Thẻ kho là gì? Hướng dẫn cách lập thẻ kho mới nhất theo quy định

03/11/2022
MKT Nguyệt

TẢI NGAY EBOOK: Kinh nghiệm Livestream Facebook nghìn đơn

Thẻ kho là một trong những công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hàng hóa trong kho, quy trình nhập xuất hàng hóa, giúp cho quy trình quản lý kho được diễn ra thuận lợi và hạn chế những sai sót khi kiểm kê kho. Vậy thẻ kho là gì và làm thế nào để lập thẻ kho hiệu quả? Cùng Haravan khám phá ngay trong bài viết này nhé!

1. Thẻ kho là gì?

Thẻ kho là loại chứng từ quan trọng

Thẻ kho là loại chứng từ quan trọng

Thẻ kho là loại giấy tờ được lập bởi kế toán và quản lý kho, nhằm ghi chép lại những dữ liệu kho hàng của doanh nghiệp như số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra, số lượng hàng tồn hay các thông tin về nguyên vật liệu và công cụ sản xuất,...
Mỗi thẻ kho sẽ chứa những thông tin về từng loại hàng hóa, sản phẩm, công cụ, dụng cụ mà người quản lý kho cần chịu trách nhiệm ghi chép lại toàn bộ thông tin vào cuối ngày.

2. Thẻ kho đóng vai trò như thế nào?

Thẻ kho là một loại giấy tờ quan trọng và có liên quan mật thiết với nhân viên kế toán kho. Thông qua các thông tin trên thẻ kho như số lượng hàng nhập xuất kho, số lượng hàng tồn,... cho thấy được tình hình hoạt động kinh doanh, tài chính, nguồn vốn, tài sản,... của doanh nghiệp. Từ những dữ liệu đó, nhân viên kế toán cần triển khai những công việc quan trọng như:

Theo dõi, thống kê, tính toán chi tiết doanh thu và lợi nhuận của công ty ở một thời điểm cụ thể.
Đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông qua việc tính toán các kết quả sản xuất, kinh doanh.
Tính toán tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp.
So sánh và đối chiếu số lượng hàng hóa nhập kho với số lượng hàng hóa thực tế trong kho thông qua các dữ liệu được thống kê trên thẻ kho.

Thẻ kho được đánh giá là một chứng từ quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ làm việc và hiệu suất công việc của kế toán do đó việc thẻ kho cần được cập nhật thông tin thường xuyên và đảm bảo tính chính xác cao là yếu tố vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên tùy thuộc vào quy mô kho hàng của mỗi doanh nghiệp mà cách quản lý kho sẽ khác nhau, nên thẻ kho không phải là một chứng từ bắt buộc theo pháp luật.

Phần mềm quản lý kho hàng hóa Haravan

Phần mềm quản lý kho hàng hóa Haravan

Bên cạnh việc sử dụng thẻ kho thì phần mềm quản lý kho cũng là một lựa chọn hoàn hảo, giúp bạn thống kê và quản lý toàn bộ sản phẩm trong kho. Toàn bộ dữ liệu về thông tin sản phẩm ở các kho được cập nhật tại một nơi duy nhất và hệ thống sẽ tự động trừ đi khi có đơn hàng phát sinh ở bất kỳ kênh nào.
Quản lý các kế hoạch đặt hàng và nhập hàng từ nhà cung cấp chính xác. Đồng thời hệ thống còn hỗ trợ quản lý công nợ phải thu, khoản nợ phải trả với nhà cung cấp và lưu lại toàn bộ lịch sử thanh toán với nhà cung cấp trên hệ thống Haravan.
Đặc biệt hệ thống giúp hoạt động kiểm kê hàng hóa được diễn ra chính xác, giảm sai sót và thất thoát hàng hóa. Bên cạnh đó, thông qua bộ 5 báo cáo về tồn kho giúp bạn hiểu rõ tình trạng hàng hóa trong kho từ đó đưa ra kế hoạch cung cứng phù hợp, gia tăng hiệu quả kinh doanh.

3. Hướng dẫn cách lập mẫu thẻ kho theo quy định hiệu quả

Thẻ kho là một chứng từ quan trọng đòi hỏi tính chính xác cao, theo quy định thì thẻ kho sẽ do kế toán lập với thông tin về các đề mục, chỉ tiêu cụ thể rồi chuyển thẻ đó cho thủ kho.
Một thẻ kho sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như sau:

Thông tin về số kho, ghi rõ người lập thẻ kho và số tờ của thẻ kho.
Thông tin về tên hàng hóa, sản phẩm, nhãn hiệu.
Thông tin về chỉ tiêu sản phẩm và yêu cầu chất lượng sản phẩm.
Thông tin về số thẻ kho.

Thông tin thẻ kho sẽ được trình bày dưới dạng bảng, sau đó phân chia thành các cột và hàng tương ứng với các nội dung khác nhau:

Cột A: Thể hiện số thứ tự
Cột B: Thể hiện chính xác thời điểm ghi phiếu xuất, nhập (ngày, tháng, năm).
Cột C, D: Thể hiện số hiệu ghi trên phiếu xuất nhập kho.
Cột E: Thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cột F: Thể hiện chính xác thời gian nhập, xuất hàng.
Cột G: Thể hiện chữ ký xác nhận của kế toán sau khi đã kiểm tra chính xác các thông tin.

Cột được đánh số sẽ thể hiện số lượng hàng hóa xuất, nhập kho:

Cột 1: Số lượng hàng hóa đã nhập kho
Cột 2: Số lượng hàng hóa đã xuất kho
Cột 3: Số lượng hàng hóa tồn sau mỗi lần xuất, nhập kho, phần này sẽ được tổng hợp và ghi chép vào cuối ngày

Phần cuối cùng là các cá nhân có liên quan đến quản lý kho hàng như thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hay quản lý kho,... thực hiện ký và xác nhận, ghi rõ họ tên cơ phần cuối của thẻ kho.

4. Chia sẻ mẫu sổ kho

Sau đây Haravan xin chia sẻ với các bạn 2 mẫu sổ kho (thẻ kho) và hướng dẫn cách lập: TẢI MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu thẻ kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu Thẻ kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu Thẻ kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

5. Một số lưu ý khi kế toán kho làm việc với thẻ kho

Thẻ kho là chứng từ quan trọng nên số liệu trong thẻ kho cũng phải đảm bảo về tính chính xác, cần được cập nhật hàng ngày và phải khớp với số lượng tồn kho thực tế. Do đó sau khi nhận lại thẻ kho từ quản lý kho, vào cuối ngày kế toán cần kiểm tra lại một lần nữa về tính chính xác của các số liệu được ghi chép và số lượng thực tế trong kho. Nếu số liệu trùng khớp, kế toán xác nhận thông tin lại một lần nữa với quản lý kho và tiến hành ký vào thẻ kho. Có như vậy mới giúp giảm thiểu được những sai sót và tránh được những thất thoát trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Một số lưu ý khi kế toán kho làm việc với thẻ kho

6. Kết luận:

Thẻ kho chính là một trong những phương tiện có chứa các thông tin quan trọng và liên quan trực tiếp đến kế toán kho. Bạn cần phải hiểu rõ thẻ kho là gì để dựa vào đó có thể theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, hạn chế được các sai số và sự chênh lệch giữa thống kê và số lượng thực tế.

-----------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!