7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuẩn cho mọi doanh nghiệp

Để hoạt động và vận hành một cách hiệu quả, trơn tru, doanh nghiệp cần có một quy trình bán hàng chuyên nghiệp, chặt chẽ. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu mà còn tạo dựng uy tín và lòng tin từ khách hàng. Một quy trình bán hàng chuẩn không chỉ đơn thuần là các bước cơ bản mà còn bao gồm những chiến lược tinh tế nhằm tối ưu hóa từng giai đoạn bán hàng. Hãy cùng Haravan khám phá 7 bước xây dựng quy trình bán hàng chuẩn mà mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều có thể áp dụng để nâng cao hiệu quả kinh doanh và đạt được những thành công bền vững.

I. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là tập hợp các bước hoặc giai đoạn mà một doanh nghiệp hoặc cá nhân thực hiện để chuyển đổi từ một khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự. Trong đó gồm một chuỗi các hoạt động có cấu trúc, từ việc xác định và tiếp cận khách hàng tiềm năng, đến thuyết phục và chốt đơn hàng và cuối cùng là chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Mục tiêu của quy trình bán hàng là tối đa hóa khả năng thành công của mỗi cơ hội bán hàng, tạo ra sự nhất quán và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Quy trình bán hàng là gì?

II. Tại sao doanh nghiệp cần sơ đồ quy trình bán hàng

2.1. Đảm bảo tính chuyên nghiệp và đồng nhất trong hoạt động

Quy trình bán hàng giúp đảm bảo mọi nhân viên trong đội ngũ bán hàng đều tuân theo cùng một quy trình, từ đó tạo ra sự đồng nhất trong cách tiếp cận và xử lý các cơ hội bán hàng. Điều này không chỉ tăng tính chuyên nghiệp mà còn giúp khách hàng nhận thấy sự nhất quán và uy tín từ doanh nghiệp. Khi mọi người đều làm việc theo một quy trình và tiêu chuẩn chung, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng và cải thiện dịch vụ khách hàng.

2.2. Nâng cao hiệu quả công việc

Sơ đồ quy trình bán hàng giúp tối ưu hóa các bước bán hàng, từ đó tăng hiệu quả công việc. Nhân viên bán hàng biết rõ các bước cần thực hiện và cách thực hiện mỗi bước một cách hiệu quả nhất. Điều này giúp giảm thời gian xử lý mỗi giao dịch và tăng số lượng giao dịch thành công. Hơn nữa, việc có một quy trình chuẩn giúp dễ dàng phát hiện và khắc phục các điểm yếu, từ đó nâng cao hiệu suất tổng thể của đội ngũ bán hàng.

Nhờ quy trình bán hàng, nhân viên sẽ biết rõ các bước và thực hiện một cách hiệu quả hơn.

2.3. Giảm thiểu rủi ro và lãng phí trong quá trình bán hàng

Một lưu đồ quy trình bán hàng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện và loại bỏ các rủi ro tiềm ẩn cũng như các hoạt động không cần thiết. Điều này giảm thiểu lãng phí tài nguyên và tối ưu hóa chi phí. Bằng cách theo dõi và kiểm soát chặt chẽ từng bước trong quy trình, doanh nghiệp có thể ngăn chặn các sai sót và đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được xử lý một cách hiệu quả và chính xác.

2.4. Tăng sự hài lòng của khách hàng

Khi doanh nghiệp có một quy trình bán hàng rõ ràng và hiệu quả, khách hàng sẽ cảm thấy được chăm sóc và quan tâm hơn. Sự nhất quán trong cách tiếp cận và xử lý các yêu cầu của khách hàng giúp tạo ra trải nghiệm tích cực và đáng tin cậy. Khách hàng nhận được dịch vụ tốt hơn, các vấn đề được giải quyết nhanh chóng và thỏa đáng, từ đó tăng cường sự hài lòng và niềm tin của khách hàng đối với doanh nghiệp.

III. Sơ đồ quy trình bán hàng 7 bước cụ thể cho doanh nghiệp

Để đạt được thành công trong bán hàng, việc áp dụng một quy trình chuyên nghiệp và có hệ thống là vô cùng quan trọng. Dưới đây là quy trình 7 bước bán hàng chi tiết, cụ thể cho doanh nghiệp:

Tổng quan sơ đồ quy trình bán hàng 7 bước cho doanh nghiệp.

3.1. Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch và xác định mục tiêu

Việc lên kế hoạch kinh doanh bán hàng là bước cơ bản trong quy trình bán hàng để đặt nền móng cho các bước phía sau. Để lên kế hoạch và mục tiêu đúng đắn, doanh nghiệp cần xác định rõ những vấn đề sau:

- Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu sâu sắc về thị trường và đối tượng khách hàng tiềm năng. Xác định các xu hướng, nhu cầu và sở thích của khách hàng để phù hợp hóa chiến lược bán hàng.

- Xây dựng chân dung khách hàng: Áp dụng hệ thống 5W1H để định hình rõ ràng đối tượng khách hàng mục tiêu. Từ đó tập trung các hoạt động tiếp thị và bán hàng vào tệp khách hàng cụ thể.

- Chuẩn bị tài liệu bán hàng: Bao gồm các tài liệu quan trọng như giới thiệu sản phẩm, thông tin chi tiết về giá cả, mẫu thử nghiệm sản phẩm và các tài liệu hỗ trợ bán hàng khác. Điều này giúp tăng tính chuyên nghiệp và sự tin tưởng khi giới thiệu sản phẩm với khách hàng.

- Thiết lập kế hoạch chi tiết: Đặt ra các mục tiêu cụ thể, đo lường được và đảm bảo rằng các hoạt động sẽ được tiến hành đúng thời gian, địa điểm và phương thức. Cập nhật và điều chỉnh kế hoạch theo tiến độ và phản hồi từ thị trường để đạt hiệu quả tối đa.

3.2. Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Sau khi đã xác định mục tiêu và lập kế hoạch, bước tiếp theo là tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Đây là quá trình xác định và thu thập thông tin về những cá nhân hoặc tổ chức có khả năng và nhu cầu mua sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Tìm kiếm khách hàng là quá trình xác định và thu thập thông tin về khách hàng.

Để tìm kiếm khách hàng tiềm năng hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:

- Xây dựng chân dung khách hàng: Trước khi bắt đầu tìm kiếm, cần xác định rõ đặc điểm của khách hàng mục tiêu. Trong đó gồm các yếu tố như nhân khẩu học (độ tuổi, giới tính, thu nhập), hành vi mua sắm, sở thích và nhu cầu cụ thể.

- Xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng: Sử dụng các công cụ CRM và các phương tiện khác để xây dựng và quản lý danh sách khách hàng tiềm năng. Cập nhật thông tin và theo dõi các tương tác để tối ưu hóa quá trình tiếp thị và bán hàng.

- Các phương pháp tiếp cận khách hàng: Dựa trên chân dung khách hàng đã xác định, phát triển chiến lược để tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả. Sử dụng các chiến lược và công cụ tiếp thị, quảng cáo phù hợp, có thể kể đến như email marketing, website, mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram), các nền tảng quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads hoặc thông qua các sự kiện trực tiếp như triển lãm, hội thảo để đưa thông điệp của bạn đến với đúng đối tượng khách hàng mục tiêu.

Xem thêm: Top 10 phần mềm CRM tốt nhất 2024

3.3. Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Để thành công trong việc tiếp cận khách hàng, quan trọng là bạn phải hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của họ. Bắt đầu với việc:

- Hiểu nhu cầu khách hàng: Trước khi tiếp cận khách hàng, hãy nghiên cứu và hiểu rõ nhu cầu cụ thể của từng đối tượng khách hàng. Điều này giúp bạn có thể cung cấp các giải pháp phù hợp để giải quyết được vấn đề hay “nỗi đau” của khách hàng.

- Cung cấp thông tin chi tiết: Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của bạn bằng cách cung cấp những thông tin đầy đủ và chính xác. Điều này giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan về sản phẩm và đưa ra quyết định mua hàng dựa trên thông tin mà họ đã nhận được.

- Trao đổi và thu thập thông tin: Không nên vội vàng bán hàng ngay từ đầu. Thay vào đó, tiếp tục trao đổi với khách hàng để thu thập thêm thông tin và hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của họ. Điều này giúp xây dựng một mối quan hệ tốt hơn và tăng khả năng thành công trong quá trình bán hàng.

Trước khi tiếp cận khách hàng, người bán phải nghiên cứu và hiểu rõ nhu cầu khách hàng.

3.4. Bước 4: Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ là bước quan trọng trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào việc mô tả đơn thuần, bạn cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu được những gì họ thực sự quan tâm và mong đợi từ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Từ đó, đưa ra các lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp mang lại cho khách hàng, nhấn mạnh vào giá trị khách hàng sẽ nhận được khi mua sản phẩm/dịch vụ.

Ví dụ, nếu bạn bán điện thoại di động, thay vì chỉ nói về cấu hình kỹ thuật, bạn có thể tập trung vào những tính năng đặc biệt như camera chụp ảnh chất lượng cao giúp khách hàng chụp ảnh rõ nét hơn, dung lượng của máy lớn giúp lưu trữ được nhiều hơn hoặc tính năng bảo mật tốt giúp bảo vệ thông tin cá nhân cho khách hàng.

Ngoài việc giới thiệu, việc tạo sự tương tác và thảo luận cũng là một yếu tố không thể thiếu. Bạn nên để khách hàng được thảo luận và chia sẻ về vấn đề của mình. Hãy lắng nghe và phản hồi đáp lại các câu hỏi hoặc ý kiến từ khách hàng, từ đó xây dựng một mối quan hệ tốt hơn và tăng cường sự tin tưởng từ khách hàng.

Người bán cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để hiểu được những gì họ quan tâm.

3.5. Bước 5: Giải đáp thắc mắc và thuyết phục khách hàng

Sau khi khách hàng đã làm quen với sản phẩm, mong muốn khám phá thêm để có thông tin cơ sở để đưa ra quyết định mua sắm. Nhân viên kinh doanh tại đây đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ, giải đáp tận tình mọi thắc mắc mà khách hàng đưa ra. Khi khách đã không còn bất kỳ khúc mắt nào, họ sẽ đến giai đoạn cân nhắc quyết định mua hàng. Đây có thể xem là giai đoạn vàng để chốt đơn. Một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp sẽ đưa ra lời thuyết phục hiệu quả, báo giá và thúc đẩy việc mua hàng bằng các chính sách, ưu đãi của cửa hàng, doanh nghiệp để kích thích người tiêu dùng mua ngay.

3.6. Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng

Khi đã chốt đơn hàng thành công, bạn cần ghi hoặc lưu lại các thông tin cần thiết liên quan đến khách hàng để thu thập dữ liệu và làm cơ sở để chăm sóc khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó, trong quá trình hoàn tất thủ tục mua hàng, nhân viên bán hàng có thể áp dụng các kỹ thuật bán thêm các sản phẩm đi kèm với sản phẩm chính ban đầu hoặc là các phiên bản cao cấp hơn của sản phẩm hiện tại để tăng thêm doanh thu.

Sau khi chốt đơn, bạn cần lưu lại thông tin khách hàng để chăm sóc họ tốt hơn.

3.7. Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Chăm sóc khách hàng sau bán hàng là bước cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng mà nhiều người thường bỏ quên trong quy trình bán hàng trực tiếp. Đây là bước giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng trung thành và tăng cơ hội thu hút lượng lớn khách hàng tiềm năng.

Để chăm sóc khách hàng sau khi bán một cách hiệu quả, chủ shop có thể áp dụng một số cách sau đây:

- Gửi Email, SMS hoặc các hình thức phương tiện truyền thông khác để gửi lời cảm ơn chân thành tới khách hàng.

- Lắng nghe và ghi nhận các phản hồi từ khách hàng. Thường xuyên tương tác để hiểu thêm về nhu cầu và mong đợi của họ, từ đó cải tiến sản phẩm/dịch vụ.

- Thiết lập một đội ngũ hỗ trợ tư vấn sẵn sàng giúp đỡ khách hàng bất kỳ lúc nào họ cần.

- Xây dựng các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt như tri ân khách hàng, tích điểm đổi quà, giảm giá sản phẩm để tăng cường sự hài lòng và gắn bó của khách hàng với thương hiệu.

Có thể bạn quan tâm:

- 9 bước lập kế hoạch bán hàng hiệu quả, đạt doanh thu cao

- Tổng hợp những chiến lược bán hàng hiệu quả nhất 2024

IV. Những lưu ý khi áp dụng quy trình bán hàng

4.1. Hiểu rõ khách hàng và các vấn đề của họ

Để triển khai quy trình bán hàng tại cửa hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm vững đặc điểm và nhu cầu của khách hàng. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng về khách hàng, từ sở thích, hành vi mua sắm đến những vấn đề họ gặp phải, giúp bạn xây dựng các chiến lược tiếp cận phù hợp. Hiểu rõ khách hàng sẽ giúp tăng cường mối quan hệ và tạo ra những giải pháp tối ưu đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

4.2. Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ của bạn

Kiến thức chuyên môn và sâu về sản phẩm hoặc dịch vụ là yếu tố then chốt trong việc thuyết phục khách hàng. Nhân viên bán hàng cần được đào tạo đầy đủ về mọi khía cạnh của sản phẩm/dịch vụ, từ tính năng, lợi ích đến cách sử dụng. Hiểu rõ sản phẩm giúp bạn tự tin trả lời các câu hỏi của khách hàng, giải quyết thắc mắc và tạo sự tin tưởng.

Nếu không hiểu rõ về sản phẩm, bạn sẽ khó để thuyết phục khách hàng.

4.3. Cần nhẫn nại và kiên trì

Bán hàng không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, vì vậy sự nhẫn nại và kiên trì là cần thiết. Khách hàng có thể mất thời gian để quyết định hoặc có những phản hồi không mong muốn. Giữ vững tinh thần, lắng nghe và giải quyết từng vấn đề một cách kiên nhẫn sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài và đáng tin cậy với khách hàng.

4.4. Điều chỉnh và cải tiến liên tục

Quy trình bán hàng cần được xem xét và cải tiến thường xuyên để đảm bảo hiệu quả. Việc đánh giá các bước trong quy trình, thu thập phản hồi từ khách hàng và nhân viên giúp bạn nhận diện những điểm cần cải thiện. Sự linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh quy trình theo tình hình thực tế sẽ giúp doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.

V. Tối ưu hiệu quả bán hàng với HaraRetail

Bạn đang gặp khó khăn trong triển khai quy trình bán hàng? Việc quản lý cửa hàng và chăm sóc khách hàng chưa được tối ưu? Vậy thì HaraRetail chính là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn.

HaraRetail là phần mềm quản lý cửa hàng, chuỗi cửa hàng toàn diện của Haravan. Phần mềm không chỉ hỗ trợ chủ doanh nghiệp quản lý tồn kho, dòng tiền từ online đến offline nhanh chóng, chính xác, mà còn giúp quản lý khách hàng và nhân viên một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, HaraRetail còn đồng bộ tất cả dữ liệu cửa hàng trên một nền tảng quản lý chuỗi cửa hàng duy nhất, giúp doanh nghiệp tiện lợi theo dõi, giám sát và ra quyết định kinh doanh.

Liên hệ Haravan để đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay!