Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết và chính xác nhất

Kiểm kê hàng tồn kho chính xác tại đa kênh bán hàng

Kiểm kê hàng tồn kho giúp tối ưu hoá doanh nghiệp

3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cần đảm bảo các bước chuẩn bị và thực hiện chuyên nghiệp. Cách để giúp doanh nghiệp kiểm kho dễ dàng và nhanh chóng hơn là nên kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc kiểm kê hàng theo định kỳ. Cụ thể như sau:

3.1 Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Tuỳ theo loại hàng, số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê hàng ngày hoặc hàng tuần. Cách thức này nên áp dụng với những doanh nghiệp sản xuất và bán những sản phẩm có giá trị cao, ít mặt hàng như doanh nghiệp thiết bị, máy móc, xây dựng…

Việc kiểm kê hàng tồn thường xuyên sẽ giúp chủ doanh nghiệp hạn chế tối đa những sai lệch và thất thoát có thể xảy ra. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp cần chi trả tiền cho nhân lực kiểm tra hàng hoá cao hơn và bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng sẽ tốn thời gian với số lượng công việc lớn hơn.

3.2 Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Kiểm kê định kỳ có thể thực hiện theo tháng, theo quý hoặc theo chu kỳ riêng của mỗi doanh nghiệp. Cách thức này hiện được áp dụng phổ biến nhất trên thị trường, đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp có sản phẩm số lượng lớn, đa dạng mã sản phẩm và giá trị sản phẩm trung bình.

Cách thức kiểm kho này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt áp lực cho kế toán hơn so với hình thức kiểm kho kể trên. Tuy nhiên, nhược điểm lớn của cách thức kiểm hàng này là tương đối khó phát hiện sai sót trong hàng hoá vì thời gian kiểm kê mỗi đợt khá xa nhau.

Kiểm kê hàng tồn kho hỗ trợ công việc kinh doanh

4. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất

4.1 Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Trước khi tiến hành kiểm kê hàng, doanh nghiệp cần có bước chuẩn bị trước để đảm bảo quá trình kiểm kê hàng tồn kho diễn ra nhanh và chính xác nhất.

• Chủ động thông báo đến các bộ phận liên quan để nhân sự chuẩn bị. Ngoài ra, vào ngày tiến hành kiểm kê có thể thông báo cho bên cung cấp, khách hàng nếu cần để tránh làm phiền bên đối tác.

• Phân công nhân sự rõ ràng và người sẽ chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê. Trong doanh nghiệp thông thường sẽ có thủ kho và kế toán phối hợp để cùng nhau thực hiện công việc này.

• Đưa kế hoạch cụ thể về vấn đề kiểm kê hàng hoá như sẽ kiểm kê khu nào trước, mã hàng nào ưu tiên hơn và kiểm kê từ thời gian nào đến thời gian nào.

4.2 Các bước của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Tùy theo đặc thù sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp mà sẽ có các bước kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình quản lý kho sau hoặc linh hoạt sao cho phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty mình.

• Bước 1: Dựa theo phần mềm quản lý và những báo cáo về tình trạng tồn kho để tiến hành lên bảng thống kê hàng tồn kho đầy đủ, chi tiết theo thứ tự phù hợp. Mẫu bảng kiểm kê hàng tồn thường sẽ bao gồm cột hàng hoá, số lượng hàng, ghi chú…

• Bước 2: Kiểm kê tại kho và ghi chú vào bảng thông tin về số lượng. Quá trình kiểm kho nên thực hiện hai người cùng kiểm hàng song song, ghi số liệu độc lập tại hai biên bản để đối chiếu sau khi hoàn thành.

• Bước 3: Hoàn thành kiểm kê và so sánh kết quả hai biên bản kiểm kê. Trong trường hợp có chênh lệch, người phụ trách kiểm kê cần đếm lại để có kết quả chính xác nhất.

• Bước 4: Chốt số lượng hàng hoá tồn kho thực tế và đối chiếu số lượng tương ứng trên báo cáo. Nếu chênh lệch, thủ kho và kế toán cần có giải trình chi tiết.

• Bước 5: Sau khi giải trình, kế toán điều chỉnh lại sự chênh lệch theo số liệu thực tế.

• Bước 6: Hoàn tất biên bản kiểm kê hàng hoá và yêu cầu bên liên quan ký xác nhận.

• Bước 7: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đã hoàn thành nhưng nếu trường hợp có sai lệch ban giám đốc cần tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý cho lần kiểm tra sau.

Tuân thủ quy trình kiểm kê hàng tồn kho

5. Cách để kiểm kê kho hàng tồn kho dễ dàng và chính xác

Để quá trình kiểm kho dễ dàng và nhanh chóng hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc những lưu ý sau:

5.1 Phân loại sản phẩm tồn kho

Những chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh đã ra lời khuyên cho những doanh nghiệp là nên chia số lượng tồn kho thành nhiều nhóm. Nhóm A là những mặt hàng giá cao, nhập số lượng ít. Nhóm B là gồm những mặt hàng ở khoảng giữa có giá bán vừa phải. Nhóm C là những mặt hàng nhập giá thấp, khả năng bán nhanh.

Việc phân chia này giúp bạn có giải pháp phù hợp khi kiểm kê kho hàng như nên ưu tiên kiểm kê nhóm nào trước để hạn chế tốn chi phí lưu kho cho doanh nghiệp.

5.2 Theo dõi đầy đủ thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp cần ghi chép mọi thông tin về các sản phẩm trong kho như SKU, mã vạch, số lô, xuất xứ, nhà cung cấp. Ngoài ra, bạn cần theo dõi chi phí của từng mặt hàng để có phương án thay đổi phù hợp.

5.3 Nhất quán trong cách làm việc

Để tránh những vấn đề đau đầu như số liệu không khớp, quy trình kiểm kê sai sót bạn cần đảm bảo nhân viên kho và nhân viên nhập hàng có phương pháp làm việc thống nhất. Điều này giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn, ít xảy ra những sai sót không đáng có.

5.4 Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng hóa

Một phương pháp đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp nhanh gọn và chính xác là ứng dụng công nghệ, phần mềm quản lý thông minh. Sử dụng bảng tính hay sổ ghi chép thủ công hiện nay có khá nhiều nhược điểm không phù hợp với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay.

Vì vậy, để tăng lợi thế cạnh tranh các doanh nghiệp nên xem xét ứng dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho vào hoạt động quản lý của công ty mình. Phần mềm này sẽ giúp công việc quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đơn giản, dễ dàng và đảm bảo tính chính xác cao hơn so với phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, trước khi chọn bất kỳ công nghệ phần mềm nào doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ để đảm bảo phù hợp nhất với nhu cầu.

Ứng dụng công nghệ trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

5. Những sai lầm dễ gặp khi kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho có thể gặp phải nhiều sai lầm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Một số sai lầm dễ gặp phải kể đến như:

5.1 Không chuẩn bị kho lưu trữ trước

Sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là chưa dự tính được cụ thể không gian lưu trữ hàng hoá. Việc sắp xếp hàng hóa lộn xộn sẽ dẫn đến vấn đề tìm kiếm vật tư, hàng hoá khó khăn hơn.

5.2 Thiếu nhân sự kiêm kê

Các vấn đề thường gặp phải như nhân viên kiểm kê không đủ chuyên môn, không được đào tạo chính quy dẫn đến kiểm kê thiếu chính xác.

5.3 Không xử lý lỗi khi kiểm kê

Lỗi kiểm kê dù lớn hay nhỏ cũng đều cần xử lý để đảm bảo kết quả kiểm kê chính xác nhất. Bất kỳ thay đổi nào cũng sẽ ảnh hưởng đến kết quả kiểm kê và gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp.

5.4 Không xử lý hàng tồn kho nguồn gốc không rõ ràng

Xử lý hàng tồn kho có lý lịch không rõ ràng cần làm trước khi tiến hành kiểm kê hàng hoá. Doanh nghiệp nên dùng một khu riêng để làm kho lưu trữ mặt hàng này và cử người chịu trách nhiệm riêng.

>> Xem thêm:

• Quản lý kho là gì? Các cách quản lý kho hiệu quả
• Tổng hợp các phần mềm quản lý kho hàng hóa
• Chia sẻ cách quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng