POS là gì? Tất tần tật kiến thức về POS có thể bạn chưa biết?

Với sự phát triển của công nghệ, POS đã trở thành một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp bán lẻ và dịch vụ. Bằng cách kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý kho và báo cáo tài chính, máy POS giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh và nâng cao năng suất làm việc. Vậy POS thực chất là gì? Cùng tìm hiểu ngay tại bài viết này nhé! Hãy cùng Haravan khám phá tất tần tật về POS ngay trong bài viết này nhé!

I. Tổng quan về POS

1.1. POS là gì?

POS là viết tắt của từ gì? Theo đó, POS là viết tắt của cụm từ Point Of Sales, có thể dịch nôm na là điểm bán hàng. Như vậy, thuật ngữ này dùng để chỉ các điểm phân phối hàng hoá bán lẻ như cửa hàng tạp hoá, chuỗi cửa hàng thời trang, nhà hàng,… Dần dần, POS phát triển thành hệ thống hoặc các thiết bị hỗ trợ được sử dụng để thực hiện giao dịch bán hàng, bao gồm các hoạt động như quét mã vạch sản phẩm, thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc tiền mặt và in hóa đơn cho khách hàng.

1.2. Máy POS là gì?

Máy POS là thiết bị phần cứng được sử dụng trong hệ thống POS. Đây là công cụ chính mà các doanh nghiệp sử dụng để thực hiện và quản lý các giao dịch bán hàng. Với thiết kế nhỏ gọn, dễ dàng lắp đặt tại các cửa hàng, máy POS có chức năng thực hiện quẹt thẻ một cách nhanh chóng, thanh toán an toàn và bảo mật thông tin.

Máy POS có chức năng chính là thực hiện giao dịch bán hàng.

Xu hướng sử dụng thanh toán “không dùng tiền mặt” ngày càng nhiều và máy POS hiện đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Từ những lĩnh vực có diện tích kinh doanh lớn như nhà hàng, quán cà phê, mô hình nhượng quyền, chuỗi cửa hàng cho đến cá nhân nhỏ lẻ. Do đó, máy POS là một lựa chọn tuyệt vời cho việc thực hiện và quản lý các giao dịch bán hàng.

1.3. Phân loại các dòng máy POS trên thị trường

Các máy POS hiện nay được phát triển rất đa dạng nhằm đáp ứng nhiều nhu cầu sử dụng. Do đó, đã có những loại máy khác nhau ra đời thay vì kiểu truyền thống như trước. Hiện nay có 2 loại phổ biến thực hiện chức năng thanh toán đó là máy POS di động và máy POS tính tiền điện tử (máy POS để bàn).

1.3.1 Máy POS di động (máy POS cầm tay)

Đây là loại phổ biến nhất được thiết kế dựa trên phiên bản đầu tiên của máy POS. Máy POS di động thường có thiết kế nhỏ gọn, cầm vừa lòng bàn tay kèm màn hình cảm ứng và tích hợp tính năng in hóa đơn với phần mềm quản lý bán hàng và sử dụng pin cùng sim kết nối internet để hoạt động và truyền dữ liệu. Máy thường được sử dụng phổ biến ở các cửa hàng như siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, cửa hàng bán lẻ mỹ phẩm, thời trang, phụ kiện…

a) Ưu điểm của máy POS di động:

- Thiết kế nhỏ gọn, dễ dàng mang theo, giúp bạn có thể bán hàng mọi lúc mọi nơi.

- Quản lý tài chính, nhập liệu hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng.

- Dễ sử dụng, độ bền cao, tiết kiệm chi phí đầu tư cho cửa hàng.

- Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm cho khách hàng.

b) Nhược điểm của máy POS di động:

- Khả năng xử lý hạn chế: Máy POS di động thường có cấu hình phần cứng hạn chế hơn so với máy để bàn, có thể gặp khó khăn khi xử lý khối lượng giao dịch lớn hoặc chạy nhiều ứng dụng đồng thời.

- Phải thường xuyên thay pin.

- Sử dụng sim kết nối Internet nên đôi khi xảy ra tình trạng kết nối chậm hoặc lỗi kết nối.

Máy POS di động có thiết kế nhỏ gọn, dễ cầm nắm và sử dụng.

1.3.2 Máy POS bán hàng để bàn

Máy POS bán hàng để bàn là một thiết bị dùng để tính tiền, lưu trữ số liệu bán hàng. Tuy nhiên, loại máy này thường có kích thước lớn hơn rất nhiều, có thể kết hợp với các loại thiết bị như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn bán lẻ, máy đọc thẻ (máy pos thanh toán bằng thẻ tín dụng), ngăn kéo đựng tiền,…

a) Ưu điểm của máy POS để bàn:

- Hiệu suất cao: Máy POS để bàn thường có cấu hình phần cứng mạnh mẽ, cho phép xử lý khối lượng giao dịch lớn và chạy nhiều ứng dụng đồng thời.

- Tính ổn định: Được kết nối trực tiếp với nguồn điện và mạng dây, đảm bảo hoạt động liên tục và ổn định hơn.

- Tích hợp nhiều tính năng: Có thể tích hợp với nhiều thiết bị ngoại vi như máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, ngăn kéo đựng tiền… tạo nên một hệ thống bán hàng hoàn chỉnh.

b) Nhược điểm của máy POS để bàn:

- Nặng, khó di chuyển: Máy POS để bàn cố định tại một chỗ, rất khó để di chuyển.

- Chi phí cao: chi phí lắp đặt và giá thành tương đối cao, rất ít nơi có điều kiện trang bị.

- Chiếm diện tích: Máy POS để bàn và các thiết bị đi kèm thường chiếm nhiều không gian hơn, cần có khu vực cố định để lắp đặt.

Máy POS để bàn có thể xử lý khối lượng dữ liệu lớn một cách ổn định và mượt mà.

1.4. Máy POS phù hợp cho những ai sử dụng?

Sử dụng máy POS giúp doanh nghiệp kiểm soát bán hàng, nhập hàng và tồn kho hiệu quả. Vậy những ai phù hợp sử dụng máy POS? Câu trả lời là tùy vào loại hình kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp, cụ thể:

- Đối với máy POS di động: Phù hợp cho các chủ quán cafe, quán ăn, cửa hàng mỹ phẩm, quần áo nhỏ. Nhân viên sử dụng máy POS di động để order từ khách hàng và in phiếu cho các bộ phận khác.

- Đối với máy POS để bàn: Phù hợp cho các nhà hàng, chuỗi cửa hàng lớn, hệ thống siêu thị. Loại máy này cũng thích hợp cho các hệ thống kinh doanh đồ ăn, nước uống yêu cầu order và thanh toán trực tiếp tại quầy.

II. Lợi ích của máy POS trong hoạt động kinh doanh

2.1. Tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng:

Máy POS giúp xử lý các giao dịch thanh toán một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó tăng tính chuyên nghiệp cho cửa hàng. Bên cạnh đó, máy POS còn có khả năng chấp nhận thanh toán từ nhiều hình thức như thẻ, ví điện tử, và mã QR giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

2.2. Tiết kiệm thời gian

Nhân viên có thể dễ dàng thao tác trên giao diện máy POS, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự linh hoạt trong quản lý hàng hóa và dịch vụ.

Máy POS giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

2.3. Dễ dàng quản lý và giảm thiểu sai sót

Hệ thống máy POS tự động ghi nhận và lưu trữ chi tiết các giao dịch bán hàng, giúp đơn giản hóa quản lý hàng tồn kho và doanh thu. Từ đó giảm thiểu các sai sót trong quá trình tính toán tiền mặt và quản lý kho, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

2.4. Báo cáo dữ liệu chi tiết

Máy POS cung cấp các báo cáo thống kê chi tiết về doanh thu, xu hướng bán hàng và hành vi mua sắm của khách hàng. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả các chiến lược bán hàng và quản lý sản phẩm một cách khoa học.

2.5. Bảo mật tốt

Máy POS cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu và giám sát giao dịch, giúp bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng và giảm thiểu rủi ro về thất thoát hoặc gian lận.

III. Tiêu chí lựa chọn máy POS bán hàng hiệu quả

3.1. Thiết kế máy

Ngoài những vấn đề về kiểu dáng và màu sắc thì kích thước nhỏ gọn là điều rất quan trọng. Khi ấy, bạn có thể dễ dàng cầm máy pos thanh toán cho khách ở bất cứ vị trí nào trong cửa hàng. Một lời khuyên cho các chủ shop là nên sử dụng các loại máy POS tính tiền có màn hình cảm ứng tích hợp thêm máy in nhiệt. Loại máy này hiện đại phù hợp với hầu hết các kiểu kinh doanh hiện nay, tuy nhiều chức năng nhưng không mang lại cảm giác cồng kềnh hay phức tạp.

3.2. Cấu hình

Ưu tiên lựa chọn các loại máy có tốc độ xử lý nhanh, điều này vô cùng quan trọng khi bạn cần thanh toán nhiều đơn hàng (lúc khách đông, những ngày lễ tết, cuối tuần….). Bộ máy POS tính tiền bị treo, chậm, sẽ làm giảm tính chuyên nghiệp cửa hàng của bạn, giảm đi hiệu quả phục vụ khách hàng.

3.3. Khả năng kết nối với các thiết bị ngoại vi

Ngoài kết nối wi-fi, 4G, bluetooth thì một số máy tính tiền hiện nay còn hỗ trợ kết nối SIM 4G, giúp máy kết nối được internet. Khi đó, việc thanh toán sẽ trở nên nhanh chóng, an toàn, hạn chế thấp nhất những vấn đề không mong muốn phát sinh.

Doanh nghiệp nên xem xét về cấu hình trước khi chọn mua máy quẹt thẻ POS.

3.4. Máy POS bán hàng tích hợp phần mềm quản lý

Đây chính điểm khiến máy tính tiền POS bán hàng cảm ứng ngày càng được ưa chuộng. Phần mềm tính tiền chuỗi cửa hàng đi theo mỗi chiếc máy POS sẽ giúp bạn quản lý sản phẩm, báo cáo thống kê… Nhờ đó giúp bạn kiểm soát và hạn chế rủi ro. Để máy pos bán hàng cầm tay có thể phát huy tối đa hiệu quả, chủ cửa hàng nên kết nối máy với phần mềm quản lý bán hàng để được tối ưu hóa những tính năng phù hợp.

3.5. Có thể thực hiện thao tác khi offline

Những dòng máy POS bán hàng có thể thực hiện gọi món và thanh toán khi offline, giúp nhân viên chủ động ngay cả khi có sự cố về hệ thống mạng internet. Từ đó đảm bảo cho hoạt động bán hàng được diễn ra trơn tru.

Ngoài ra, máy POS còn hỗ trợ thanh toán online qua hình thức quét mã QR, giúp cho khách hàng có thêm lựa chọn trong việc thanh toán của mình. Ví dụ như thanh toán hóa đơn, hoàn lại tiền, giảm giá, thuế,.... và lưu lại lịch sử giao dịch.

3.6. Khả năng quản lý dữ liệu khách hàng

Máy POS bán hàng cầm tay có thể ghi lại những trường thông tin liên quan tới giao dịch của khách hàng. Từ đó, chủ cửa hàng sẽ có dữ liệu báo cáo chi tiết về những khách hàng đã mua sắm, bao gồm:

- Thêm khách hàng mới.

- Xem số lượng mặt hàng họ đã mua.

- Tổng giá trị giao dịch của khách hàng.

- Số lần khách hàng sử dụng dịch vụ.

- Số tiền trung bình khách hàng chi tiêu mỗi khi đến quán của bạn.

Dữ liệu khách hàng đến từ máy POS cho phép chủ doanh nghiệp hiểu được thói quen mua hàng của khách hàng một cách chính xác nhất. Từ đó, bạn có thể phân tích, đánh giá chất lượng sản phẩm, chiến lược kinh doanh cũng như có thêm thông tin để xây dựng chương trình thành viên thân thiết, mở rộng quy mô kinh doanh,... sao cho phù hợp nhất với khách hàng.

Dữ liệu khách hàng trên máy POS được lưu trữ một cách an toàn.

IV. Cách sử dụng máy POS bán hàng để tính tiền

4.1. Thêm sản phẩm vào giỏ hàng

Đây là bước đầu tiên trong quá trình thanh toán. Bạn có thể thêm sản phẩm bằng cách quét mã vạch, tìm kiếm trên màn hình bán hàng (hầu hết các hệ thống POS đều có tính năng này), hoặc sử dụng phím tắt trên màn hình bán hàng (ví dụ như Quick Keys cho các mặt hàng thường mua). Sau đó, bạn có thể điều chỉnh số lượng sản phẩm tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng.

4.2. Áp dụng giảm giá

Nếu bạn có chương trình khuyến mại hoặc muốn giảm giá cho một sản phẩm cụ thể hoặc toàn bộ giỏ hàng, bạn có thể thực hiện điều này trên POS của mình. Nếu hệ thống không tự động áp dụng giảm giá, hãy kiểm tra lại xem liệu máy POS của bạn có thể điều chỉnh giá thủ công hay không.

4.3. Giao dịch thanh toán

Hầu hết các POS đều hỗ trợ thanh toán tiền mặt và thẻ tín dụng, vì vậy quá trình này thường rất đơn giản và nhanh chóng. Khi bạn nhận được tiền từ khách hàng, hãy kiểm tra và xác nhận số tiền thanh toán, cung cấp biên lai hoặc hóa đơn đầy đủ cho khách hàng.

4.4. Chương trình khách hàng thân thiết

Bạn có thể sử dụng máy POS để tích lũy điểm thưởng cho khách hàng mỗi khi họ mua hàng. Điểm thưởng này sau đó có thể được quy đổi thành các phần thưởng như giảm giá, sản phẩm miễn phí, hoặc các ưu đãi đặc biệt khác. Điều này giúp khách hàng cảm thấy hài lòng và khuyến khích họ quay lại mua sắm lần sau.

Ngoài tính năng thanh toán, máy POS quẹt thẻ còn hỗ trợ tích điểm thưởng cho khách hàng.

V. Làm sao để đăng ký sử dụng máy POS?

5.1. Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp máy POS phù hợp với nhu cầu kinh doanh

Các nhà cung cấp máy POS bao gồm các ngân hàng, các công ty cung cấp dịch vụ thanh toán và các nhà cung cấp dịch vụ POS trực tuyến. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín là rất quan trọng, đảm bảo rằng họ có thể hỗ trợ các giải pháp thanh toán hiện đại như thẻ Contactless và mã QR để phục vụ đa dạng nhu cầu của khách hàng.

5.2. Bước 2: Liên hệ với nhà cung cấp máy POS

Sau khi chọn được nhà cung cấp, bạn hãy liên hệ với họ để thảo luận về các gói dịch vụ, chi phí, điều khoản sử dụng và các thủ tục đăng ký. Người mua cần nắm rõ các chính sách bảo trì, chăm sóc khách hàng và mức phí thường niên. Đồng thời, yêu cầu nhà cung cấp cung cấp khóa đào tạo ngắn hạn để nhân viên của quý khách nắm được cách sử dụng máy POS một cách hiệu quả.

5.3. Bước 3: Hoàn tất các thủ tục đăng ký sử dụng máy POS

Sau khi xem xét và chấp nhận các dịch vụ và giá cả mà nhà cung cấp đề xuất, doanh nghiệp sẽ hoàn tất thủ tục đăng ký và ký hợp đồng. Đồng thời xác định thời gian đào tạo về sử dụng thiết bị.
Lưu ý: Trước khi quyết định đăng ký sử dụng máy POS, các doanh nghiệp, cửa hàng cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng phù hợp để đảm bảo máy POS hoạt động tốt, chẳng hạn như về kết nối mạng, đầu tư những thiết bị khác trong hệ thống POS nếu cần,... từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

VI. Gợi ý phần mềm quản lý POS HaraRetail

Bạn đang gặp khó khăn về vấn đề quản lý cửa hàng và tồn kho? Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp của mình? Phần mềm quản lý bán hàng (POS) HaraRetail chính là lựa chọn lý tưởng dành cho bạn.

Phần mềm không chỉ giúp bạn quản lý bán hàng, sản phẩm, tồn kho và dòng tiền một cách hiệu quả, mà còn giúp chủ cửa hàng quản lý tập trung dữ liệu của khách hàng, thậm chí là quản lý nhân viên. Bên cạnh đó, HaraRetail cũng cung cấp báo cáo thống kê chi tiết, giúp chủ shop theo dõi và ra quyết định kinh doanh nhanh chóng.

Liên hệ ngay với Haravan để được tư vấn chi tiết nhé!