10 cách quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh xảy ra thất thoát

Để hạn chế tình trạng mất mát hàng hóa và kinh doanh hiệu quả hơn, biết cách quản lý hàng hóa đúng là điều rất quan trọng. Bài viết dưới đây là tổng hợp 10 cách quản lý hàng hóa được nhiều nhà bán hàng áp dụng mà bạn có thể tham khảo.

1. Nguyên nhân khiến hàng hóa bị thất thoát

Để biết cách quản lý hàng hóa hiệu quả, đầu tiên bạn cần tìm hiểu nguyên nhân khiến các loại hàng hóa của cửa hàng bị thất thoát.

1.1 Nguyên nhân bên trong

• Kiểm kê hàng hóa không đảm bảo chính xác.
• Dán nhầm mã vạch, mức giá của các sản phẩm.
• Sắp xếp, trưng bày hàng hóa không khoa học gây khó khăn trong quá trình tìm kiếm, cất giữ.
• Quá trình kiểm soát hàng hóa lỏng lẻo.
• Nhân viên cửa hàng lợi dụng các chương trình khuyến mãi để gian lận.

1.2 Nguyên nhân bên ngoài

• Khách hàng không trung thực, lợi dụng sơ hở để lấy cắp hàng hóa.
• Khách hàng sử dụng ngay các sản phẩm ăn liền khi chưa thanh toán.
• Khách hàng đổi mã vạch, tem giá của các sản phẩm với nhau để được mua với mức giá thấp hơn.

2. Lợi ích khi quản lý hàng hóa thường xuyên

Việc quản lý các loại hàng hóa thường xuyên mang lại một số lợi ích nổi bật như:

• Hạn chế tình trạng mất cắp làm ảnh hưởng đến doanh thu cửa hàng, mối quan hệ giữa sếp và nhân viên.
• Nắm rõ vị trí của hàng hóa giúp người mua và nhân viên dễ dàng tìm kiếm sản phẩm.
• Kiểm soát tồn kho hiệu quả thông qua việc thường xuyên theo dõi số lượng hàng hóa nhập vào và bán ra, từ đó hạn chế tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa quá mức.
• Xác định các mặt hàng lỗi, hết hạn sử dụng để có giải pháp xử lý phù hợp, giải phóng kho hàng tồn nhanh chóng.

Quản lý kho hàng thường xuyên giúp người bán dễ dàng theo dõi tình hình tồn kho.

3. TOP 10 cách quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát cho doanh nghiệp

Nếu muốn quản lý hàng hóa hiệu quả chắc chắn bạn không nên bỏ qua 10 cách dưới đây:

3.1 Lắp camera quan sát hoạt động

Lắp camera tại các góc của cửa hàng giúp chủ shop giám sát được mọi hoạt động ra vào của khách hàng và thái độ, năng suất làm việc của từng nhân viên. Bạn nên chọn vị trí phù hợp để lắp camera sao cho bao quát được mọi khu vực của cửa hàng. Đồng thời, chọn các loại camera chất lượng cao, thu được âm thanh và hoạt động được cả ban đêm để thu về hình ảnh và video chất lượng, rõ nét.

3.2 Dán nhãn cho sản phẩm

Bạn nên dán nhãn và tem giá cho sản phẩm để dễ dàng tìm kiếm, kiểm đếm số lượng và quản lý hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc dán nhãn còn giúp khách hàng nhận biết và lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu mua sắm của mình

Người bán nên dán nhãn cho từng sản phẩm để dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra số lượng.

3.3 Quản lý hàng hóa bằng mã vạch

Quản lý các loại hàng hóa bằng mã vạch cho từng sản phẩm giúp người bán dễ dàng kiểm kê đồng thời đẩy nhanh quá trình bán hàng. Tuy nhiên, khách hàng vẫn có thể bóc mã vạch trao đổi giữa các sản phẩm để thực hiện hành vi gian lận. Vì vậy, bạn có thể sử dụng các loại tem vỡ hoặc tem chống trộm, đặc biệt đối với các mặt hàng giá trị, hạn chế tình trạng thất thoát do yếu tố bên ngoài.

3.4 Sắp xếp và kiểm tra kho định kỳ

Sắp xếp hàng hóa ngăn nắp là một cách quản lý hàng hóa mà bạn không nên bỏ qua. Điều này giúp việc tìm kiếm hàng hóa, theo dõi sản phẩm sắp hết trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian kiểm kê. Bạn nên phân chia khu vực rõ ràng theo các mặt hàng liên quan, sắp xếp theo hạn sử dụng để hạn chế tình trạng tồn hàng hết hạn. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra hàng hóa định kỳ để tránh tình trạng mất hàng và đánh giá mức độ tiêu thụ sản phẩm tốt hơn.

Kiểm kê kho hàng định kỳ giúp phát hiện và hạn chế tình trạng tồn hàng hết hạn.

3.5 Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng

Người bán nên quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng để hạn chế tồn đọng nhiều mặt hàng quá hạn ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh. Thông qua kiểm kê, bạn sẽ tổng hợp những mặt hàng sắp hết hạn, từ đó xây dựng kế hoạch để giải phóng hàng tồn nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo doanh thu. Bên cạnh đó, bạn cũng nên sắp xếp hàng hóa theo hạn sử dụng bằng cách hàng nhập về trước sẽ xếp ra ngoài để bán trước, giảm thiểu các mặt hàng sắp hết hạn.

3.6 Sử dụng phần mềm file Excel

Sử dụng công cụ Excel để quản lý hàng hóa giúp hạn chế sai sót tốt hơn so với phương pháp ghi chép thủ công. Bạn cần đảm bảo nhập đầy đủ thông tin hàng hóa vào file Excel mỗi ngày và kết hợp với các công thức của phần mềm để tính toán chính xác doanh thu.

Sử dụng phần mềm file Excel khi quản lý hàng hóa giúp hạn chế sai sót, nhầm lẫn.

3.7 Áp dụng quy tắc 80/20 trong quản lý hàng hóa

Quy tắc 80/20 nghĩa là 80% lợi nhuận thu về từ 20% hàng hóa chủ yếu trong cửa hàng. Vì vậy, bạn cần nắm bắt và theo dõi chặt chẽ những thông tin liên quan đến vòng đời bán hàng của nhóm mặt hàng, cụ thể là số lượng sản phẩm bán ra trong ngày/tuần/tháng. Từ đó, quản lý tốt hàng hóa sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho cửa hàng.

3.8 Thống nhất quy trình xuất - nhập hàng

Người bán nên xây dựng quy trình xuất - nhập hàng cụ thể để nhân viên thống nhất thực hiện theo, từ đó dễ dàng giám sát và tổng hợp tồn kho vào cuối tháng, cuối năm. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều xuất - nhập hàng theo đúng quy trình đã đề ra. Đồng thời, tất cả các kiện hàng phải được kiểm tra kỹ lưỡng, nhập kho và đóng gói cùng nhau để hạn chế thất thoát hàng hóa.

Thống nhất quy trình xuất - nhập hàng để đảm bảo tính thống nhất và dễ quản lý hàng hóa.

3.9 Sử dụng thẻ kho chuyên dụng

Thẻ kho là loại giấy tờ ghi chép đầy đủ thông tin hàng hóa trong từng thời điểm bao gồm: số lượng nhập vào - xuất ra, số lượng tồn kho. Mỗi mặt hàng cần được đính kèm một thẻ kho riêng biệt và nhân viên cập nhật thông tin trên thẻ thường xuyên. Đây là cách quản lý hàng hóa giúp người bán dễ dàng theo dõi tình hình xuất - nhập kho, tổng hợp báo cáo tồn kho và hạn chế sai sót có thể xảy ra.

3.10 Đầu tư phần mềm quản lý hàng hóa

Quản lý các loại hàng hóa kết hợp với phần mềm chuyên nghiệp giúp người bán tiết kiệm thời gian và cập nhật kịp thời tình hình tồn kho. Ngoài ra, phần mềm quản lý còn giúp người bán dễ quản lý đơn hàng, vận đơn và hạn chế nhầm lẫn, sai sót trong quá trình bán hàng. Bên cạnh đó, các phần mềm chuyên nghiệp còn giúp bạn quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên và nắm bắt tình hình kinh doanh qua báo cáo doanh thu - lợi nhuận từng thời điểm.

Phần mềm quản lý kho hàng hóa Haravan - sự lựa chọn tối ưu dành cho chủ doanh nghiệp

Quản lý tồn kho chưa bao giờ dễ dàng đến vậy nhờ vào sự hỗ trợ đắc lực từ phần mềm quản lý kho Haravan. Theo đó, các quy trình kiểm kê, quản lý kho đều được tích hợp trên cùng 1 phần mềm, giúp việc sử dụng trở nên dễ dàng và tăng hiệu quả so với phương pháp ghi chép truyền thống.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Haravan như sau:

• Quản lý tồn kho: Các số liệu về hàng hóa được tổng hợp chi tiết, tự động cập nhập số lượng tồn kho sau khi phát sinh đơn hàng và linh hoạt phân bổ hàng hóa mà không lo bị thiếu hoặc thừa hàng.
• Quản lý nhập hàng: Với các số liệu tồn kho sẵn có, bạn sẽ biết được khi nào nên nhập hàng và với số lượng nhiều hay ít. Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, bạn có thể lập phiếu trả hàng nhanh chóng với các thông tin sẵn có.
• Báo cáo tồn kho: Haravan giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn nhờ vào 5 bộ báo cáo liên quan. Từ đây, bạn sẽ biết được tình trạng bán hàng, loại hàng nào bán chạy nhất, tình hình doanh thu - lợi nhuận… Nhờ vậy mà bạn có thể linh hoạt điều chỉnh chiến lược bán hàng cho phù hợp.

Ứng dụng phần mềm quản lý kho hàng để cập nhật tình hình tồn kho chính xác.

> Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý kho hàng hóa Haravan ngay hôm nay:

Nắm vững những cách quản lý hàng hóa ở trên sẽ giúp bạn tối ưu quy trình bán hàng, hạn chế thất thoát, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp những thông tin hữu ích giúp bạn quản lý hàng hóa tốt hơn và hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh.

>> Xem thêm:

• Các phần mềm quản lý kho mới nhất hiện nay
• Cách quản lý cửa hàng hiệu quả, chuẩn xác
• Khó khăn trong quản lý tồn kho của doanh nghiệp