Các bước thực hiện quy trình quản lý kho chi tiết, khoa học

Quy trình quản lý kho hay còn gọi là quy trình quản lý hàng tồn kho là mảnh ghép không thể thiếu trong khi vận hành kinh doanh. Tuy nhiên, không phải người bán hàng nào cũng biết cách quản lý kho hàng tối ưu, dẫn đến tình trạng thường xuyên thất thoát và gây tốn kém chi phí. Cùng Haravan tìm hiểu các bước quản lý kho chuẩn nhất trong bài viết này nhé!

1. Quy trình quản lý kho là gì?

Bằng cách quản lý kho một cách chặt chẽ, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất hoạt động và đảm bảo chất lượng dịch vụ đối với khách hàng

Quy trình quản lý kho là hệ thống tổ chức và thực hiện các hoạt động liên quan đến việc kiểm soát, theo dõi và quản lý hàng hóa trong một doanh nghiệp.

Mục tiêu chính của quy trình quản lý hàng tồn kho là đảm bảo sự sẵn sàng của hàng hóa khi cần, duy trì mức tồn kho ở mức tối ưu, và tạo điều kiện cho các hoạt động liên quan đến tồn kho diễn ra một cách hiệu quả.

Quy trình quản lý kho bao gồm các bước cơ bản như tiếp nhận hàng hóa, lưu trữ, xuất nhập kho, kiểm kê và tối ưu hóa tồn kho. Một phần quan trọng của quản lý kho là việc kiểm kê định kỳ để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu tồn kho và điều chỉnh khi cần thiết.

Cuối cùng, quy trình quản lý kho đòi hỏi sự sáng tạo trong việc tối ưu hóa tồn kho bằng cách dự báo nhu cầu, điều chỉnh quyết định đặt hàng và đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn duy trì tình trạng tồn kho thích hợp để đáp ứng nhu cầu kinh doanh và khách hàng.

2. Vai trò của quy trình quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Việc xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình kinh doanh. Cụ thể:

• Quản lý kho giúp doanh nghiệp nắm được tình hình xuất nhập kho, số lượng hàng tồn, hàng cận date… Qua đó, có kế hoạch luân chuyển hàng hóa giữa các kho hoặc nhập thêm hàng sao cho đáp ứng nhu cầu cung ứng và tối ưu kinh phí.
• Doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa do mất hàng, thiếu hàng, hỏng hóc… bằng cách đối chiếu hàng hóa trong kho định kỳ.
• Thống kê chặt chẽ vật tư, vật liệu (bao gồm tên sản phẩm, số lượng, tình trạng, hạn sử dụng…) giúp bạn lên danh sách dự trù sát sao, tránh lãng phí thời gian và chi phí không đáng có.
• Đem lại sự hài lòng tối đa cho khách hàng khi đảm bảo luôn sẵn hàng trong kho chứa để gửi hàng ngay khi người mua có nhu cầu.

3. Quy trình 6 bước quản lý kho hàng khoa học, đơn giản

Quy trình quản lý hàng tồn kho đúng chuẩn cần đảm bảo 6 bước cơ bản dưới đây:

3.1 Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là hoạt động diễn ra ngay sau khi mua hàng về. Đầu tiên, nhân viên giao hàng sẽ xuất phiếu nhập kho cho thủ kho để thủ kho đối chiếu số lượng và kiểm tra chất lượng. Sau đó, toàn bộ giấy tờ đề nghị nhập hàng sẽ chuyển trực tiếp sang kế toán và đối soát lần nữa trước khi in phiếu nhập kho chính thức. Cuối cùng, thủ kho tiến hành sắp xếp hàng hóa vào khu vực chuẩn bị sẵn và cập nhật thẻ kho.

Quy trình này giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và theo dõi chính xác số lượng và tình trạng hàng trước khi cho vào kho lưu trữ.

Lưu ý: Trước khi nhập kho, người bán hàng nên lên kế hoạch nhập hàng chi tiết và sắp xếp gọn gàng hàng hóa sẵn có trong kho.

Thủ kho sẽ kiểm tra cẩn thận số lượng và chất lượng hàng hóa chuẩn bị nhập kho trước khi kế toán xuất phiếu nhập kho chính thức

3.2 Bước 2: Lưu kho

Lưu kho là dịch vụ kho căn bản, cho phép hàng hóa được lưu giữ tại kho trong một khoảng thời gian nhất định trước khi đến tay người tiêu dùng.

3.3 Bước 3: Nhặt hàng

Nhặt hàng là thao tác lấy hàng trong kho theo đơn hàng mà khách hàng đã đặt và xác nhận. Có 2 cách nhặt hàng phổ biến là Nhặt theo đơn hàng và Nhặt theo cụm. Trong đó:

Nhặt theo đơn hàng

Phù hợp với cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ, đơn hàng ít. Theo đó, người đảm nhiệm nhiệm vụ nhặt hàng sẽ lần lượt lấy từng sản phẩm với số lượng tương ứng trong mỗi đơn hàng cho đến khi hoàn thành hết đơn trong ngày.

Nhặt theo cụm

Thích hợp cho những doanh nghiệp vừa và lớn, đơn hàng nhiều. Cụ thể, nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn với nhau và thống kê tổng số lượng từng mặt hàng để đi lấy tại kho. Tiếp đó mới chia ra cho những đơn hàng cụ thể.

3.4 Bước 4: Đóng gói, xuất kho, hoàn hàng (nếu có)

Đóng gói và xuất kho là bước tiếp theo sau khi nhặt hàng. Người bán hàng cần đóng gói chỉn chu và cẩn thận để đảm bảo an toàn cho đơn hàng khi đến tay người dùng.

Tuy nhiên, quy trình chuyển hàng không phải lúc nào cũng suôn sẻ như mong đợi. Nếu bưu kiện gặp vấn đề như sai thông tin liên lạc, hàng kém chất lượng… thì hàng có thể chuyển hoàn về kho.

Người bán nên kiểm tra và đóng gói hàng hóa cẩn thận để bảo toàn chất lượng sản phẩm trong quá trình vận chuyển

3.5 Bước 5: Kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh sự sai lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và lưu sổ. Thông qua thao tác này, người quản lý nắm được chính xác từng mặt hàng hiện có, ngăn ngừa thất thoát và lãng phí sản phẩm.

Để quy trình kiểm kê hàng hóa diễn ra nhanh gọn lẹ, không xảy ra sai sót, bạn nên sử dụng 1 phần mềm quản lý kho hàng chuyên dụng.

Hiện nay, phần mềm quản lý kho Haravan là một trong những phần mềm phục vụ quy trình quản lý kho hàng hiệu quả nhất với hơn 50.000 thương hiệu Việt Nam tin dùng. Theo đó, ứng dụng sẽ giúp bạn:

• Quản lý tồn kho: Haravan tạo điều kiện theo dõi, kiểm soát chính xác số lượng, mã hàng, biến thể sản phẩm trong kho. Đồng thời, tự động trừ và cập nhật tồn kho trên mỗi kênh bán hàng khi phát sinh giao dịch mua bán.
• Quản lý nhập hàng: Phần mềm quản lý kho Haravan hỗ trợ người bán ra quyết định nhập hàng nhanh chóng, kịp thời, tránh thất thoát nhờ biết được nhu cầu mua - bán và lượng tồn kho thực tế.

Cùng với đó, trang bị quy trình đặt hàng - nhập kho chuyên nghiệp, đầy đủ các bước như chủ động đặt hàng từ nhà cung cấp, linh hoạt điều chuyển và phân bổ hàng hóa về kho, lên danh sách sản phẩm cần nhập giá, số lượng...

• Quản lý công nợ: Phần mềm này còn hiển thị thêm mục khoản nợ phải thu và khoản nợ phải trả với nhà cung cấp trong thời gian nhất định. Nhờ đó, người bán có thể thanh toán đúng thời điểm và kiểm soát dòng tiền tối ưu hơn.

>>> Dùng thử ngay phần mềm quản lý kho Haravan MIỄN PHÍ: TẠI ĐÂY.

Giao diện quản lý tồn kho của phần mềm quản lý kho Haravan

3.6 Bước 6: Thống kê, báo cáo

Thống kê và báo cáo là cơ sở đánh giá hiệu suất kinh doanh chính xác nhất. Từ đó, người quản lý có thể xem xét và đưa ra quyết định kinh doanh thích hợp.

Phần mềm quản lý kho Haravan sẽ đưa ra 5 bộ báo cáo trực quan, chi tiết: Tồn kho, Điều chỉnh sản phẩm, Điều chuyển kho, Theo dõi lượng hàng hoá và Báo cáo xuất nhập tồn. Qua đó, doanh nghiệp có chiến lược nhập hàng kịp thời đối với mặt hàng bán chạy và khuyến mãi đúng lúc đối với mặt hàng bán chậm.

4. Các nguyên tắc sắp xếp hàng hóa giúp quy trình quản lý kho thêm hiệu quả

Bạn có thể chủ động áp dụng các nguyên tắc quản lý kho dưới đây để tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho:

4.1 Nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO

LIFO (Last In First Out)

Tức là các mặt hàng được nhập kho sau cùng sẽ được xuất đi đầu tiên. LIFO sẽ giúp người bán hàng lấy hàng nhanh chóng, không mất nhiều chi phí lưu kho. Theo đó, nguyên tắc LIFO phù hợp với các mặt hàng không có hạn sử dụng như vật liệu xây dựng, đá, cát…

FIFO (First In First Out)

Hiểu đơn giản, FIFO có nghĩa là những hàng hóa nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Nguyên tắc này phù hợp nhất với các ngành hàng thực phẩm và sản phẩm có vòng đời sử dụng thấp, giúp cho doanh nghiệp hạn chế tối đa khoản thua lỗ do hàng hóa hết hạn hay lỗi thời.

FEFO (First Expired First Out)

Doanh nghiệp sẽ ưu tiên xuất kho các sản phẩm có ngày hết hạn gần nhất, tránh tình trạng hết hạn sử dụng, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp. Để phát huy tốt nguyên tắc này, người bán nên cân nhắc đi kèm các chiến lược khuyến mãi để kích thích nhu cầu mua hàng nhanh chóng.

4.2 Đặt tên mã hàng theo nguyên tắc SKU

SKU (Stock Keeping Unit) là một loại mã đặc trưng, giúp phân loại sản phẩm, dịch vụ tồn kho hiệu quả bằng những thông số liên quan, thuộc tính và dấu hiệu đặc biệt.

Nếu muốn đặt tên mặt hàng theo mã SKU, bạn cần đảm bảo một vài yếu tố như tính nhất quán trong thứ tự các trường thông tin, dễ nhớ, kết hợp linh hoạt số và chữ để phân tách các trường…

Ví dụ minh họa cho mã SKU

4.3 Nguyên tắc 5S

Nguyên tắc 5S xuất phát từ quy cách quản lý kho của người Nhật. Cụ thể, 5S tượng trưng cho Sort (sàng lọc), Set in order (sắp xếp), Standardize (sạch sẽ), Sustain (săn sóc) và Self-discipline (sẵn sàng).

Quy trình quản lý kho hàng theo 5S sẽ diễn ra như sau:

• Đầu tiên, người bán thực hiện phân loại hàng hóa không cần thiết và sắp xếp những mặt hàng còn lại theo tiêu chí nhất định sao cho dễ tìm và dễ quản lý nhất.
• Song song đó, thực hiện kiểm tra, vệ sinh và bảo dưỡng kho thường xuyên.
• Cuối cùng, rèn luyện thói quen duy trì 5S cho mọi nhân viên trong kho.

5. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho

Quy trình quản lý hàng tồn kho nếu được thực hiện chặt chẽ sẽ giúp hoạt động kinh doanh cả doanh nghiệp diễn ra thuận lợi hơn

Quy trình quản lý hàng tồn kho nếu được thực hiện chặt chẽ sẽ giúp hoạt động kinh doanh cả doanh nghiệp diễn ra thuận lợi hơn, không bị gián đoạn vì thiếu hụt hàng hóa hay thất thoát hàng vì không kiểm kê chính xác.

Chính vì thế, khi thực hiện quy trình quản lý kho bạn cần lưu ý những điểm quan trọng dưới đây:

• Đảm bảo tính liên tục: Hoạt động quản lý hàng tồn kho cần được thực hiện liên tục bởi hoạt động bán hàng là luôn diễn ra, thông tin và tình trạng sản phẩm trong kho cũng không ngừng thay đổi. Do đó, nếu quy trình này diễn ra liên tục sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh kịp thời như những mặt hàng có dấu hiệu tiêu thụ chậm cần chiến lược đẩy hàng tồn nhanh chóng, những mặt hàng bán chạy cần có kế hoạch nhập hàng kịp thời để không mất cơ hội bán hàng,...
• Đảm bảo tính chính xác: Một lưu ý quan trọng không kém là quy trình quản lý hàng tồn kho cần đảm bảo độ chính xác cao, không chỉ giúp hạn chế rủi ro thất thoát hàng hóa mà còn giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình kiểm kê kho hàng.
• Đảm bảo sự khoa học và tính hệ thống: Ngày nay, công nghệ và internet ngày càng phát triển, do đó nhà bán hàng cần cập nhật kịp thời những xu hướng công nghệ mới để tối ưu quy trình quản lý kho cho doanh nghiệp.

6. Kết luận

Nhìn chung mỗi doanh nghiệp sẽ có cách vận hành kinh doanh khác nhau nhưng vẫn không thể thiếu một quy trình quản lý kho hàng chuẩn và chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại sẽ giúp quá trình này chính xác hơn, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh thành công và bền vững.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.
Một số tính năng nổi bật của Haravan Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.
>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Haravan Omnichannel? Khám phá ngay:

>>> Xem thêm các bài viết liên quan:

• Các bước thực hiện quy trình quản lý kho chi tiết, khoa học
• Quy trình các bước quản lý sản phẩm thông minh
• Các ứng dụng quản lý kho trên điện thoại miễn phí