Top 9 các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hiện nay

Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp thường gặp phải vấn đề như tồn đọng, thiếu hụt hàng và chi phí lưu kho cao. Những khó khăn này không chỉ ảnh hưởng đến tài chính mà còn làm giảm uy tín thương hiệu. Vậy có bao nhiêu phương pháp quản lý hàng tồn kho? Hệ thống lõi quản trị hàng hóa là gì? Hãy tham khảo bài viết về top 9 các cách quản lý tồn kho hiệu quả mà Haravan đã tổng hợp nhé.

I. Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là một quy trình bao gồm việc điều hành và giám sát các hoạt động đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng hóa tồn kho. Mục tiêu chính là đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ sản phẩm để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, đồng thời tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng hóa.

Quản lý hàng tôn kho giúp đảm bảo cung ứng hàng hóa kịp thời.

Bằng cách thực hiện quản lý hàng tồn một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát mọi hoạt động luân chuyển hàng hóa tại tất cả các chi nhánh, đảm bảo quy trình kiểm kê hàng tồn kho diễn ra minh bạch. Điều này không chỉ nâng cao khả năng phục vụ mà còn gia tăng sự hài lòng của khách hàng, nhờ vào việc áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho và hệ thống lõi quản trị hàng hóa.

II. Khám phá top 9 các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hiện nay

1. Áp dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kho hàng tại Haravan. Với công nghệ hiện đại, ứng dụng này giúp tự động hóa quy trình kiểm kê hàng tồn kho, theo dõi tình trạng hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.

Sử dụng phần mềm là một trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất.

Nhờ vào tính năng phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể nắm bắt được xu hướng tiêu thụ, từ đó đưa ra quyết định thông minh trong việc nhập hàng. Hệ thống lõi quản trị hàng hóa của Haravan không chỉ giúp tối ưu hóa không gian kho mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng nhờ khả năng đáp ứng nhanh chóng nhu cầu. Hãy trải nghiệm phần mềm quản lý kho của Haravan để nâng cao hiệu quả kinh doanh!

2. Phương pháp thiết lập vị trí kho hàng

Để tối ưu hóa hoạt động kho hàng, doanh nghiệp cần xác định quy mô kho và nhu cầu xuất nhập hàng hóa. Có hai phương pháp chính để sắp xếp hàng hóa:

- Sắp xếp cố định: Đây là cách đơn giản nhất, phân loại hàng hóa theo chủng loại và bố trí tại một vị trí nhất định trong kho. Phương pháp này giúp hạn chế nhầm lẫn và dễ dàng kiểm soát hàng hóa. Tuy nhiên, theo thời gian, có thể xuất hiện nhiều khoảng trống, gây lãng phí không gian lưu trữ. Do đó, doanh nghiệp có kho nhỏ cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng.

- Sắp xếp linh hoạt: Phương pháp này cho phép tận dụng tối đa không gian lưu trữ bằng cách không quy định vị trí cố định cho từng mã hàng. Mặc dù giúp tối ưu hóa kho, nhưng việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên phức tạp hơn. Doanh nghiệp cần lập bản đồ kho và thường xuyên cập nhật để đảm bảo quản lý hiệu quả.

3. Ứng dụng phương pháp quản lý kho FIFO hoặc LIFO

Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến: FIFO (Nhập trước, xuất trước) và LIFO (Nhập sau, xuất trước) tùy thuộc vào nhu cầu và loại hàng hóa.

- FIFO: Phương pháp này cho phép hàng hóa được sản xuất và nhập kho trước sẽ được tiêu thụ trước. Đây là lựa chọn lý tưởng cho hàng dễ hư hỏng và có thời gian sử dụng ngắn.

- LIFO: Nguyên tắc này cho phép hàng hóa mới nhất được xuất trước. Mặc dù có lợi cho việc điều chỉnh giá thành dựa trên chi phí gần đây, nhưng không phù hợp cho hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, dễ dẫn đến tình trạng hàng tồn kho cũ bị dồn ứ.

Xem thêm: Công thức tính FIFO và LIFO.

Phương pháp LIFO và FIFO giúp quản lý kho hàng hiệu quả hơn.

4. Phương pháp đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm

Phương pháp đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm là một trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất hiện nay. Để duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh ổn định, việc thiết lập mức tồn kho cho mỗi loại hàng hóa là vô cùng quan trọng. Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng hóa tối thiểu cần có trong kho, nhằm đảm bảo có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ trên thị trường. Việc đặt mức tồn kho tối thiểu hợp lý giúp doanh nghiệp ứng phó kịp thời với tình huống cầu tăng đột biến.

Ngược lại, mức tồn kho tối đa là số lượng hàng hóa tối đa mà doanh nghiệp có thể lưu trữ, giúp ngăn ngừa tình trạng sản xuất vượt quá nhu cầu thị trường. Việc quản lý chặt chẽ hai mức tồn kho này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa.

Một trong những phương pháp hiệu quả để xác định các mức tồn kho này là EOQ (Economic Order Quantity). EOQ không chỉ giúp tính toán số lượng đặt hàng tối ưu mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa. Bằng cách sử dụng EOQ, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình đặt hàng và lưu kho, từ đó giảm thiểu chi phí và đảm bảo cung ứng hàng hóa liên tục, tránh những rủi ro về cung cầu trên thị trường. Vậy EOQ là gì? Mô hình EOQ là gì? Công thức EOQ ra sao?

EOQ là mô hình quản lý hàng tồn kho nhằm xác định lượng đặt hàng tối ưu.

- EOQ (Economic Order Quantity) là một mô hình quản lý hàng tồn kho nhằm xác định lượng đặt hàng tối ưu, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến hàng tồn kho, bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

- Mô hình EOQ: Đây là mô hình tập trung vào việc cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Cụ thể, chi phí đặt hàng bao gồm những chi phí phát sinh khi doanh nghiệp đặt hàng mới (như chi phí vận chuyển, thủ tục hành chính), trong khi chi phí lưu kho là những chi phí để duy trì hàng hóa trong kho (như tiền thuê kho, bảo hiểm, lãi vay). Mô hình EOQ giúp tối ưu hóa lượng đặt hàng sao cho tổng chi phí này là thấp nhất.

- Công thức EOQ được tính theo biểu thức:

EOQ = √ [ (2 x S x D) / H ]

Trong đó:

+ D là nhu cầu hàng năm của sản phẩm (số đơn vị sản phẩm cần trong một năm).

+ S là chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt (chi phí cố định phát sinh khi đặt hàng).

+ H là chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị hàng hóa trong một năm (bao gồm chi phí kho bãi, bảo hiểm, v.v.).

Công thức tính EOQ.

5. Mã hóa và dán nhãn tất cả hàng tồn kho

Việc mã hóa và dán nhãn sản phẩm là phương pháp quản lý kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho một cách dễ dàng. Tùy vào nhu cầu chi tiết, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống mã hóa phù hợp với từng loại hàng hóa. Với mỗi sản phẩm được dán nhãn, khi quét mã qua thiết bị, hệ thống quản lý sẽ ngay lập tức cập nhật thông tin về sản phẩm, vị trí trong kho và số lượng tồn đọng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn khi xuất nhập hàng và tối ưu hóa quy trình quản lý.

6. Kiểm soát quy trình xuất - nhập kho

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm và tránh lãng phí, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập nguyên vật liệu và xuất thành phẩm. Khi nhập hàng, việc kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu giúp tránh thất thoát và đảm bảo đủ nguồn cung cho sản xuất. Khi xuất kho, cần đối chiếu kỹ lưỡng số lượng sản phẩm đã xuất với lượng nguyên liệu đã sử dụng, nhằm phát hiện sớm những sai sót hoặc thất thoát. Quy trình này không chỉ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn nâng cao hiệu quả sản xuất.

7. Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho là bước quan trọng trong các phương pháp quản lý hàng tồn kho, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác lượng hàng hóa thực tế.

- Kiểm kê vật lý: Kiểm tra toàn bộ hàng hóa cùng lúc, thường tiến hành vào cuối năm nhằm phục vụ cho báo cáo tài chính. Phương pháp này có độ chính xác cao nhưng đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.

- Kiểm kê tại chỗ: Kiểm tra số lượng hàng hóa bất kỳ khi cần, giúp doanh nghiệp xác định những sản phẩm bán chạy để điều chỉnh kế hoạch.

- Kiểm kê chu kỳ: Thay vì kiểm kê toàn bộ vào một thời điểm, doanh nghiệp có thể kiểm tra từng mặt hàng theo lịch định kỳ, ưu tiên kiểm tra thường xuyên các sản phẩm có giá trị cao.

Bạn nên kiểm kê kho thường xuyên để nắm được lượng hàng hóa thực tế.

8. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Phân loại sản phẩm theo phân tích ABC giúp doanh nghiệp ưu tiên nguồn lực và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn:

- Nhóm A gồm sản phẩm có giá trị cao, cần kiểm soát kỹ dù tần suất bán ra thấp.

- Nhóm B có giá trị và tần suất bán ra trung bình, nên chú ý vừa phải.

- Nhóm C là sản phẩm có giá trị thấp nhưng bán nhanh, cần lưu trữ số lượng lớn để luôn đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Việc quản lý tốt các nhóm hàng này giúp tối ưu hóa chi phí và quy trình tồn kho. Nhờ vậy, nhà bán hàng sẽ nâng cao hiệu quả kinh doanh.

9. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

Doanh nghiệp cần chuẩn bị trước những phương án dự phòng để xử lý khi xảy ra biến động đột ngột. Kế hoạch dự phòng giúp giảm thiểu rủi ro trong các tình huống như:

- Nhu cầu thị trường tăng đột biến khiến nguyên liệu thiếu hụt.

- Thiếu ngân sách để nhập nguyên liệu.

- Quá tải trong kho do sản xuất quá mức.

- Sai sót trong quản lý gây thừa hoặc thiếu hàng.

- Nhà sản xuất ngừng cung ứng bất ngờ.

III. Tối ưu hiệu quả kinh doanh cùng phần mềm quản lý kho Haravan

Với nhiều các phương pháp quản lý hàng tồn kho ngày nay, việc sử dụng phần mềm quản lý kho tại Haravan là giải pháp tối ưu nhất. Với công nghệ hiện đại, phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng hàng hóa, tự động hóa quy trình kiểm kê và giảm thiểu rủi ro sai sót.

Đăng ký dùng thử ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt trong quản lý kho hàng!