Xây dựng chính sách vận chuyển lý tưởng cho doanh nghiệp online

“Phí vận chuyển là bao nhiêu?”

“Khi nào tôi nhận được hàng?”

Là những câu hỏi mà doanh nghiệp sẽ thường gặp nhất liên quan đến việc vận chuyển. Vì thế việc nắm rõ các chính sách vận chuyển sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc thông báo cho khách hàng thông tin về thời gian và chi phí vận chuyển.

Chính sách vận chuyển là một tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp của bạn cần quan tâm và cập nhật liên tục để phù hợp theo từng thời điểm khác nhau - đặc biệt là vào những khoảng thời gian có nhiều sự thay đổi mà doanh nghiệp của bạn cần thích nghi.

Cho dù là bạn đang xây dựng một chính sách vận chuyển mới hay cập nhật lại từ chính sách hiện có thì bài viết này cũng sẽ giúp bạn hiểu hơn về tầm quan trọng của chính sách vận chuyển và những nội dung chính mà chính sách cần phải có.

• Chính sách vận chuyển của bạn nên bao gồm nội dung gì?

• Các mẫu chính sách vận chuyển tham khảo

• Chính sách vận chuyển nên được để ở đâu trên trang web?

Chính sách vận chuyển của bạn nên bao gồm nội dung gì?

Những gì bạn đề cập trong chính sách vận chuyển và cách bạn truyền đạt thông tin đó sẽ phụ thuộc nhiều vào hoạt động kinh doanh hiện tại của bạn nhưng mục đích chính vẫn là minh bạch và dễ hiểu đối với khách hàng.

Với tình hình hiện tại và những biến động khó lường vào năm 2020 thì việc vận chuyển cũng bị ảnh hưởng và có những thay đổi nhất định từ thời gian đến chi phí vận chuyển vì thế bạn cần phải cập nhật chính sách vận chuyển kịp thời và phù hợp.

• Các thông tin chi tiết về chính sách vận chuyển phải dễ dàng nhìn thấy. Mặc dù các chính sách vận chuyển hay được đặt ở phần footer của trang web, tuy nhiên bạn cũng có thể cân nhắc việc thêm các thông tin liên quan đến việc vận chuyển vào trang sản phẩm hoặc những nơi mà khách hàng có thể dễ dàng nhìn thấy.

• Trình bày ngắn gọn và rõ ràng. Đừng bắt khách hàng lướt qua trang chính sách giao hàng của bạn để tìm thông tin. Hãy làm nổi bật các thông tin quan trọng bằng các biểu ngữ, chữ in đậm,...để dễ điều hướng khách hàng đến trang thông tin quan trọng mà họ cần.

• Thời gian xử lý đơn hàng. Bạn nên ghi chú rõ thời gian để chuẩn bị một đơn hàng và sẵn sàng được giao sau khi đặt hàng thành công. Đặc biệt phải ghi chú thời gian sẽ có thay đổi nếu vào cuối tuần, các ngày lễ, những thời gian cao điểm hoặc ảnh hưởng của dịch COVID-19.

• Lựa chọn vận chuyển nội địa hoặc quốc tế. Đối với các doanh nghiệp có vận chuyển ra nước ngoài hãy phân loại rõ ràng dịch vụ vận chuyển nội địa và quốc tế kèm theo các thông tin về chi phí và thời gian theo dạng bảng để khách hàng dễ dàng tìm thông tin và lựa chọn nhà vận chuyển phù hợp.

• Chi phí vận chuyển. Bạn nên liệt kê chi tiết chi phí vận chuyển kể cả những khoản phí, thuế mà khách hàng có thể sẽ phải trả để khách hàng không bị bất ngờ khi nhận hàng. Đặc biệt, nếu bạn có chính sách giao hàng miễn phí cho những đơn hàng có trị giá nhất định phải đảm bảo là khách hàng biết được thông tin này vừa giúp khách hàng nhận được ưu đãi vừa giúp khuyến khích khách tăng giá trị đơn hàng trung bình.

• Cung cấp cho khách hàng nhiều lựa chọn nhận hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp nhiều lựa chọn vận chuyển khác nhau như vận chuyển theo khu vực, mua online và nhận hàng tại cửa hàng hãy cho khách hàng biết rõ thông tin về từng loại vận chuyển này và những bước chi tiết để đặt hàng và nhận hàng theo đúng lựa chọn của khách.

• Hãy rõ ràng và cụ thể trong chính sách đổi trả, hư hỏng và thất lạc sản phẩm. Điều quan trọng trong chính sách đổi trả mà bạn nên làm rõ với khách hàng là những trường hợp nào doanh nghiệp của bạn sẽ nhận đổi trả, ai sẽ là người chịu phí vận chuyển cho những trường hợp đổi trả và các bước hỗ trợ cho những đơn hàng bị hư hỏng hoặc thất lạc là như thế nào.

• Những vấn đề có thể xảy ra. Các đơn đặt hàng có thể mất nhiều thời gian hơn để đến với khách hàng do các vấn đề ngoài tầm kiểm soát của bạn. Trang chính sách giao hàng của bạn là nơi bạn có thể thông báo về sự chậm trễ này và giải thích cho khách hàng lý do vì sao.

Không có gì lạ khi doanh nghiệp cập nhật chính sách giao hàng vài tháng một lần, đặc biệt là bất cứ khi nào doanh nghiệp thêm các tùy chọn vận chuyển hoặc hãng vận chuyển mới, mở rộng mạng lưới giao nhận hoặc thông báo sự chậm trễ cho khách hàng.

Các mẫu chính sách vận chuyển bạn có thể tham khảo

Mỗi chính sách vận chuyển của mỗi doanh nghiệp là khác nhau và không có quy chuẩn nào sẽ phù hợp với tất cả doanh nghiệp, tuy nhiên một số gợi ý dưới đây có thể giúp bạn xây dựng chính sách cho riêng mình.

Chính sách vận chuyển của bạn không cần phải bao gồm đầy đủ tất cả những điều chúng tôi gợi ý liệt kê bên dưới, hãy lựa chọn, bổ sung và điều chỉnh để phù hợp hơn với doanh nghiệp của bạn.

Chính sách vận chuyển

Điều quan trọng khi bắt đầu là hãy làm rõ với khách hàng rằng thời gian xử lý đơn đặt hàng của bạn sẽ tách biệt với thời gian vận chuyển mà họ thấy lúc thanh toán.

Tất cả các đơn đặt hàng được xử lý trong vòng X đến Y ngày làm việc (không kể cuối tuần và ngày lễ) sau khi nhận được email xác nhận đơn hàng của bạn. Bạn sẽ nhận được một thông báo khác khi đơn hàng của bạn đã được chuyển đi.

Hãy đính kèm những thông tin cần thiết và những thay đổi có thể xảy ra để khách hàng biết trước, chẳng hạn như sự chậm trễ tiềm ẩn do số lượng đơn đặt hàng lớn trong thời gian cao điểm hoặc sự cố dịch vụ của hãng vận chuyển nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Ước tính giá vận chuyển nội địa

Cách tính phí vận chuyển: Phí vận chuyển cho đơn đặt hàng của bạn sẽ được tính toán và hiển thị khi thanh toán.

Phí vận chuyển cố định: Doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ đồng giá vận chuyển cho những khu vực nhất định (ví dụ: phí vận chuyển nội thành là 30.000vnd) Bạn cũng có thể cung cấp dịch vụ miễn phí giao hàng cho giá trị đơn hàng nhất định.

Với doanh nghiệp có nhiều lựa chọn vận chuyển hãy liệt kê tất cả thông tin vận chuyển cùng với ước lượng ngày khách hàng có thể nhận hàng và chi phí vận chuyển. Bạn có thể tham khảo bảng giá GHN áp dụng dành riêng cho khách hàng tại Haravan.

Nhận hàng tại cửa hàng

Bạn có thể giúp khách hàng cắt giảm chi phí vận chuyển bằng cách cung cấp cho họ lựa chọn nhận hàng tại cửa hàng. Sau khi, khách hàng đặt hàng và lựa hàng cửa hàng tiện lợi nhất dành cho họ, sản phẩm sẽ được chuẩn bị, sẵn hàng để khách hàng nhận vào X ngày làm việc. Và đừng quên gửi cho khách hàng một email xác nhận với đầy đủ thông tin về đơn hàng và địa chỉ nhận hàng.

Đơn hàng của quý khách đã sẵn sàng!

Quý khách có thể ghé cửa hàng tại địa chỉ X vào lúc Y giờ đến z giờ, ngày A để nhận hàng. Vui lòng mang theo email xác nhận đơn hàng để nhận hàng. Xin chân thành cảm ơn quý khách.

Vận chuyển quốc tế

Nếu doanh nghiệp của bạn có lựa chọn vận chuyển quốc tế, hãy bao gồm những thông tin sau:

• Danh sách những quốc gia hiện doanh nghiệp của bạn chưa hỗ trợ vận chuyển (nếu có).

• Chi phí vận chuyển của từng khu vực nên được hiển thị đầy đủ ở phần thanh toán.

• Nếu bạn cung cấp nhiều tùy chọn vận chuyển quốc tế, bạn cũng có thể liệt kê chúng trong một bảng. Bạn có thể bao gồm các mốc thời gian giao hàng (ví dụ: 8 đến 20 ngày) cho vận chuyển quốc tế vì thực tế có thể thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào điểm đến.

Hãy cho khách hàng biết rằng đơn đặt hàng của họ có thể phải chịu một số loại thuế như thuế nhập khẩu và thuế VAT, những khoản thuế này phát sinh phụ thuộc vào nước sở tại. Và tùy thuộc vào thỏa thuận của bạn và khách hàng xem ai sẽ là người chịu trách nhiệm về những khoản phí này.

Làm thế nào để kiểm tra tình trạng đơn hàng?

Khi đơn đặt hàng của khách hàng được giao hãy gửi cho họ một thông báo qua email trên đó sẽ bao gồm mã theo dõi mà khách hàng có thể sử dụng để kiểm tra trạng thái của đơn hàng.

Với mã đơn hàng này khách hàng có thể chủ động kiểm tra tình trạng đơn hàng bằng cách gọi điện cho tổng đại hoặc các cổng hỗ trợ của doanh nghiệp. Đặc biệt, ghi chú cho khách hàng nếu họ không nhận được mã đơn hàng qua email nhiều khả năng là đơn hàng chưa được đặt thành công và khách hàng nên liên hệ với doanh nghiệp để được hỗ trợ sớm nhất có thể.

Chính sách đổi, trả và hoàn tiền

Hãy tổng hợp tất cả thông tin về chinh sách đổi trả của bạn và đặt thông tin này trên trang web của bạn để khách hàng dễ tìm kiếm.

Cung cấp cho khách hàng thông tin về thời hạn mà khách hàng có thể đổi trả nếu các lỗi sản phẩm thuộc về nhà sản xuất và giữ nguyên nhãn mác cũng như chưa qua sử dụng. Bên cạnh đó cũng nên làm rõ với khách hàng về chi phí vận chuyển để đổi trả sản phẩm (nếu có).

Đừng quên thông báo cho khách hàng biết về thời gian doanh nghiệp của bạn cần để xử lý đơn hàng và thông báo cho khách hàng qua email về chi tiết quá trình đổi trả của khách hàng.

Chính sách vận chuyển nên được để ở đâu trên trang web?

Chính sách vận chuyển của doanh nghiệp đôi khi không cần phải có một trang riêng, bạn có thể chèn những thông tin về vận chuyển ở các trang sản phẩm và trang thanh toán để khách hàng dễ dàng tìm thấy.

Dưới đây là một số gợi ý giúp làm nổi bật chính sách vận chuyển của bạn giúp khách hàng dễ dàng đưa ra quyết định đặt hàng hơn:

Thanh thông báo trên trang web

Nhiều doanh nghiệp online sử dụng các ảnh bìa để làm nổi bật các thông tin liên quan đến việc vận chuyển, ví dụ như các ưu đãi hoặc miễn phí vận chuyển.

Khi doanh nghiệp của bạn đang quá tải trong việc vận chuyển sản phẩm vào những thời điểm đặc biệt trong năm, hãy thông báo cho khách hàng biết thông qua các thanh thông báo trên trang web. Hiện Haravan cũng đang cung cấp những giao diện có sẵn những thanh thông báo trên đầu trang web giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và sử dụng.

Dẫn link vào phần footer của trang web

Phần footer trên trang web của bạn có thể là nơi đầu tiên mà khách hàng sẽ xem để tìm chính sách giao hàng, cùng với các liên kết khác để truy cập bộ phận hỗ trợ khách hàng.

Nếu vận chuyển là mối quan tâm đặc biệt quan trọng đối với khách hàng của bạn, bạn có thể cân nhắc kết hợp trang vận chuyển vào menu thả xuống của điều hướng trang web để đảm bảo khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Tuy nhiên, thông thường chỉ cần một liên kết ở phần footer của trang web là đã đủ.

Trang sản phẩm

Các thắc mắc liên quan đến việc vận chuyển thường sẽ nảy sinh khi khách hàng lướt ở trang sản phẩm, vì thế hãy để những thông tin quan trọng chủ chốt ở trang sản phẩm ví dụ như: ‘Miễn phí vận chuyển cho đơn hàng trên 300.000đ’ hoặc ‘Miễn phí vận chuyển nội thành’.

Trang FAQ

Trang FAQ cũng là một nơi lý tưởng để bạn trình bày chính sách vận chuyển của mình bên cạnh những câu hỏi khách hàng thường thắc mắc.

Nên nhớ: trang FAQ không chỉ là nơi để giải quyết những vấn đề của khách hàng mà còn là nơi tập hợp những chủ đề nảy sinh trong quá trình khách hàng đưa ra quyết định mua hàng. Đây là nơi tuyệt vời để làm nổi bật những điều đặc biệt trong chính sách giao hàng của bạn ví dụ như chính sách đổi trả và ưu đãi miễn phí giao hàng.

Thời gian giao hàng nên phù hợp với chính sách bạn đã thông báo tới khách hàng

Việc thành thật và đáng tin là yếu tố quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp kinh doanh online. Vì thế việc thẳng thắn và minh bạch với khách hàng trong vấn đề vận chuyển là điều mà bạn cần nghiêm túc đầu tư thời gian và công sức để xây dựng lòng tin và tăng sự hài lòng với khách hàng.

Nếu như bạn vẫn chưa biết bắt đầu từ đâu thì đừng lo hiện Haravan đã kết nối sẵn với 10 nhà vận chuyển phổ biến nhất trên thị trường giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn và nhận hàng nhanh chóng nhất có thể.