Hướng dẫn từ A - Z cách sắp xếp kho hàng khoa học và gọn gàng

Sắp xếp kho hàng là hoạt động cơ bản trong quy trình quản lý kho hàng hóa. Làm thế nào để sắp xếp kho hàng một cách khoa học và hợp lý, tối ưu được sức chứa cho kho? Các phương pháp sắp xếp hàng hóa nào có thể áp dụng cho đa số các ngành hàng? Hướng dẫn chi tiết cách sắp xếp kho hàng hiệu quả nhất trong bài viết sau đây.

1. Lợi ích khi sắp xếp kho hàng gọn gàng và khoa học

Sắp xếp kho hàng là hoạt động cơ bản trong quy trình quản lý kho hàng hóa.

Sắp xếp hàng hóa trong kho gọn gàng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh trong công tác quản lý, điều phối hay luân chuyển xuất nhập hàng hóa. Mỗi một kho hàng bao giờ cũng chứa số lượng sản phẩm khổng lồ. Nếu sắp xếp không khoa học, không chính xác rất dễ dẫn đến tình ra kiểm kê hàng hóa không chính xác, kéo dài thời gian làm việc của doanh nghiệp. Một số lợi ích thiết thực bạn có nhận thấy rõ ràng nhất như:

- Sắp xếp kho hàng giúp kiểm soát hàng hóa hiệu quả: Hàng hóa sẽ được phân loại một cách hợp lý, khoa học, có thứ tự, vị trí cụ thể. Từ đó việc quản lý được thêm phần chặt chẽ và chính xác hơn.

- Lấy hàng hóa nhanh chóng và chính xác: sắp xếp hàng hóa gọn gàng sẽ giúp bạn tìm thấy dễ dàng sản phẩm bạn đang cần, tiết kiệm rất nhiều thời gian.

- Nhập kho hàng hóa được dễ dàng hơn: Nhập kho hàng hóa là một trong những việc quan trọng để giúp cho việc quản lý kho được chính xác và dễ dàng. Tuy nhiên, nếu không sắp xếp một cách hợp lý thì việc quản lý sẽ rất khó khăn.

2. Nguyên tắc cần lưu ý khi sắp xếp kho hàng

Hiện tại có rất nhiều cách sắp xếp kho hàng mà bạn dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên, trước khi bắt tay vào việc phân bổ và lưu trữ hàng hóa vào kho, bạn cần lưu ý một số nguyên tắc xếp hàng sau đây để đảm bảo được chất lượng của hàng hóa khi nhập kho.

Sắp xếp hàng hóa phụ thuộc vào đặc tính của từng sản phẩm.

- Xác định đặc tính sản phẩm của doanh nghiệp hay cửa hàng: là sản phẩm dễ vỡ, chất lỏng, hàng cồng kềnh, hàng nặng ký,…

- Không chồng chất hàng hóa quá cao và không có sự cân bằng, chắc chắn từ giá đỡ.

- Phân luồng kệ xếp hàng hóa với lối đi sao cho hợp lý.

- Nên sắp xếp hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn hơn lên phía trước, ưu tiên sử dụng không lo bị hết hạn, ảnh hướng đến chất lượng hàng hóa đối với khách hàng.

- Cần có một khu vực dành riêng cho các hàng hóa không đạt tiêu chuẩn, hàng bị lỗi, hàng hư hỏng đang chờ xử lý.

-Luôn giữa cho kho hàng sạch sẽ ngăn nắp. Có lịch trình dọn dẹp kho hàng thường xuyên để đảm bảo vệ sinh cho kho hàng.

3. 5 mẹo đơn giản giúp sắp xếp hàng hóa khoa học

Không một doanh nghiệp hay cửa hàng nào có thể thiếu được hoạt động quản lý kho nếu muốn về kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Việc quản lý kho đúng cách không chỉ giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi mà giúp bạn tối ưu được chi phí cũng như nhân sự vận hành.

Mỗi một kho hàng bao giờ cũng chứa rất nhiều sản phẩm. Chính vì thế thì soạn hàng và kiểm kê hàng sẽ gây ra tình trạng mất thời gian. Và nếu như không là một cách chính xác thì rất dễ xảy ra tình trạng dư thừa hàng hóa cũ dẫn đến hết hạn sử dụng và không thể xuất kho.

Để quản lý dễ dàng và hiệu quả, bạn có thể tham khảo một số cách sắp xếp hàng hóa trong kho sau đây:

3.1 Sắp xếp kho hàng theo SKU

Mã SKU được viết tắt theo cụm từ Stock Keeping Unit, là một đơn bị phân loại hàng hóa hay còn lại là mã hàng hóa, bao gồm tổ hợp chữ hoặc số được thể hiện kèm với mã vạch, đọc được bằng máy. Các doanh nghiệp thường tạo số SKU theo cách thủ công hoặc bằng phần mềm quản lý để tiện cho việc quản lý hàng hóa.

Cách sắp xếp kho hàng theo mã sản phẩm.

Mã số SKU thường được in trên nhãn sản phẩm cùng với mã UPC và một số thông tin khác. SKU được sử dụng hầu hết tại các nhà cung cấp, kho hàng vì tính tiện dụng và dễ dàng quản lý sản phẩm. SKU giúp quản lý nhà kho nội, cửa hàng hay nơi lưu trữ hàng hóa. Dùng để phân biệt đặc điểm sản phẩm bằng các ký hiệu riêng biệt cho từng danh mục sản phẩm. Check sản phẩm nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian kiểm tra số lượng hàng trong kho. Đồng thời, mã SKU còn phát huy công dụng rất tốt trong việc phân loại, kiểm tra đối với nhiều hàng hóa cùng ngành chỉ khác nhau về màu sắc, kích thước, đặc điểm nhỏ.

3.2 Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc FIFO

FIFO - First in First out là cách xếp hàng theo nhập trước – xuất trước. Được hiểu là các lô hàng được nhập vào kho trước sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, hàng đạt chất lượng như yêu cầu sẽ xuất trước để phân phối đến các đại lý, khách hàng.

Với nguyên tắc FIFO, nhân viên kho cần phải sắp xếp hàng theo chiều ưu tiên từ cửa kho tiến dần vào trong, tầng dưới trước tầng trên sau… Mỗi lô hàng cần phải được ghi thẻ kho với thông tin về loại hàng – ngày nhập – ngày xuất để tiện cho việc theo dõi nhập – xuất hàng hóa.

Ví dụ: Kho kí hiệu là A, line ký hiệu là B, kệ ký hiệu là C, tầng ký hiệu là D, hộc thì được đánh số: AxxBxxCxxDxx-01.

3.3 Sắp xếp theo phân loại hàng hóa

Trong trường hợp bạn kinh doanh đa dạng mặt hàng khác nhau, bạn có thể sắp xếp kho hàng theo phân loại sản phẩm. Mỗi sản phẩm sẽ được bố trí theo kệ, khu vực riêng biệt, khi cần lấy hàng, bạn có thể nhanh chóng đến đúng khu vực của riêng sản phẩm đó. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lý.

Cách sắp xếp kho hàng theo phân loại sản phẩm.

Trong sản xuất kinh doanh sẽ có những vật liệu hoặc nguyên liệu được lấy đi thường xuyên, do việc sản xuất liên tục, nhưng bên sản xuất lại không có kho lưu tạm thời. Nhưng có những loại nguyên liệu, nhiên liệu lại rất ít khi được xuất đi, có khi chỉ xuất đi tuần 1 lần, hoặc tháng 1 lần. Tùy theo diện tích kho hàng rộng rãi hay chật hẹp mà có những cách bố trí kho phù hợp.

3.4 Sắp xếp hàng hóa theo nhà sản xuất

Nếu bạn có nhiều hơn một nhà cung cấp, bạn có thể lựa chọn cách xếp hàng trong kho theo nhà sản xuất hay nguồn gốc xuất xứ. Bởi cùng một mặt hàng nhưng xuất xứ từ các nước, hoặc xưởng khác nhau có thể chất lượng cũng như mức giá sẽ khác nhau. Cách bố trí kho hàng giúp bạn xuất hàng đúng theo giá của sản phẩm theo nhu cầu của từng đối tượng khách hàng khác nhau.

3.5 Sắp xếp theo hạn sử dụng và cách bảo quản

Bên cạnh những cách sắp xếp trên, bạn còn có thể sắp xếp hàng hóa theo hạn sử dụng hay cách bảo quản đối với những sản phẩm kinh doanh ngắn ngày như: thực phẩm, nước uống,… Đặc điểm của các sản phẩm này là nhu cầu tiêu thụ cao, và được sản xuất liên tục đều đặn mỗi ngày. Do vậy, khi sắp xếp theo hạn sử dụng, bạn có thể căn cứ vào ngày sản xuất, hoặc theo thời gian dùng bao lâu.

Sắp xếp theo hạn sử dụng và cách bảo quản.

4. Những lưu ý quan trọng trong cách sắp xếp kho hàng

Ngoài những công việc cần thực hiện để sắp xếp kho hàng hợp lý như trên thì bạn cũng cần phải có một số lưu ý sau đây:

– Tuyệt đối không được trèo hay giẫm đạp lên hàng hóa: Dù hàng hóa của bạn là hàng hóa dễ vỡ hay không dễ vỡ thì tuyệt nhiên không được giẫm đạp và trèo lên hàng hóa. Có thể trang bị thêm các loại ghế, thang để tiện hơn cho việc lấy hàng. Điều này là cách tôn trọng hàng hóa và tôn trọng khách hàng.

– Hạn chế để hàng hóa gần cửa ra vào và cửa sổ: đây đều là những khu vực có ánh sáng trực tiếp, dễ gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, nhất là đối với những mặt hàng nhu yếu phẩm.

- Bố trí khu vực dành riêng cho công tác chuẩn bị, sắp xếp hàng hóa khi lấy từ trên kệ xuống.

- Phân luồng lối đi trong kho hàng có thể thông với nhau, tạo điều kiện cho việc lấy hàng nhập hàng hay vận chuyển hàng hóa trở nên tiện lợi hơn.

5. Kho hàng không có kệ thì có sắp xếp hàng hóa được không?

Trong trường hợp kho hàng của bạn không được trang bị hệ thống ô kệ thì bạn cần phải sử dụng các tấm lót để đặt hàng hóa. Bạn cần phải ưu tiên các sản phẩm có trọng lượng nặng nằm ở phía dưới và sản phẩm có trọng lượng nhẹ lên trên. Không nên chất hàng quá cao để tránh tình trạng bị đổ hoặc bị vỡ.

Bố trí hàng hóa gọn gàng ngay cả khi không có kệ lớn.

6. Lời kết

Sắp xếp kho hàng sao cho khoa học và thẩm mỹ cần có nhiều thời gian và được thuận hiện nhuần nhuyễn. Hi vọng với những chia sẻ chi tiết về cách sắp xếp kho hàng trong bài viết sẽ giúp bạn cải thiện tốt hơn công tác quản lý kho, quá trình xuất nhập và lưu trữ hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời khắc phục được các hạn chế về tồn kho, tồn hàng hết hạn.