vận chuyển sẽ giúp bạn có thêm sự lựa chọn khi giao hàng và giảm tối đa tình trạng hủy đơn do không thể vận chuyển. Chủ shop có thể lựa chọn đẩy đơn qua nhiều nhà vận chuyển khác nhau và vẫn xử lý, theo dõi đơn hàng tập trung tại 1 hệ thống.

Xem thêm: Cập nhật tình hình hoạt động vận chuyển ngày 23/8 - Shipper ngừng giao hàng ở 8 quận, huyện TP.HCM

VnPost giao hàng xuyên suốt mùa dịch, đẩy đơn trên Haravan ngay

2. Kết hợp với các hình thức thanh toán online, gia tăng an toàn mùa dịch

3. Làm thế nào để đóng gói sản phẩm một cách an toàn nhất cho quá trình vận chuyển?

Đối với một số doanh nghiệp, việc vận chuyển hàng hóa tiêu chuẩn là không thể. Nếu sản phẩm của bạn có kích thước quá lớn hoặc có trọng lượng quá nặng không phù hợp với vận chuyển tiêu chuẩn, bạn cần phải lựa chọn những phương thức khác để vận chuyển sản phẩm của mình.

Giải pháp

Các yêu cầu về đóng gói để vận chuyển hàng hóa đường thủy, hàng không rất khác so với các hướng dẫn tiêu chuẩn về chuyển phát bưu kiện và thư. Bạn nên kiểm tra với đơn vị vận chuyển mà mình đã lựa chọn để tìm hiểu về những tiêu chuẩn riêng mà đơn vị vận chuyển đã đặt ra ra và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và nguyên vẹn:

• Lựa chọn chất liệu đóng gói phù hợp. Chất liệu để đóng gói hàng hóa của mình nên được làm từ gỗ hoặc nhựa và phải đủ cứng cáp để chịu áp lực nâng lên, hạ xuống trong suốt quá trình vận chuyển.

• Chọn những loại bao bì có độ bền cao. Các hộp vận chuyển sản phẩm phải đủ chắc chắn để chịu được trọng lượng của toàn bộ các gói hàng được xếp chồng lên nhau. Nên sử dụng các thùng carton, niêm phong an toàn và dùng vật liệu chống sốc như bọc bong bóng để lấp đầy tất cả chỗ trống để tránh hư hỏng sản phẩm.

4. Chi phí vận chuyển - Bài toán khó cho mọi doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp kinh doanh online, việc cân bằng giữa phí ship và vận chuyển là điều cần thiết. Trong khi tiền vận chuyển quá cao là một trong những lý do khiến khách hàng không hoàn tất đặt đơn thì bạn cũng cần kiểm soát chi phí bỏ ra cho các chương trình “freeship”, “giảm giá vận chuyển” của mình, đừng để chiến lược phí vận chuyển ảnh hưởng quá nhiều đến lợi nhuận của bạn.

Những cách dưới đây có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển, vẫn giữ mức lợi nhuận cao mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ:

Cung cấp dịch vụ giao hàng đồng giá: Giao hàng đồng giá giúp khách hàng biết rõ phí ship trước khi đặt hàng. Kết hợp với các chiến lược về phí vận chuyển khác, chính sách giao hàng đồng giá có thể là đòn bẩy giúp bạn khuyến khích khách bỏ nhiều sản phẩm hơn vào giỏ hàng. Cách tính giá vận chuyển hợp lý nhất là ước tính chi phí giao hàng trung bình của bạn, từ đó lựa chọn ra một mức đồng giá hợp lý.

Thegioiskinfood - Cung cấp chính sách giao hàng đồng giá

Sử dụng bảng giá ưu đãi từ các nhà vận chuyển: Áp dụng bảng giá ưu đãi sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và cung cấp mức giá cho khách hàng tốt hơn. Haravan giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 30% - 50% chi phí vận chuyển so với đặt trực tiếp qua App, miễn phí các dịch vụ đi kèm khác,...

Chủ shop có thể tham khảo các bảng giá ưu đãi trên Haravan tại đây.

Ưu tiên lựa chọn đường bộ hơn so với đường hàng không: Thông thường, thời gian giao hàng dự kiến giữa đường hàng không và đường bộ cách biệt không quá lâu (từ 1-2 ngày) nhưng phí vận chuyển lại chênh nhau khá cao. Vì thế, Tùy vào tuyến giao hàng (nội tỉnh, nội vùng, liên vùng,...) và giá trị đơn hàng mà chúng ta có thể ưu tiên đường bộ hơn để giảm trở ngại phí ship cho khách hàng.

6. Qua nhiều bước trung gian khi nói chuyện với nhà vận chuyển

Giao tiếp là chìa khóa cốt lõi trong kinh doanh, đặc biệt là khi hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ cho bạn. Việc tiếp cận với các nhà vận chuyển tốn khá nhiều thời gian, qua nhiều bước trung gian và bạn không biết được khi nào thì mình được hồi đáp.

Haravan kết nối đơn vị vận chuyển với chủ shop để bạn có thể trao đổi một cách dễ dàng hơn, được hỗ trợ về bảng giá ưu đãi dành riêng cho khách hàng Haravan. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể làm việc trực tiếp với nhà vận chuyển để cải thiện hoặc gia tăng chất lượng dịch vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng mà không phải qua khâu trung gian phức tạp.

7. Làm thế nào để thay thế những đơn hàng bị thất lạc và bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển?

Có một số vấn đề sẽ xảy ra ngoài tầm kiểm soát của bạn trong quá trình vận chuyển, có thể là đơn hàng của bạn sẽ bị thất lạc trên đường đi hoặc bị hư hỏng/ méo mó khi đến tay khách hàng

Khi trường hợp này xảy ra có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn nhưng vẫn có cách để cải thiện tình trạng này. Việc hư hỏng hoặc thất lạc hàng hóa là một trường hợp tệ nhất có thể xảy ra với bạn, vì thế bạn cần phải chuẩn bị để xử lý chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Giải pháp

Bảo hiểm hàng hóa, hay còn gọi là khai báo giá trị hàng hóa, là một dịch vụ của nhà vận chuyển dành cho chủ shop. Bảo hiểm hàng hóa giúp đảm bảo quyền lợi - được bồi thường cước phí khi hàng hóa bị thất lạc, mất mát trong quá trình vận chuyển gây ra bởi lỗi của nhà vận chuyển.

Cách sử dụng dịch vụ khai báo giá trị hàng hóa

Trong trang xử lý đơn hàng của Haravan, shop nhấn chọn ô "Bảo hiểm hàng hóa". Giá trị bảo hiểm mặc định khi đánh dấu chọn sẽ bằng với giá bán của sản phẩm. Bạn có thể thay đổi giá trị bảo hiểm này cho phù hợp. Nhiều nhà vận chuyển đã và đang có dịch vụ hỗ trợ bảo hiểm hàng hóa như: GHN, Viettel Post, DHL,...

8. Vấn đề liên quan tới các đơn đặt hàng và xử lý tồn kho

Khi hầu hết tất cả những doanh nghiệp đều muốn trở thành những kỳ lân trong ngành với những câu chuyện phát triển vượt bậc chỉ sau một thời gian ngắn thì việc có thể bán được nhiều đơn hàng hơn so với dự tính có thể là một thuận lợi cũng như là khó khăn mà bạn phải đối mặt. Vì khi có nhiều đơn hàng sẽ có những khó khăn đi kèm liên quan tới việc hết sản phẩm và không còn tồn kho, bạn sẽ khiến khách hàng chờ đợi lâu hơn để nhận được sản phẩm.

Giải pháp

Hãy nhìn lại doanh số bán hàng trong năm qua và kiểm tra theo những câu hỏi sau:

• Những tháng nào có doanh số tăng chậm nhất?

• Những tháng nào có doanh số cao nhất?

• Trong những ngày đặc biệt như Black Friday, Lễ Tình nhân, Ngày của Mẹ, v.v., có sự gia tăng trong lượng đơn đặt hàng không?

• Lượng đơn hàng có tăng khi có khuyến mãi, chiến dịch quảng cáo không?

• Người mua sắm có hào hứng với việc phát hành sản phẩm mới không?

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp biết thời gian nào trong năm Website bạn có nhiều lưu lượng truy cập nhất. Khi đó, bạn có thể tính toán được thời điểm cũng như loại sản phẩm tồn kho hợp lý của doanh nghiệp.

Haravan có thể giúp chủ shop khắc phục vấn đề về tồn kho cũng như tránh việc bị khách phàn nàn khi đặt phải những sản phẩm hết hàng. Trên website của Haravan, sản phẩm sẽ được đồng bộ với hệ thống và khi sản phẩm đó có số lượng bằng 0 thì trên website sản phẩm sẽ được hiện dòng chữ ‘Hết hàng’ hoặc "Sắp có hàng".

Bitis kết hợp cùng Haravan trong dự án Website bán nông sản

9. Làm thế nào để định giá và xử lý hàng bị gửi trả?

Tìm hiểu và theo dõi việc chuyển phát hoàn là một việc đơn giản nhưng lại rất quan trọng trong các chiến lược vận chuyển. Nếu như việc vận chuyển sản phẩm đến khách hàng sẽ tốn một phần chi phí thì việc hoàn trả sản phẩm đó cũng vậy.

Giải pháp

Đối với một số doanh nghiệp, lựa chọn tối ưu nhất đó chính là cả hai đều chịu một phần chi phí hoàn trả. Lựa chọn này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm ngân sách và tỷ suất lợi nhuận, bối cảnh cạnh tranh, năng lực của công ty của bạn và hơn thế nữa.

Bạn có thể đính kèm một hướng dẫn chi tiết về việc người mua hàng có thể thực hiện việc hoàn trả sản phẩm như thế nào. Ví dụ, khách hàng có thể điền thông tin vào hoàn trả sản phẩm trên website hoặc email trực tiếp cho bộ phận chăm sóc khách hàng của bạn.

10. Làm thế nào để tính chi phí vận chuyển phù hợp vào những thời điểm cao điểm trong năm?

Mùa mua sắm hàng năm có thể là một điểm lợi và một khó khăn đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử. Nói cách khác bạn có thể bán được nhiều đơn hàng hơn vào thời điểm này của năm, tuy nhiên bạn vẫn sẽ phải đối mặt với những vấn đề liên quan đến vận chuyển và vận hành doanh nghiệp.

Việc vận chuyển sản phẩm tới khách hàng đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể là một vấn đề lớn vào những thời điểm cao điểm trong năm. Nhà vận chuyển thường sẽ thay đổi chi phí và thời gian vận chuyển để phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Bạn có thể sẽ trả nhiều chi phí hơn cho mỗi lần vận chuyển và khách hàng sẽ phải đợi lâu hơn để nhận được chúng.

Giải pháp

Khi các vấn đề liên quan tới nhà vận chuyển không nằm trong tầm kiểm soát của bạn thì có một số thứ bạn có thể chủ động thay đổi để phù hợp hơn đối với mùa lễ hội:

• Tích trữ đầy đủ các các vật tư vận chuyển. Mặc dù nhiều nhà cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ đóng gói miễn phí, nhưng bạn cần đảm bảo rằng mình đã yêu cầu đầy đủ vật liệu đóng gói cho các đơn hàng của bạn. Nếu bạn chậm trễ, bạn có nguy cơ phải giao hàng chậm hơn hoặc tệ hơn là hết vật liệu đóng gói do nhu cầu tăng cao.

• Điều chỉnh chính sách vận chuyển của bạn nếu cần thiết. Mùa lễ hội là thời gian đặc biệt của năm vì thế việc điều chỉnh những chính sách vận chuyển cho phù hợp hơn là điều vô cùng cần thiết, nó có thể liên quan tới việc điều chỉnh vận chuyển miễn phí thành tính phí trong thời gian cao điểm này. Cho dù điều chỉnh bất cứ điều khoản nào thì việc đưa ra những chính sách rõ ràng và cụ thể là việc nên làm

• Sử dụng bảng giá ưu đãi của các nhà vận chuyển dành cho khách hàng Haravan: Trở thành khách hàng của Haravan, bạn sẽ được đăng ký áp dụng mức giá ưu đãi đặc biệt, không tăng trong mùa cao điểm. Điều này không chỉ góp phần giúp chiến lược chi phí vận chuyển của shop tốt hơn mà còn đảm bảo chất lượng dịch vụ ổn định cho khách hàng bất kể mọi thời điểm trong năm.

Việc vận chuyển hàng hóa chưa bao giờ là điều dễ dàng nhưng với một số gợi ý giải pháp ở trên đội ngũ Haravan hi vọng có thể giúp ích được cho bạn bạn trong vấn đề này. Nếu như bạn có bất cứ thắc mắc nào hãy cho chúng tôi biết ở bên dưới phần bình luận, chúng tôi sẽ liên hệ và giải đáp cho bạn sớm nhất có thể.

Nguồn: Shopify

--------------

Hơn 50.000 người kinh doanh đang sử dụng Haravan Ship

Haravan Ship giúp bạn tiết kiệm đến 50% chi phí giao nhận và X2 hiệu suất làm việc của nhân viên vận hành, với hệ thống quản lý đơn hàng tập trung, tích hợp sẵn 10 nhà vận chuyển phổ biến nhất.