Quản lý tồn kho là gì? Kinh nghiệm quản lý hàng tồn kho chặt chẽ

Quản lý hàng tồn kho là công việc quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, cũng như tối ưu hoạt động kinh doanh, chi phí và tối đa lợi nhuận. Sau đây là 10 cách quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa chặt chẽ hơn. Cùng khám phá ngay nhé!

1. Quản lý tồn kho là gì?

Trước khi tham khảo kinh nghiệm quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả, người bán hàng nên nắm rõ khái niệm liên quan đến công việc này. Cụ thể:

1.1. Khái niệm hàng tồn kho:

Hàng tồn kho là hàng hóa dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho có thể bao gồm:

• Sản phẩm dang dở: Là một phần trong quá trình sản xuất.
• Hàng để bán/hàng thành phẩm: Các hàng hóa cung cấp đến khách hàng.
• Hàng hóa MRO: Là hàng hóa sử dụng cho quá trình sản xuất.
• Nguyên liệu: Dùng để tạo ra thành phẩm.
• Hàng dự trữ an toàn: Đây là lượng hàng tồn kho được duy trì để đảm bảo luôn có hàng hóa cung cấp đến khách hàng.

1.2. Quản lý kho hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là tập hợp công việc liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý, sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho lưu trữ. Đây cũng là một bước quan trọng, yêu cầu phải thực hiện liên tục và xuyên suốt trong quá trình bán hàng, để đảm bảo hàng hóa có chất lượng tốt, đầy đủ số lượng vào thời điểm đóng gói - vận chuyển đến cho người mua.

2. Vì sao cần quản lý, kiểm soát hàng tồn kho?

Quản lý hàng tồn kho là một công việc không thể thiếu và được kiểm soát kỹ lưỡng trong kinh doanh vì mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tiết kiệm chi phí hàng tồn: Nắm rõ được số lượng hàng hóa hiện tại và nhu cầu mặt hàng cần có giúp doanh nghiệp xác định được mức tồn kho chính xác. Từ đó giảm thiểu chi phí lưu kho và vận chuyển với mặt hàng dư thừa, cũng như tối ưu chi phí mua hàng.

• Tránh thất thoát hàng hóa: Quản lý tồn kho chặt chẽ, khoa học và minh bạch sẽ hạn chế tình trạng nhân viên gian lận dẫn đến thất thoát hàng hóa. Đồng thời, các bước kiểm tra, đối chiếu hàng hóa bán ra và tồn kho kết hợp với kế hoạch nhập hàng phù hợp giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ tổn thất.

• Duy trì mức tồn kho hợp lý: Kiểm tra tồn kho giúp doanh nghiệp giữ lượng tồn kho ở mức hợp lý, xác định đúng thời điểm tiến hành đặt hàng để tránh tình trạng mất cân bằng tài chính.

• Tối ưu doanh thu: Hoạt động kiểm tra kho thường xuyên giúp bạn nắm được tình hình biến động của hàng hóa, từ đó có kế hoạch nhập hàng hoặc “xả hàng” kịp thời nhằm tối ưu doanh thu, lợi nhuận.

• Gia tăng hiệu quả vốn lưu động: Vốn lưu động dùng để nhập hàng hóa được trích từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp. Nếu nguồn vốn lưu động không được đảm bảo thì hoạt động kinh doanh sẽ bị dừng lại. Vì thế, dự trù chi phí cho lượng hàng tồn kho hợp lý, nắm rõ mức tồn kho, tình hình cung cấp hàng hóa giúp gia tăng hiệu quả vốn lưu động.

3. Điểm danh 10 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Tham khảo 10 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả sau đây giúp bạn kiểm soát hàng hóa chặt chẽ, tối ưu hoạt động kinh doanh và gia tăng doanh thu.

3.1 Tính vòng quay tồn kho

Tính vòng quay tồn kho Inventory turnover giúp bạn dự toán chính xác tình hình thị trường, từ đó quyết định thời gian nhập hàng thích hợp. Theo đó, hệ số vòng quay hàng tồn cho bạn biết số lần nhập hàng trong kỳ, từ đó tính toán khoảng thời gian trung bình bán hết số hàng tồn kho. Nhờ vậy, bạn sẽ có kế hoạch nhập hàng với số lượng và thời gian hợp lý. Vòng quay tồn kho được tính theo công thức:

Vòng quay hàng tồn kho = (Giá vốn hàng bán) / (Hàng tồn kho trung bình).

Ví dụ: Trong năm bạn đạt doanh thu 200 triệu với giá trị hàng tồn kho trung bình là 10 triệu. Vậy chỉ số vòng quay hàng tồn kho là 20, sau đó bạn thực hiện phép tính 365 ngày/20 = 18,5 ngày.

Có nghĩa là khoảng 18 ngày bạn sẽ hết hàng tồn kho, từ đó ước tính được thời gian đặt hàng hợp lý.

3.2 Kiểm kho định kỳ

Kiểm kho định kỳ cần thực hiện 6 tháng một lần nhằm xác định số lượng, chất lượng hàng hóa. Công việc này cần 2-3 người để đẩy nhanh quá trình kiểm kê, sắp xếp kho hàng khoa học.

3.3 Tuân thủ quy tắc nhập trước - xuất trước

Phương pháp này được thực hiện bằng cách nhập mặt hàng nào vào trước thì cũng xuất mặt hàng đó ra trước, và ngược lại. Bạn nên áp dụng cách này với sản phẩm có hạn sử dụng và cả đồ công nghệ, thời trang để tránh hàng bị bào mòn, lỗi mốt.

3.4 Tạo mức tồn kho tối ưu

Mức tồn kho đáp ứng cung ứng hàng hóa kịp thời cho khách hàng luôn cần được duy trì ở mức tối ưu nhằm giúp hoạt động kinh doanh diễn ra liền mạch. Để xác định được mức tồn kho tối ưu, bạn cần dựa vào các tiêu chí như:

• Tình hình tiêu thụ của hàng hóa.
• Lượng tồn kho thực tế.
• Dựa vào số lượng đơn đặt hàng của khách.
• Dựa vào hoạt động của nhà cung cấp.

Ngoài ra, bạn nên lưu ý theo dõi, kiểm tra định mức tồn kho theo thời gian để kịp thời điều chỉnh.

3.5 Kiểm soát quy trình xuất kho

Quy trình xuất kho bao gồm các công việc như chốt đơn, đóng gói, xuất hàng. Kiểm soát chặt chẽ quy trình này giúp đảm bảo hàng hóa đúng chất lượng và được chuyển đi không có sơ suất, thiếu sót nào.

3.6 Ưu tiên thứ tự ABC

Phân tích, đánh giá mức độ cần được quan tâm của sản phẩm theo thứ tự ABC giúp bạn quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Theo đó, bạn sắp xếp hàng hóa theo các nhóm A, B, C dựa trên các tiêu chí sau:

• A là sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm.
• B là sản phẩm có giá trị vừa phải với tần suất bán ra trung bình.
• C là sản phẩm có giá trị thấp nhưng tần suất bán ra cao.

Đánh giá mức độ cần được quan tâm của sản phẩm theo thứ tự ABC

3.7 Sử dụng thẻ kho

Thẻ kho của mỗi sản phẩm được cập nhật thường xuyên với mục đích theo dõi số lượng hàng nhập xuất hoặc đang tồn kho. Do đó, khi sử dụng thẻ kho sẽ giúp bạn thống kê đầy đủ việc xuất nhập kho, từ đó kịp thời xử lý khi phát sinh sai sót.

3.8 Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

Để hạn chế tối đa tổn thất, bạn cần có biện pháp lường trước các trường hợp bất ngờ có thể xảy ra. Chẳng hạn như thiếu hụt dòng tiền, doanh số tăng đột ngột, kho hàng thiếu chỗ, xảy ra nhầm lẫn, nhà sản xuất không đáp ứng lượng hàng hoặc ngừng cung ứng... Do đó, bạn cần có kế hoạch dự phòng đón đầu những tình huống phát sinh, tìm phương hướng giải quyết tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

3.9 Lưu mã vạch toàn bộ sản phẩm có trong kho

Quản lý mã vạch tất cả hàng hóa trong kho giúp bạn dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp. Theo đó, bạn chỉ cần dùng máy quét mã hàng hóa đã được dán trên sản phẩm, từ đó kiểm kê tình trạng dư tồn trên phần mềm để tránh sai sót.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo mã vạch bằng công cụ miễn phí mới nhất

3.10 Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho

Khi quản lý hàng hóa tồn kho, doanh nghiệp thường gặp khó khăn như khó cập nhật lượng hàng tồn kho chính xác, không kiểm tra kho hàng thường xuyên, quản lý thủ công mất thời gian. Đặc biệt, khi bán hàng ở đa kênh với số lượng hàng lớn có thể khiến bạn “đau đầu” hơn trong khâu quản lý tồn kho.

Bên cạnh kỹ năng và kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho thì sử dụng phần mềm quản lý mặt hàng tồn kho giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn, tiết kiệm chi phí thuê nhân viên, hạn chế rủi ro, sai sót khi kiểm tra nhờ tính năng vượt trội như sau:

Phần mềm quản lý, kiểm soát hàng tồn kho Haravan.

• Kiểm soát chính xác số lượng tồn kho: Đưa toàn bộ dữ liệu thông tin sản phẩm lên kho online Haravan thật dễ dàng và Quản lý số lượng, mã hàng, biến thể sản phẩm… chi tiết, chính xác tại từng kho hàng.
• Tự động cập nhật tồn kho: Đối với mỗi đơn hàng phát sinh, phần mềm quản lý hàng hóa tồn kho Haravan đều tự động trừ và cập nhật tồn kho, giúp chủ shop cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý, hiệu quả giữa kênh bán và kho lưu trữ.
• Quản lý điều chuyển hàng hóa giữa nhiều kho: Dễ dàng điều chuyển hàng hóa giữa các kho hàng đảm bảo không bị thiếu hàng hoặc thừa hàng, giúp linh hoạt phân bổ hàng hóa cũng như đáp ứng nhanh, kịp thời nhu cầu mua hàng.
• Ra quyết định nhập hàng nhanh chóng: Giúp bạn nắm bắt nhu cầu mua - bán, lượng tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết, mặt hàng bán chạy để ra quyết định nhập hàng nhanh chóng, cân đối và tránh thiếu hụt
• Thanh toán, công nợ nhà cung cấp: Theo dõi được khoản nợ phải thu và khoản nợ phải trả với Nhà cung cấp trong khoản thời gian nhất định.
• Quy trình Đặt hàng - Nhập kho chuyên nghiệp: Quản lý kế hoạch đặt hàng từ nhà cung cấp và linh hoạt nhập hàng về từng kho, bộ phận thu mua tiến hành lập danh sách sản phẩm cần phải nhập giá, số lượng và quản lý tiến độ giao hàng của nhà cung cấp.
• Quản lý tồn kho hiệu quả với bộ 5 báo cáo chuẩn: 5 báo cáo về Tồn kho, Điều chỉnh sản phẩm, Điều chuyển kho, Theo dõi lượng hàng hoá mua vào bán ra ở các kho và Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết theo biến thể sản phẩm giúp bạn hiểu rõ tình trạng hàng hóa trong kho, từ đó đưa ra kế hoạch cung ứng phù hợp, gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Nhìn chung, quản lý hàng tồn kho là công việc không thể thiếu, cần được doanh nghiệp chú trọng đầu tư, kiểm soát kỹ lưỡng để hạn chế tối đa tổn thất phát sinh. Đồng thời, bạn đừng quên trải nghiệm phần mềm quản lý hàng hóa tồn kho với nhiều tính năng có lợi cho doanh nghiệp, giúp quản lý chặt chẽ hàng hóa, tối ưu doanh thu và lợi nhuận.

>>> Xem thêm:

• Báo cáo tồn kho là gì và hướng dẫn cách lập chi tiết
• Top 7 ứng dụng quản lý kho trên điện thoại mà bạn không nên bỏ lỡ
• Công thức quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho chuỗi bán lẻ