Làm sao để quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất?

Lựa chọn sai cách quản lý đơn hàng online dẫn đến tình trạng giao hàng không đúng, chậm trễ, làm mất uy tín của doanh nghiệp. Vậy phải làm sao để khâu quản lý đơn hàng trở nên thuận lợi, nhanh chóng? Cùng theo dõi 5 cách quản lý online hiệu quả, tối ưu doanh thu sau đây cùng Haravan nhé!

1. Quản lý đơn hàng online là gì?

Đơn hàng online đến từ việc đặt hàng của khách hàng thông qua các trang thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki) và mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo). Theo đó, đơn hàng online sẽ thể hiện đầy đủ thông tin về khách hàng và sản phẩm giao nhận.

Khi nhận được đơn hàng online từ khách, doanh nghiệp cần tiến hành quản lý đơn hàng. Quá trình này bao gồm các công việc như kiểm soát số lượng hàng hóa, kiểm tra thông tin khách hàng, đảm bảo không bỏ sót đơn hàng, liên hệ với đối tác vận chuyển... Nhờ đó, quá trình vận chuyển hàng đến tay khách diễn ra nhanh chóng, chuẩn xác, giúp gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.

2. Quy trình quản lý đơn hàng online đúng chuẩn

Ngay khi tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách, quy trình quản lý đơn hàng cần được doanh nghiệp thực hiện liền mạch qua các bước sau:

2.1. Bước 1: Nhận đơn hàng từ khách hàng

Nhận đơn hàng từ khách hàng là giai đoạn khi khách đã đặt hàng và đợi doanh nghiệp tiếp nhận thông tin cũng như xác nhận đơn hàng. Sau đó, thông tin đặt hàng sẽ được chuyển đến kho hàng để nhân viên thực hiện bước chuẩn bị đơn hàng gửi đến khách.

Khách hàng có thể đặt hàng từ nhiều nền tảng mua sắm khác nhau như: Facebook, Instagram, Shopee, Websites,.... Nhân viên cần phải thường xuyên kiểm tra đơn hàng từ nhiều nền tảng khác nhau nhằm đảo bảo không bị sót đơn, sai đơn hay không thể phản hồi nhanh chóng những thay đổi trong yêu cầu đặt hàng của khách hàng.

Nhận đơn từ khách hàng là bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng.

2.2. Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho

Sau khi nhận được đơn hàng, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. Thông thường, nhân viên có thể kiểm tra quản lý hàng tồn kho bằng 2 cách:

- Kiểm tra thông qua hệ thống được cập nhật tự động: Một số thương hiệu có tích hợp hệ thống phần mềm quản lý tồn kho bán hàng khi kinh doanh do đó nhân viên có thể xem lượng hàng còn tồn trong kho từ đó chuẩn bị đơn hàng phù hợp.

- Kiểm tra thủ công: Nhân viên sẽ tiến hành đến khu vực lưu trữ hàng, xem xét lượng hàng còn dư và tiến hành chuẩn bị đơn hàng.

Bước 3: Xác nhận đơn hàng

Sau khi đảm bảo có thể đáp ứng được đơn hàng của khách hàng, nhân viên sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng và đóng gói sản phẩm để giao cho đơn vị vận chuyển. Thời gian xác nhận đơn hàng nên diễn ra trong ngày để mang đến trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng.

2.4. Bước 4: Chuẩn bị sản phẩm

Ở bước này, nhân viên sẽ dựa trên hóa đơn của khách hàng để tiến hành lấy hàng và đóng gói sản phẩm. Thông thường, một đơn hàng sẽ có từ 2-3 sản phẩm thuộc nhiều chủng loại khác nhau tùy vào doanh nghiệp kinh doanh. Do đó để tiết kiệm thời gian lấy hàng và đóng gói, nhân viên có thể lựa chọn lấy hàng theo những cách thức sau:

- Tổng hợp các đơn hàng và lấy hàng theo nhóm: Bạn có thể tổng hợp các đơn hàng có trong khoảng thời gian nhất định, phân loại theo các dòng sản phẩm như váy, quần, áo,... và tiến hành lấy hàng. Việc này sẽ tiết kiệm thời gian cũng như tối ưu quy trình vận hành và xử lý đơn hàng.

- Chọn theo khu vực: Mỗi mặt hàng đều được lưu trữ ở những khu vực khác nhau để tiện cho việc theo dõi và quản lý đơn hàng. Bạn có thể lấy hàng theo các khu vực để tiết kiệm thời gian di chuyển đồng thời dễ dàng quản lý lượng hàng chuẩn bị

- Chọn hàng theo từng đợt: Với phương thức này, mỗi nhân viên sẽ nắm vai trò chính trong việc lấy hàng từ khu vực của mình đến khu vực đóng gói và vận chuyển

- Lấy hàng theo từng đơn hàng: Đây là hình thức dành cho các cửa hàng nhỏ lẻ, nhân viên tiến hành lấy hàng theo từng đơn. Việc này sẽ tốn nhiều thời gian song sẽ giúp thương hiệu giảm bớt chi phí thuê nhân viên.

Nhân viên dựa trên hóa đơn của khách hàng để tiến hành lấy hàng và đóng gói sản phẩm.

2.5. Bước 5: Đóng gói đơn hàng

Sau khi chuẩn bị đủ các sản phẩm có trong đơn hàng, nhân viên sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm. Nhìn chung việc đóng gói sản phẩm sẽ gồm các bước sau:

- Lựa chọn mẫu hộp đóng gói phù hợp.

- Cân hàng hóa.

- Kiểm tra đơn hàng.

- Tiến hành dán nhãn và đóng gói.

2.6. Bước 6: Thực hiện quy trình sau bán hàng

Chăm sóc khách hàng sau bán là bước quan trọng nhằm tăng tỷ lệ mua lại của khách hàng. Theo đó, sau khi có xác nhận vận chuyển hàng thành công, doanh nghiệp liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi. Đồng thời, bạn cũng cần giải quyết các trường hợp khách không hài lòng trả lại hàng và thực hiện hoàn tiền.

Quy trình sau bán hàng cũng thể hiện được tinh thần chuyên nghiệp, tận tâm của thương hiệu đồng thời cũng là cách để gây ấn tượng tốt cho khách hàng. Do đó, nhân viên cần được đào tạo bài bản khi xử lý các yêu cầu hay giải đáp các thắc mắc của khách hàng sau khi mua sắm sản phẩm.

3. Top 5 cách quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất 2024

Sau đây là những cách quản lý đơn hàng giúp gia tăng tỷ lệ đặt hàng, tối ưu doanh thu hiệu quả nhất hiện nay:

3.1. Ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp được sử dụng rộng rãi nhờ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

- Giúp quy trình bán hàng trở nên thuận lợi, hạn chế tối đa sai sót.

- Tiết kiệm thời gian, chi phí nhân công cho doanh nghiệp.

- Quản lý vận chuyển đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm.

- Cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.

- Tích hợp báo cáo kinh doanh chi tiết.

Phần mềm quản lý đơn hàng tại Haravan giúp tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Hiện nay, Haravan là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý đơn hàng online chuyên nghiệp mang lại cho khách hàng đầy đủ các lợi ích kể trên với những tính năng giúp tối ưu quá trình kinh doanh và quản lý hiệu quả:

- Chốt đơn nhanh chóng, tăng số đơn hàng mỗi ngày: Ứng dụng hiển thị đầy đủ thông tin về đơn hàng, giúp nhân viên kiểm tra, áp dụng các ưu đãi phù hợp và hoàn thành đơn hàng nhanh chóng.

- Bán hàng online đa kênh dễ dàng: Toàn bộ đơn hàng ở các kênh (mạng xã hội, sàn giao dịch điện tử, website) được hiển thị đầy đủ trong một trình duyệt.

- Chăm sóc khách hàng chu đáo, tăng tỷ lệ khách hàng bán lại: Đồng bộ liên tục và đầy đủ thông tin về khách hàng, thuận tiện cho quá trình chăm sóc khách hàng.

- Đảm bảo thời gian giao nhận hàng đúng hẹn: Tự động đẩy đơn hàng cho những đơn vị vận chuyển uy tín (như DHL, NinjaVan...).

- Quản lý dòng tiền hiệu quả: Các báo cáo trực quan rõ ràng, chi tiết giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình kinh doanh.

3.2. Lập file theo dõi đơn hàng

Mã đơn hàng được bên vận chuyển cung cấp cho từng đơn hàng. Lập file mã của các đơn hàng giúp bạn kiểm tra đơn hàng dễ dàng và chủ động hơn trong việc liên hệ với bên vận chuyển nếu có sai sót phát sinh. Ngoài ra, việc này cũng giúp bạn thông báo kịp thời đến khách hàng và giải quyết nhanh chóng nếu xảy ra sự cố bất ngờ.

3.3. Nắm chắc nguyên tắc nhập trước, xuất sau

Nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót những đơn hàng cũ của khách hàng vì mắc sai lỗi trong quá trình nhập liệu. Nguyên nhân chủ yếu gây ra tình trạng này là do chưa có hệ thống nhập xuất đơn hàng chuyên nghiệp. Do đó, để đảm bảo thực hiện đúng quy trình nhập hàng vào kho với nguyên tắc nhập trước - xuất sau, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng online thông minh, phù hợp.

Doanh nghiệp cần nắm chắc cách thức và quy trình nhập hàng hóa.

3.4. Quản lý tồn kho cẩn thận

Quản lý hàng tồn kho là bước không thể thiếu để kiểm soát tình hình hàng hóa. Cách tốt nhất để quản lý hàng tồn kho là sử dụng ứng dụng quản lý đơn hàng tích hợp tính năng đồng bộ dữ liệu, tự động chuyển tiếp thông tin đến bộ phận kho.

3.5. Hợp tác với đơn vị giao hàng uy tín

Lựa chọn đơn vị giao hàng uy tín, có mức giá cạnh tranh giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc hợp tác với đối tác vận chuyển uy tín thể hiện sự chuyên nghiệp, tận tâm của doanh nghiệp khi phục vụ khách hàng. Điều này củng cố sự hài lòng của khách hàng và tăng khả năng quay lại mua hàng.

3.6. Giải quyết các đơn hàng nhanh chóng

Để tránh sót đơn trong quá trình xử lý đơn hàng, doanh nghiệp cần phải giải quyết các đơn hàng một cách nhanh chóng và có hệ thống - tức là các đơn hàng từ nhiều kênh khác nhau nên được tổng hợp trên một hệ thống duy nhất để tiện cho việc chuẩn bị và theo dõi. Việc này sẽ giúp giảm thiểu tối đa tình trạng hao tổn, lãng phí nguồn lực doanh nghiệp vừa mang đến trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho người tiêu dùng.

Doanh nghiệp cần phải giải quyết các đơn hàng một cách nhanh chóng.

IV. 3 nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả

Để tránh trạng sót đơn hàng trong quy trình xử lý đơn, doanh nghiệp nên ghi nhớ 4 nguyên tắc quản lý đơn hàng hiệu quả sau:

4.1. Tự động hóa quy trình

Việc áp dụng tự động hóa vào quy trình sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng đồng thời giảm thiểu những sai sót trong quá trình xử lý đơn. Bạn có thể áp dụng quy trình tự động hóa, hiện đại hóa ở các bước trong hành trình mua sắm sản phẩm của khách hàng như: tư vấn khách hàng, tổng hợp đơn hàng từ nhiều kênh, báo cáo về các đơn vị xử lý đơn hàng, thống kê hàng tồn trong kho,...

4.2. Thường xuyên theo dõi trạng thái đơn hàng

Hiện nay, doanh nghiệp thường mở rộng kinh doanh trên nhiều nền tảng khác nhau từ các sàn thương mại điện tử đến các trang mạng xã hội. Do đó, việc xử lý các đơn hàng đòi hỏi nhiều thời gian cũng như nguồn nhân lực hơn trước. Đồng thời, việc kinh doanh đa kênh còn yêu cầu nhân viên phải thường xuyên theo dõi trạng thái đơn hàng từ lúc khách hàng đặt đơn đến khi vận chuyển, nhận hàng và đánh giá,... Việc này sẽ giúp thương hiệu kịp thời xử lý các tình huống, phàn nàn cũng như thắc mắc của khách hàng từ đó hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Nhân viên cần thường xuyên theo dõi trạng thái đơn hàng.

4.3. Tích hợp các hệ thống liên quan

Trong quá trình xử lý đơn hàng, doanh nghiệp nên tích hợp các hệ thống liên quan như: chat bot, xử lý đơn tự động,... để giảm bớt các sai sót trong quá trình tổng hợp đơn. Khi khách hàng mua hàng, tất cả thông tin cần được cập nhật nhanh chóng, có hệ thống đến bộ phận xử lý đơn hàng để giảm sự sai sót trong quy trình xử lý đơn.

V. Bùng nổ doanh số cùng phần mềm quản lý đơn hàng tại Haravan

Trên đây là những cách quản lý đơn hàng online được đánh giá cao, trong đó sử dụng ứng dụng quản lý đơn hàng là giải pháp được tin dùng rộng rãi. Phần mềm quản lý đơn hàng tại Haravan giúp quản lý toàn bộ quy trình đơn hàng một cách hiệu quả giúp chủ shop và đội ngũ kho tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn nhân lực.

Liên hệ Haravan ngay để dùng thử miễn phí 14 ngày cùng chúng tôi nhé!