Cách đối soát đơn hàng trên Shopee dễ dàng và hiệu quả cho nhà bán hàng

Bên cạnh các hoạt động như bán hàng, tiếp thị hay hỗ trợ khách hàng, một trong những công việc quan trọng sau khi hoàn thành đơn chính là đối soát đơn hàng. Bán hàng trên Shopee, việc đối soát đơn với nhiều chủ shop vẫn còn mất nhiều thời gian và nhiều shop mới bắt đầu kinh doanh còn chưa biết một cách sâu rõ về hoạt động này. Với bài chia sẻ dưới đây, Haravan sẽ tổng hợp những thông tin hữu ích về đối soát đơn hàng trên Shopee cho các nhà bán hàng làm việc dễ dàng, hiệu quả hơn. Mời bạn cùng đón đọc!

1. Đối soát đơn hàng trên Shopee là gì?

Đối soát đơn hàng trên Shopee là cách thức kết hợp giữa hai hoạt động đối chiếu và rà soát nguồn tiền thu được từ đơn hàng với tổng số giá trị đơn hàng đã hoàn thành từ các đơn vị vận chuyển. Việc đối soát đơn hàng đặc biệt rất quan trọng trong kinh doanh Online cho nhiều nhà bán hàng, giúp chủ shop biết được kinh doanh có hiệu quả và hàng hoá có bị thất thoát sau quá trình vận chuyển hay không.

Với đối soát đơn hàng trên Shopee, chủ shop thực hiện tương tự như việc đối soát thanh toán với các hãng vận chuyển. Sau khi chủ shop giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển thì sẽ có một lịch được thiết lập để tiến hành đối soát. Do đó, shipper cần phải hoàn thành hoạt động giao hàng trước lịch hẹn đó để làm việc đúng tiến độ với nhà bán hàng.

2. Quy trình thanh toán tiền cho nhà bán hàng trên Shopee

Hiện tại Shopee có rất nhiều đơn vị vận chuyển để cung cấp cho khách hàng cũng như nhà bán lẻ trải nghiệm phong phú trong việc lựa chọn đơn vị vận chuyển yêu thích, chất lượng và giá cả hợp lý. Tuy nhiên, quy trình chủ shop nhận tiền thu hộ từ các đơn vị vận chuyển đều qua Shopee với bước sau:

• Bước 1: Đơn hàng được xác nhận hoàn tất

• Bước 2: Tiền vào Số dư TK Shopee

• Bước 3: Rút tiền về tài khoản ngân hàng (thủ công hoặc tự động)

Tiền hàng của các đơn hàng thành công sẽ được ghi nhận giá trị vào Số dư TK Shopee của tài khoản Người bán theo:

Người bán thuộc Shopee Mall: Sau 07 ngày kể từ khi đơn hàng được giao thành công. Hoặc ngay lập tức sau khi Người mua bấm "Đã nhận được hàng" trên ứng dụng Shopee và không có yêu cầu khiếu nại/ hủy/ đổi/ trả. Người bán không thuộc Shopee Mall: Sau 03 ngày kể từ khi đơn hàng được giao thành công đến khách. Hoặc ngay lập tức sau khi Người mua bấm "Đã nhận được hàng" trên ứng dụng Shopee và không có yêu cầu khiếu nại/ hủy/ đổi/ trả.

Sau khi nhận tiền thanh toán từ Shopee, việc tiếp theo của chủ shop là kiểm tra, đối soát nguồn tiền từ các đơn hàng và ghi chép (ghi tay/ ghi trên các công cụ số) để quản lý nguồn doanh thu, chi phí hiệu quả. Việc đối soát sẽ đơn giản khi chủ shop đang có lượng đơn hàng ít, dễ quản lý. Tuy nhiên, với lượng đơn hàng tăng dần mỗi ngày, đặc biệt vào các dịp Sale lớn, chủ shop cần có các quy trình cũng như các phần mềm quản lý đối soát hiệu quả. Tránh trường hợp không rõ nguồn tiền từ đâu, ảnh hưởng tới việc đánh giá lợi nhuận, hiệu suất bán hàng.

3. Mẹo để Đối soát đơn hàng trên Shopee dễ dàng và hiệu quả

Với các chủ shop vừa mới kinh doanh, lượng đơn hàng sẽ không quá nhiều và bạn có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát bằng cách ghi tay hoặc quản lý với các ứng dụng đơn giản như bảng tính Excel. Tuy nhiên, không vì thế mà chủ shop chủ quan và chỉ ghi chép một cách sơ sài mà nên tạo một quy trình thật chuẩn chỉnh để làm việc bền vững, hiệu quả dài lâu.

3.1 Quản lý và theo dõi đơn hàng đã giao cho đơn vị vận chuyển

Sau khi chủ shop giao hàng hóa cho các đơn vị vận chuyển của Shopee, bạn cần phải chuyển đổi tình trạng đơn hàng qua ‘Đang vận chuyển’. Chỉ khi khách nhấn vào nút ‘Đã nhận được hàng’ thì đơn hàng của bạn mới được tính thành công và tiền thu hộ/ tiền khách hàng thanh toán qua thẻ sẽ được chuyển vào Tài khoản của chủ shop. Vậy nên, chủ shop cần theo dõi đơn hàng thành công và thời hạn tiền hoàn về tài khoản có chậm hơn dự kiến hay không để có cách giải quyết.

Đồng thời, chủ shop cần theo dõi với các bên vận chuyển về những đơn hàng đã giao, đơn hàng hoàn và đơn hàng đổi trả.. Nhiều trường hợp, khách hàng không nhận đơn hàng nhưng shipper không thông báo về với chủ shop và hàng hoá cũng chưa được trả về kho cho chủ shop. Còn người bán thì không thấy tiền được hoàn vào tài khoản sau một thời gian giao hàng. Vậy nên, cần quản lý và theo dõi thường xuyên các đơn hoàn trả để có thể kiểm tra đối soát dễ dàng.

3.2 Kiểm soát đơn hàng, hàng hoá ra vào của Shop

Trong những dịp Sale lớn, Shipper sẽ tiếp nhận lượng đơn hàng cực lớn từ nhiều nhà bán hàng khác nhau. Do đó, sẽ có nhiều tình trạng shipper thất thoát đơn hàng và nếu chủ shop không có những hình ảnh ghi lại việc giao hàng cho shipper thì sẽ ảnh hưởng cho việc khiếu nại sau này. Vậy nên, chủ shop cần chụp lại hình ảnh sản phẩm khi giao cho shipper, đồng thời có thể cho shipper ký vào các tờ giấy giao nhận.

Qua đó, chủ shop sẽ theo dõi được đơn hàng nào đã giao đi và sẽ có thông tin cụ thể để giải quyết các trường hợp thất thoát đơn hàng từ phía đơn vị vận chuyển. Đồng thời cũng có thể giải quyết các khiếu nại với đơn hàng một cách nhanh chóng.

Đối soát đơn hàng trên Shopee không chỉ riêng về nguồn tiền, chủ shop cần phải đối soát về lượng hàng hoá ra vào. Dòng hàng từ nhà cung cấp vào, lượng đơn hàng được giao đi cho đơn vị vận chuyển hay đơn hàng hoàn về.

3.3 Quản lý và đối soát trên hệ thống phần mềm - tối ưu thời gian

Dù bạn chỉ vừa bắt đầu kinh doanh hay kinh doanh đã lâu trên Shopee, chủ shop vẫn nên tận dụng sự tiện lợi của các phần mềm quản lý bán hàng để tối ưu thời gian và đối soát dễ dàng hơn. Việc đối soát cực kì quan trọng, vì bạn có thể xem xét được các nguồn hàng hoá ra vào cùng các dòng tiền từ doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Qua đó, chủ shop có thể đánh giá được đâu là nguồn hàng hoá được kinh doanh tốt, lợi nhuận cao hay thấp và có bị thất thoát hàng hoá với các bên vận chuyển hay không. Nếu chỉ dùng thủ công để quản lý, không chỉ gây mất thời gian mà sẽ bất tiện hơn để bạn mở rộng quy mô kinh doanh trên nhiều kênh cũng như khó khăn trong việc cho nhân sự quản lý, đồng bộ.

>> Xem thêm: Giải pháp đồng bộ sản phẩm và đơn hàng khi bán hàng trên nhiều sàn Thương mại điện tử

4. Quản lý và đối soát đơn hàng với hệ thống bán hàng đa kênh với Haravan

Với phần mềm quản lý bán hàng của Haravan, chỉ với một tài khoản, chủ shop có thể phân bổ nhân sự cùng truy cập vào hệ thống để xuất nhập dữ liệu đơn hàng và thông tin khách hàng. Điều này giúp chủ shop tối ưu được thời gian, đồng thời có thể dễ dàng theo dõi đơn hàng nhanh chóng, tiện lợi.

Chủ shop có thể kết nối hệ thống với sàn TMĐT Shopee để quản lý dễ dàng hơn. Nhà bán hàng nhập thông tin đơn hàng vào hệ thống. Đồng thời có thể theo dõi và thiết lập các trạng thái của đơn hàng theo thời gian.

Việc quản lý trên hệ thống, nhà bán hàng sẽ dễ dàng theo dõi nguồn hàng ra vào dễ dàng. Bên cạnh đó, Haravan còn hỗ trợ nhà bán hàng tạo báo cáo tài chính, báo cáo tồn kho và bán hàng… Qua đó, nhà bán hàng có thể đối soát doanh thu, lợi nhuận và hàng hoá xuất nhập kho thường xuyên, chính xác.

Đọc thêm: Giải pháp xử lý đơn hàng hiệu quả khi bán hàng trên nhiều sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada)