Fulfillment là gì? Quy trình quản lý Fulfillment trong kinh doanh

Trong bối cảnh hoạt động thương mại điện tử toàn cầu phát triển, hầu hết các doanh nghiệp đều chuyên môn hóa từng hoạt động kinh doanh của mình. Do đó, dịch vụ Fulfillment ra đời được xem như lời giải cho bài toán kho vận, giúp doanh nghiệp hoàn thiện đơn hàng và giao đến người tiêu dùng một cách nhanh chóng nhất. Vậy Fulfillment là gì? Quy trình quản lý Fulfillment trong kinh doanh ra sao? Hãy đọc ngay bài viết sau cùng Haravan để tìm ra câu trả lời!

1. Fulfillment là gì?

Fulfillment là quá trình bắt đầu từ lúc hàng hóa được nhập vào kho đến khi người mua hàng nhận được sản phẩm

Dịch vụ Fulfillment là cụm từ để chỉ quá trình bắt đầu từ lúc hàng hóa được nhập vào kho đến khi người mua hàng nhận được sản phẩm. Quá trình này bao gồm các hoạt động: lấy hàng từ người bán, lưu khó, xử lý đơn hàng, lấy hàng từ kho, đóng gói và vận chuyển cho khách hàng.

Nói cách khác, vận chuyển Fulfilled sẽ thay người bán hàng làm tất cả các công việc liên quan đến quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và vận chuyển, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng nhất. Bên cạnh đó, Fulfillment còn được gọi bằng nhiều cái tên khác nhau như dịch vụ hậu cần kho vận, dịch vụ hoàn tất đơn hàng hay trung tâm phân phối sản phẩm.

Do tính tiết kiệm thời gian và chi phí nên dịch vụ Fulfillment được xem là một trong những giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc các nhà bán lẻ thương mại điện tử.

2. Vai trò quan trọng của ngành dịch vụ Fulfillment

2.1 Quản lý và giảm chi phí kho

Fulfillment giúp doanh nghiệp quản lý và giảm chi phí kho

Trong kinh doanh, việc quản lý và tối ưu chi phí kho bãi luôn là một vấn đề khiến người bán hàng đau đầu. Đặc biệt là khi số lượng hàng hóa tăng lên, doanh nghiệp cần phải nhập thêm hàng hóa, tuyển thêm nhân viên để quản lý và đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đúng hẹn.

Lúc này, dịch vụ Fulfillment sẽ cho doanh nghiệp thuê kho bãi, phục vụ trọn gói các dịch vụ trước và sau khi đơn hàng phát sinh mới mức giá ưu đãi hơn. Qua đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí kho bãi và nhân viên.

2.2 Phục vụ nhu cầu bán hàng quốc tế

Trong thị trường kinh doanh ngày nay, các doanh nghiệp liên tục mở rộng thị trường, tìm kiếm những thị trường ngách chưa được khai thác. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc mở rộng phạm vi kinh doanh và xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, do các vấn đề về vận chuyển ra nước ngoài thường nhiều thủ tục và phức tạp hơn. Khi đó, các dịch vụ vận chuyển Fulfilled sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết dễ dàng vấn đề này do họ có các chi nhánh đặt tại nhiều nước trên thế giới.

2.3 Tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh

Tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh

Khi quản lý và điều hành kho hàng cũng như giải quyết các công việc hậu cần liên quan, doanh nghiệp sẽ cần phải chi trả nhiều loại chi phí cố định hàng tháng như chi phí kho bãi, tiền lương nhân viên quản lý,... Do đó, khi muốn mở rộng quy mô kinh doanh, doanh nghiệp cần cân nhắc thật kỹ lưỡng về các khoản chi phí này bởi những rủi ro mà nó có thể mang lại.

Tuy nhiên, khi làm việc với một bên cung cấp dịch vụ Fulfillment, nhiều chi phí cố định sẽ trở thành chi phí biến đổi, vì bạn chỉ cần chi trả cho không gian và dịch vụ đã sử dụng. Nhờ đó, các chi phí cố định khi mở rộng kinh doanh của doanh nghiệp được giải quyết, và doanh nghiệp sẽ có thể dành ra nhiều chi phí hơn cho những hoạt động khác để phát triển kinh doanh.

3. Quy trình hoạt động của công ty dịch vụ Fulfillment

Quy trình hoạt động của công ty dịch vụ Fulfillment

Thông thường, một quy trình vận chuyển Fulfilled sẽ diễn ra như sau: Nhận hàng từ người bán → Lưu kho → Xử lý đơn hàng → Giao hàng và thu tiền (nếu có yêu cầu) → Xử lý các yêu cầu sau bán (đổi, trả hàng).

• Nhận hàng từ người bán:

Nhân viên ở công ty dịch vụ Fulfillment sẽ đến tận nơi người bán để lấy hàng về lưu kho.

• Lưu kho:

Sau khi nhân viên nhận hàng, hàng hóa sẽ được lưu trữ và sắp xếp cẩn thận vào các kho hàng. Bên cạnh đó, hàng hóa cũng sẽ được theo dõi và kiểm kê thường xuyên để đảm bảo hàng được vận chuyển cho khách hàng đúng thời gian.

• Xử lý đơn hàng:

Việc này sẽ được chuẩn hóa toàn diện từ email của khách hàng, sau đó công ty dịch vụ Fulfillment sẽ xác nhận đơn hàng, tiến hành lấy hàng cũng như kiểm tra độ nguyên vẹn để đưa đến bộ phận đóng gói. Quá trình này thường rất ít xảy ra sai sót do quy trình quản lý rõ ràng, kỹ lưỡng với hệ thống quản lý riêng của vận chuyển Fulfilled.

• Giao hàng và thu tiền:

Khách hàng sẽ nhận được hàng hóa đúng địa chỉ và đúng thời gian bởi công ty vận chuyển Fulfillment. Nếu đơn hàng chưa được thanh toán, dịch vụ Fulfillment sẽ thu hộ nếu có yêu cầu từ người bán hàng.

• Xử lý các yêu cầu sau bán:

Do nhiều nguyên nhân nên việc mua hàng online sẽ rất dễ phát sinh các vấn đề liên quan đến đổi hoặc trả hàng sau khi mua. Lúc này, các công ty dịch vụ Fulfillment sẽ tiếp nhận các yêu cầu hoàn hàng và trực tiếp xử lý theo chính sách, quy định của người bán.

4. Các mô hình áp dụng dịch vụ Fulfillment hiện nay

Đối tượng của dịch vụ Fulfillment là những doanh nghiệp kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki,... hoặc những đơn vị bao gồm các cá nhân bán hàng trên các kênh mạng xã hội. Tùy vào quy mô kinh doanh và nguồn nhân lực mà người bán sẽ lựa chọn cho mình hình thức Fulfillment phù hợp.

4.1 Dropship

Mô hình Dropship

Hiểu một cách đơn giản, dropship là hình thức bán hàng trực tuyến “bỏ qua khâu vận chuyển”. Với mô hình này, các dropshipper sẽ không cần sở hữu sản phẩm mình bán, đồng thời cũng không cần quản lý hàng tồn kho.

Dropshipper như một người trung gian kết nối khách hàng với nhà sản xuất. Khi khách hàng đặt hàng trên cửa hàng trực tuyến của bạn, thông tin đơn hàng sẽ tự động được chuyển đến nhà cung cấp. Công việc lấy hàng, đóng gói hay vận chuyển đến tận tay khách hàng sẽ do bên nhà cung cấp thực hiện qua các dịch vụ Fulfillment. Hình thức mua hàng này được rất nhiều trang thương mại điện tử có tiếng như Aliexpress, Amazon,... lựa chọn.

Dropship được coi là một mô hình khá đơn giản, phù hợp với rất nhiều đối tượng, đặc biệt là những ai mới khởi nghiệp hay bán hàng trên các sàn thương mại điện tử mà không có nhiều vốn. Họ chỉ cần đầu tư vào Marketing để lấy thương hiệu, tạo dựng uy tín là có thể làm được. Tuy nhiên, loại hình này cũng có khá nhiều rủi ro, nhất là từ nhà cung cấp. Bởi nếu như không cẩn thận thì sẽ rất dễ mất khách hàng và làm ảnh hưởng đến thương hiệu mà bạn gây dựng.

4.2 In-House Fulfillment

Với mô hình In-House Fulfillment (Self-Fulfillment), doanh nghiệp sẽ sử dụng nhân viên nội bộ để quản lý các quy trình Fulfillment. Nhân viên sẽ xử lý tất cả các bước, bao gồm lưu trữ và vận chuyển sản phẩm đến tận tay khách hàng. Lúc này, đầu tư vào phần mềm và tự động hóa khi cần thiết sẽ giúp hoạt động kinh doanh của bạn được quản lý dễ dàng hơn.

Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp như sau:

• Những doanh nghiệp có quy mô lớn và có thể bỏ ra khoản ngân sách lớn để đầu tư kho bãi riêng, thuê nhân công nhiều để thực hiện mọi quy trình hoàn tất đơn hàng.
• Những doanh nghiệp mới đi vào hoạt động kinh doanh hay còn gọi là start-up. Các doanh nghiệp này thường chưa có lượng khách hàng ổn định, quy trình, kho bãi đều tự hoạt động. Quy mô doanh nghiệp này khá nhỏ nên sẽ rất phù hợp với hình thức này. Nó sẽ giúp doanh nghiệp không mất nhiều vốn vào đầu tư mà sẽ chú ý đến sản phẩm bán ra nhiều hơn.

4.3 Third-Party Fulfillment

Mô hình Third-Party Fulfillment

Đây là mô hình mà việc vận chuyển, lưu trữ và xử lý đơn hàng, hoàn tiền được xử lý bởi công ty Third-Party Logistics (3PL) hoặc công ty Order Fulfillment. Trong trường hợp này, nhân viên của 3PL xử lý toàn bộ quy trình thực hiện từ đầu đến cuối, từ nhận hàng tồn kho từ nhà sản xuất đến giao đơn đặt hàng cho khách hàng cuối cùng. Hàng tồn kho được lưu trữ trong một nhà kho được kiểm soát bởi 3PL, có nghĩa là các công ty sử dụng dịch vụ Third-Party Fulfillment không cần đầu tư vào cơ sở vật chất nhà kho của riêng họ.

Mô hình Third-Party Fulfillment sẽ là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp không có đủ nguồn lực để tự đóng gói và lưu trữ hàng hóa nội bộ. Nhờ mô hình này, doanh nghiệp cũng sẽ có thêm thời gian để thực hiện các hoạt động Marketing cho thương hiệu và doanh nghiệp của mình.

4.4 Hybrid Fulfillment

Hybrid Fulfillment là mô hình kết hợp các tùy chọn Fulfillment đã nêu ở trên. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn In-House Fulfillment một số đơn đặt hàng, chẳng hạn như các mặt hàng tùy chỉnh hay các sản phẩm cần được lắp ráp trước khi vận chuyển. Đồng thời, bạn có thể sử dụng dịch vụ dropship cho các mặt hàng không được mua thường xuyên, như các sản phẩm kích thước cồng kềnh hay đắt tiền. Mô hình này cực kỳ lý tưởng cho các doanh nghiệp cần sự linh hoạt hoặc đang mở rộng quy mô kinh doanh.

5. Quy trình quản lý Fulfillment trong hoạt động kinh doanh

5.1 Quy trình vận hành của shop khi không đồng bộ vận chuyển

Quy trình vận hành của shop khi không đồng bộ vận chuyển

Đối với các cửa hàng truyền thống không ứng dụng công nghệ trong quản lý bán hàng, quy trình Fulfillment sẽ chia làm 2 hệ thống: Quản lý bán hàng và Quản lý vận chuyển.

Tuy nhiên, mô hình này thường gặp khá nhiều vấn đề do phải quản lý trên các hệ thống khác nhau thay vì đồng bộ như khi sử dụng phần mềm quản lý:

• Tốn thời gian kiểm soát và quản lý đơn hàng rời rạc
• Tốn nguồn lực để tạo đơn hàng trên hệ thống
• Doanh thu không được quản lý chi tiết và đầy đủ tại một nơi
• Khó khăn trong vấn đề đối soát với đối tác vận chuyển

5.2 Quy trình cơ bản để hoàn tất đơn hàng thông qua phần mềm Haravan

Với lợi thế là nền tảng công nghệ hàng đầu cả nước, phần mềm quản lý bán hàng HaraRetail là lựa chọn hàng đầu cho tất cả các mô hình kinh doanh, dù là 1 hay 100 cửa hàng. HaraRetail sẽ hỗ trợ cho các nhà quản lý mọi lúc mọi nơi với quy trình bán hàng tối ưu, quản lý số liệu chặt chẽ nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn trong mọi hoạt động.

Phần mềm quản lý bán hàng HaraRetail

HaraRetail có những ưu điểm nổi trội mà các phần mềm quản lý nhà hàng khác khó có được như:

• Giúp nhà hàng đồng bộ thông tin khách hàng ở cả offline lẫn online. Từ đó, nhà hàng có thể cung cấp cho khách hàng nhiều thứ họ muốn hơn nhờ hiểu rõ tâm lý khách hàng.
• Báo cáo chi tiết, chính xác và nhanh chóng về hàng tồn kho, đổi trả hàng, doanh thu,... ở 1 cửa hàng hay 100 cửa hàng.
• HaraRetail có hệ thống xử lý đơn hàng đa kênh thông minh giúp các nhà hàng rút ngắn được thời gian xử lý các đơn hàng online.
• Chủ nhà hàng có thể nắm được năng suất làm việc của từng nhân viên nhờ tính năng phân quyền nhân viên chi tiết.
• Đặc biệt, HaraRetail là phần mềm tính tiền nhà hàng đầu tiên kết nối nhà bán lẻ trực tuyến với ngân hàng (VPBank). Các nhà hàng cần vay mà đủ điều kiện của ngân hàng đưa ra thì, họ sẽ được vay 3 tỷ đồng kèm theo các ưu đãi tín dụng khác.

Tuy là có nhiều tính năng là vậy nhưng HaraRetail lại rất dễ sử dụng. Chủ nhà hàng không rành về công nghệ thì cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng HaraRetail để quản lý công việc kinh doanh của quán mình chỉ sau 1-2 lần sử dụng.

Chính vì những ưu điểm nổi trội của HaraRetail mà các ứng dụng khác khó có được, nhiều doanh nghiệp lớn như The Coffee House, Vinamilk,... đã tin tưởng sử dụng. Đây là phần mềm quản lý bán hàng mà các chủ quán nên cân nhắc tìm hiểu đầu tiên nếu muốn có một phần mềm đầy đủ chức năng và tiện lợi, dễ dàng sử dụng.

6. Tổng kết

Bài viết trên Haravan đã giúp cho bạn trả lời câu hỏi “Fulfillment là gì? Quy trình quản lý Fulfillment trong kinh doanh ra sao?”. Hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ hiểu rõ hơn về Fulfillment để có thể tận dụng và tối ưu hoạt động kinh doanh của mình. Chúc bạn thành công!