Top 10 phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất 2024

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, các doanh nghiệp đang ngày càng chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng, đặc biệt là thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý khách hàng. Vậy phần mềm quản lý khách hàng là gì? Làm sao để chọn được phần mềm quản lý khách hàng hiệu quả? Hãy để Haravan gợi ý cho bạn top 10 phần mềm quản lý khách hàng tốt nhất 2024 nhé!

I. Phần mềm quản lý khách hàng là gì?

1.1. Phần mềm CRM là gì?

Phần mềm quản lý khách hàng hay phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là một hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tất cả các tương tác với khách hàng, từ khâu thu hút khách hàng tiềm năng, nuôi dưỡng mối quan hệ cho đến quá trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Nói một cách đơn giản, phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng là một "trung tâm dữ liệu" lưu trữ mọi thông tin liên quan đến khách hàng của bạn, giúp bạn hiểu rõ hơn về khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược bán hàng và marketing hiệu quả hơn.

Phần mềm quản lý khách hàng là công cụ giúp chăm sóc và xây dựng quan hệ với khách hàng.

1.2. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý khách hàng trong kinh doanh

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc thu hút và giữ chân khách hàng là vô cùng quan trọng. Phần mềm chăm sóc khách hàng đóng vai trò then chốt trong việc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu này. Phần mềm này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

- Nền tảng tập trung thông tin khách hàng: Tập hợp tất cả các tương tác với khách hàng vào một hệ thống duy nhất. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng thể về hành trình của khách hàng, từ khi họ lần đầu tiên biết đến doanh nghiệp cho đến khi họ trở thành khách hàng trung thành.

- Cải thiện hiệu quả hoạt động: Tự động hóa các quy trình quản lý khách hàng, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động quan trọng khác.

- Ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu: Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu khách hàng, giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn. Bằng cách hiểu rõ khách hàng của mình, bạn có thể xây dựng chiến lược bán hàng và marketing hiệu quả hơn.

- Tăng lợi thế cạnh tranh: Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng là điều giúp doanh nghiệp nổi bật. Phần mềm quản lý khách hàng chính là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu này.

Các dữ liệu về khách hàng sẽ được tổng hợp và lưu trữ trên phần mềm CRM.

II. Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý khách hàng?

2.1. Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả

Trong kỷ nguyên dữ liệu như hiện nay, thông tin khách hàng là một tài sản vô giá. Phần mềm quản lý khách hàng giúp bạn lưu trữ và quản lý tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng như:

- Thông tin cá nhân (tên, địa chỉ, email, điện thoại).

- Lịch sử mua hàng.

- Sở thích và nhu cầu.

- Các tương tác với doanh nghiệp (qua email, điện thoại,…).

Bằng cách tập hợp và lưu trữ lại tất cả các thông tin này vào một hệ thống duy nhất, phần mềm quản lý khách hàng giúp bạn có cái nhìn toàn diện về khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược marketing phù hợp.

2.2. Cải thiện trải nghiệm khách hàng

Trải nghiệm khách hàng (Customer Experience - CX) là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến quyết định mua hàng và sự trung thành của khách hàng. Phần mềm quản lý khách hàng giúp bạn cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng bằng cách:

- Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn: Phần mềm quản lý khách hàng giúp nhân viên chăm sóc khách hàng dễ dàng truy cập vào thông tin khách hàng, từ đó xử lý yêu cầu và thắc mắc của khách hàng nhanh chóng và hiệu quả hơn.

- Cá nhân hóa tương tác: Dựa trên thông tin khách hàng được lưu trữ trong phần mềm quản lý khách hàng, bạn có thể cá nhân hóa các chiến dịch marketing và chăm sóc khách hàng, từ đó mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

- Xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng: Phần mềm giúp bạn theo dõi các tương tác và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

App chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp quản trị mối quan hệ khách hàng.

2.3. Nâng cao hiệu quả của đội ngũ bán hàng

Phần mềm quản lý khách hàng cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ cần thiết để quản lý và tối ưu hóa quy trình bán hàng. Từ việc theo dõi tiến trình bán hàng, quản lý pipeline đến dự báo doanh số, phần mềm giúp đội ngũ hoạt động hiệu quả hơn. Nhờ có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình bán hàng, nhân viên có thể tập trung vào những cơ hội tiềm năng nhất và đưa ra các chiến lược bán hàng hiệu quả. Điều này không chỉ giúp tăng doanh số mà còn cải thiện hiệu suất làm việc của công ty..

2.4. Tăng cường khả năng phân tích và ra quyết định

Một lợi ích quan trọng khác của phần mềm quản lý khách hàng là khả năng cung cấp các báo cáo và phân tích chi tiết về hoạt động kinh doanh. Từ dữ liệu khách hàng, doanh số, đến hiệu quả của các chiến dịch marketing, app chăm sóc khách hàng cung cấp những thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời. Khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược kinh doanh mà còn giảm thiểu rủi ro.

2.5. Tăng cường sự hợp tác nội bộ

Phần mềm quản lý khách hàng giúp các phòng ban trong doanh nghiệp (như bộ phận sale, marketing, chăm sóc khách hàng…) có thể cùng chia sẻ thông tin khách hàng. Điều này giúp cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban và mang lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

Nâng cao hiệu quả hợp tác giữa các bộ phận nhờ chia sẻ cùng dữ liệu trên phần mềm CRM.

III. Đối tượng sử dụng phần mềm quản lý khách hàng

Phần mềm quản lý khách hàng chủ yếu được ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt là những tổ chức có nhu cầu quản lý dữ liệu khách hàng đa kênh và phức tạp. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hoạt động bán hàng và dịch vụ.

Đối với các bộ phận trong doanh nghiệp, mỗi nơi lại có mục đích sử dụng riêng như:

- Đội ngũ bán hàng: Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng để ghi nhận cơ hội bán hàng, quản lý lịch hẹn và tương tác khách hàng tiềm năng, giúp theo dõi và cải thiện hiệu quả bán hàng.

- Bộ phận marketing: Áp dụng phần mềm để phân tích dữ liệu khách hàng và lên chiến lược tiếp thị chính xác và hiệu quả hơn.

- Chăm sóc khách hàng: Quản lý các hoạt động chăm sóc, hỗ trợ và quản trị quan hệ khách hàng.

- Bộ phận IT: Thực hiện triển khai, cập nhật và tích hợp phần mềm với các hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp.

- Bộ phận tài chính: Truy cập thông tin thanh toán, hợp đồng khách hàng và dữ liệu dự báo để quản lý tài chính và dự báo tăng trưởng.

- Bộ phận nhân sự: Dùng phần mềm để quản lý thông tin nhân viên, đánh giá năng suất làm việc và theo dõi các ứng viên trong quá trình tuyển dụng.

IV. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng

4.1. Tính năng và chức năng

Điều đầu tiên cần xem xét là các tính năng và chức năng của phần mềm có đáp ứng được cho nhu cầu của doanh nghiệp hay không. Tùy vào từng bối cảnh, loại hình và sản phẩm của doanh nghiệp mà sẽ cần những chức năng khác nhau. Một số tính năng quan trọng bạn cần lưu ý như:

- Quản lý liên hệ: Lưu trữ và phân loại thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.

- Quản lý lịch trình gọi: Lên lịch, theo dõi các cuộc gọi điện thoại, cuộc họp và các tương tác khác với khách hàng.

- Tự động hóa tiếp thị: Tự động hóa các tác vụ tiếp thị qua email, tin nhắn SMS và mạng xã hội.

- Báo cáo hiệu suất: Theo dõi và phân tích hiệu quả của các chiến dịch bán hàng và marketing.

- Tích hợp đa dạng: Kết nối với các ứng dụng và công cụ khác mà doanh nghiệp sử dụng hằng ngày, chẳng hạn như công cụ Email Marketing, website, các nền tảng mạng xã hội và hệ thống quản lý bán hàng.

4.2. Giao diện người dùng

Giao diện người dùng của phần mềm quản lý khách hàng cần dễ sử dụng và thân thiện với người dùng. Giao diện trực quan và dễ điều hướng sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian đào tạo và gia tăng năng suất.

4.3. Tích hợp và mở rộng

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng nên có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như ERP, hệ thống email marketing và các ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Khả năng mở rộng của CRM cũng rất quan trọng để đáp ứng với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Phần mềm quản lý dịch vụ khách hàng nên có các tính năng tích hợp cần thiết.

4.4. Bảo mật và quyền riêng tư

Phần mềm quản lý khách hàng cần phải đảm bảo tính bảo mật cao cho dữ liệu khách hàng và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư như GDPR (General Data Protection Regulation - Quy định chung về bảo vệ dữ liệu).

4.5. Hiệu suất và sự ổn định

Doanh nghiệp nên xem xét về hiệu suất và độ hoạt động ổn định của phần mềm, để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động mượt mà và hạn chế rủi ro phát sinh.

4.6. Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng

Chất lượng hỗ trợ và dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp phần mềm cũng là một yếu tố quan trọng. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ luôn sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ khi cần thiết để giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.

4.7. Chi phí triển khai và sử dụng

Giá cả luôn là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng. Mặc dù bạn có thể sử dụng các phần mềm quản lý thông tin khách hàng miễn phí, nhưng hầu hết chúng đều sẽ có sự hạn chế khá nhiều về mặt tính năng và khả năng tùy chỉnh.

Nếu chọn dịch vụ có phí, mức giá của phần mềm quản lý dịch vụ khách hàng cần phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Giá cả đi đôi với giá trị. Tức là các tính năng và lợi ích phần mềm đem lại cần tương xứng với mức chi phí đầu tư.

Doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn dịch vụ phù hợp với ngân sách và mục tiêu của mình.

V. Những phần mềm quản lý khách hàng phổ biến nhất hiện nay

5.1. HaraLoyalty

HaraLoyalty là phần mềm quản lý khách hàng uy tín và hiệu quả nhất của Haravan. Đây là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp chinh phục và giữ chân khách hàng hiệu quả, từ đó thúc đẩy doanh thu và phát triển kinh doanh bền vững.

Phần mềm HaraLoyalty mang lại những tính năng và lợi ích vượt trội như:

- Quản lý khách hàng tập trung hiệu quả: Thu thập thông tin khách hàng ở nhiều kênh và phân loại theo từng nhóm nhỏ, tạo nên sự khác biệt và mang lại những trải nghiệm người dùng tốt nhất.

- Xây dựng chương trình khách hàng thành viên: Xây dựng chương trình tích điểm và đổi thưởng, khuyến khích khách hàng quay lại mua sắm.

- Tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng: Chăm sóc khách hàng tự động thông qua các kịch bản được thiết lập sẵn, từ đó tạo sự yêu mến và lòng tin giúp khai thác tối đa cơ hội bán hàng từ các khách hàng hiện tại.

- Đa dạng kênh tương tác và dễ dàng tạo ưu đãi: Tích hợp các kênh như Facebook Messenger, Zalo, Instagram và Email để tương tác hai chiều và nhanh chóng tạo ra các chương trình ưu đãi khác nhau, nhanh chóng thu hút khách hàng.

- Báo cáo thống kê chi tiết và phân tích hiệu quả chiến dịch: Đo lường tỷ lệ tương tác của khách hàng và phân tích chi phí, doanh thu để tối ưu hóa chiến lược marketing.

- Kết hợp hiệu quả với nền tảng bán hàng đa kênh Haravan Omnichannel: Tiếp cận thêm nhiều khách hàng mới và tăng trưởng bền vững với bộ giải pháp bán hàng đa kênh toàn diện từ Haravan.

HaraLoyalty giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và gia tăng tần suất mua hàng hiệu quả.

5.2. MISA AMIS CRM

MISA AMIS CRM được phát triển bởi MISA, là phần mềm này cung cấp một bộ công cụ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng, tạo cơ hội bán hàng, quản lý quy trình bán hàng và phân tích dữ liệu hiệu quả.

Những lợi ích của MISA AMIS CRM là:

- Cho phép lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về khách hàng.

- Theo dõi tương tác với khách hàng thông qua cuộc gọi, email, tin nhắn hay mạng xã hội.

- Hỗ trợ quản lý quy trình bán hàng, từ việc tạo báo giá đến theo dõi đơn hàng.

- Phần mềm cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo và phân tích dựa trên dữ liệu khách hàng.

- Cho phép tùy chỉnh các tính năng cho phù hợp với môi trường kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.

MISA AMIS CRM cho phép tùy chỉnh các tính năng để phù hợp với doanh nghiệp.

5.3. CrmViet

CrmViet là giải pháp phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, được thiết kế để cải thiện quản lý thông tin và tăng cường tương tác với khách hàng. Đặc điểm nổi bật của phần mềm này là:

- Quản lý thông tin chi tiết của khách hàng.

- Tự động gửi tin nhắn, email.

- Tích hợp tính năng thực hiện cuộc gọi trực tiếp từ phần mềm.

- Hỗ trợ quản lý khách hàng qua kênh bán hàng Facebook.

CrmViet tích hợp tính năng thực hiện cuộc gọi trực tiếp ngay trong phần mềm.

5.4. Sapo POS

Sapo POS là phần mềm quản lý khách hàng dành riêng cho các chủ cửa hàng, cung cấp một loạt các tính năng quản lý như:

- Quản lý chi tiết thông tin khách hàng bao gồm tên, số điện thoại, email, địa chỉ và ngày sinh.

- Lọc và phân loại khách hàng dễ dàng để tạo chương trình khuyến mãi sinh nhật và các dịp đặc biệt khác.

- Thiết lập chính sách giá và chiết khấu linh hoạt theo từng nhóm khách hàng.

- Tạo các chương trình khách hàng thân thiết với hình thức tích điểm.

- Gửi tin nhắn và email tự động để thông báo ưu đãi và thu hút khách hàng quay lại.

- Hỗ trợ báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận.

Sapo POS là phần mềm dành riêng cho các cửa hàng bán lẻ.

5.5. CNV Loyalty

CNV Loyalty là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao sự trung thành của khách hàng, từ đó giữ chân khách hàng hiện có và thu hút khách hàng mới. Các tính năng nổi bật của app quản lý khách hàng CNV Loyalty là:

- Thiết lập chương trình thưởng và khuyến mãi tích điểm linh hoạt, tạo ra các ưu đãi độc đáo cho khách hàng.

- Xây dựng hồ sơ khách hàng chi tiết từ thông tin cá nhân đến lịch sử mua sắm.

- Gửi thông báo và khuyến mãi đến khách hàng qua email, tin nhắn SMS và ứng dụng di động.

- Phân tích dữ liệu khách hàng để doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất của chương trình thưởng và khuyến mãi.

App quản lý khách hàng CNV Loyalty thiết lập chương trình khuyến mãi thu hút khách hàng.

5.6. GetFly

Getfly CRM là một phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp xây dựng và quản trị mối quan hệ khách hàng chặt chẽ, với các tính năng như:

- Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch chi tiết.

- Hỗ trợ lập lịch cuộc gọi và gửi email tự động.

- Phân tích dữ liệu khách hàng và hiệu quả của chiến lược marketing.

- Tích hợp dễ dàng với các ứng dụng khác để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Getfly CRM hỗ trợ lập lịch cuộc gọi và gửi email tự động cho khách hàng.

5.7. ZOHO CRM Plus

ZOHO CRM Plus là phần mềm giúp người dùng quản lý dữ liệu khách hàng hằng ngày một cách hiệu quả và xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Những đặc điểm nổi bật của ZOHO CRM Plus là:

- Quản lý chi tiết thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh,...

- Cung cấp các công cụ quản lý và tiếp thị bán hàng.

- Hỗ trợ tương tác trực tiếp với khách hàng ngay trên phần mềm.

- Tích hợp bộ công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ.

ZOHO CRM Plus cho phép chủ shop tương tác trực tiếp với khách hàng ngay trên phần mềm.

5.8. Salesforce

Salesforce là một phần mềm quản lý thông tin khách hàng phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau. Các tính năng nổi bật của Salesforce bao gồm:

- Quản lý chi tiết thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch.

- Tích hợp các công cụ quản lý tiếp thị và bán hàng.

- Tự động hóa quy trình kinh doanh và chăm sóc khách hàng.

- Cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết về hiệu quả bán hàng và tiếp thị.

Khi sử dụng Salesforce, quy trình kinh doanh và chăm sóc khách hàng được tự động hóa.

5.9. TrustSales

TrustSales là phần mềm quản lý khách hàng tích hợp với nhiều nền tảng bán hàng, cung cấp bộ câu trả lời tự động, giúp tư vấn khách hàng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ xử lý đơn, quản lý kho, thu chi và dữ liệu khách hàng một cách đơn giản và nhanh chóng. Một số tính năng nổi bật của TrustSales bao gồm:

- Kết nối với nhiều kênh bán hàng online.

- Tự động ghi lại và cập nhật thông tin khách hàng và đối tác.

- Quản lý trạng thái đơn hàng và phí giao hàng COD.

- Theo dõi khoản thu hộ từ các đối tác.

- Dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp đơn hàng và xuất file ra Excel.

- Hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Bên cạnh quản lý khách hàng, TrustSales còn hỗ trợ quản lý kho, thu chi một cách dễ dàng.

5.10. KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý khách hàng nổi bật với quy trình đơn giản, chuyên nghiệp. Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ quản lý đơn hàng, tồn kho và doanh số. KiotViet có những ưu điểm như:

- Quản lý và cập nhật thông tin khách hàng như tên, số điện thoại, địa chỉ và email,...

- Hỗ trợ xem lại lịch sử bán hàng, trả hàng, điều chỉnh công nợ và thanh toán.

- Quản lý thông tin khách hàng theo từng chi nhánh, đồng thời nhập và xuất dữ liệu ra Excel.

- Tích hợp tính năng gửi tin nhắn và email chăm sóc khách hàng.

- Kết nối tự động với các đối tác vận chuyển, tự động cập nhật trạng thái đơn hàng, giúp theo dõi đơn hàng nhanh chóng.

- Tự động thống kê phí giao hàng và COD.

Phí giao hàng và COD được tự động thống kê trong phần mềm KiotViet.

VI. Quản lý và chăm sóc khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp với HaraLoyalty

Bạn đang gặp khó khăn với việc quản lý thông tin, tự động hóa chiến dịch, hay phân tích hành vi khách hàng? Đừng để những thách thức này cản trở sự phát triển doanh nghiệp của bạn. HaraLoyalty chính là giải pháp hoàn hảo, giúp bạn chăm sóc khách hàng hiệu quả và xây dựng mối quan hệ gắn bó bền vững với khách hàng.

Hãy bắt đầu hành trình chinh phục khách hàng với HaraLoyalty ngay hôm nay! Liên hệ Haravan để được trải nghiệm phần mềm quản lý khách hàng miễn phí trong 14 ngày nhé!

Xem thêm:

- Phần mềm quản lý bán hàng là gì? Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả

- Những lợi ích tuyệt vời khi sử dụng phần mềm POS bán hàng