Để sản phẩm tới được tay của khách hàng là một quá trình phức tạp và có rất nhiều vấn đề sẽ xảy ra khi vận chuyển hàng hóa từ thất lạc đến hư hỏng hàng hóa,...Ngay cả trước khi bạn gửi hàng đi bạn phải trải qua quá trình chuẩn bị giấy tờ, tìm hiểu quá trình vận chuyển, thuế,... và khi hàng đến tay khách đột nhiên xuất hiện ti tỉ thứ chi phí mà bạn không biết.

Tuy nhiên may mắn là mọi vấn đề đều có cách giải quyết tốt nhất cho cả bạn và khách hàng. Bởi vì sau tất cả, với tư cách là chủ doanh nghiệp bạn không chỉ bán sản phẩm là xong bạn còn phải đảm bảo được khách hàng nhận được sản phẩm chính xác và nhanh chóng nhất.

Để giải quyết được vấn đề này một cách nhanh chóng, đội ngũ Haravan đã tập hợp 10 vấn đề doanh nghiệp hay gặp phải liên quan đến việc vận chuyển và cách để giải quyết chúng.

1. Làm cách nào để xử lý các vấn đề vận chuyển do COVID-19?

COVID-19 đã ảnh hưởng đến hầu hết mọi ngành trên toàn cầu và thương mại điện tử cũng không là ngoại lệ đặc biệt là về vấn đề vận chuyển. Các doanh nghiệp ở khắp mọi nơi đang phải đối mặt với các vấn đề vận chuyển do COVID-19 và cụm từ “kẹt biên” đang trở nên quen thuộc hơn bao giờ hết.

Một số hãng đã tạm thời thay đổi chính sách và dịch vụ vận chuyển, các chuyến bay bị hủy bất ngờ, các quy định của chính phủ thay đổi trong chớp mắt, và các công ty đang đối mặt với thực tế khó khăn là sa thải và thiếu nhân viên. Một nhân viên dương tính với covid có thể khiến toàn thể công ty dừng hoạt động. Tại Mỹ, các thương gia có thể phải đối mặt với các vấn đề vận chuyển từ Trung Quốc do căng thẳng gia tăng và sự không chắc chắn trong hiệp định thương mại giữa hai nước.

Một sự thật hiển nhiên sẽ phải xảy ra đó chính là chậm trễ trong việc vận chuyển.

Giải pháp

Tất nhiên là chúng ta không thể nhấn nút ‘Tạm dừng’ cho dịch bệnh và quay trở lại kinh doanh như bình thường, tuy nhiên có một số việc bạn có thể làm để cải thiện tình hình

  • Chủ động cho khách hàng biết về sự chậm trễ. Đặt banner trên website của bạn, đăng những thông báo trên kênh social media hoặc gửi email cho khách hàng để họ biết rằng họ sẽ nhận hàng trễ hơn so với dự tính. Bạn cũng có thể đặt một thông báo ở trang thanh toán để khách hàng biết được sự chậm trễ này 

  • Tìm hiểu hệ thống fulfillment. Bạn có thể cung cấp cho khách hàng lựa chọn nhận hàng tại điểm bán gần nhất để khách hàng nhận được sản phẩm nhanh nhất có thể.

2. Làm thế nào để vận chuyển hàng hóa quốc tế?

Mặc dù bạn định vị thương hiệu của bạn là một thương hiệu bán hàng nội địa nhưng vẫn có nhiều khả năng bạn sẽ phải gửi hàng của bạn ra nước ngoài.

Việc vận chuyển qua nước ngoài là một việc tương đối khó khăn bởi khi bạn vận chuyển hàng hóa quốc tế có một số vấn đề xảy ra liên quan tới thuế và nghĩa vụ, có thể khiến bạn từ bỏ ý định kinh doanh ra quốc tế.

Giải pháp

Mặc dù vận chuyển hàng hóa quốc tế là tương đối phức tạp tuy nhiên vẫn có một số cách bạn có thể tham khảo.

Chi phí vận chuyển quốc tế phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố bao gồm kích thước hàng hóa, khối lượng hàng hóa, nơi gửi, điểm đến và bảo hiểm hàng hóa. Đa số những đơn vị vận chuyển đã có bảng giá chi tiết về chi phí bạn sẽ phải trả khi vận chuyển quốc tế.

Thuế và nghĩa vụ ở mỗi quốc gia là khác nhau phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm giá trị hàng hóa, nước sở tại, cam kết thương mại và mục đích sử dụng hàng hóa. Khách hàng của bạn sẽ phải trả những chi phí này khi sản phẩm được gửi tới họ và bạn nên đảm bảo là họ biết được những chi phí phát sinh có thể được cộng thêm vào sản phẩm. Để tránh những bất ngờ không đáng có bạn nên bao gồm những điều khoản về chi phí phát sinh trong các chính sách của bạn.

Và một điều nữa bạn nên nhớ là khi vận chuyển quốc tế bạn sẽ phải điền các tờ khai nhập khẩu hàng hóa một cách chính xác để đảm bảo không có sự chậm trễ không cần thiết nào cho khách hàng của bạn.

3. Làm thế nào để đóng gói sản phẩm một cách an toàn nhất cho quá trình vận chuyển? 

freight shipping

Đối với một số doanh nghiệp việc vận chuyển hàng hóa tiêu chuẩn là không thể. Nếu sản phẩm của bạn có kích thước quá lớn hoặc có trọng lượng quá nặng không phù hợp với vận chuyển tiêu chuẩn bạn cần phải lựa chọn những phương thức khác để vận chuyển sản phẩm của mình. 

Tìm hiểu về các công ty vận tải vận chuyển qua đường thủy, hàng không,... là một việc cần làm, tuy nhiên nó cũng đi kèm với những vấn đề phức tạp tiềm ẩn và những thách thức riêng mà bạn cần xem xét để vận chuyển sản phẩm của mình một cách an toàn. Việc vận chuyển hàng hóa đòi hỏi bạn phải tuân theo các nguyên tắc đóng gói cụ thể nếu không có thể dẫn đến hư hỏng sản phẩm và lỡ chuyến hàng.

Giải pháp

Các yêu cầu về đóng gói để vận chuyển hàng hóa đường thủy, hàng không rất khác so với các hướng dẫn tiêu chuẩn về chuyển phát bưu kiện và thư. Bạn nên kiểm tra với đơn vị vận chuyển mà mình đã lựa chọn để tìm hiểu về những tiêu chuẩn riêng mà đơn vị vận chuyển đã đặt ra ra để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng và nguyên vẹn:

  • Lựa chọn chất liệu đóng gói phù hợp. Chất liệu mà bạn lựa chọn để đóng gói hàng hóa của mình nên được làm từ gỗ hoặc nhựa và phải đủ cứng cáp để chịu áp lực nâng lên và hạ xuống trong suốt quá trình vận chuyển. 

  • Chọn những loại bao bì có độ bền cao. Các hộp bạn vận chuyển sản phẩm của mình phải đủ chắc chắn để chịu được trọng lượng của toàn bộ các gói hàng được xếp chồng lên nhau. Chỉ sử dụng các thùng carton mới đã được niêm phong an toàn và chứa đầy các vật liệu chống sốc như bọc bong bóng để lấp đầy tất cả chỗ trống và ngăn chặn sự đổ vỡ.

4. Làm thế nào để giảm chi phí vận chuyển một cách tối đa?

Là một chủ doanh nghiệp việc quan trọng nhất cần làm là đảm bảo được chi phí thấp nhất có thể đặc biệt là trong vấn đề vận chuyển. Nếu bạn có không nghiên cứu về những cách bạn có thể làm để giảm tải được chi phí vận chuyển thì chi phí này có thể vượt xa hơn so với ngân sách của bạn. Nó sẽ ảnh hưởng tới lợi nhuận của bạn hoặc khách hàng của bạn sẽ chịu khoản chi phí này và tất nhiên là khách hàng sẽ không hài lòng khi phải bỏ quá nhiều tiền cho phí vận chuyển 

Giải pháp

Có một số cách bạn có thể cân nhắc để giữ cho chi phí thấp nhất và lợi nhuận cao nhất mà không ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ, đội ngũ Haravan đã có một bài viết chi tiết về vấn đề này bạn có thể tham khảo thêm tại đây.

5. Làm thế nào để chọn chi phí vận chuyển phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Image of a woman picking out a product from a shelf to ship to a customer from her store

Bạn có vận chuyển những sản phẩm của mình thông qua các nhà vận chuyển không? Việc quyết định chi phí vận chuyển phù hợp nhất với cửa hàng của bạn là một việc làm cần thiết để cân bằng được ngân sách và sự hài lòng khách hàng. 

Giải pháp

Sử dụng các nhà vận chuyển nghĩa là bạn phải chỉ chịu trách nhiệm quá trình vận chuyển từ việc tồn kho, đóng gói sản phẩm và gửi sản phẩm cho nhà vận chuyển sau đó toàn bộ chi phí sẽ được quyết định bởi nhà vận chuyển. Hiện Haravan đã có kết nối với 8 nhà vận chuyển phổ biến nhất giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp với mình.

6. Làm thế nào để thương lượng với các nhà cung cấp và các đơn vị vận chuyển?

Giao tiếp chính là chìa khóa của tất cả mọi việc đặc biệt khi nói đến việc thương lượng với những người chịu trách nhiệm trực tiếp cho việc vận chuyển sản phẩm của bạn. Bạn có thể thấy khá khó khăn khi liên hệ với các nhà cung cấp và các đơn vị vận chuyển tuy nhiên đây là một việc vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn và đảm bảo là mọi thứ đang hoạt động đúng kế hoạch 

Nếu như bạn quá lo lắng hãy nên nhớ là các nhà vận chuyển cũng đang rất bận rộn với các kế hoạch của họ, họ cũng đang là một doanh nghiệp giống như bạn. Họ sẵn sàng thảo luận với bạn những vấn đề mà bạn cần biết, vì thế đừng ngại liên hệ với họ.

Giải pháp

Nếu như bạn đang thắc mắc không biết phải gửi cho họ những email như thế nào thậm chí là làm thế nào để tìm ra những nhà cung cấp phù hợp thì hệ thống Haravan đã có kết nối sẵn với 8 nhà vận chuyển phổ biến nhất nếu như bạn cần tư vấn ăn hãy điền thông tin tại đây chúng tôi sẽ liên hệ với bạn.

7. Làm thế nào để thay thế những đơn hàng bị thất lạc và bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển?

replace lost damaged products

Có một số vấn đề sẽ xảy ra ngoài tầm kiểm soát của bạn trong quá trình vận chuyển, có thể là đơn hàng của bạn sẽ bị thất lạc trên đường đi hoặc bị hư hỏng/ méo mó khi đến tay khách hàng 

Khi trường hợp này xảy ra có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn nhưng vẫn có cách để cải thiện tình trạng này. Việc hư hỏng hoặc thất lạc hàng hóa là một trường hợp tệ nhất có thể xảy ra với bạn, vì thế bạn cần phải chuẩn bị để xử lý chúng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Giải pháp 

Đối với một số chủ doanh nghiệp việc lựa chọn mua các gói bảo hiểm hàng hóa là một cách tuyệt vời để đảm bảo doanh nghiệp của bạn không mất quá nhiều chi phí đền bù cho việc thất lạc và hư hỏng hàng hóa.

Nếu như bạn đang gửi hàng hóa của bạn cho các nhà vận chuyển lớn thì chi phí bảo hiểm hàng hóa thường không quá đắt và sẽ giúp cho bạn an tâm hơn trong vấn đề vận chuyển hàng hóa. Đây là một cách đầu tư đúng đắn giúp bạn tiết kiệm được thời gian tiền bạc và đảm bảo cho bạn khi bạn biết chắc rằng bạn vẫn có cách để lấy lại tiền nếu như mọi chuyện diễn ra không đúng ý của bạn.

Việc thất lạc và hư hỏng hàng hóa không chỉ là vấn đề đối với doanh nghiệp của bạn nó còn là một trải nghiệm cực kỳ tồi tệ đối với khách hàng. Khi họ chờ đợi nhiều ngày hoặc nhiều tuần để nhận được sản phẩm không còn nguyên vẹn, không đúng ý của mình có thể là lý do khiến khách hàng không gắn bó với doanh nghiệp của bạn nữa 

Nếu việc này xảy ra bạn cần phải tập trung vào việc cung cấp những dịch vụ khách hàng tốt nhất nhất để khách hàng vẫn sẽ tới và mua sắm tại cửa hàng của bạn.

8. Làm thế nào để giải quyết vấn đề liên quan tới các đơn đặt hàng và xử lý tồn kho?

Khi hầu hết tất cả những doanh nghiệp đều muốn trở thành những kỳ lân trong ngành với những câu chuyện phát triển vượt bậc chỉ sau một thời gian ngắn thì việc có thể bán được nhiều đơn hàng hơn so với dự tính có thể là một thuận lợi cũng như là khó khăn mà bạn phải đối mặt. Vì khi có nhiều đơn hàng sẽ có những khó khăn đi kèm liên quan tới việc hết sản phẩm và không còn tồn kho và bạn sẽ khiến khách hàng chờ đợi lâu hơn để nhận được sản phẩm.

Dù bạn không quảng bá quá mạnh mẽ về thương hiệu của bạn thì bạn vẫn có thể gặp phải những vấn đề liên quan tới tồn kho, nó có thể liên quan tới nhà cung cấp, nguyên vật liệu sản xuất và rất nhiều vấn đề có thể xảy ra trong quá trình doanh nghiệp của bạn hoạt động 

Giải pháp

Trong quá trình kinh doanh rất khó để cung có thể bám sát được cầu, tuy nhiên trong trường hợp hết hàng bạn vẫn có thể lưu lại thông tin khách hàng để gửi cho họ những thông báo sớm nhất khi sản phẩm đó có hàng trở lại.

Nếu như bạn không muốn khách hàng đặt phải những sản phẩm đã hết hàng thì trên website của Haravan sản phẩm sẽ được đồng bộ với hệ thống và khi sản phẩm đó có số lượng bằng 0 thì trên website sản phẩm sẽ được hiện dòng chữ ‘Hết hàng’. 

9. Làm thế nào để định giá và xử lý hàng bị gửi trả?

Tìm hiểu và theo dõi việc chuyển phát hoàn là một việc đơn giản nhưng là một phần rất quan trọng trong các chiến lược vận chuyển của bạn. Tương đương việc vận chuyển sản phẩm đến khách hàng sẽ tốn một phần chi phí thì việc hoàn trả sản phẩm đó cũng vậy.

Giải pháp

Thực sự không có một câu trả lời cụ thể nào cho vấn đề này. Tất cả đều phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn và đây là một số cách bạn có thể tham khảo về việc quyết định xem ai sẽ là người chịu trách nhiệm và hoàn thành quá trình chuyển phát hoàn bao gồm chi phí hoàn trả và vận chuyển lại cửa hàng của bạn

Có thể là bạn hoặc khách hàng của bạn sẽ chịu phần chi phí này, đối với một số doanh nghiệp lựa chọn tối ưu nhất đó chính là cả hai đều chịu một phần chi phí hoàn trả này. Lựa chọn này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm ngân sách và tỷ suất lợi nhuận, bối cảnh cạnh tranh, năng lực của công ty của bạn và hơn thế nữa.

Bạn có thể đính kèm một hướng dẫn chi tiết về việc người mua hàng có thể thực hiện việc hoàn trả sản phẩm như thế nào ví dụ khách hàng có thể điền thông tin vào hoàn trả sản phẩm trên website hoặc email trực tiếp cho bộ phận chăm sóc khách hàng của bạn.

10. Làm thế nào để tính chi phí vận chuyển phù hợp vào những thời điểm cao điểm trong năm?

Mùa mua sắm hàng năm có thể là một điểm lợi và một khó khăn đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử. Nói cách khác bạn có thể bán được nhiều đơn hàng hơn vào thời điểm này của năm tuy nhiên bạn vẫn sẽ phải đối mặt với những vấn đề liên quan đến vận chuyển và vận hành doanh nghiệp.

Việc vận chuyển sản phẩm tới khách hàng đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể là một vấn đề lớn vào những thời điểm cao điểm trong năm. Nhà vận chuyển thường sẽ thay đổi chi phí vận chuyển và thời gian vận chuyển để phù hợp với hoàn cảnh hiện tại. Bạn có thể sẽ trả nhiều chi phí hơn cho mỗi lần vận chuyển và khách hàng sẽ phải đợi lâu hơn để nhận được chúng. 

Giải pháp

Khi các vấn đề liên quan tới nhà vận chuyển không nằm trong tầm kiểm soát của bạn thì có một số thứ bạn có thể chủ động thay đổi để phù hợp hơn đối với mùa lễ hội:

  • Nắm rõ tất cả các thời hạn bạn sẽ gửi sản phẩm cho khách hàng. Mỗi đơn vị vận chuyển sẽ có thời gian vận chuyển khác nhau vì thế doanh nghiệp phải biết rõ để gửi sản phẩm đúng thời hạn nếu như họ muốn khách hàng nhận được sản phẩm vào đúng ngày. Hãy đảm bảo là bộ phận chịu trách nhiệm cho việc sản xuất và vận chuyển hàng hóa nắm rõ thời hạn này.

  • Tích trữ đầy đủ các các vật tư vận chuyển. Mặc dù nhiều nhà cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ đóng gói miễn phí, nhưng bạn cần đảm bảo rằng mình đã yêu cầu đầy đủ vật liệu đóng gói cho các đơn hàng của bạn. Nếu bạn chậm trễ, bạn có nguy cơ phải giao hàng chậm hơn hoặc tệ hơn là hết vật liệu đóng gói do nhu cầu tăng cao.

  • Mua và in hóa đơn mua hàng số lượng lớn. Để giúp bạn tiết kiệm thời gian cho mỗi đơn hàng bạn có thể in nhiều hóa đơn đơn hàng cùng một lúc với Haravan. 

  • Điều chỉnh chính sách vận chuyển của bạn nếu cần thiết. Mùa lễ hội là thời gian đặc biệt của năm vì thế việc điều chỉnh những chính sách vận chuyển cho phù hợp hơn là điều vô cùng cần thiết, nó có thể liên quan tới việc điều chỉnh vận chuyển miễn phí thành tính phí trong thời gian cao điểm này. Cho dù điều chỉnh bất cứ điều khoản nào thì việc đưa ra những chính sách rõ ràng và cụ thể là việc nên làm 

Hãy lên kế hoạch cụ thể để tiết kiệm thời gian và chi phí 

Việc vận chuyển hàng hóa chưa bao giờ là điều dễ dàng nhưng với một số gợi ý giải pháp ở trên đội ngũ Haravan hi vọng có thể giúp ích được cho bạn bạn trong vấn đề này. Nếu như bạn có bất cứ thắc mắc nào hãy cho chúng tôi biết ở bên dưới phần bình luận, chúng tôi sẽ liên hệ và giải đáp cho bạn sớm nhất có thể.

Đừng quên theo dõi và đăng ký nhận bài viết mới chúng tôi sẽ trở lại với nhiều thông tin hữu ích hơn, chúc bạn kinh doanh thành công!