Sắp xếp kho theo 5S – Giải pháp quản lý kho hàng đem lại hiệu quả cao

Sản xuất luôn là đầu tàu phát triển kinh tế và mô hình sắp xếp kho theo 5S được áp dụng trong sản xuất không chỉ vì nó có thể tạo dựng một kho hàng mang tính chuyên nghiệp và năng suất mà do nó còn phù hợp trong quá trình sản xuất nhiều khâu và quy trình khác nhau. Do vậy, việc áp dụng mô hình quản lý hoạt động sản xuất tiên tiến như 5S đã và đang là xu hướng tất yếu được các doanh nghiệp sản xuất trên toàn thế giới áp dụng.

Có thể hiểu đơn giản tiêu chuẩn 5S là những quy tắc được đặt ra trong cách tổ chức, nơi làm việc, để tăng hiệu quả công việc và năng suất. Mô hình 5S có thể được áp dụng ở nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực hệ thống quản lý hoạt động sản xuất và quản lý kho hàng vật tư.

1. Sắp xếp kho theo 5S trong sản xuất gồm những tiêu chí nào?

Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc) và Shitsuke (sẵn sàng) là 5 từ đại diện cho mỗi chữ S trong 5S, tiêu chuẩn này được phát triển bởi hãng Toyota của Nhật Bản vào những năm 1980 và đã trở thành tiêu chuẩn chung cho nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu.

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho của Nhật Bản

5 chữ cái đầu tiên trong tiếng Nhật là Seiri (S1) - Seiton (S2) - Seiso (S3) - Seiketsu (S4) - Shitsuke (S5) và tương ứng trong tiếng Anh là Sort - Set in order – Shine - Standardize - Sustain. Và khi dịch sang tiếng Việt mang nghĩa là: Sàng lọc - Sắp xếp - Sạch sẽ - Săn sóc - Sẵn sàng. Cụ thể:

1.1. S1: Sort - Sàng lọc

Sắp xếp là thực hiện công việc phân loại, sắp xếp mọi thứ trong kho theo mục đích, đối tượng và tần suất sử dụng. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn, sẵn sàng thay đổi mọi thứ để nó hoạt động khi hiệu quả nhất. Việc tổ chức và vận hành khoa học giúp bạn thuận tiện trong việc quản lý hàng tồn kho, tập trung vào mục tiêu chính. Bạn có thể tổ chức theo các cách sau:

• Những đồ dùng nhiều sẽ để ở ngoài
• Từ trên xuống, các mặt hàng từ nhẹ nhất đến nặng nhất.

Nguyên tắc đằng sau việc phân loại là bạn nên định kỳ loại bỏ những thứ không liên quan và không cần thiết khỏi kho của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sắp xếp, chọn và loại bỏ các mục thừa.

1.2. S2: Set in order - Sắp xếp

Bạn có hiểu đơn giản công việc này là sắp xếp kho hàng một cách hợp lý hóa. Bạn nên đưa ra các ý tưởng trong việc sắp xếp và trưng bày hàng hóa một cách khoa học để tiết kiệm được nhiều thời gian.

Bạn đặt sản phẩm ở nơi dễ thấy và sử dụng các công cụ như nhãn dán, giấy ghi chú hay bảng hiệu. Việc này giúp bạn tìm kiếm sản phẩm dễ dàng, đạt được mục đích sắp xếp kho hàng tối ưu và tốt nhất.

S2 (Set) – sắp xếp kho hàng một cách hợp lý hóa

1.3. S3: Shine - Sạch sẽ

S3 – Shine là một trong các tiêu chuẩn sắp xếp kho mà mang lại hiệu quả nhất. Nguyên tắc này đề cao việc giữ gìn kho, trang thiết bị đảm bảo chất lượng và an toàn với môi trường. Bên cạnh đó, mọi thứ đều được sắp xếp gọn gàng trong không gian sạch sẽ.

Nguyên lý hoạt động của S3 – Shine: Bạn cần dọn dẹp và vệ sinh sạch sẽ. Đây cũng chính là tiêu chí để đánh giá mức độ ngăn nắp và tính chuyên nghiệp của kho hàng.

1.4. S4: Standardize - Săn sóc

Nguyên tắc S4 đóng vai trò rất quan trọng. Săn sóc nghĩa là duy trì và đảm bảo tối ưu sản phẩm trước khi đưa đến tay người tiêu dùng.

Nguyên lý của bước này dựa trên việc bạn phải đặt ra các mong muốn cũng như mục tiêu tại nơi làm việc. Hơn nữa, bạn cũng cần lập ra danh sách công việc để có thể chủ động, ứng phó kịp thời và giải quyết các vấn đề một cách tốt nhất.

1.5. S5: Sustain - Sẵn sàng

Đây là bước cuối cùng trong mô hình sắp xếp kho theo 5S. Nguyên lý chính của S5 – Sustain là phải duy trì khả năng ứng phó và chấp nhận mọi thay đổi để đạt được mục đích cuối cùng.

Nguyên lý hoạt động của S5 (Shitsuke): Sắp xếp kho theo 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó với mọi hoàn cảnh để đạt đến mục đích cuối cùng.

Mô hình sắp xếp kho theo 5S trong sản xuất

1.6 Mục đích của tiêu chuẩn 5S

Là công cụ nền tảng trong mô hình quản trị tinh gọn Lean, 5S mang lại sự tối ưu, tinh giản và loại bỏ tối đa sự lãng phí nguồn lực, công sức, thời gian trong công việc giúp bộ máy tổ chức và quản lý được vận hàng hiệu quả. Tiêu chuẩn này còn cung cấp một môi trường làm việc lý tưởng, phù hợp cho việc đạt được hiệu suất ở mức cao nhất.

1.7 Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5S

Ý nghĩa chính của mô hình 5S là khơi gợi sự trách nhiệm, ý thức người thực hiện và tinh thần tự giác bằng cách làm cho công nhân thực sự yêu thích, và có mong muốn gắn bó công việc của mình. Mặc dù mô hình 5S được phát triển và sử dụng rộng rãi ở Nhật Bản, độ phổ biến của nó đã dần lan sang nhiều nước khác và trong đó có Việt Nam ta, các doanh nghiệp trong nước và ngay cả các đơn vị hành chính hiện đang áp dụng tiêu chuẩn 5S để cải thiện hơn cho tổ chức, hệ thống quản lý chất lượng.

2. Ưu điểm sắp xếp kho theo 5S trong quản lý kho hàng

Áp dụng tiêu chuẩn 5S vào quản lý kho hàng, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích sau:

2.1 Giúp bố trí kho hàng hợp lý, không gian trong kho gọn gàng, sạch sẽ hơn

Nhờ giải pháp 5S mà kho hàng hóa của doanh nghiệp sẽ được sắp xếp một cách hợp lý, khoa học và sạch sẽ hơn hẳn. Điều này sẽ mang lại sự hiệu quả, dễ dàng và thuận lợi hơn trong vận hành.

Hơn nữa, hàng hóa gọn gàng giúp bạn dễ dàng tìm kiếm sản phẩm. Việc sắp xếp theo 5S còn mang lại hiệu quả cao trong công việc, đảm bảo chất lượng hàng hóa trong kho. Đây cũng chính là yếu tố để đánh giá tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp.

Kho hàng sắp xếp theo 5S có không gian rộng rãi, thoáng mát và sạch sẽ

2.2 Tăng hiệu quả, năng suất hoạt động trong kho và quản lý chặt chẽ kho hàng, tránh thất thoát hàng hóa

Khi kho đã được sắp xếp gọn gàng theo tiêu chuẩn 5S thì người lao động sẽ không phải mất nhiều thời gian, thao tác so với một kho hàng lộn xộn. Điều này sẽ giúp cho năng suất lao động tăng hơn hẳn. Bên cạnh đó, nhân viên cũng phải tuân thủ theo kỷ luật của 5S nên sẽ nâng cao ý thức người lao động hơn.

Việc loại bỏ các công cụ không cần thiết tại kho cũng như sắp xếp lại không gian kho hàng theo cách khoa học hơn… sẽ giúp cho việc kiểm soát kho vận trở nên đơn giản, nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Ngoài việc quản lý kho theo 5S sẽ giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, giảm chi phí lưu kho từ đó giúp tăng lợi nhuận đem lại cho doanh nghiệp.

2.3 Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp

Khi khách hàng đến thăm kho hàng của bạn thì một kho hàng sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp chắc chắn sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp, uy tín của doanh nghiệp, gây thiện cảm rất lớn cho đối tác.

Với việc sắp xếp kho hàng khoa học, sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp… luôn tạo thiện cảm cho khách hàng khi đến doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng hình ảnh tốt đẹp, nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường và so với đối thủ cạnh tranh.

2.4 Năng suất lao động cao

Khi sắp xếp kho theo 5S, bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hàng hóa. Thay vào đó, bạn sẽ làm việc với tâm lý thoải mái, thao tác công việc nhanh hơn. Điều này giúp tăng năng suất lao động và công việc được hoàn thành theo đúng kế hoạch đã đề ra. Đặc biệt sắp xếp kho theo cách này còn làm cho nhân viên luôn luôn tuân thủ theo kỷ luật và nâng cao tính ý thức trong doanh nghiệp.

Có thể việc sàng lọc và sắp xếp cũng như giữ gìn môi trường kho sạch sẽ, ngăn nắp sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn kha khá thời gian. Tuy nhiên khi đã làm quen với mô hình 5S, việc thực hiện sẽ không có nhiều khó khăn. Trên hết, những ích lợi trong việc duy trì không gian kho sạch sẽ, an toàn là rất lớn so với những chi phí và công sức doanh nghiệp phải bỏ ra bước đầu.

2.5 Nâng cao môi trường làm việc, cải thiện hình ảnh doanh nghiệp

Có thể thấy, việc thực hiện các hoạt động 5S sẽ giúp cho các khu vực kho tiết kiệm hiệu quả chi phí quản lý kho và quản trị hàng tồn kho. Việc thực hiện và duy trì tốt phương pháp 5S đã tạo nên tinh thần làm việc thoải mái, hiệu quả cho nhân viên, xây dựng hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp trong quá trình làm việc với đối tác.

Cuối cùng, việc áp dụng tốt tiêu chuẩn 5S ở khu vực kho sẽ cho phép nâng cao chất lượng sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng. Mục tiêu cuối cùng là tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng thị phần.

3. Cách thức áp dụng tiêu chuẩn sắp xếp 5S trong quản lý kho

Để có thể áp dụng 5S vào môi trường kho thì người thực hiện cần phải hiểu rõ về 5S cũng như có khả năng quản lý kho chuyên nghiệp.

3.1 Sàng lọc kho theo 5S

Để quản lý các hoạt động của kho hiệu quả, hãy bắt đầu bằng cách sàng lọc các vật liệu để xác định mục đích sử dụng, đặc điểm và tần suất sử dụng của chúng.

Để quản lý hiệu quả một kho hàng, điều cần thiết trước tiên là kiểm tra và phân loại tất cả hàng hóa nhập vào. Đồng thời, nên loại bỏ các thiết bị và vật dụng không cần thiết để giải phóng không gian. Việc triển khai tiêu chuẩn 5S trong kho đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ thì mới có thể sắp xếp hợp lý và tinh gọn.

Sàng lọc tốt phần đầu sẽ giúp các S còn lại tiến hành dễ dàng hơn. Lưu ý kho nên được soi chiếu định kỳ tùy theo quy mô và tính chất hoạt động của kho. Ngoài ra, trong bước này, người quản lý kho hàng phải xác định và loại bỏ những mặt hàng không phù hợp và vô dụng.

Sắp xếp kho theo chuẩn 5S

3.2 Sắp xếp kho theo 5S

Theo 5S, hàng hóa sẽ được đặt ở vị trí khoa học, ngay ngắn, dễ thấy và được ghi chú bằng các nhãn, giấy ghi chú hoặc bảng hiệu để có thể dễ dàng tìm thấy đúng hàng hóa cần tìm.

Để việc sắp xếp kho theo 5S được hiệu quả hơn, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc sau:

Để kiểm soát được thời hạn sử dụng, thời gian bảo hành, thời gian khiếu nại sản phẩm,… thì việc phân loại sản phẩm dựa trên mục đích kinh doanh là rất quan trọng. Đối với những mặt hàng đã có kế hoạch kinh doanh nhất định, bán theo dự án đã định sẵn cần sắp xếp riêng biệt, đánh dấu rõ ràng, có kế hoạch từ trước. Hàng có thời gian sử dụng sớm hơn sẽ được ưu tiên truy xuất dễ dàng hơn. Một cách khác để sắp xếp sản phẩm là sắp xếp chúng theo nguồn gốc, nhà sản xuất hoặc mức độ sử dụng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kho vật tư sản xuất, nguyên liệu, bán thành phẩm cần được sắp xếp theo tần suất sử dụng. Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được đặt ở những nơi thuận tiện và ngược lại.

Kho hàng được bố trí hợp lý theo tiêu chuẩn 5S

3.3 Giữ nhà kho sạch sẽ theo 5S

Tiêu chuẩn 5S là giữ cho nơi làm việc sạch sẽ và có tổ chức. Điều này giúp đảm bảo không gian được an toàn và không bị ô nhiễm. Sự sạch sẽ đặc biệt quan trọng trong các nhà kho, nơi nó có thể giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và thu hút nhiều khách hàng hơn.

Thủ kho cần vệ sinh kho định kỳ (đôi khi là xung quanh kho), và đảm bảo nhân viên tuân thủ các quy tắc vệ sinh. Đồng thời, thủ kho cần phải để mắt đến việc vệ sinh, bảo dưỡng các máy móc, dụng cụ, thiết bị trong kho. Điều này sẽ giúp chúng tồn tại lâu hơn và hiệu quả hơn. Họ cũng phải đảm bảo rằng các quy trình vệ sinh được tuân thủ đúng cách để nhà kho vẫn an toàn.

3.4 Săn sóc kho theo 5s

Duy trì 5S trong kho của bạn là rất quan trọng để có thể thích ứng với các tình huống thay đổi. Bạn cần phải luôn chú ý đến quy trình 5S, không để xảy ra tình trạng lơ là.

Tiêu chuẩn 5S là một bộ quy tắc cho chúng ta biết nên quản lý kho hàng như thế nào. Nó yêu cầu mỗi người trong kho tuân theo các hướng dẫn cụ thể. Điều này giúp đảm bảo rằng nhà kho sạch sẽ và có tổ chức, đồng thời mọi người đều sẵn sàng và sẵn lòng giúp đỡ khi cần thiết.

3.5 Sẵn Sàng kho theo 5s

5S không nên được coi là một tiêu chuẩn nhất thời. Những cải tiến bền vững chỉ được thực hiện khi có sự chặt chẽ và kỷ luật – chủ yếu là từ phía quản lý. Tất cả mọi người, từ người giám sát hoạt động mới nhất đến người vận hành dày dạn kinh nghiệm nhất, đều có vai trò trong việc đảm bảo các quy trình hoạt động như dự kiến.

Hãy luôn lặp lại quy trình 5S định kỳ để đảm bảo sao cho các mặt hàng luôn ở trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng để được vận chuyển đi

4. Phương pháp thực hiện sắp xếp kho theo 5S đạt hiệu quả cao

Lãnh đạo luôn hỗ trợ khi thực hiện tiêu chuẩn 5S.

Điều này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng các tiêu chuẩn được thực hiện thành công.

Để đảm bảo mọi người hiểu tầm quan trọng của 5S, bạn cần đào tạo cách thực hiện. Sau khi mọi người đã quen thuộc với các khái niệm này, họ có thể bắt đầu hành động để cải thiện nơi làm việc.

Để thực hiện thành công tiêu chuẩn 5S, mọi người cần sẵn sàng tham gia.

Điều này có nghĩa là mọi người đều chịu trách nhiệm cho công việc của mình và sẽ không thể thành công nếu họ không làm việc cùng nhau.

Khi tiêu chuẩn 5S đã được tuân thủ thành công, chúng ta nên nâng cao tiêu chuẩn để mọi người có thể không ngừng cải tiến công việc của mình.

Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng 5S trong kho của họ, nhưng không phải lúc nào cũng dễ thực hiện. Là một người quản lý kho, bạn cần phải làm quen với cả quản lý kho và 5S để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.Mọi người làm việc trong nhà kho cần biết về 5S và hãy đảm bảo rằng nó luôn được duy trì.

5. Tăng tốc bán hàng - Sử dụng thiết bị bán hàng chính hãng tại Haravan Store

Dịch vụ khách hàng khi mua hàng tại haravan store

Haravan Store chuyên cung cấp các thiết bị bán hàng chính hãng như máy in hoá đơn, máy in mã vạch, máy bán hàng POS,… cùng các vật dụng bán hàng như thùng giấy, phụ kiện & bao bì đóng gói hàng hóa, hỗ trợ nhà kinh doanh lựa chọn những vật dụng phù hợp, chất lượng để đảm bảo quá trình bán hàng nhanh chóng, tiện lợi hơn, đặc biệt mang lại trải nghiệm tốt cho người tiêu dùng khi mua hàng.

5.1. Cam kết 100% hàng chính hãng

Haravan hợp tác với các đối tác uy tín hàng đầu, nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phân phối các thiết bị bán hàng, vật liệu đóng gói & phụ kiện bán hàng cho các nhà bán lẻ, đặc biệt đến từ các thương hiệu nổi tiếng của Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc,Trung Quốc.v..v.

Haravan Store cam kết cung cấp các sản phẩm chính hãng 100%, chất lượng cao, có giấy tờ chứng nhận nguồn gốc xuất xứ rõ ràng.

5.2. Chính sách bảo hành, đổi trả

Haravan Store cam kết bảo hành 12 - 36 tháng dành cho các thiết bị có tại cửa hàng kể từ ngày gửi hàng cho khách. Đồng thời quý khách hàng có thể thực hiện 1 đổi 1 trong vòng 07 ngày nếu máy gặp lỗi từ nhà sản xuất (Không bảo hành thiết bị bị hư hỏng, cháy nổ, nước vào do tác động từ phía khách hàng). Haravan luôn đảm bảo tốt nhất các quyền lợi mua sắm dành cho quý khách hàng khi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ của chúng tôi.

5.3. Hỗ trợ tư vấn - lắp đặt tận nơi

Với đội ngũ chuyên viên nhiều kinh nghiệm của Haravan Store, đảm bảo quý khách hàng sẽ nhận được hỗ trợ tư vấn nhiệt tình và tận tâm nhất để có thể lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất cho nhu cầu sử dụng của mình.

6. Tổng kết

Bài viết trên là thông tin được cập nhật mới nhất về sắp xếp kho theo 5S – Giải pháp quản lý kho hàng đem lại hiệu quả cao mà Haravan Store đã tổng hợp được. Hy vọng qua bài viết trên đã mang đến cho các nhà bán hàng những thông tin hữu ích và đồng thời ứng dụng được phương pháp trong công việc kinh doanh một cách tốt nhất, mang lại thuận lợi cho các chủ cửa hàng.

Nhà bán hàng đang có nhu cầu tìm mua thiết bị bán hàng chính hãng, liên hệ ngay với Haravan qua HOTLINE: 0981.475.261 để nhận được tư vấn và hỗ trợ lắp đặt nhanh nhất!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Phiếu nhập kho là gì? Cách điền phiếu nhập kho chi tiết nhất
• Kinh nghiệm quản trị hàng tồn kho hiệu quả nhất
• Hướng dẫn cách sắp xếp kho hàng khoa học