Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh là gì? Cách để đàm phán thành công

Trong lĩnh vực kinh doanh, kỹ năng đàm phán tốt không chỉ đem lại nhiều lợi ích hấp dẫn cho doanh nghiệp mà còn khẳng định vị thế của doanh nghiệp so với đối thủ. Nếu nói thương trường như chiến trường thì kỹ năng đàm phán là thứ vũ khí vô cùng lợi hại. Bài viết này sẽ tiết lộ với bạn vai trò của đàm phán trong kinh doanh và những kỹ năng một nhà đàm phán cần trang bị.

Đàm phán trong kinh doanh là gì và vai trò của đàm phán kinh doanh?

Đàm phán trong kinh doanh tốt sẽ giúp doanh nghiệp phát triển lớn mạnh

Khái niệm về đàm phán trong kinh doanh

Nếu bạn để ý kỹ thì sẽ thấy hiện có rất nhiều bản mô tả công việc nhắc đến kỹ năng đàm phán. Đấy là một trong những tiêu chí vô cùng quan trọng mà nhà tuyển dụng mong muốn tìm thấy ở ứng viên. Vậy bạn có bao giờ tự đặt ra câu hỏi: Đàm phán trong kinh doanh là gì?

Giải thích một cách đơn giản, đàm phán trong kinh doanh là sự thỏa thuận và bàn bạc giữa 2 hoặc nhiều bên có liên quan để đi đến sự thỏa hiệp hoặc thống nhất về lợi ích, giá cả, phương thức thanh toán, chế độ bảo hành,... Đàm phán chỉ xảy ra khi các bên tham gia đang có các vấn đề chung cần quan tâm.

Trong thực tế, các cuộc đàm phán kinh doanh sẽ được tổ chức thường xuyên bởi các cấp quản lý của doanh nghiệp. Nhằm giúp bạn hiểu hơn về hoạt động đàm phán, bài viết sẽ giới thiệu với bạn một số case study điển hình như:

• Starbucks vi phạm hợp đồng về việc phân phối cà phê tại các cửa hàng của Kraft Foods. Điều này đã khiến 2 bên bất đồng trong suốt 3 năm và mọi chuyện đã được giải quyết êm đẹp khi Starbucks chấp nhận đền bù cho đối phương 2,75 tỷ USD.

• Cả Apple và Samsung đều cáo buộc nhau về vấn đề sao chép chức năng và thiết kế của điện thoại thông minh, máy tính bảng. Nhưng 2 bên đều không muốn có một trận chiến tại tòa án nên đã chấp nhận đề nghị của tòa án California, đó là giảm một nửa số bằng sáng chế gây tranh cãi.

Đàm phán trong kinh doanh có thật sự quan trọng với doanh nghiệp?

Các cuộc đàm phán là một phần trong cuộc sống thường ngày. Nhắc đến đàm phán, rất nhiều người sẽ liên tưởng ngay về các cuộc thương thảo căng thẳng và nảy lửa.

Khác với cuộc đàm phán thông thường, đàm phán trong kinh doanh giữ một vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công và thất bại của doanh nghiệp. Nếu đàm phán không khéo léo, doanh nghiệp sẽ bị mất đi đối tác và khách hàng tiềm năng.

Đàm phán trong kinh doanh là cách giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng và đối tác tiềm năng

Một cuộc đàm phán kinh doanh thường xoay quanh những vấn đề nào?

Đàm phán về các vấn đề trong cuộc sống thường ngày khác rất nhiều so với đàm phán trong kinh doanh. Các vấn đề chính được doanh nghiệp đưa ra bàn luận sẽ xoay quanh:

• Tên và chủng loại sản phẩm/dịch vụ nằm trong giao dịch giữa các bên.
• Chất lượng của sản phẩm/dịch vụ được tiến hành mua hoặc bán.
• Thời gian và địa điểm sản phẩm/dịch vụ được bàn giao.
• Thời gian và phương thức tiến hành thanh toán.
• Chế độ bảo hành và bảo dưỡng sản phẩm, hỗ trợ dịch vụ.
• Các chính sách có liên quan đến vấn đề khiếu nại.
• Các điều khoản có liên quan đến khoản phạt hoặc bồi thường thiệt hại.
• …

Nội dung của một cuộc đàm phán trong kinh doanh có thể bàn về nhiều vấn đề bên cạnh vấn đề về giá

Top 6 đặc điểm cơ bản của một cuộc đàm phán trong kinh doanh

Trong lĩnh vực kinh doanh, nội dung đàm phán xoay quanh nhiều vấn đề như đã chia sẻ ở trên. Nhưng tựu chung lại, một cuộc đàm phán kinh doanh sẽ có 6 đặc điểm cơ bản là:

• Lấy lợi ích kinh tế đạt được giữa các bên tham gia cuộc đàm phán làm mục đích cơ bản.
• Giá cả sẽ đóng vai trò là hạt nhân chính trong mỗi cuộc đàm phán.
• Đàm phán là nỗ lực đi đến giải quyết mâu thuẫn giữa 2 yếu tố xung đột và hợp tác.
• Đàm phán luôn phải có sự thỏa mãn hoặc tối thiểu là sự chấp nhận và có giới hạn về lợi ích của từng bên.
• Trong mỗi cuộc đàm phán, các xung đột về lợi ích giữa các bên chính là yếu tố không thể thiếu.
• Toàn bộ quá trình đàm phán sẽ chịu sự tác động của các yếu tố như thế và lực, tiềm lực và sức mạnh của mỗi bên.

Đàm phán trong kinh doanh về bản chất là đi đến sự thống nhất về các vấn đề chung giữa nhiều bên

Thương lượng trong kinh doanh sẽ được tiến hành qua 3 hình thức

Trong lĩnh vực kinh doanh, các cuộc đàm phán sẽ được triển khai thông qua nhiều hình thức khác nhau. Phổ biến hơn cả chính là 3 hình thức: thư từ, điện thoại và gặp mặt trực tiếp.

Đàm phán kinh doanh thông qua thư tín

Đây là hình thức trao đổi thông tin giữa 2 hoặc nhiều bên bằng hình thức viết thư. Trong nội dung thư, mỗi bên sẽ trình bày rõ ràng về các nguyện vọng và mong muốn, lợi ích mà mình muốn đạt được.

Hình thức đàm phán kinh doanh qua thư từ thường được doanh nghiệp dùng để viết thư:

• Chào hàng.
• Đặt hàng.
• Báo giá.
• Hoàn giá.
• …

Đàm phán bằng cách viết thư đã tạo dựng được một nề nếp tốt trong quan hệ bạn hàng giữa các bên, giúp các bên duy trì mối quan hệ lâu dài. Ưu điểm nổi bật của hình thức đàm phán này là:

• Cùng lúc có thể đàm phán với nhiều bên nhưng lại giảm được chi phí.
• Từng bên có thêm nhiều thời gian để chuẩn bị và đi đến sự thống nhất các quyết định và thỏa thuận.
• Phù hợp với nhu cầu thỏa thuận về các hợp đồng đơn giản.

Bên cạnh các ưu điểm trên đây thì đàm phán qua thư tín cũng tồn tại một vài nhược điểm mà doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi áp dụng, đó là:

• Khó kiểm soát được ý đồ của đối tác và khách hàng.
• Đòi hỏi thời gian dài dễ làm mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiện nay, thay vì viết thư tay truyền thống thì nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang viết thư điện tử. Dù chọn cách viết này thì thư đàm phán kinh doanh sẽ phải đảm bảo tiêu chi lịch sự, ngắn gọn và hành văn dễ hiểu.

Đàm phán trong kinh doanh qua thư tín giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí

Đàm phán kinh doanh thông qua điện thoại

Phương thức đàm phán qua điện thoại đang ngày càng trở nên phổ biến như một kết quả tất yếu của sự phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật thông tin liên lạc. Hình thức đàm phán này thường được doanh nghiệp lựa chọn khi có nhu cầu thỏa thuận nhanh về các vấn đề nhỏ trong hợp đồng kinh doanh hay các hợp đồng kinh doanh có quy mô và giá trị nhỏ.

Điểm cộng của hình thức đàm phán kinh doanh thông qua điện thoại chính là tiết kiệm rất nhiều thời gian của doanh nghiệp. Từ đó, giúp các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh một cách nhanh chóng. Nhưng để tạo bằng chứng hợp pháp cho sự thỏa thuận giữa các bên thì doanh nghiệp nên phối hợp đàm phán qua điện thoại với việc sử dụng fax hoặc telex.

Đàm phán trong kinh doanh qua điện thoại là cách để doanh nghiệp giải quyết nhanh các vướng mắc

Đàm phán kinh doanh thông qua các cuộc gặp mặt trực tiếp

Thêm một hình thức đàm phán kinh doanh nữa để doanh nghiệp lựa chọn đó là tổ chức các cuộc gặp mặt trực tiếp. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên dùng hình thức này trong trường hợp ký kết các hợp đồng lớn, có nhiều điều khoản phức tạp vì:

• Đòi hỏi chi phí lớn để phục vụ việc đi lại, ăn ở và đón tiếp đối tác, khách hàng.
• Buộc nhà đàm phán phải chuẩn bị hoàn chỉnh một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong mọi tình huống.

Vậy bạn có đang tò mò về ưu điểm của hình thức đàm phán kinh doanh thông qua gặp mặt trực tiếp không? Câu trả lời bài viết sẽ gửi đến bạn đó chính là:

• Dễ dàng nắm bắt được phản ứng và tâm lý của các bên qua điệu bộ, nét mặt, cử chỉ,...
• Đẩy nhanh tốc độ giải quyết các xung đột, đặc biệt là các xung đột chưa thể xử lý thông qua đàm phán thư từ và điện thoại.

Các cuộc đàm phán trong kinh doanh cũng có thể tổ chức dưới hình thức gặp gỡ trực tiếp

Quy trình đàm phán trong kinh doanh có mấy bước và cần lưu ý gì?

Nhằm đạt được thành công như mong đợi trong đàm phán kinh doanh thì các doanh nghiệp cần nắm chắc quy trình đàm phán. Ngoài ra, “dắt túi” các lưu ý quan trọng trong mỗi bước thuộc quy trình này.

Chuẩn bị cho cuộc đàm phán

Đây là giai đoạn bạn cần lập kế hoạch và chuẩn bị toàn bộ thông tin cần thiết cho cuộc đàm phán. Giai đoạn này quyết định đến 70% kết quả của cuộc đàm phán. Bởi vậy, bạn càng chuẩn bị kỹ càng thì càng gia tăng tỷ lệ đạt được thỏa thuận như kỳ vọng.

Dưới đây là một số nội dung bạn cần chuẩn bị trước khi tiến hành đàm phán:

• Ngôn ngữ (nếu đối phương là người nước ngoài).
• Thông tin về thị trường.
• Thông tin về ngành hàng và hàng hóa.
• Trình độ và kỹ năng của người đại diện đàm phán.
• Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc đàm phán.
• Các mục tiêu quan trọng muốn đạt được sau quá trình đàm phán.
• Các giới hạn thỏa thuận doanh nghiệp đặt ra khi đàm phán.
• Xác định rõ điểm mạnh - yếu của của phía mình và phía đối tác.
• Các giải pháp tối ưu trong trường hợp cuộc đàm phán không đạt được thỏa thuận như đã đặt ra trước đó.
• Các biện pháp đối phó với các ý kiến và thỏa thuận do đối tác đưa ra.

Ngoài ra, bạn cũng nên tổ chức các cuộc đàm phán thử để mọi người có cơ hội tập dượt. Nhờ vậy, bạn sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý giá và thấy tự tin hơn khi tham gia đàm phán chính thức.

Trước khi đàm phán trong kinh doanh thì doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt cả về chuyên môn và kỹ năng

Tiếp xúc với các bên tham gia cuộc đàm phán

Ở giai đoạn này, bạn hãy cố gắng để tạo ấn tượng tốt ngay từ những giây phút đầu tiên vì ấn tượng ban đầu luôn rất quan trọng. Nếu bạn để lại ấn tượng đẹp trong tâm trí đối phương thì cuộc đàm phán sẽ diễn ra tương đối suôn sẻ.

Một vài tips hay giúp bạn ghi điểm với đối phương như:

• Cho đối phương cơ hội trình bày nhiều hơn vừa thể hiện bạn là người biết lắng nghe, vừa giúp bạn hiểu hơn về họ.
• Không ngần ngại thể hiện sự hài hước nếu bạn có khiếu để đối phương cảm thấy thú vị hơn.
• Sử dụng trang phục lịch sự và gọn gàng, trình bày mọi vấn đề với sự tự tin và lưu loát, rành mạch.
• …

Bắt đầu quá trình đàm phán

Tùy xem đối phương là ai, bạn có thể bắt đầu quá trình đàm phán bằng nhiều cách hoặc nhiều vấn đề khác nhau. Điều đó sẽ giúp bạn tạo được không khí thoải mái hơn cho cuộc đàm phán.

Cũng ở giai đoạn này, bạn hãy tranh thủ quan sát thật kỹ lời nói, cử chỉ, hành vi của đối phương để có cơ sở đánh giá mức độ tin cậy của họ. Đồng thời, tạo dựng niềm tin cho đối phương và nỗ lực thể hiện thiện chí thông qua các hoạt động có lợi cho việc kiến tạo sự tin cậy giữa các bên.

Tạo ấn tượng tốt với đối phương sẽ giúp doanh nghiệp gặp suôn sẻ khi đàm phán trong kinh doanh

Trong quá trình đàm phán

Giai đoạn này đòi hỏi bạn phải có sự tương tác tích cực với đối phương để các bên sớm đi đến thỏa thuận chung. Trong quá trình đàm phán, bạn hãy chú ý một số điểm sau đây:

• Chủ động điều chỉnh phong cách đàm phán của bản thân để thích nghi với đối phương.
• Không bao giờ bó hẹp nội dung đàm phán trong một vấn đề nhất định.
• Không quá tham lam trong việc trình bày ý kiến, giành quyền “mở lời” của đối phương.
• Đưa ra đề nghị và tập trung lắng nghe mọi yêu cầu, thông tin phía đối phương đưa ra.
• Điều chỉnh chiến lược đàm phán phù hợp với tình hình thực tế.

Kết thúc quá trình đàm phán

Trước khi chính thức kết thúc quá trình đàm phán, bạn hãy dành thời gian để xem lại các mục tiêu bạn đề ra đã đạt được hay chưa. Nếu rồi thì hãy kết thúc cuộc đàm phán và ghi lại các nội dung quan trọng và hợp đồng. Tiếp đó, tiến hành ký kết giữa các bên. Mọi điều khoản đã được thống nhất không được tự ý thay đổi hoặc điều chỉnh nếu chưa có sự thông qua của các bên.

Doanh nghiệp cần tôn trọng đối phương khi đàm phán trong kinh doanh

10 kỹ năng thương lượng đàm phán giúp bạn đạt được thỏa thuận như ý

Bạn có kỹ năng giao tiếp không đồng nghĩa với việc bạn có thể trở thành một nhà đàm phán giỏi. Bởi vậy, bạn cần chủ động trau dồi thêm năng lực chuyên môn và kỹ năng năng đàm phán để gặt hái được nhiều thành công cho doanh nghiệp và chính mình.

Xác định rõ những điều kiện mà bạn sẵn sàng chấp nhận

Kỹ năng đàm phán đầu tiên bạn cần trang bị đó là xác định rõ những giới hạn về: tiện ích, chiết khấu giá,... trước khi gặp gỡ đối phương. Điều đó sẽ giúp bạn tránh bị rơi vào tình trạng “ngỡ ngàng bật ngửa” nhận ra mình đã đồng ý với những thỏa thuận vô lý.

Nhường quyền mở đầu cuộc trò chuyện cho đối phương

“Lắng nghe trước, sau đó mới nói” là một nguyên tắc “vàng” bạn nên nhớ khi tham gia cuộc đàm phán. Đối phương luôn muốn thương lượng về các chi tiết và điều khoản thỏa thuận mà bạn đưa ra. Vậy thì bạn hãy để họ “mở lời” trước để nắm bắt mục tiêu và mong muốn của họ. Nếu không, bạn rất dễ “chèo lái” cuộc đàm phán đi theo hướng bất lợi cho mình.

Trau dồi các kỹ năng đàm phán trong kinh doanh giúp bạn trở thành nhà đàm phán tài giỏi

Định giá sản phẩm rõ ràng trước khi gặp gỡ đối phương

Như đã chia sẻ ở trên, yếu tố giá cả đóng vai trò là hạt nhân chính trong cuộc đàm phán. Đấy là lý do bạn cần định giá sản phẩm một cách rõ ràng trước khi ngồi vào bàn đàm phán.

Bạn có dự định giảm giá cho khách hàng thì hãy cụ thể bằng một con số nhất định, ví dụ: 15%, 20%,... Trong khi đàm phán, bạn cần tránh sử dụng từ: giữa hoặc khoảng vì sẽ khiến họ cảm thấy không có sự rõ ràng về giá. Ngoài ra, họ cũng có thể vin vào đó để cố gắng thỏa thuận với bạn một mức giá thấp hơn.

Lắng nghe tích cực để nhận biết mục tiêu của đối phương

Thêm một kỹ năng quan trọng nữa trong nghệ thuật đàm phán kinh doanh đó là lắng nghe. Bạn cần lắng nghe xem đối tác muốn gì để nắm chắc mục tiêu của đối phương. Đồng thời, tìm ra tiếng nói chung giữa các bên để làm căn cứ xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp hơn.

Ngoài việc lắng nghe, bạn cũng hãy chủ động đặt thêm một số câu hỏi cho đối phương. Hành động này không chỉ giúp họ cảm thấy được tôn trọng mà cũng đảm bảo rằng họ đã hiểu toàn bộ thỏa thuận trong buổi đàm phán.

Biết cách lắng nghe đối phương cũng là kỹ năng quan trọng khi đàm phán trong kinh doanh

Làm chủ cuộc đàm phán và lèo lái đối phương theo mong muốn của bạn

Trong mỗi cuộc đàm phán, bạn hãy cố gắng giữ vị trí “người chèo thuyền” để không tự biến mình trở thành “người chạy theo” đối phương ngay từ đầu. Với cách này, bạn sẽ dễ dàng hướng đối phương theo các mục tiêu và mong muốn của mình.

Kiểm soát biểu cảm và kiềm chế cảm xúc cá nhân

Đây cũng là một trong các yếu tố đóng góp vào sự thành công của một cuộc đàm phán kinh doanh. Như đã chia sẻ ở trên, đàm phán được tổ chức nhằm đi đến sự thống nhất về xung đột giữa các bên nên không khí luôn căng thẳng. Bên nào cũng trong tâm thế hừng hực khí thế và sẵn sàng chiến đấu để giành phần hơn về mình.

Tuy nhiên, bạn hãy nhớ rằng bên chiến thắng chính là bên có đủ kiên trì “đấu tranh” đến phút cuối để chờ đối phương lộ ra điểm yếu và sơ hở. Do đó, trong suốt quá trình đàm phán, bạn phải tuyệt đối bày tỏ thái độ tích cực dù không hài lòng về cách đàm phán của đối phương hoặc kết quả của cuộc đàm phán.

Đàm phán trong kinh doanh mà không kiềm chế được cảm xúc thì rất dễ dẫn đến thất bại

Nhận một điều gì đó từ đối phương để đổi lại sự nhượng bộ

Đích cuối của cuộc đàm phán là đạt được sự hài lòng cho tất cả các bên tham gia. Bạn không nên dễ dàng chấp nhận mọi yêu cầu từ đối phương mà không đưa ra cho họ những điều kiện nhất định. Nếu họ từ chối thì đấy là tín hiệu về một cuộc đàm phán thiếu sự lành mạnh, bình đẳng, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau.

Đề cập đến những vấn đề khác ngoài tiền bạc

Ngoài việc luôn giữ tâm thế vui vẻ và hồ hởi trong suốt quá trình đàm phán thì bạn hãy mở rộng nội dung thảo luận ra khỏi vấn đề tiền bạc. Đấy có thể là quà tặng miễn phí, tiện ích bổ sung,... khi khách hàng mua sản phẩm. Điều đó sẽ giúp cuộc đàm phán trở nên nhẹ nhàng hơn, tránh tạo ra những cảm xúc tiêu cực hoặc “máu xấu” trong mỗi bên.

Từ chối những yêu cầu vô lý hoặc không có lợi mà đối phương đưa ra

Với cương vị là người đàm phán, bạn hoàn toàn có quyền từ chối những yêu cầu vô lý và không có lợi từ phía đối phương. Kết quả của một cuộc đàm phán có thể là: cả 2 bên cùng có lợi, 1 bên thua và 1 bên thắng nhưng bạn hãy cố gắng giữ vững lập trường để thu về lợi ích tối đa cho doanh nghiệp của mình.

Đàm phán trong kinh doanh muốn hiệu quả thì phải luôn đảm bảo cân đối lợi ích giữa các bên

Không viết bất kỳ thông tin gì vào hợp đồng trước khi đàm phán kết thúc

Cuộc đàm phán có thể diễn ra trong thời gian dài, có những thỏa thuận tưởng chừng như “đã chốt” nhưng lại được mang ra thỏa thuận lại. Bởi vậy, bạn đừng vội càng ghi bất kỳ thông tin gì vào hợp đồng. Chỉ đến khi cuộc đàm phán kết thúc, các bên hài lòng với mọi điều khoản thì bạn hãy tổng kết và ghi lại.

Một số lỗi cơ bản thường gặp trong đàm phán kinh doanh

Hiểu rõ và nắm chắc các kỹ năng đàm phán sẽ giúp bạn sớm trở thành nhà đàm phán tài năng. Để trở thành phiên bản hoàn hảo nhất của chính mình thì bạn cũng hãy bật chế độ “xa lánh” với các lỗi dưới đây khi đàm phán nhé!

• Không biết ai là người có quyền quyết định trong phía đối tác.
• Không hiểu rõ về những ưu điểm và hạn chế của phía đối tác.
• Không đề xuất quan điểm và đưa ra các lý lẽ hữu ích trong đàm phán.
• Thiếu sự rõ ràng và nhất quán về mục đích trong khi đàm phán.
• Mất kiểm soát về trật tự của các vấn đề và thời gian đàm phán.
• Thiếu tự tin dẫn đến việc đưa ra các quyết định sai lầm, khó sửa chữa.
• Tranh quyền đưa ra đề nghị trước của phía đối tác.
• Không biết thời điểm “vàng” để kết thúc cuộc đàm phán.
• Phụ thuộc quá nhiều vào trực giác trong khi đưa ra các quyết định có tính quan trọng.

Doanh nghiệp cần tránh các lỗi cơ bản khi đàm phán trong kinh doanh để đạt được mục tiêu như ý

Kết luận

Hy vọng với bài viết này, bạn đã hiểu rõ đàm phán trong kinh doanh là gì và cần trang bị những kỹ năng nào để trở thành một nhà đàm phán tài năng. Chúc bạn áp dụng thành công trong suốt quá trình đàm phán để gặt hái được nhiều thành công rực rỡ cho doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiến xa hơn trên thương trường vốn có nhiều sự cạnh tranh khốc liệt.

>>> Xem thêm:

• Những kỹ năng cần có trong kinh doanh để đạt được thành công
• Muốn kinh doanh cần có những gì? Bật mí những điều quan trọng nhất
• 10 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp mà bạn cần phải học hỏi ngay