Hàng tồn kho là gì? Kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho cho mọi chủ shop

Hàng tồn kho là một phạm trù quản lý vô cùng phức tạp và khó khăn trong doanh nghiệp. Đây còn là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc kiểm soát tốt hàng tồn kho ở mức vừa đủ là mục tiêu tất yếu mà doanh nghiệp nào cũng cố gắng để đạt được. Vậy hàng tồn kho là gì?, và kinh nghiệm quản trị hiệu quả nó sẽ được đề cập qua bài viết sau.

1. Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là sự liên kết của việc sản xuất và bán sản phẩm

Hầu hết khi nhắc đến hàng tồn kho, tất cả mọi người đều có suy nghĩ đây đều là những mặt hàng còn tồn lại trong xưởng do không thể bán ra thị trường, các mặt hàng đó có thể bị lỗi thời, bị sai sót khi sản xuất,... Hay nói đơn giản hơn hàng tồn được nhiều người nghĩ là mặt hàng bị ế và sẽ bị thanh lý.

Tuy nhiên, khái niệm này hoàn toàn sai lầm nếu được xét về nhiều khía cạnh khác nhau bởi hàng tồn kho được cho là một chủ đề lớn trong kinh doanh và kinh tế học.

Theo đó, khái niệm về hàng tồn kho sẽ hoàn toàn khác, cụ thể là những mặt hàng sản phẩm sẽ được doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Nói một cách dễ hiểu hơn thì hàng tồn kho chính là những mặt hàng dự trữ mà doanh nghiệp sản xuất để bán và kèm theo những thành phần khác tạo ra sản phẩm.

2. Hàng hóa tồn kho bao gồm những gì?

Hàng tồn kho được xác định bằng cách dựa vào đặc điểm hàng hóa hoặc chủng loại hàng hóa, cụ thể:

2.1 Xét về đặc điểm hàng hóa

Dựa vào đặc điểm hàng hóa hàng tồn được chia thành 4 loại cơ bản như sau:

• Nguồn vật tư:

Chính là những đồ dùng văn phòng, dầu, bóng đèn, nhiên liệu, các vật liệu làm sạch máy và những vật tư khác có giá trị sử dụng tương đương. Đây đều là những vật tư quan trọng và cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất.

• Nguyên liệu thô:

Chính là những nguyên liệu thô được dùng để bán đi hoặc doanh nghiệp sẽ giữ lại để phục vụ cho quá trình sản xuất trong tương lai, được gửi đi để gia công hoặc chế biến và đã mua đang đi trên đường về.

• Bán thành phẩm:

Chính là những sản phẩm được đưa vào quá trình sản xuất tuy nhiên chưa hoàn thành và sản phẩm mặc dù đã hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục hoàn thành sau khi sản xuất.

• Thành phẩm:

Chính là những sản phẩm đã hoàn chỉnh sau khi trải qua quá trình sản xuất.

2.2 Xét về chủng loại hàng hóa

Nếu dựa vào chủng loại hàng hóa thì hàng tồn bao gồm :

• Những hàng hóa mua về để bán chính là hàng tồn kho bao gồm: Hàng mua đang trên đường đi, hàng gửi đang trên đường đi, hàng tồn kho, hàng bất động sản, hàng đang được gửi đi để gia công chế biến.
• Những sản phẩm còn dang dở: Những sản phẩm chưa được sản xuất hoàn thiện hoặc những sản phẩm hoàn thành nhưng chưa được làm thủ tục nhập kho theo đúng quy định.
• Những thành phần còn tồn kho hoặc thành phẩm đang được gửi đi bán.
• Hàng tồn kho chính là nguyên liệu, vật liệu.
• Những công cụ, dụng cụ còn tồn khoa, hoặc được gửi đi gia công biến và đã mua đang được gửi đi trên đường.
• Nguyên liệu, vật liệu được doanh nghiệp nhập để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hóa được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.

3. Vai trò quản trị hàng tồn kho đối với doanh nghiệp

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng cho doanh nghiệp

3.1 Tránh thất thoát hàng hóa

Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những thất thoát hàng hoá và tình trạng trượt giá.

3.2 Tiết kiệm chi phí

• Chi phí nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho qua thời gian có thể bị hỏng hóc, hao mòn hoặc hết hạn sử dụng… dẫn đến tình trạng hàng hoá không còn đảm bảo chất lượng thậm chí phải tiêu huỷ. Do đó, nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng cách thống kê chặt chẽ và liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

• Tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho thường không cố định mà phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa lưu kho. Hàng tồn kho càng nhiều và càng lớn doanh nghiệp càng cần phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và các chi phí phát sinh như điện, nước, nhân công,... dẫn đến chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, quản lý hàng tồn kho để có biện pháp giải phóng và lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời nhằm tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

3.3 Chủ động lượng hàng và lượng tiền mua hiệu quả

Quản lý kho tốt giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định chi phí nhập hàng hợp lý cho những lần tiếp theo

3.4 Tăng doanh thu cho cửa hàng

Quản lý hàng tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp xác định được rõ tình trạng hàng hoá và nhu cầu đối với từng mặt hàng để có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng tồn nhiều trong kho. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tối ưu hoá được doanh thu và lợi nhuận.

3.5 Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động, nếu hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, sẽ giảm được lượng vốn lưu động đồng thời rút ngắn thời gian quay vòng vốn.

4. Thế nào là quản trị hàng tồn kho?

Cần phải nắm rõ nhiều thông tin khi quản trị hàng tồn kho

Là việc kiểm soát quá trình từ đầu đến cuối bao gồm đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Hàng tồn kho có nhiều loại bao gồm: nguyên liệu thô, linh kiện và hàng hóa bán thành phẩm,...

Doanh nghiệp cần sử dụng kho hàng và quản lý hàng tồn kho rất quan trọng nó quyết định đến các kế hoạch của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và điều chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp. Do đó, để quản lý hàng tồn khi được hiệu quả, người quản lý cần phải biết:

• Tỷ lệ hàng tồn kho bao nhiêu là hợp lý?
• Kiểm soát hàng tồn kho bằng cách nào?
• Với số lượng hàng hóa như vậy thì diện tích kho hàng có đủ điều kiện để đáp ứng hay không?
• Cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị hiện tại có đáp ứng được nhu cầu sản xuất đang cần hay không?
• Khách hàng đưa ra nhu cầu như thế nào về mặt hàng?
• Thời gian quản lý hàng tồn kho mất bao nhiêu chi phí?

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả và chặt chẽ dành cho doanh nghiệp

5. Mục đích quản trị hàng tồn kho

Có 3 mục đích chính khi quản trị hàng tồn kho

Doanh nghiệp luôn có xu hướng muốn bán hết các hàng hóa sẵn có, và không muốn có hàng hóa tồn trong kho trong thời gian dài vì phải mất chi phí trong việc bù lỗ hàng hóa mất mát/hư hại/lỗi thời và việc quản lý hàng hóa trong kho.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải lưu giữ một số lượng hàng nhất định trong kho để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng hoặc tránh làm gián đoạn quy trình sản xuất. Vậy mục đích để quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp theo các hoạt động sau đây:

• Dự phòng: Chính là việc dự trữ lại hàng tồn kho để chuẩn bị cho những tình huống kinh doanh xấu nhất có thể xảy ra. Tương tự trong một vài thời điểm cũng có những sự sụt giảm khó lường trong việc cung ứng nguyên liệu. Do đó nếu doanh nghiệp gặp phải cả 2 trường hợp trên thì việc dự phòng hàng tồn kho chính là câu trả lời cho bài toán nan giải mà doanh nghiệp đó đang gặp phải.
• Đầu cơ: Việc giữ hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có được những lợi thế khi giá cả có sự thay đổi.
• Giao dịch: Duy trì hàng tồn kho cũng là cách giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng tắc nghẽn trong quá trình sản xuất và bán hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do có sẵn hàng hóa thành phẩm.

6. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho

6.1 Phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất (công nghiệp, xây lắp...) và các doanh nghiệp thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao..

• Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp chủ động việc báo cáo trong mọi thời điểm; Giảm thiểu tình trạng sai sót; Đáp ứng được nhiều yêu cầu cấp thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Nhược điểm: Tăng khối lượng công việc, ghi chép hàng ngày rất nhiều dễ gây áp lực cho người làm công việc kế toán.

6.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản 611 “Mua hàng”).

Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ (tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán) làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 “Mua hàng”. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên (cửa hàng bán lẻ...). Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bã

• Ưu điểm: Đơn giản, giảm thiểu công việc hạch toán gọn nhẹ.
• Nhược điểm: Việc không kiểm soát thường xuyên khiến việc báo cáo chỉ có thể thực hiện khi đến kỳ, không có sự linh hoạt; Khó phát hiện sai sót; Công việc kế toán bị dồn tập trung vào cuối kỳ.

Có 3 phương pháp chính khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng theo một trong các phương pháp sau:

7.1 Phương pháp tính theo giá đích danh

Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng thứ hàng hoá mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.

7.2 Phương pháp bình quân gia quyền

Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau từng lô hàng nhập về, phụ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp.

7.3 Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước, và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.

8. Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Khi quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp thường gặp những khó khăn như khó cập nhật lượng hàng tồn kho chính xác, không kiểm tra kho hàng thường xuyên, quản lý thủ công mất thời gian... Đặc biệt khi bán hàng ở đa kênh với số lượng hàng lớn lại càng khiến bạn “đau đầu” hơn trong khâu quản lý hàng tồn kho.

Nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá. Tất cả quy trình quản lý hàng tồn kho được quản lý trên một phần mềm duy nhất thông qua Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hóa Haravan

Phần Mềm Quản Lý Kho Hàng Hóa Haravan

9. Kết luận

Trên đây là những kiến thức liên quan đến hàng tồn kho là gì mà Haravan muốn chia sẻ đến bạn đọc. Hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những thông tin kiến thức liên quan đến hàng tồn kho để có thể quản lý hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp của mình.

---------------------------------------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn cách điền phiếu nhập kho chi tiết
• Hướng dẫn cách sắp xếp kho hàng khoa học và gọn gàng
• Sắp xếp kho theo 5S giúp đem lại hiệu quả cao