Phần mềm POS là gì? Lợi ích tuyệt vời của phần mềm POS đối với doanh nghiệp

I. Hệ thống POS là gì?

POS system hay hệ thống POS là một giải pháp toàn diện cho việc quản lý và thực hiện các giao dịch bán hàng. Nó bao gồm cả phần cứng (các thiết bị vật lý) và phần mềm (các ứng dụng tính toán, thống kê), giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý hiệu quả.

Chức năng chính của POS quản lý bán hàng là quản lý và thực hiện giao dịch thanh toán.

Xem thêm: POS là gì? Tất tần tật kiến thức về máy POS có thể bạn chưa biết

II. Cấu trúc của hệ thống POS

2.1. Phần mềm POS

Phần mềm POS là gì? Đây là phần mềm cho phép tạo lập, xử lý và lưu trữ chi tiết tất cả các giao dịch, sản phẩm, thống kê và báo cáo liên quan. Tùy theo nhu cầu, các phần mềm sẽ có cách thức lưu trữ và sử dụng khác nhau.

Tất cả các hệ thống POS hiện đại đều có giao diện hiển thị (frontend) tại điểm bán hàng và phần quản trị bên trong (backoffice hoặc dashboard) cho các chức năng phân tích và quản lý. Nhân viên xử lý các giao dịch trên giao diện frontend, thường là trên màn hình cảm ứng hoặc máy tính bảng. Phần dashboard được truy cập riêng biệt qua trình duyệt web hoặc ứng dụng, trên cùng một thiết bị, máy tính hoặc thiết bị di động.

Nhân viên thao tác trên phần mềm tính tiền POS thông qua giao diện của màn hình cảm ứng.

Các phần mềm POS đều kết nối và đồng bộ hóa giữa frontend và dashboard, thường sử dụng hai chế độ lưu trữ chính là:

- Lưu trữ cục bộ (On-site): Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ tại chỗ, phù hợp cho các doanh nghiệp muốn kiểm soát dữ liệu trực tiếp và không phụ thuộc vào kết nối internet.

- Hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud-based): Dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ đám mây, cho phép truy cập từ xa và quản lý dễ dàng từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

2.2. Phần cứng POS

Tùy theo nhu cầu doanh nghiệp, sẽ có một số phần cứng khác nhau. Một số phần cứng phổ biến như:

- Máy tính tiền: Thiết bị chính để thực hiện các giao dịch.

- Máy quét mã vạch: Để quét mã vạch sản phẩm, giúp nhập liệu nhanh chóng và chính xác.

- Máy in hóa đơn: Để in hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng.

- Máy đọc thẻ: Để chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ.

- Ngăn kéo đựng tiền: Để lưu trữ tiền mặt và các phương tiện thanh toán khác.

Một số phần cứng POS phổ biến hiện nay.

III. Phân loại hệ thống POS

3.1. Hệ thống POS truyền thống

Hệ thống POS truyền thống (Legacy POS system), còn được gọi là POS tại chỗ, sử dụng phần cứng và phần mềm truyền thống để xử lý giao dịch bán hàng và quản lý dữ liệu cục bộ. Điều này có nghĩa là tất cả các giao dịch và thông tin đều được lưu trữ tại một thiết bị duy nhất và doanh nghiệp chỉ có thể truy cập dữ liệu từ thiết bị đó.

Do tính chất này, mỗi điểm bán hàng phải được cài đặt và cấu hình hệ thống POS truyền thống riêng lẻ, và không thể truy cập từ xa. Điều này làm chậm quá trình tích hợp vào hệ thống thương mại điện tử và gây khó khăn trong việc quản lý và theo dõi

Một số hệ thống POS truyền thống điển hình có thể kể đến như Aloha, Oracle MICROS, Squirrel Systems…

3.2. POS trên máy tính bảng

Hệ thống POS trên máy tính bảng (Tablet-based POS system) là hệ thống POS sử dụng máy tính bảng làm thiết bị chính để xử lý giao dịch bán hàng thay vì sử dụng máy tính truyền thống hoặc thiết bị POS độc lập.

Với việc chạy trên phần cứng phổ biến mà nhiều người đã quen thuộc, hệ thống này giúp cho quá trình tích hợp với hệ thống thương mại điện tử trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, việc đào tạo nhân sự cũng đơn giản hơn so với hệ thống POS truyền thống.

Các hệ thống POS trên máy tính bảng phổ biến bao gồm: Lightspeed POS, Square, Shopify POS,...

Phần mềm bán hàng máy POS trên máy tính bảng được cải tiến hơn so với POS truyền thống.

3.3. POS di động

Hệ thống POS di động (Mobile POS system) là một dạng hệ thống POS sử dụng các thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc thiết bị đeo tay để xử lý giao dịch bán hàng. Hệ thống này mang đến sự tiện lợi và linh hoạt đáng kể, cho phép nhân viên bán hàng có thể di chuyển xung quanh và thực hiện giao dịch trực tiếp tại nhiều vị trí trong cửa hàng.

Hệ thống POS di động cũng cho phép nhân viên truy cập thông tin sản phẩm và hồ sơ khách hàng từ hệ thống, giúp họ kiểm tra hàng tồn kho và đưa ra các đề xuất cá nhân hóa cho khách hàng. Việc tích hợp và đào tạo nhân sự để sử dụng hệ thống POS di động cũng tương đối dễ dàng, tương tự như hệ thống POS trên máy tính bảng.

Một số hệ thống POS di động phổ biến bao gồm: Lightspeed POS, Clover, Square,...

3.4. POS đám mây

Hệ thống POS đám mây (Cloud-based POS system) là một dạng hệ thống POS sử dụng công nghệ điện toán đám mây để lưu trữ và xử lý dữ liệu bán hàng. Thay vì lưu trữ dữ liệu trên máy tính hoặc máy chủ nội bộ, hệ thống POS đám mây sử dụng mô hình trực tuyến, cho phép quản lý và truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Hệ thống POS đám mây mang lại nhiều lợi ích, bao gồm khả năng truy cập từ xa, tính linh hoạt, dễ dàng tích hợp và mở rộng. Nó cho phép doanh nghiệp quản lý nhiều điểm bán hàng từ một nền tảng duy nhất và cung cấp dữ liệu tức thì để hỗ trợ quyết định kinh doanh. Hệ thống này cũng giảm bớt nhu cầu về phần cứng và chi phí cài đặt so với các hệ thống POS truyền thống.

Một số hệ thống POS đám mây phổ biến như: Lightspeed POS, Square, Clover,…

Hệ thống POS đám mây sở hữu nhiều tính năng và tiện ích vượt trội.

IV. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm POS

4.1. Tinh gọn quy trình bán hàng

Phần mềm POS giúp tối ưu hóa và tự động hóa quy trình bán hàng, giúp giao dịch diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nhà kinh doanh có thể thực hiện thanh toán, tính tổng số tiền một cách chính xác và tạo ra hóa đơn hoặc biên lai chỉ trong vài giây. Việc này không chỉ tăng tốc độ phục vụ mà còn giảm thiểu sai sót trong quá trình thanh toán.

4.2. Cải thiện quản lý hàng tồn kho

Hệ thống POS cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho trong thời gian thực. Nó cung cấp thông báo khi hàng hóa sắp hết và tự động tái đặt hàng khi cần thiết. Điều này giúp nhà bán hàng tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức, tối ưu hóa lượng hàng tồn kho và giảm chi phí lưu trữ.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS giúp tinh gọn quy trình bán hàng cho doanh nghiệp.

4.3. Báo cáo doanh thu chính xác

Hệ thống POS cung cấp khả năng phân tích và báo cáo doanh thu chi tiết. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất kinh doanh, nhận biết các xu hướng tiêu dùng và xác định những sản phẩm được ưa chuộng nhất. Những thông tin này giúp chủ cửa hàng có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và điều chỉnh chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn.

4.4. Quản lý nhân sự hiệu quả

Hệ thống POS cho phép doanh nghiệp theo dõi doanh số bán hàng, thời gian làm việc và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Nhờ vào dữ liệu này, chủ shop có thể tính phần trăm hoa hồng cho mỗi nhân viên một cách chính xác, đơn giản hóa quá trình xử lý bảng lương và nhận diện những nhân viên có hiệu suất cao để khen thưởng hoặc những nhân viên nào cần được hỗ trợ đào tạo thêm.

Phần mềm máy POS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả.

V. Làm thế nào để lựa chọn phần mềm POS phù hợp với doanh nghiệp?

Để lựa chọn phần mềm POS phù hợp nhất, doanh nghiệp có thể dựa trên các tiêu chí sau:

5.1. Được nhiều khách hàng tin dùng

Để chọn được phần mềm POS bán hàng phù hợp, điều đầu tiên bạn cần quan tâm là độ phổ biến và sự tin dùng của phần mềm trong ngành. Những phần mềm được nhiều doanh nghiệp khác sử dụng và đánh giá cao thường có lượng khách hàng lớn, cho thấy tính ổn định và hiệu quả của nó.

5.2. Tối ưu hóa cho nhiều ngành hàng khác nhau

Phần mềm POS phù hợp với doanh nghiệp cần có khả năng tối ưu hóa cho nhiều ngành hàng khác nhau. Điều này đảm bảo rằng hệ thống có thể thích nghi và phục vụ được các yêu cầu riêng biệt của từng loại hình kinh doanh một cách hiệu quả.

5.3. Dịch vụ và chính sách chăm sóc khách hàng tốt

Trong quá trình sử dụng phần mềm POS, bạn sẽ không tránh khỏi gặp những trục trặc hay khó khăn. Do đó, bạn nên lựa chọn công ty cung cấp uy tín và có dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình, có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.

Doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về chính sách hậu mãi của nhà cung cấp phần mềm bán hàng POS

5.4. Phần mềm được cập nhập thường xuyên

Phần mềm POS tốt sẽ phải thường xuyên được cập nhật và tối ưu tính năng. Điều này đảm bảo rằng phần mềm POS luôn có các bản vá lỗi và tính năng mới nhất để duy trì hiệu suất cao và bảo mật thông tin trong thời gian dài sử dụng. Cập nhật thường xuyên cũng giúp phần mềm thích nghi với những biến đổi trong thị trường kinh doanh và đáp ứng nhu cầu của người dùng một cách hiệu quả.

5.5. Hỗ trợ kỹ thuật và an toàn dữ liệu

Một yếu tố rất quan trọng để xem xét nhà cung cấp phần mềm POS phù hợp là khả năng hỗ trợ kỹ thuật liên tục và an toàn dữ liệu. Hệ thống POS cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và sao lưu đầy đủ để đảm bảo cho thông tin của khách hàng và dữ liệu kinh doanh.

VI. Gợi ý phần mềm POS chất lượng cho các nhà bán hàng offline

Nếu bạn vẫn còn đang loay hoay tìm kiếm nơi cung cấp phần mềm POS chuyên nghiệp, uy tín, phần mềm HaraRetail của Haravan chính là sự giải pháp lý tưởng, đáp ứng mọi nhu cầu cho doanh nghiệp của bạn.

HaraRetail là một trong những phần mềm POS được đánh giá cao về tính năng linh hoạt, giao diện dễ sử dụng và khả năng tích hợp ấn tượng. Với các nhà bán hàng offline, Hararetail cung cấp những giải pháp hiệu quả để quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của cửa hàng, từ quản lý hàng tồn kho, thu chi đến chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp trở nên nổi bật, tăng khả năng cạnh tranh và vượt qua các thách thức trong ngành bán lẻ hiện nay.

HaraRetail cung cấp giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi ngành hàng kinh doanh.

VII. Vì sao nên sử dụng phần mềm POS HaraRetail?

Phần mềm HaraRetail mang lại những lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp như:

- Tự động đồng bộ dữ liệu: Phần mềm đồng bộ tất cả dữ liệu từ các kênh online và offline như tồn kho, sản phẩm, đơn hàng, khách hàng, nhân viên… trên một nền tảng quản lý chuỗi cửa hàng duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kinh doanh một cách hiệu quả.

- Quản lý tồn kho thông minh: HaraRetail giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt chính xác số lượng tồn kho đa kênh, giảm sai sót thất thoát hàng hoá. Tất cả quy trình được kiểm soát chặt chẽ và nhanh chóng.

- Kiểm soát thu chi: Thông qua phần mềm HaraRetail, chủ shop có thể theo dõi doanh thu cũng như mọi hoạt động thu chi của cửa hàng trong từng ca làm việc. Ngoài ra còn có thể quét mã QR đa năng, đối soát thanh toán và xuất hóa đơn VAT điện tử tự động.

- Quản lý kho hàng và báo cáo chính xác: Cung cấp hệ thống quản lý hàng tồn kho, đơn hàng, đổi trả và báo cáo doanh thu rõ ràng, chính xác và chi tiết. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động kinh doanh, giảm thiểu rủi ro thất thoát và tối ưu hóa nguồn lực.

Nếu bạn quan tâm về HaraRetail, hãy liên hệ ngay Haravan để được trải nghiệm phần mềm POS miễn phí 14 ngày nhé!