Hướng dẫn quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả cho kinh doanh online

Kinh doanh online mà không có quy trình xử lý đơn hàng chắc chắn sẽ ảnh hướng rất nhiều đến chất lượng kinh doanh của shop. Trong bài viết này, Haravan chia sẻ đến bạn tầm quan trọng của xử lý đơn đơn hàng và bí quyết xây dựng quy trình xử lý đơn hàng giúp kinh doanh online hiệu quả.

1. Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng là gì?

Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm các bước từ tiếp nhận đến giao hàng thành công

Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng là quá trình nhân viên của cửa hàng hay shop kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng từ người mua. Sau đó xác nhận thông tin sản phẩm và giá trị đơn hàng, đóng gói sản phẩm, gửi trực tiếp hoặc vận chuyển đến cho khách hàng, theo dõi và hoàn thành đơn hàng của khách thông qua nhiều kênh bán hàng khác nhau. Quá trình xử lý đơn hàng xác nhận hoàn thành khi khách hàng nhận được sản phẩm và hoàn tất thanh toán cho cửa hàng của bạn.

Tùy vào quy mô, hình thức hoạt động kinh doanh của từng cửa hàng mà sẽ có quy trình xử lý đơn đặt hàng khác nhau. Xử lý đơn hàng thủ công hay sử dụng phần mềm để quản lý đều hướng đến mục tiêu đáp ứng kịp thời nhu cầu mua hàng của khách, đảm bảo doanh thu cho cửa hàng.

2. Tại sao cần có quy trình xử lý đơn hàng trong kinh doanh?

Đánh giá kinh doanh hiệu quả không chỉ dừng lại việc có sản phẩm đẹp, mà mục tiêu cuối cùng là phát sinh doanh thu và lợi nhuận cửa hàng. Để đạt điều này thì tỷ lệ đơn hàng hoàn tất thành công phải luôn được duy trì và gia tăng theo ngày theo tháng. Chính vì thế, muốn tất cả các công đoạn bán hàng diễn ra trơn tru, mang đến trải nghiệm mua hàng tốt nhất cho người tiêu dùng thì cần phải có quy trình xử lý đơn hàng.
Quy trình này cần được phối hợp thực hiện với nhiều bộ phận thông qua nhiều giai đoạn như: tiếp nhận đơn hàng >> kiểm tra thông tin đơn hàng và khách hàng >> chuyển đơn hàng cho bộ phận kho >> xử lý và đóng gói hàng hóa >> vận chuyển hàng hóa >> thu tiền.

Quy trình được phối hợp thực hiện với nhiều bộ phận qua nhiều giai đoạn

Để xây dựng quy trình xử lý đơn hàng không yêu cầu phức tạp nhưng để triển khai suôn sẻ thì không hề đơn giản. Đặc biệt là khi quy mô và mục tiêu kinh doanh ngày lớn, khối lượng đơn hàng ngày một nhiều hơn. Thiết kế một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả, sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích trong kinh doanh:

• Kiểm soát và hạn chế các trường hợp sót đơn hàng, thất thoát đơn hàng.
• Giảm thiểu tình trạng sai sót dễ gặp phải như sai thông tin đơn hàng, giao nhầm địa chỉ, giao nhầm khách hàng,…
• Tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng, có thể xử lý cùng lúc khối lượng đơn nhiều hơn nếu đầu tư hệ thống phần mềm xử lý.

3. Hướng dẫn quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng đúng cách

Mỗi cửa hàng, mỗi doanh nghiệp sẽ thiết kế một quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng khác nhau sao cho phù hợp với nhu cầu quản lý kinh doanh. Trên thực tế, một quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả sẽ được vận hành theo 5 bước cơ bản sau đây:

3.1 Tiếp nhận đơn hàng

Đơn hàng có thể phát sinh từ nhiều kênh bán hàng khác nhau của doanh nghiệp: Website, Facebook, Instagram,.. thậm chí là gọi hotline trực tiếp. Nhân viên phụ trách sẽ xác nhận một lần nữa nhu cầu sản phẩm của khách và ghi nhận những thông tin cần thiết của khách hàng như: số lượng hàng hóa muốn mua, thông tin liên hệ và địa chỉ giao hàng của khách, phương thức thanh toán, thời gian nhận hàng phù hợp,…

Nhân viên sẽ xác nhận các thông tin của khách trước khi lên đơn hàng

Nếu số lượng đơn hàng ít dao động khoảng vài đơn với vài chục đơn một ngày, bạn có thể chủ động ghi chép thủ công để lưu trữ thông tin đơn hàng và xử lý. Tuy nhiên, nếu mỗi ngày có hàng trăm đến hàng ngàn đơn hàng phát sinh liên tục, để tránh thất thoát đơn hàng, bạn nên áp dụng hệ thống quản lý đơn hàng để tối ưu quy trình tiếp nhận đơn hàng.

3.2 Tạo đơn hàng

Sau khi tiếp nhận và có đầy đủ các thông tin về đơn hàng cũng như sự xác nhận mua hàng của khách, lúc này bạn sẽ kiểm tra tình trạng tồn kho của sản phẩm. Bạn cần check xem sản phẩm khách hàng mua có còn trong kho hàng hay không, sau đó mới bắt đầu tạo đơn hàng.

Ở bước này, bạn cần lưu ý sau khi tạo đơn hàng, hãy kiểm tra thật kỹ một lần nữa các thông tin liên hệ của khách hàng, đảm bảo đơn hàng được giao đúng đến tay người mua.

3.3 Kiểm tra và đóng gói hàng hóa

Việc đóng gói hàng hóa bao gồm các công đoạn như chọn vật đóng gói phù hợp, cân gói hàng, dán nhãn giao hàng,… Khi xác nhận hàng vẫn còn đủ số lượng so với nhu cầu mua hàng của khách, bộ phận liên quan tiến hành đóng gói hàng hóa theo các quy định đóng gói để đảm bảo chất lượng hàng luôn nguyên vẹn, không hư hỏng hay tổn thất khi gửi đến khách hàng.

Quy định đóng gói để đảm bảo chất lượng hàng luôn nguyên vẹn

3.4 Tiến hành giao hàng

Tùy thuộc vào nhu cầu và cách vận hành kinh doanh của cửa hàng mà có thể phát triển đội ngũ shipper riêng hoặc hợp tác với các đơn vị vận chuyển uy tín trên thị trường như: Ahamove, Giao hàng tiết kiệm, Giao hàng nhanh, Ninjavan,… Dịch vụ vận chuyển cũng là một trong yếu tố quyết định đến thành công của đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng. Do vậy, dù là nhân viên shipper của cửa hàng hay của đơn vị vận chuyển, cũng phải có được giá cả phù hợp và chất lượng dịch vụ tốt nhất.

3.5 Xác nhận giao hàng và thu tiền.

Giao hàng đến tay người mua là bước tiếp theo trong quy trình xử lý đơn hàng. Khi giao hàng thành công, khách hàng thanh toán tiền cho bạn, lúc này xác nhận hoàn tất một đơn hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào quá trình giao hàng cũng diễn ra suôn sẻ. Trong một số trường hợp vì lý do chủ quan hay khách quan, người mua không muốn nhận hàng nữa, hoặc muốn đổi trả hàng,… Các giải pháp đưa ra đều phải mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất.

Giao hàng đến tay người mua là bước tiếp theo trong quy trình xử lý đơn hàng.

Hãy lắng nghe, thấu hiểu và đưa ra những chính sách xử lý phù hợp với từng trường hợp của khách hàng. Làm sao vẫn thuyết phục được khách hàng và đảm doanh thu cho cửa hàng. Mặc dù có thể sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và thời gian của bạn, nhưng hãy đảm bảo mang lại trải nghiệm cho khách hàng tốt nhất. Hãy lắng nghe, thấu hiểu và đưa ra những chính sách xử lý phù hợp.

Khi hàng của bạn đã được giao thành công, khách hàng sẽ thanh toán tiền cho bạn để kết thúc quá trình mua hàng. Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ đòi trả hàng và hoàn tiền, khi này bạn cần đưa ra các chính sách để xử lý tốt khi vấn đề này xảy ra. Bởi điều này không chỉ liên quan trực tiếp đến doanh thu của bạn mà còn là yếu tố hàng đầu quyết định sự hài lòng của khách hàng.

4. Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng?

Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng không? Quy mô cửa hàng như thế nào thì sử dụng phần mềm quản lý? Đây chắc chắn là những thắc mắc của mọi người khi mới bắt đầu kinh doanh online. Trên thực tế, dù mở cửa hàng kinh doanh nhỏ hay lớn đều nên có quy trình quản lý đơn hàng rõ ràng và chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn giảm được áp lực quá tải trong công tác quản lý bán hàng.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng?

Và sẽ tốt hơn nếu bạn có thể áp dụng công nghệ phần mềm trong quá trình quản lý. Bởi trong thời buổi công nghệ hiện đại như ngày nay, bạn cần phải nâng cấp hiệu suất kinh doanh thì mới hy vọng nâng cao trải nghiệm khách hàng, lấy yếu tố này để có thể cạnh tranh với nhiều đối thủ trên thị trường. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng mới có thể giúp bạn cải tiến được quy trình làm việc thủ công với nhiều ưu điểm vượt trội:

• Tối ưu thời gian tiếp nhận và xử lý nhiều đơn hàng trong một ngày mà không cần tốn quá nhiều nhân sự.
• Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên cửa hàng, tránh tình trạng bị thất thoát hàng hóa do quản lý không chặt chẽ. và tránh tình trạng bị thất thu, mất hàng hóa do quản lý lỏng lẻo.
• Cải thiện khả năng quản lý kinh doanh. Bạn có thể quản lý và theo dõi tình trạng đơn hàng trên phần mềm dù không có mặt ở cửa hàng.
• Dù bạn kinh doanh online với ngành hàng nào cũng có thể áp dụng phần mềm xử lý đơn hàng. Ngay cả khi bạn chuyển đổi sản phẩm kinh doanh, bạn vẫn linh hoạt thay đổi giao diện và thông tin trên phần mềm để thích hợp sử dụng.
• Tạo nên khả năng phối hợp làm việc hiệu quả giữa các bộ phận, dễ dàng điều phối và hỗ trợ lẫn nhau để tăng hiệu quả đơn hàng thành công, gia tăng doanh thu cho cửa hàng.

5. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng tối ưu của Haravan

Dựa trên nhu cầu tối ưu quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng của các chủ doanh nghiệp, người kinh doanh online, Haravan cung cấp cho bạn phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả. Trong đó, bao gồm các hoạt động quản lý quy trình xử lý đơn hàng thích hợp với từng mô hình kinh doanh.

Phần mềm quản lý đơn hàng của Haravan giúp cho chủ kinh doanh xử lý được hầu hết các tác vụ xảy ra khi bán hàng online như: xác nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, hoàn trả đơn hàng,...

Haravan cung cấp cho bạn phần mềm quản lý bán hàng đa kênh hiệu quả.

Bên cạnh đó, Haravan có mạng lưới kết nối với hơn 15 nhà vận chuyển phổ biến, chủ kinh doanh dễ dàng so sánh và lựa chọn đơn vị giá tốt phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình cụ thể tại từng khu vực. Đơn hàng sau khi được xử lý sẽ tự động chuyển đến đơn vị giao hàng đã được chỉ định một cách nhanh chóng.

6. Lời kết

Áp dụng quy trình xử lý đơn hàng vào trong chiến lược kinh doanh sẽ giúp bạn cải thiện được hiệu suất bán hàng hơn rất nhiều. Hi vọng với những chia sẻ cách thực hiện các bước cơ bản trong quy trình xử lý đơn hàng, bạn có thêm nhiều kiến thức hữu ích để áp dụng vào quy trình quản lý bán hàng, nhanh chóng gia tăng số lượng đơn hàng và bùng nổ doanh số cuối năm.

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Giải pháp xử lý đơn hàng hiệu quả khi bán hàng trên nhiều sàn thương mại điện tử
• Hướng dẫn quản lý đơn hàng bằng excel cho người mới kinh doanh
• 5 cách ship hàng cho khách khi bán hàng online chủ shop cần biết