Quy trình xử lý đơn hàng Shopee cho người bắt đầu kinh doanh online

Shopee là một trong những kênh bán hàng tiềm năng được nhiều người lựa chọn khi mới bắt đầu kinh doanh online. Có rất nhiều thông tin nhà bán hàng cần nắm rõ khi bán hàng trên sàn thương mại điện tử Shopee, một trong số đó là quy trình xử lý đơn hàng Shopee, giúp đơn hàng được xử lý nhanh chóng và đảm bảo hàng đến tay khách hàng đúng hẹn. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về thông tin này và những lưu ý khi xử lý đơn hàng trên Shopee.

1. Thời gian xử lý đơn hàng Shopee

Thời gian xử lý đơn hàng Shopee

Thời gian xử lý đơn hàng Shopee

Lưu ý:

  • Thời hạn nhấn chuẩn bị hàng để không bị hủy và thời hạn giao hàng cho Đơn vị vận chuyển (ĐVVC) để không bị tính trễ sẽ được tính từ ngày đơn hàng phát sinh, không bao gồm Chủ nhật và ngày lễ.
  • Hạn xử lý đơn hàng mới áp dụng cho tất cả người Bán, bao gồm cả hàng đặt trước. Ví dụ: hàng đặt trước của Người bán cần thời gian chuẩn bị hàng là 10 ngày thì thời gian hủy tự động sẽ là 12 ngày nếu Shop không nhấn chuẩn bị hàng và hạn chót giao hàng cho ĐVVC để đơn không bị hủy là 14 ngày nếu Shop không giao hàng.

Lưu ý: Các đơn vị vận chuyển sẽ có thời hạn xác nhận đến lấy hàng, Shop cần lưu ý bấm xác nhận đơn trước thời hạn này để tránh bị hủy đơn:

  • VNPost: 12H trưa
  • J&T, Ninja Van: 4H chiều
  • Các đơn vị vận chuyển còn lại: 3H chiều

Nếu Shop không kịp bấm xác nhận đơn trước thời gian này, Người bán vẫn có thể nhấn xác nhận đến 24H cùng ngày nhưng với hình thức tự mang hàng tới bưu cục.
Nguồn: banhang.shopee.vn

2. Các bước để xử lý đơn hàng trên Shopee

Tại trang banhang.shopee.vn hướng dẫn xác nhận đơn hàng trên shopee, sau khi Người mua đặt đơn hàng, Người bán sẽ cần xử lý đơn hàng theo quy trình sau:
Bước 1: Xác nhận đơn hàng
Bước 2: Đóng gói sản phẩm
Bước 3: In phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng
Bước 4: Giao hàng cho Đơn vị vận chuyển
Người bán có thể thiết lập đơn vị vận chuyển và chọn ngày giao hàng cho đơn vị vận chuyển

3. Cách xác nhận đơn hàng trên Shopee

Thông tin tại banhang.shopee.vn, người bán có thể xác nhận đơn hàng trên Kênh Người bán hoặc trên ứng dụng Shopee.

3.1 Kênh Người bán:

Bước 1: Chọn Chờ lấy hàng trong Danh sách cần làm trên trang chủ Kênh Người Bán.

Chọn Chờ lấy hàng trong Danh sách cần làm trên trang chủ Kênh Người Bán

Chọn Chờ lấy hàng trong Danh sách cần làm trên trang chủ Kênh Người Bán

Bước 2: Nhấp vào mục Chưa xử lý để kiểm tra các đơn hàng chưa được xác nhận

Nhấp vào mục Chưa xử lý để kiểm tra các đơn hàng chưa được xác nhận

Nhấp vào mục Chưa xử lý để kiểm tra các đơn hàng chưa được xác nhận

Bước 3: Nhấn Chuẩn bị hàng

Nhấn Chuẩn bị hàng

Nhấn Chuẩn bị hàng

Bước 4: Chọn Phương thức vận chuyển (Tôi sẽ tự mang hàng tới bưu cục hoặc Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng) và chọn Xác nhận.

Chọn Phương thức vận chuyển

Chọn Phương thức vận chuyển

Bước 5: Đóng gói đơn hàng theo đúng Quy cách đóng gói của Shopee. Chọn In phiếu giao và dán Phiếu trên gói hàng

Đóng gói đơn hàng theo đúng Quy cách đóng gói của Shopee

Đóng gói đơn hàng theo đúng Quy cách đóng gói của Shopee

Bước 6: Giao hàng cho bưu tá khi bưu tá đến địa chỉ lấy hàng

Giao hàng cho bưu tá khi bưu tá đến địa chỉ lấy hàng

Giao hàng cho bưu tá khi bưu tá đến địa chỉ lấy hàng

3.2 Ứng dụng Shopee:

Bước 1: Truy cập Tôi > Shop của tôi > chọn Chưa lấy hàng mục Đơn hàng.

Chọn Chưa lấy hàng mục Đơn hàng trên ứng dụng Shopee

Chọn Chưa lấy hàng mục Đơn hàng trên ứng dụng Shopee

Bước 2: Chọn Chuẩn bị hàng.

Chọn Chuẩn bị hàng

Chọn Chuẩn bị hàng

Bước 3: Chọn Phương thức vận chuyển (Gửi hàng tại Bưu cục hoặc Lấy hàng) và chọn Xác nhận. Hãy kiểm tra để chắc chắn Địa chỉ lấy hàng và Thời gian lấy hàng đã đúng.

Chọn Phương thức vận chuyển

Chọn Phương thức vận chuyển

Bước 4: Đóng gói đơn hàng theo đúng Quy cách đóng gói của Shopee. Chọn In phiếu giao trong trang Thông tin gửi hàng.

Đóng gói đơn hàng theo đúng Quy cách đóng gói của Shopee

Đóng gói đơn hàng theo đúng Quy cách đóng gói của Shopee

Bước 5: Hệ thống sẽ tiến hành tạo phiếu. Người bán hãy kiểm tra phiếu đã tạo và chọn biểu tượng máy in để tiến hành in và dán Phiếu trên gói hàng.

Chọn biểu tượng máy in để tiến hành in và dán Phiếu trên gói hàng

Chọn biểu tượng máy in để tiến hành in và dán Phiếu trên gói hàng

Bước 6: Giao hàng cho bưu tá khi bưu tá đến địa chỉ lấy hàng

4. Lưu ý về quy trình xử lý đơn hàng của Shopee

Quy trình xử lý đơn hàng Shopee nhìn có vẻ đơn giản nhưng chủ shop cũng cần lưu ý những điểm sau đây, được tổng hợp tại shopeeplus.com để tránh xảy ra những sai sót và tối ưu quy trình hiệu quả hơn.

4.1 Xác nhận đơn hàng

Khi có người đặt hàng tại Shop của bạn, bạn sẽ nhận được thông báo từ Shopee. Tuy nhiên, lúc này không xác được ngay, bạn phải chờ hệ thống Shopee duyệt đơn hàng đó trước. Điều này đảm bảo hàng hóa bạn bán không thuộc danh mục không được phép kinh doanh trên Shopee và xác minh độ tin cậy khách hàng, đảm bảo quyền lợi cho bạn.
Sau thời điểm người mua đặt hàng 30 phút mà khách không hủy đơn, hệ thống Shopee sẽ xác nhận đơn hàng của bạn. Khi đó, đơn hàng sẽ được thông báo ở mục Chờ lấy hàng. Lúc này, bạn mới bắt đầu thực hiện các bước xác nhận đơn hàng.

Để tránh việc bị hệ thống hủy đơn, bạn cũng cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:

  • Xác nhận và chuẩn bị đơn hàng đúng hạn: Đơn hàng sẽ được tính là xác nhận khi bạn chọn tình trạng Chuẩn bị hàng trong mục đơn hàng chưa xử lý
  • Giao hàng đến bưu cục hoặc giao cho đơn vị vận chuyển đúng hạn: Khi người bán đã giao cho đơn vị vận chuyển đến lấy hàng hoặc tự mang đến bưu cục, trạng thái đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Đã giao.

4.2 Chuẩn bị hàng

Có hai hình thức gửi hàng cho người bán lựa chọn như đã nói ở trên là: Gửi hàng tại bưu cục hoặc đơn vị vận chuyển đến lấy hàng. Tùy vào mô hình hoạt động của cửa hàng, bạn có thể lựa chọn cho mình phương thức vận chuyển phù hợp. Shopee hỗ trợ cho người bán hàng của cả hai hình thức này đều hoàn toàn miễn phí cũng như nó sẽ không ảnh hưởng gì đến phí vận chuyển.

Có một số mẹo khi chuẩn bị hàng và gửi hàng dành cho người bán như:

  • Đối với những cửa hàng mới, nhà kinh doanh chỉ cần ghi mã vận đơn lên ngoài đơn hàng, đơn vị vận chuyển sẽ tự in thông tin đơn hàng ra ngoài.
  • Khi bạn chọn hình thức gửi sản phẩm ra bưu cục thì thời gian khách hàng nhận được sản phẩm sẽ nhanh hơn so với đơn vị vận chuyển đến lấy.

4.3 Đóng gói sản phẩm

Vì quá trình đơn vị vận chuyển giao hàng cho khách hàng sẽ được trung chuyển tại rất nhiều kho hàng khác nhau vì thế để tránh việc bị khách hàng phàn nàn vì hàng hóa đến tay bị bóp, méo, không được nguyên vẹn và mất thời gian xử lý hàng hoàn trả thì bạn hãy đảm bảo việc gói hàng thật cẩn thận và chắc chắn.
Hãy chuẩn bị tất cả những nguyên liệu để giữ cho sản phẩm trong hộp tránh bị xê dịch, va đập như xốp bong bóng để chống sốc cho sản phẩm và tránh ẩm ướt, mút xốp để chèn kín các khe hở giữa các sản phẩm với thùng carton, túi khí để chèn hàng trong thùng carton, tránh sốc và va đập mạnh, …

Lưu ý về quy trình xử lý đơn hàng của Shopee

Lưu ý về quy trình xử lý đơn hàng của Shopee

4.4 In phiếu gửi hàng và dán lên đơn hàng

Khi in phiếu gửi hàng bạn hãy lưu ý một số vấn đề sau:

  • Nên In 2 bản Phiếu gửi hàng, để tránh trường hợp có vấn đề xảy ra với đơn hàng thì bạn nên giữ 1 phiếu để làm chứng từ bạn đã giao hàng và xuất đi.
  • Dán 1 bản lên thùng/túi hàng, lưu ý phần mã vận đơn phải được hiển thị rõ
  • Đối với những sản phẩm thuộc ngành hàng Vệ sinh phụ nữ và Hỗ trợ tình dục, tên sản phẩm trên Phiếu gửi hàng sẽ bị thay đổi, người bán nên có cách in đơn hàng trên Shopee riêng - in thêm Phiếu đóng gói hoặc phiếu xuất hàng.

4.5 Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Có hai hình thức gửi hàng là Gửi tại bưu cục và Nhân viên bưu cục tới lấy hàng. Tùy vào mô hình hoạt động thì bạn có thể chọn cho mình hình thức phù hợp.
Tuy nhiên để tránh việc kéo dài thời gian chuẩn bị hàng và tệ hơn là khiến đơn hàng bị hủy vì quá thời gian lấy hàng thì người bán cần lưu ý một số vấn đề như sau:
Đối với hình thức người bán chọn nhà vận chuyển đến lấy hàng: Người bán có 02 ngày kể từ ngày xác nhận hàng để chuẩn bị và giao đơn hàng cho bưu tá.
Đối với hình thức người bán lựa chọn gửi hàng tại Bưu cục của Nhà vận chuyển: Người bán có 01 ngày kể từ ngày xác nhận đơn hàng để chuẩn bị và giao hàng cho nhân viên tại bưu cục.

5. Một số thắc mắc thường gặp khi xử lý đơn hàng Shopee

Theo tổng hợp tại banhang.shopee.vn thì dưới đây là những thắc thường gặp của các nhà bán hàng mới khi xử lý đơn hàng Shopee.

5.1 Làm thế nào để biết tôi có đơn hàng mới?

Ngay khi có đơn hàng mới, Người bán sẽ nhận được thông báo trên Ứng dụng Shopee. Sau 30 phút kể từ lúc Người mua đặt hàng và không hủy đơn, hệ thống Shopee sẽ xác nhận và chuyển đơn hàng vào mục Chờ lấy hàng.

5.2 Làm thế nào để tôi xử lý đơn hàng mới?

Bước 1: Vào mục Tôi > Shop của tôi > Chờ lấy hàng
Bước 2: Chọn Chuẩn bị hàng
Bước 3: Chọn Ngày lấy hàng > bấm Xác nhận
Đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng sau đó hoặc Người bán có thể tự mang hàng ra giao tại bưu cục tùy theo phương thức giao hàng Người bán chọn.

5.3 Tôi cần đóng gói đơn hàng như thế nào cho đúng chuẩn?

Người Bán nên tham khảo Hướng dẫn cách đóng gói hàng chuẩn Shopee dành cho các loại hàng hóa khác nhau, đối với hàng hóa nguy hiểm bạn cần đóng gói theo hướng dẫn của Shopee.

5.4 Tại sao đơn hàng của tôi bị Shopee hủy?

Đơn hàng của Người bán có thể bị Shopee hủy bởi một trong các lý do sau:

  • Người bán không xác nhận đơn đúng hạn
  • Người bán xác nhận đơn hàng nhưng không giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Đối với hàng có sẵn và hàng đặt trước, đơn hàng của Người bán có thể bị Shopee hủy do vi phạm thời gian xử lý đơn hàng

5.5 Làm thế nào để đơn hàng của tôi không bị hủy tự động?

Để tránh hệ thống tự hủy đơn, Người bán cần đảm bảo:

  • Xác nhận và chuẩn bị đơn hàng đúng hạn.
  • Đơn hàng được tính là xác nhận khi bạn chọn Chuẩn bị hàng trong mục đơn hàng chưa xử lý.
  • Giao hàng tới bưu cục hoặc đơn vị vận chuyển đến lấy hàng đúng hạn.
  • Khi Người bán đã giao cho Đơn vị vận chuyển đến lấy hàng hoặc Người bán đã tự mang hàng ra bưu cục, trạng thái đơn hàng sẽ chuyển sang Đã giao.

5.6 Cần làm gì khi nhận yêu cầu hủy đơn từ Người mua?

  • Đơn hàng được hủy bởi Người mua sẽ xuất hiện trong mục Đã hủy.
  • Chọn đơn hàng và bấm vào Phản hồi để xem chi tiết yêu cầu hủy

Nếu bạn chấp nhận yêu cầu hủy đơn hàng của Người mua > chọn "Đồng ý hủy"

  • Đơn hàng sẽ bị hủy ngay lập tức. Vui lòng không tiếp tục chuẩn bị và giao đơn hàng này.
  • Nếu Người mua muốn mua lại sau khi Người bán đã đồng ý hủy, vui lòng KHÔNG giao đơn hàng đã đồng ý hủy và nhờ Người mua đặt lại đơn khác
  • Thao tác hoàn tiền (cho đơn thanh toán trước) sẽ được thực hiện hệ thống tự động thực hiện, bạn không cần thực hiện bất kì thao tác nào nữa.
  • Đơn hàng bị hủy bởi Người mua sẽ không được tính vào các tiêu chí đánh giá Người bán và sẽ không ảnh hưởng đến đánh giá của Shop.

Nếu bạn không chấp nhận hủy đơn hàng > chọn "Từ chối hủy đơn hàng"

  • Đơn hàng sẽ tự động biến mất khỏi mục "Hủy đơn hàng".
  • Người bán hãy tiến hành giao hàng theo đúng thời gian quy định.
  • Người bán chỉ nên từ chối yêu cầu hủy đơn khi hàng đã được giao cho đơn vị vận chuyển. ​

Lưu ý: Phản hồi của Người bán cần được thực hiện trước 24h cùng ngày tính từ thời điểm Người mua gửi yêu cầu hủy đơn hàng, nếu không đơn hàng sẽ bị hủy tự động bởi hệ thống.

5.7 Người bán tự hủy đơn hàng có sao không?

Đơn hàng bị hủy bởi Người bán sẽ được tính là đơn không thành công do lỗi Người bán và ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ đơn hàng không thành công.

5.8 Tỷ lệ đơn hàng không thành công cao sẽ ảnh hưởng Shop như thế nào?

  • Người Bán nên duy trì tỷ lệ đơn hàng không thành công (NFR) dưới 2%.
  • Tỷ lệ đơn hàng không thành công sẽ được cập nhật vào thứ Hai mỗi tuần và nếu Người bán không đáp ứng chỉ tiêu sẽ bị phạt điểm Sao Quả Tạ tương ứng.
  • Người bán có nhiều điểm phạt trong 1 quý sẽ bị hạn chế 1 số đặc quyền từ Shopee.

5.9 Tôi phải làm gì khi đơn hàng được trả về bởi ĐVVC không còn "nguyên đai"/ "nguyên kiện"?

Đơn hàng không còn "nguyên đai"/ "nguyên kiện" là các đơn hàng không còn nguyên vẹn tình trạng như khi Người bán bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Kiện hàng có dấu hiệu bị tác động, mở ra từ trước hoặc móp méo, ướt, rách hộp.
Trong vòng 3 ngày kể từ ngày hệ thống thông báo hoàn hàng thành công, Người bán có thể liên hệ với Shopee để yêu cầu khi có khiếu nại phát sinh.

6. Xử lý và quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả cùng Haravan

Shopee là một trong những kênh bán hàng đầy tiềm năng và có lượng người truy cập khủng mỗi tháng, do đó đây hoàn toàn là nơi bắt đầu phù hợp dành cho những chủ shop mới bắt đầu kinh doanh online.

Xử lý và quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả cùng Haravan

Xử lý và quản lý đơn hàng Shopee hiệu quả cùng Haravan

Với phần mềm quản lý bán hàng Shopee toàn diện từ Haravan, giúp nhà bán hàng tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu, tăng doanh thu 30%, đồng bộ quản lý dễ dàng, không lo bỏ sót tin nhắn, chăm sóc khách hàng và vận hành kinh doanh hiệu quả.

  • Nhận thông báo: Khi có đơn hàng từ Shopee, hệ thống Haravan sẽ thông báo đến bạn để xử lý đơn hàng kịp thời
  • Không giới hạn số lượng sản phẩm: Đồng bộ thông tin sản phẩm của bạn trên Shopee mà không phải lo lắng về việc bị giới hạn số lượng. Bạn có thể đồng bộ nhiều biến thể và phiên bản cho mỗi sản phẩm
  • Quản trị tập trung từ hệ thống Haravan: Quản lý hình ảnh, thông tin về sản phẩm, tồn kho của bạn trên sàn Shopee ngay trên hệ thống Haravan
  • Quản lý tin nhắn Shopee & các kênh khác tại 1 nơi duy nhất: Dễ dàng chat & quản lý thông tin của khách hàng, kiểm soát lịch sử chat, gắn nhãn phân loại khách hàng

7. Kết luận

Hy vọng với những thông tin về xử lý đơn hàng Shopee được cung cấp tại bài viết này sẽ giúp các nhà bán hàng giải đáp được những thắc mắc, hiểu rõ quy trình và những lưu ý trong xử lý đơn hàng để không bị sao quả tạ. Từ đó giúp chủ shop tăng doanh thu, tăng lợi nhuận và bán hàng trên Shopee hiệu quả hơn.


Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp hỗ trợ kết nối với các sàn TMĐT lớn như Lazada, Shopee & Tiki giúp bạn triển khai bán hàng đa kênh thuận tiện và tiết kiệm thời gian hơn. Ngoài ra còn hỗ trợ doanh nghiệp các báo cáo tổng thể về hàng tồn kho, quản lý đơn hàng… giúp nhà quản lý dễ dàng nhận biết doanh thu đến từ kênh nào nhiều nhất để từ đó có những thay đổi hợp lý hơn cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

Học viện Haravan - Chia sẻ kiến thức kinh doanh online đa kênh

Bài viết liên quan:

Chính sách bán hàng trên Shopee mới nhất 2023 cho người kinh doanh

16/02/2023 MKT Nguyệt

Bán hàng trên shopee có cần máy in không? Các loại máy in phổ biến.

16/02/2023 MKT Nguyệt

3 xu hướng tiêu dùng nổi bật năm 2023 tại Việt Nam dự đoán bởi Shopee

20/02/2023 MKT Nguyệt