S&OP là gì? Các bước để thực hiện thành công và hiệu quả

S&OP là thuật ngữ trong kinh doanh có liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như tiếp thị, bán hàng, phục vụ khách hàng, sản xuất và cung ứng, tiếp vận và tài chính. Vậy thực chất S&OP là gì? Haravan sẽ cùng bạn tìm hiểu định nghĩa và làm thế nào để hoạch định sản xuất và bán hàng đạt hiệu quả cao.

1. S&OP hay S&OP Process là gì?

S&OP Process là hoạch định kế hoạch kinh doanh

Hoạch định S&OP (Sales and Operations Planning) hay kế hoạch kinh doanh là quy trình nằm trong chuỗi các hoạt động hoạch định cung ứng bán hàng. Mục tiêu của việc hoạch định S&OP, hay S&OP Process, là nhằm lên kế hoạch kinh doanh thống nhất bởi các bên cung ứng và bán hàng. Quy trình này đòi hỏi sự tham gia của các bộ phận chủ chốt của doanh nghiệp như bộ phận kho bãi, vận chuyển, marketing, sale, finance… để cung cấp thông tin đầu vào và chốt đầu ra cho kế hoạch.

S&OP Process là hoạt động hoạch định ở bậc cao, thường thấy ở các doanh nghiệp có quy mô tầm trung trở lên có doanh số cao và sản phẩm đa dạng.

S&OP hướng đến mục tiêu tối đa hóa doanh thu bằng cách lập kế hoạch bài bản để đảm bảo sự liền mạch của chuỗi giá trị, rằng các đơn đặt hàng sẽ đến tay khách hàng đúng với thời gian cam kết.

2. Tầm quan trọng của S&OP Process

S&OP Process sẽ đưa ra những chiến lược tổng thể, áp dụng trên quy mô toàn doanh nghiệp và ở tất cả các khâu của chuỗi cung ứng và do đó bắt buộc có sự tham gia của tất cả phòng ban hoặc lãnh đạo các phòng ban trong công ty.

Người điều hành và quyết định cuối cùng của quá trình hoạch định nên là CEO, giám đốc điều hành của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các giám đốc cấp cao, nhân viên quản lý, giám sát các nhóm nhỏ lẻ… cũng cần phải có mặt và đóng góp ý kiến.

Thông thường các phòng ban doanh nghiệp chỉ lập kế hoạch cho chức năng của phòng ban mình, dựa trên số liệu của riêng phòng ban mình, nhưng khi cùng ngồi lại với các phòng ban trong khác một chuỗi giá trị, ví dụ như với phòng kinh doanh và tiếp thị để nắm mục tiêu bán hàng sắp tới cũng như các sự kiện dự định tổ chức, những biến động về nhu cầu ngành hàng… thì mục tiêu đưa ra sẽ sát thực tế hơn và mang tính thống nhất với hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của S&OP

Một kế hoạch S&OP hoàn chỉnh sẽ là sự thống nhất cuối cùng về cách thức hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian sắp tới, có thể là 3 tháng, 6 tháng, 1 năm hoặc dài hơn.

Mục đích cuối cùng của S&OP Process là đưa ra được một lịch trình và mục tiêu hợp lý để các bộ phận trong công ty đều nắm rõ vai trò và hành động của mình, cùng nhau duy trì và phát triển hoạt động của doanh nghiệp.

3. Lợi ích của S&OP đối với doanh nghiệp

Về cơ bản, công tác hoạch định S&OP sẽ giúp doanh nghiệp trả lời những câu hỏi cơ bản sau, từ đó thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp:

• Dự báo sản lượng nhu cầu so với dự báo sản lượng cung ứng như thế nào?
• Dự báo nguồn lực để cung ứng dịch vụ và phù hợp với ngân sách của công ty như thế nào?
• Giảm tồn kho, giảm chi phí và cải thiện dòng tiền như thế nào?
• Rút ngắn thời gian tung sản phẩm mới bằng cách nào?
• Tăng doanh thu bằng cách nào?
• Tăng năng lực sản xuất và giảm chi phí vận hành như thế nào?
• Cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm như thế nào?
• Giảm chi phí bán hàng như thế nào?
• Nâng cao dịch vụ khách hàng và độ hài lòng của khách hàng như thế nào?
• …

4. Phân biệt hoạt động bán hàng và S&OP

Hoạt động S&OP và bán hàng có nhiều điểm giống nhau, tuy nhiên bán hàng chỉ là một phần của S&OP Process.

Bán hàng là hoạt động quản lý và thực thi bán hàng để giúp doanh nghiệp mang lại hiệu quả doanh số tối đa. S&OP Process sẽ nhìn vào tình hình bán hàng của doanh nghiệp để đưa ra dự báo, đề xuất cải thiện và nâng cao hiệu quả. Hoạt động S&OP chỉ được thực hiện khi đã thu thập đầy đủ số liệu cụ thể từ hoạt động bán hàng.

5. Hướng dẫn cách thực hiện S&OP process hiệu quả

Hướng dẫn cách thực hiện S&OP process hiệu quả.

Các bước trong quy trình hoạch định S&OP sau đây do Thomas Wallace và Robert Stahl phát triển – hai nhà nghiên cứu nổi tiếng về S&OP Process.

5.1 Thu thập/quản lý data và dự báo

Thu thập thông tin về doanh thu quá khứ, phân tích xu hướng và đưa ra dự báo là một phần rất quan trọng của S&OP Process. Doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ phân tích Pareto để phân bổ các thông số dự báo, đánh giá tình hình quản lý sản phẩm mới hay chấm dứt sản phẩm cũ…

Dự báo cho biết sức mua của người tiêu dùng để hoạch định nguồn cung, hạn chế tồn kho, giảm thiểu chi phí nguồn lực và đảm bảo doanh thu.

Để có được những dự báo chính xác nhất, doanh nghiệp phải thực hiện nghiên cứu thị trường và insight khách hàng, dựa trên các phương pháp và công cụ phân tích (Google analytics, Ahrefs, SEMRush), phỏng vấn, khảo sát ý kiến người tiêu dùng, công cụ theo dõi và phân tích hành vi tiêu dùng (tracking tools)...

Ngoài ra, Insights khách hàng sẽ cho biết mưu cầu thật sự của người dùng sau những quyết định mua hàng (hoặc không mua hàng), giúp doanh nghiệp đưa ra phương án kinh doanh, tiếp thị đúng đắn.

5.2 Hoạch định nhu cầu

Đây là hoạt động rà soát số liệu dự báo, nắm bắt các nguồn nhu cầu, những biến động trong nhu cầu, đánh giá các chính sách dịch vụ khách hàng, chương trình khuyến mãi, vòng đời sản phẩm, lịch tung sản phẩm, chiến dịch tiếp thị… Dự báo nhu cầu khách hàng cung cấp cho doanh nghiệp khả năng chính xác các tình huống có thể xảy ra và lên kế hoạch hành động.

Các bộ phận bán hàng, tiếp thị và tài chính gồm phải kết hợp với nhau để tìm ra nhu cầu về sản phẩm xảy ra ở đâu và khi nào. Một thao tác quan trọng là so sánh dữ liệu về nhu cầu với dự báo bán hàng trong lịch sử và kiểm tra xem chúng có khớp nhau không để đánh giá hiệu quả của việc dự báo nhu cầu.

5.3 Hoạch định cung ứng

Đây là hoạt động đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu bằng cách xem lại năng lực sản xuất, tồn kho và lịch hoạt động sản xuất trong quá khứ để lên kế hoạch cho tương lai, tương ứng với nhu cầu được dự báo. Cung ứng là một mắt xích quan trọng trong chuỗi giá trị, vì vậy khâu hoạch định này cần được thực hiện cẩn trọng trong mối tương quan với các bộ phận khác như sản xuất, bán hàng để tránh tình trạng đứt gãy hàng hóa.

Hoạch định cung ứng trong S&OP.

5.4 Thống nhất kế hoạch trước khi ban hành S&OP

Đây là giai đoạn mà tất cả các yếu tố được xem xét trong S&OP process sẽ được thống nhất với nhau để hướng đến một mục tiêu cụ thể. Lúc này, doanh nghiệp cũng xác định được các rào cản khi triển khai S&OP như về nguồn lực, năng lực, tài chính… Từ đó, doanh nghiệp dự trù các hành động cụ thể như có cần bổ sung thêm nhân viên, thuê nhà cung cấp mới, triển khai phương thức vận chuyển mới, chuẩn bị ngân sách như thế nào…

5.5 Hoàn thiện và ban hành S&OP

Một cuộc họp ban hành S&OP với sự chủ trì của người đứng đầu doanh nghiệp và sự tham gia của các thành viên ban điều hành, quản lý các bộ phận, leader các nhóm làm việc… là cần thiết.

Các thành viên sẽ hội ý, thảo luận và đưa ra kế hoạch vận hành áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp. Đồng thời, họ phải xem xét tất cả những kịch bản có thể xảy ra dựa theo dự báo và định về nhu cầu, cũng như năng lực đáp ứng của doanh nghiệp.

5.6 Thực hiện và đánh giá S&OP

Sau khi được phê duyệt, S&OP sẽ được hoàn thiện và thực hiện. Trong quá trình triển khai S&OP, doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch một cách toàn diện và chính xác. Mọi dữ liệu thu thập được sẽ phục vụ cho khâu đánh giá và là đầu vào cho quy trình S&OP tiếp theo.

Dựa vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể biết được kế hoạch đã đi đúng hướng hay chưa và cần điều chỉnh ở những bước nào.

Một số tiêu chí để đánh giá hiệu quả S&OP bao gồm:

• Tỷ lệ chính xác của dự báo (%)
• Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ (%)
• Tỷ lệ đơn hàng tồn đọng (%)
• Tỷ lệ giao hàng đúng và đủ do thiếu hàng tồn kho (%)
• Tỷ lệ giao hàng chính xác về chủng loại và địa điểm (%)
• Tỷ lệ hữu dụng sản xuất (%)
• Tỷ lệ hữu dụng kho bãi (%)
• Lượng hàng tồn kho thành phẩm theo giá trị (ngày)
• Lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu theo giá trị (ngày)
• Chi phí vận chuyển (đồng/sản phẩm)

6. Gợi ý để tối ưu S&OP process hiệu quả

6.1 Xác định KPI phù hợp

Doanh nghiệp cần xác định các KPI rõ ràng, phù hợp nhất cho tổ chức, ngành nghề, lĩnh vực. KPI phù hợp sẽ là động lực cho tập thể đi đến thành công, và cần phải đảm bảo mọi người trong công ty cùng hiểu và nắm bắt thông tin một cách đầy đủ, dù bất kể vị trí của họ là gì.

Xác định KPI phù hợp trong S&OP Process

KPI sẽ giúp đưa ra các bước lập kế hoạch bán hàng và sản xuất, nhưng sẽ thay đổi linh hoạt từng quý, thậm chí từng dòng sản phẩm riêng lẻ.

6.2 Áp dụng cho toàn bộ hệ thống

S&OP được thiết lập bởi tất cả các phòng ban. Vì vậy, mọi thành viên của nhóm S&OP nên biết cách phân tích, diễn giải các chỉ số KPI và chỉ số kinh doanh.

6.3 Xác định hệ thống phân cấp S&OP

S&OP hiệu quả đòi hỏi sự ưu tiên phù hợp và cấu trúc rõ ràng trong doanh nghiệp. Lý tưởng nhất là Giám đốc điều hành (CEO) là người đứng đầu chiến lược, với những người quản lý được bên dưới làm đầu mối liên hệ được chỉ định cho các hạng mục của S&OP. Họ cần được đảm bảo nắm rõ mọi thông tin và cập nhật của tất cả các kế hoạch bán hàng và sản xuất trước khi chúng được triển khai, nhằm hạn chế sự gián đoạn và thay đổi vào phút chót.

Khi thiết lập các vai trò trong cấu trúc S&OP, các bộ phận cần được duy trì sự liên kết với nhau thông qua các cuộc họp định kỳ để đảm bảo tất cả cùng ngồi chung trên một “con tàu”.

6.4 Xem xét sản phẩm mới và dự báo vòng đời sản phẩm

Dự báo giới thiệu sản phẩm mới và dự báo vòng đời sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của S&OP Process của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không xác định được thời hạn và tác động của một sản phẩm mới hoặc vòng đời của sản phẩm sẽ có đối với chuỗi cung ứng và doanh thu, thì kế hoạch hành động có thể sẽ đi vào bế tắc hoặc không đạt hiệu quả như dự báo.

6.5 Sử dụng công nghệ để kết nối với mọi người

Các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp để thực hiện S&OP Process.

Giao tiếp là chìa khóa cho quy trình S&OP thành công. Các nền tảng như Google Suite và Microsoft SharePoint giúp các thành viên chia sẻ ý tưởng, đưa ra các bản cập nhật quan trọng và thảo luận về những thay đổi tiềm năng dễ dàng hơn. Nó cũng cho phép các bộ phận khác nhau cung cấp phản hồi liên tục và ngay lập tức.

Kết luận

Sự phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp là chìa khóa thành công cho S&OP Process. Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn nắm vững các thông tin nền tảng về S&OP là gì, và để thực hiện S&OP thành công, doanh nghiệp có thể cần viện trợ từ các phần mềm quản lý chuyên nghiệp của các nhà cung cấp như Haravan. Hãy liên hệ Haravan nếu bạn cần hỗ trợ nhé!

-----------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Tham khảo quy trình xử lí phàn nàn của khách hàng hiệu quả nhất
• Các mô hình kinh doanh thương mại điện tử được ưa chuộng hiện nay
• Chạy theo xu hướng bán lẻ đa kênh, nên hay không nên?