Quản lý kho là gì? 10 cách quản lý kho hiệu quả không thể bỏ qua

Nắm được cách quản lý kho hiệu quả có vai trò rất quan trọng trong kinh doanh hàng hóa. Vậy làm thế nào để xây dựng được một quy trình quản lý kho hàng vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm nhân sự và thời gian? Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho bạn.

1. Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là hoạt động tổ chức, sắp xếp và kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho một cách liên tục, nhằm đảm bảo hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Thông thường, quản lý kho hàng trong doanh nghiệp sẽ diễn ra theo một quy trình nhất định. Bước đầu tiên là nhập hàng, sau đó quản lý làm phiếu xuất kho để xuất hàng, đảm bảo hàng hóa giao đúng số lượng và thời gian quy định. Tiếp đến, quản lý tiến hành kiểm kê số lượng các mặt hàng trong kho để thống kê, tổng hợp báo cáo tồn kho.

Quản lý kho hàng là gì? Đây là cụm từ chỉ công việc kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho

2. Tại sao doanh nghiệp nên quản lý kho hàng?

Trên thực tế, quản lý kho hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

2.1. Tiết kiệm chi phí

Khi biết cách quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể nắm rõ những sản phẩm nào còn lưu kho để có kế hoạch sản xuất - nhập hàng hóa về kịp thời. Từ đó, tiết kiệm được khoản phí liên quan đến sản xuất, nhập hàng.

2.2. Tăng doanh thu

Quản lý kho giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê được sản phẩm tồn kho lâu ngày, từ đó tổ chức chương trình khuyến mãi để giải phóng hàng hóa. Ngoài ra, quản lý kho thường xuyên giúp doanh nghiệp nắm rõ sản phẩm nào bán chạy, được ưa chuộng, từ đó tăng số lượng nhập về để tạo ra nguồn doanh thu tốt hơn.

>> Xem ngay: Các bước thực hiện quy trình quản lý kho chi tiết, khoa học

2.3. Tránh tình trạng thất thoát hàng hóa

Trong quá trình quản lý kho hàng, doanh nghiệp có thể cập nhật được tình trạng hàng hoá một cách kịp thời thông qua số lượng hàng hoá nhập vào và xuất đi mỗi ngày. Dựa vào báo cáo tồn kho hàng ngày, chủ doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hàng hoá một cách chính xác, tránh tình trạng thất thoát do hỏng hóc, sai sót trong quá trình xuất - nhập kho hoặc do gian lận.

2.4. Tăng vốn lưu động

Vốn lưu động là dòng tiền có sẵn để duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Áp dụng thành công các cách quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình trạng hàng hóa trong kho. Từ đó, xây dựng được kế hoạch mua hàng hợp lý, góp phần tăng vốn lưu động cho doanh nghiệp.

Quản lý kho giúp tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu và hạn chế thất thoát hàng hoá

3. Công việc cần thực hiện khi quản lý kho

Quá trình quản lý kho bao gồm một số công việc cụ thể như sau:

3.1 Sắp xếp hàng hóa và nguyên liệu trong kho

Đây chắc chắn là công việc đầu tiên phải làm đối với hàng tồn kho. Người bán nên xây dựng và tối ưu sơ đồ kho, sắp xếp hàng hóa và vật tư trong kho một cách khoa học, để tận dụng và tối ưu không gian, thuận tiện trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa khi cần thiết.

Sắp xếp hàng hóa trong kho ngăn nắp, khoa học giúp bạn dễ kiểm tra và lấy hàng khi cần thiết.

3.2 Đảm bảo mọi quy định và quy chuẩn của hàng hóa trong kho

Khi sắp xếp hàng hóa cần đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước (đặc biệt với ngành thực phẩm, dược mỹ phẩm) để đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng đến khách hàng.

3.3 Thực hiện các thủ tục nhập - xuất

Người bán nên xây dựng quy trình tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ, chứng từ khi nhập - xuất hàng hóa. Sau mỗi lần nhập - xuất kho cần lưu giữ toàn bộ hóa đơn và thường xuyên theo dõi, kiểm tra định kỳ tồn kho để đối chiếu chính xác với tồn kho hệ thống.

3.4 Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

Theo dõi số lượng hàng hóa và tồn kho cuối ngày để đảm bảo duy trì mức tồn kho tối thiểu, từ đó có thể đánh giá và điều chỉnh mức tồn kho phù hợp với từng sản phẩm, có kế hoạch nhập hàng kịp thời để đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng.

3.5 Đảm bảo quy định về PCCC và an toàn kho

Đây là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng để tránh rủi ro về tài chính và cả con người. Bạn cần thường xuyên kiểm tra cơ sở hạ tầng, tránh tình trạng ẩm ướt, hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

4. Một số kỹ năng cần có của nhân viên quản lý kho

Kỹ năng quản lý kho hàng là yếu tố cần thiết phải có. Điều này nhằm giúp cho hoạt động kinh doanh hiệu quả và có doanh thu tốt hơn. Theo đó, một số kỹ năng nhân viên quản lý kho nhất định phải biết là:

4.1 Kỹ năng kiểm tra, lập phiếu nhập - xuất kho

Một trong những công việc quan trọng của nhân viên kho là tiếp nhận các loại giấy tờ, chứng từ yêu cầu xuất - nhập hoặc vận chuyển hàng hóa. Vì vậy, bạn cần có kiến thức, cũng như thành thạo kỹ năng kiểm tra để tiến hành công việc này suôn sẻ và thuận lợi.

Mặt khác, nhân viên quản lý kho cũng phải biết cách lập phiếu xuất - nhập kho chi tiết, để doanh nghiệp có thể nắm rõ tình hình hàng hóa, từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất.

Nhân viên kho nên rèn luyện kỹ năng kiểm kho và lập báo cáo xuất - nhập kho chi tiết để doanh nghiệp nắm rõ tình hình hàng hóa, từ đó chuẩn bị chiến lược kinh doanh phù hợp.

4.2 Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa khoa học

Nhân viên kho nên trau dồi kỹ năng sắp xếp hàng hóa theo từng đặc điểm nhất định, đồng thời phải biết cách giữ cho không gian kho sạch sẽ, ngăn nắp và tiết kiệm diện tích tối ưu. Nhờ vậy, điều này giúp ích rất nhiều cho việc tìm kiếm hàng hóa, cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh.

4.3 Kỹ năng kiểm kho nhanh chóng

Kiểm kho là một công việc yêu cầu tính tỉ mỉ, cẩn thận cũng như kỹ năng chuyên môn của nhân viên. Bạn phải nắm rõ quy trình và hoạt động cần có trong việc kiểm kho để thực hiện kiểm tra hàng hóa tốt nhất, hạn chế sai sót xảy ra.

Đối với trường hợp số lượng hàng hóa lớn, cùng với quá trình nhập - xuất liên tục, ngoài tận dụng kỹ năng sẵn có thì nhân viên nên tìm hiểu cách sử dụng phần mềm quản lý. Như vậy, bạn có thể tiết kiệm thời gian, công sức trong việc kiểm tra và tránh tình trạng nhầm lẫn, thất thoát xảy ra.

4.4 Kỹ năng làm việc nhóm

Nhân viên quản lý kho chính là trung gian kết nối các bộ phận khác với nhau. Do đó, bạn phải biết cách làm việc nhóm, lắng nghe, chủ động đối thoại với đồng nghiệp, để xử lý công việc suôn sẻ, cũng như rút ngắn thời gian và mang lại kết quả tốt nhất.

4.5 Kỹ năng lãnh đạo, quản lý nhân sự

Nhân viên nên trau dồi kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng lãnh đạo để điều phối công việc hợp lý, giúp hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn. Đối với một số kho hàng lớn, bạn cũng nên học thêm kỹ năng tổ chức và quản lý nhân sự. Điều này nhằm đảm bảo tính kỷ luật, mang lại môi trường làm việc chuyên nghiệp và tối ưu hóa hoạt động trong kho, tránh tình trạng thất thoát.

5. TOP 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn nên biết

Phần tiếp theo của bài viết gợi ý cho bạn TOP 10 cách quản lý kho khoa học, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả kinh doanh nhé!

5.1. Chú ý cách sắp xếp và phân loại hàng hóa trong kho

Sắp xếp và phân loại hàng hoá hợp lý giúp mở rộng không gian kho và bạn có thể tìm kiếm hàng hóa dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian xuất - nhập kho.

Theo đó, doanh nghiệp nên sắp xếp những mặt hàng cùng loại và có kích thước tương đương nằm gần nhau. Những mặt hàng có hạn sử dụng ngắn hơn nên được sắp xếp bên ngoài để hạn chế tình trạng hàng hoá chưa kịp sử dụng đã hỏng hóc. Đồng thời, những mặt hàng thường xuyên sử dụng cũng nên được sắp xếp ra phía ngoài để dễ dàng tìm kiếm.

5.2. Đặt kho hàng ở vị trí dễ nhìn thấy

Một cách quản lý kho hàng hiệu quả khác là doanh nghiệp nên đặt kho hàng ở những nơi dễ quan sát quá trình xuất nhập hàng nhất để theo dõi các hoạt động của nhân viên. Đồng thời, vị trí kho hàng nên là những địa điểm thuận lợi cho quá trình giao nhận hàng để phương tiện vận chuyển dễ dàng qua lại.

Bạn nên đặt kho hàng ở vị trí dễ nhìn thấy để thuận tiện theo dõi mọi hoạt động diễn ra.

5.3. Có mức tồn kho tối ưu

Mức tồn kho tối ưu là ước tính số lượng hàng hóa cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên xác định rõ mức tồn kho này để tránh tình trạng gián đoạn các quy trình sản xuất, kinh doanh.

Để xác định mức tồn kho này, cần dựa vào quy mô và hiệu quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy vào từng trường hợp, bạn sẽ quyết định nhập hàng bổ sung hay giải phóng hàng tồn kho, cụ thể:

• Nếu tồn kho thấp hơn mức tối ưu: Tiến hành nhập hàng bổ sung kịp thời.

• Nếu tồn kho vượt quá mức tối ưu: Đưa ra những phương án hợp lý để giải phóng hàng hóa trong kho.

5.4. Dùng thẻ kho, dán nhãn và lưu mã vạch hàng hóa

Xuất - nhập kho là công việc diễn ra hàng ngày ở các kho hàng nên báo cáo tồn kho sẽ thay đổi liên tục. Vì vậy, dùng thẻ kho, dán nhãn và lưu mã vạch là cách quản lý kho hiệu quả giúp bạn dễ dàng phân biệt và tìm kiếm nhanh chóng các loại hàng hóa trong kho.

Dán nhãn lên các giá đỡ trong kho hàng để dễ dàng tìm kiếm hàng hoá

5.5. Kiểm tra quy trình xuất nhập kho hàng

Kiểm tra quy trình xuất nhập kho hàng là cách giúp doanh nghiệp hạn chế được những sai sót ảnh hưởng đến tình trạng hàng hoá, đồng thời tìm ra những “lỗ hổng” trong quá trình quản lý kho. Từ đó, đưa ra các phương án xử lý để nâng cao chất lượng quản lý kho hiệu quả.

Thông thường, người thực hiện quy trình này cần phải có kiến thức và kinh nghiệm trong công việc quản lý kho để tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.

5.6. Sử dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO

FIFO là viết tắt của cụm từ First In - First Out. Với phương pháp này, lô hàng nào nhập kho trước sẽ xuất đi trước. Thông thường, phương pháp này thường áp dụng với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như: bánh kẹo, hoa quả... để giảm thiểu hàng hoá chưa kịp xuất bán đã hỏng hóc.

LIFO (Last In - First Out) là khái niệm trái ngược với FIFO. Khi quản lý kho bằng phương pháp LIFO, doanh nghiệp sẽ tiến hành xuất kho những lô hàng nhập sau cùng để cân đối chi phí sản xuất, điều chỉnh giá thành sản phẩm phù hợp tại thời điểm đó.

>> Tham khảo thêm: Giá vốn hàng bán là gì? Hướng dẫn cách tính giá vốn hàng bán để hiểu rõ phương pháp FIFO và LIFO

Sử dụng phương pháp FIFO LIFO là cách quản lý kho hàng phù hợp với từng loại sản phẩm.

5.7. Tiến hành kiểm tra kho định kỳ

Doanh nghiệp nên lên kế hoạch kiểm tra kho định kỳ với tần suất tối thiểu từ 3-6 lần mỗi tháng. Cách này sẽ giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tình trạng hàng hoá và tổng hợp báo cáo tồn kho một cách chính xác nhất.

Khi tiến hành kiểm tra kho định kỳ, doanh nghiệp nên chú ý thực hiện một số công việc sau đây:

• Kiểm tra số lượng tồn kho thực tế, đối chiếu với các sổ sách có liên quan như: Sổ tổng hợp, sổ chi tiết, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,...

• Kiểm tra chất lượng của các loại hàng hoá, đặc biệt là những mặt hàng có giá trị lớn hoặc dễ hỏng hóc.

• Kiểm tra hạn sử dụng hàng hóa, ưu tiên kiểm tra những mặt hàng tồn kho trong thời gian dài. Từ đó, đưa ra các phương pháp xử lý kịp thời để giải phóng kho hàng.

• Kiểm tra những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa trong kho như: chuột, mối, gián, khu vực ẩm mốc,...

5.8. Thanh lý hàng hóa đã hết thời hạn sử dụng

Tình trạng tồn kho kéo dài sẽ dẫn đến hàng hóa hỏng hóc, hết hạn sử dụng. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kho hàng thường xuyên để thống kê những sản phẩm sắp hết hạn. Sau đó, lên kế hoạch thanh lý số hàng hoá đấy để dọn kho, tăng diện tích kho trống để dự trữ hàng hoá khác và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: 5 lời khuyên cứu vớt nạn hàng tồn kho

Thanh lý hàng hóa hết thời hạn sử dụng để mở rộng diện tích dự trữ trong kho hàng

5.9. Phân công phù hợp với nhân sự quản lý kho hàng

Tương tự các phòng ban khác, bộ phận kho cũng cần phân công chia khối lượng công việc cho từng nhân viên để quản lý dễ dàng giám sát. Mỗi nhân sự sẽ phải chịu trách nhiệm và đảm bảo hoàn thành công việc của mình.

Thông thường, doanh nghiệp nên chia bộ phận kho thành các vị trí như: thủ kho, nhân sự nhập hàng - xuất hàng, vị trí quản lý giấy tờ sổ sách,...

5.10. Ứng dụng phần mềm quản lý kho hiện đại

Sử dụng phần mềm thông minh cũng là một trong các cách quản lý kho hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Phần mềm quản lý kho hiện đại thay thế cho các phương pháp thủ công giúp doanh nghiệp hạn chế được những sai sót và mất mát hàng hoá. Đồng thời, phần mềm cũng giúp đơn giản hóa quá trình quản lý kho, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhân sự, thời gian và công sức nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.

Trên thị trường hiện nay xuất hiện rất nhiều phần mềm quản lý kho thông minh. Trong đó, Haravan được nhiều người tin chọn và đánh giá cao bởi sở hữu nhiều tính năng nổi bật như:

• Quản lý tập trung: Tất cả nghiệp vụ về quản lý kho hàng được tích hợp trên 1 phần mềm, dễ dàng sử dụng và kiểm soát thông qua thiết bị điện thoại hoặc máy tính có kết nối internet. Hơn nữa, phần mềm cũng được thiết kế rất đơn giản, dễ dàng thao tác và sử dụng.

• Quản lý tồn kho: Đưa toàn bộ số lượng hàng hóa lên kho online của Haravan. Tự động cập nhật hàng tồn kho sau mỗi đơn hàng phát sinh nhằm giúp người bán nắm được tỷ lệ hàng tồn và cân đối việc bán hàng, hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa.

• Quản lý nhập hàng: Đối soát nhu cầu mua hàng, số tồn kho thực tế, đơn hàng chưa giải quyết, mặt hàng bán chạy để ra quyết định nhập hàng nhanh chóng. Quy trình nhập hàng được thực hiện chặt chẽ, chuyên nghiệp tránh xảy ra sai sót giá vốn hàng nhập. Nếu có hàng hóa bị hư hỏng, phần mềm có thể giúp người bán lập phiếu trả hàng để nhanh chóng thực hiện đổi trả. Đồng thời theo dõi, thanh toán công nợ cho nhà cung cấp.

• Báo cáo tồn kho: 5 bộ báo cáo chuẩn cho người bán là tồn kho, điều chỉnh sản phẩm, điều chuyển kho, theo dõi lượng hàng mua vào bán ra và báo cáo xuất nhập tồn chi tiết theo biến thể sản phẩm. Báo cáo với những con số cụ thể giúp người bán dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh kịp thời hoạt động kinh doanh để tăng trưởng doanh thu hiệu quả hơn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về chất lượng của phần mềm quản lý kho Haravan thì hãy bắt đầu dùng thử miễn phí ngay TẠI ĐÂY.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại giúp tiết kiệm nhân sự, thời gian và công sức

6. Kết luận

Bài viết trên đây đã giúp bạn nắm rõ khái niệm quản lý kho là gì và gợi ý 10 cách quản lý kho hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Có thể thấy, quản lý kho hàng quản lý kho là một trong những bước quan trọng, liên quan gián tiếp đến quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình quản lý phù hợp để giảm thiểu những rủi ro, thất thoát hàng hoá.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan Omnichannel là sự lựa chọn hàng đầu, giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng.

Một số tính năng nổi bật của Haravan Omnichannel như:
▪️ Quản lý tồn kho: Tự động đồng bộ và cập nhật số lượng tồn kho đa kênh khi có đơn hàng mới ở bất kỳ kênh nào, giúp nắm bắt chính xác số lượng tồn kho, giảm sai sót thất thoát hàng hoá.
▪️ Quản lý đơn hàng: Tự động cập nhật đơn hàng mới, kiểm tra và xử lý đơn hàng loạt từ các kênh bán về một hệ thống quản lý duy nhất, cùng với bộ lọc thông minh giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng.
▪️ Quản lý sản phẩm: Quản lý giá vốn, giá bán sản phẩm tập trung từ tất cả các kênh. Quản lý và cập nhật sản phẩm hàng loạt theo tên, mã sản phẩm, barcode, số lượng nhập, xuất, tồn kho, theo lô, hạn sử dụng
▪️ Quản lý vận chuyển: Tích hợp hơn 15 đơn vị vận chuyển phổ biến. Dễ dàng thao tác chuyển đơn, theo dõi tình trạng đơn hàng, quản lý thu hộ COD và đối soát vận chuyển minh bạch.

>> Bạn muốn tìm hiểu thêm về Haravan Omnichannel? Khám phá ngay:>> Tìm hiểu thêm các bài viết liên quan:

• Công thức quản lý hàng tồn kho thông minh cho các chuỗi bán lẻ
• Hướng dẫn cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
• Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác