Hướng dẫn cách quản lý đơn hàng bằng excel cho người mới kinh doanh

1. File quản lý đơn hàng là gì?

2. Mẫu file excel quản lý đơn hàng được sử dụng nhiều nhất hiện nay:

Một trong những hình thức quản lý vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý đơn hàng là quản lý bằng file excel. Trong đó có 3 dạng file quản lý đơn hàng thông dụng và tiện lợi như sau:

2.1 File quản lý trạng thái đơn hàng:

Đây là dạng file dùng để theo dõi trạng thái đơn hàng được thực hiện. Thông qua file này sẽ giúp doanh nghiệp biết được thông tin về toàn bộ quá trình vận đơn như xác nhận đơn hàng, trình trạng giao hàng của nhà vận chuyển, tình trạng thanh toán đơn hàng và vấn đề hoàn trả đơn hàng nếu có.
Những thông tin cần có của file quản lý trạng thái đơn hàng bao gồm:

• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm
• Đơn vị tính
• Trạng thái đơn hàng
• Tên khách hàng
• Tên nhân viên bán hàng (nếu có)

Với những thông tin cơ bản này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt thông tin, rà soát thông tin và giải đáp những thắc mắc của khách hàng về tình trạng đơn hàng đang ở bước nào hay tại sao khách hàng chưa nhận được hàng,...

File theo dõi trạng thái đơn hàng

2.2 File quản lý đơn hàng phát sinh:

Đây là dạng file dùng để quản lý những đơn hàng phát sinh đối với các đơn hàng mới trong ngày tại một hoặc nhiều cửa hàng. File quản lý đơn hàng phát sinh sẽ giúp doanh nghiệp thống kê được số đơn hàng mới trong ngày, theo dõi được tình hình kinh doanh của cửa hàng và kết hợp chặt chẽ với file theo dõi trạng thái đơn hàng để đảm bảo không giao thiếu đơn cho khách hàng.
Những thông tin cần có của file quản lý đơn hàng phát sinh bao gồm:

• Ngày tháng tạo đơn hàng
• Trạng thái đơn hàng
• Thông tin khách hàng
• Thông tin hàng hóa khách đặt
• Số lượng sản phẩm
• Tổng số tiền

Tuy nhiên bạn hoàn toàn có thể thêm những thông tin khác nếu doanh nghiệp bạn cần và tiện cho việc quản lý đơn hàng của cửa hàng bạn.

2.3 File báo cáo đơn hàng:

Sau khi đã có file cập nhật đơn hàng mới, file theo dõi đơn hàng thì bạn cần có file báo cáo đơn hàng để tổng hợp lại tất cả đơn hàng, để có thể lưu trữ, quản lý, đối soát dữ liệu đơn hàng khi cần thiết.
Những thông tin cần có của file báo cáo đơn hàng bao gồm:

• Ngày tháng tạo đơn
• Doanh số
• Trạng thái
• Số lượng sản phẩm
• Nhân viên phụ trách (nếu có)
• Doanh số của nhân viên phụ trách (nếu có)

Bên cạnh đó, nhờ vào file báo cáo đơn hàng bạn có thể thống kê tình hình kinh doanh cửa hàng theo tuần, tháng, quý để có kế hoạch bán hàng giúp cửa hàng phát triển vững mạnh hơn.

3. Ưu – nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel:

Quản lý đơn hàng bằng file excel sẽ thuận tiện và tiện lợi hơn rất nhiều so với quản lý đơn hàng bằng sổ sách truyền thông, tuy nhiên hình thức này vẫn có những nhược điểm riêng.

3.1 Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng Excel:

Quản lý đơn hàng bằng excel thay vì bằng sổ sách như truyền thông là cách để tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình và được nhiều nhà bán hàng lựa chọn vì những ưu điểm sau đây:

• Thống kê dữ liệu dễ dàng: File excel là một bảng tính có chia cột và hàng giúp bạn thuận tiện trong việc theo dõi và quản lý thông tin bởi những thông tin được trình bày rõ ràng và bạn có thể chỉnh sửa file, thêm trường dữ liệu nếu cần thiết mà không cần mất nhiều thời gian.
• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Vì ưu điểm là thông tin được trình bày theo hàng, theo cột rõ ràng nên việc tìm kiếm thông tin cũng diễn ra nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó bạn có thể dùng lệnh Ctrl + F để tìm kiếm nhanh hơn nữa những thông tin bạn cần.

Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng file excel

• Đặt hàm tính cho file báo cáo: Một trong những ưu điểm của file excel là bạn có thể đặt hàm tính cố định và khi nhập liệu thông tin mới vào ô có điều kiện đó thì kết quả sẽ được tính toán tự động với độ chính xác cao. Tuy nhiên bạn cần sử dụng hàm tính chính xác để đảm bảo nhận được kết quả tính chính xác.
• Hoàn toàn miễn phí: Doanh nghiệp không cần phải tốn một khoản nào để có thể sử dụng công cụ hữu ích này. Bạn chỉ cần cài excel trên máy tính là có thể thực hiện. Tuy nhiên với excel bạn cần phải thao tác nhiều, chưa có nhiều tính năng tiện lợi do đây là công cụ miễn phí.

3.2 Nhược điểm của quản lý đơn hàng bằng Excel:

• Quản lý đơn hàng bằng excel chỉ phù hợp với cửa hàng có số lượng hàng hóa và đơn hàng ít, quản lý những trường thông tin đơn giản. Nếu một ngày cửa hàng bạn tăng đơn đột ngột thì hình thức này sẽ tương đối phức tạp và gây khó khăn khi quản lý.
• Khi sử dụng excel để quản lý đơn hàng bạn cần hiểu rõ về các hàm tính của excel vì các hàm này cần được thực hiện đúng, nếu không sẽ dẫn tới sai sót, nhầm lẫn khi báo cáo.
• Tính bảo mật của phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel không cao, dễ bị virus từ máy tính, hoặc bị mất không thể thu hồi dữ liệu.
• Không có tính linh động cao vì khi quản lý đơn hàng bằng excel bạn không quản lý online được, nên chỉ khi sử dụng máy tính của mình mới xem được file.

4. Tại sao cần biết cách quản lý đơn hàng bằng file excel:

5. Giải pháp quản lý đơn hàng hiệu quả với phần mềm quản lý đơn hàng:

• Xử lý đơn hàng tập trung theo quy trình chuyên nghiệp và tối ưu nhất cho nhà bán hàng: xác thực đơn hàng (đảm bảo không có sai sót), xử lý giao hàng (Kết nối, Lựa chọn và chuyển đơn nhanh chóng sang nhà vận chuyển), xác nhận thanh toán (Hình thức thanh toán, tình trạng thanh toán), xử lý khi phát sinh đơn hàng hoàn trả, bị lỗi hoặc huỷ…

Quản lý đơn hàng đơn giản nhờ phần mềm quản lý bán hàng Haravan

• Kết nối vận chuyển xử lý đơn nhanh chóng: Haravan kết nối hơn 15 nhà vận chuyển phổ biến giúp bạn so sánh và lựa chọn nhà vận chuyển giá tốt nhất theo khu vực, đơn hàng sau khi được xử lý sẽ tự động chuyển đến đơn vị giao hàng đã được chỉ định một cách nhanh chóng.
• Xử lý khi đơn hàng bị hoàn trả hoặc hủy đơn: Hệ thống cho phép xử lý các đơn Hoàn trả, bị Huỷ hoặc bị Lỗi, đồng thời cập nhật trạng thái đơn hàng giúp bạn kiểm soát việc kinh doanh hiệu quả hơn
• Xuất dữ liệu đơn hàng: Dễ dàng xuất dữ liệu đơn hàng theo bộ lọc để phục vụ cho các công việc kinh doanh khác
• Lọc đơn hàng nhanh chóng: Bộ lọc đơn hàng nâng cao giúp dễ dàng tra cứu đơn hàng theo khách hàng, kênh bán, tình trạng giao hàng, tình trạng thanh toán hoặc giá trị đơn hàng…
• Kiểm soát giao hàng hiệu quả: Theo dõi trạng thái giao hàng từ nhiều nhà vận chuyển ngay trên phần mềm quản lý đơn hàng online Haravan, giám sát tình trạng đơn hàng một cách chính xác từ lấy hàng trong kho đến khi giao hàng cho khách.
• Cập nhật trạng thái đơn hàng: Cập nhật trạng thái đơn hàng qua Email, Zalo, SMS, Messenger cho khách hàng, thể hiện sự chuyên nghiệp và gắn kết với khách hàng.

6. Kết luận: