Soft Opening là gì? Kinh nghiệm tổ chức Soft Opening thành công

Trước ngày khai trương cửa hàng mà không chịu tổ chức soft opening là cực kỳ sai lầm nhé! Các bạn có biết rằng soft opening có vai trò cực kỳ quan trọng giúp cho cửa hàng của bạn hoạt động ổn định và phát triển đấy. Bài viết này của Haravan sẽ giúp cho bạn có cái nhìn toàn diện hơn về những quy trình và cách tổ chức soft opening trước thềm khai trương.

Soft Opening là gì?

Soft opening là dịp để chủ doanh nghiệp có thể trao đổi, thu thập ý kiến của những khách hàng để cải thiện chất lượng cửa hàng trước khi khai trương chính thức. Thường thì vào ngày soft opening sẽ đón một lượng khách nhỏ đến để thử sản phẩm, kỹ năng của nhân viên và trải nghiệm không gian quán. Có thể nói rằng bước soft opening là bước đệm để cho ngày khai trương cửa hàng chính thức thành công và hoàn thiện nhất.

Những đặc trưng của sự kiện Soft Opening:

• Thường xuyên áp dụng cho các thương hiệu phục vụ ăn uống (F&B)
• Áp dụng miễn phí hoặc giảm giá mạnh cho toàn bộ sản phẩm
• Thời gian có thể kéo dài 1 hoặc nhiều ngày tùy chiến lược và mục tiêu
• Thường tổ chức dành cho khách mời nội bộ trải nghiệm dịch vụ, hoặc giới hạn số lượng khách nếu mở công khai

Tại sao trước khi khai trương cần phải có soft opening

Cải thiện chất lượng sản phẩm

Những khách hàng tới tham dự soft opening đều là những khách hàng tiềm năng và có thể sẽ quay lại quán trong những lần tới. Chính vì thế cửa hàng nên thu nhận những ý kiến đóng góp của những người khách này để có thể cải thiện được chất lượng quán. Có thể những đóng góp mang tính tích cực hoặc tiêu cực tuy nhiên bạn nên cân nhắc cẩn thận để có thể rút ra những bài học quý giá trước khi khai trương chính thức.

Marketing truyền miệng cho cửa hàng

Tuy số lượng khách ngày soft opening không nhiều nhưng họ sẽ là những người đầu tiên trải nghiệm dịch vụ sản phẩm. Chính vì thế nếu như có được sự hài lòng thì họ sẽ giới thiệu cho những người thân và bạn bè xung quanh mình. Hiệu ứng marketing truyền miệng sẽ xảy ra. ngày sẽ càng nhiều người biết đến cửa hàng của bạn mà không hề tốn nhiều chi phí.

> Xem thêm: Tìm hiểu về Referal Marketing và các hình thức áp dụng hiệu quả

Marketing truyền miệng

Nhân viên có cơ hội chạy thử

Để giúp quy trình vận hành chính thức hoàn thiện và tránh gặp sai sót thì soft opening sẽ giúp cho toàn bộ hệ thống chạy thử. Cơ hội này sẽ giúp cho chủ cửa hàng đo lường được hiệu suất công việc và có sự chuẩn bị cho những lúc đông khách hơn. Điều này vừa giúp chuyên môn hóa công việc và vai trò của mỗi bộ phận, vừa giảm thiểu xác suất gặp sự cố khi hoạt động chính thức.

Soft opening và grand opening có gì khác nhau?

Điểm khác nhau giữa grand opening và soft opening là quy mô khách mời. Ở grand opening thì đây là ngày khai trương chính thức vì thế sẽ quy tụ rất nhiều khách mời, nhà đầu tư. Thường thì sẽ có thêm những tiết mục văn nghệ, chương trình ưu đãi cho những người tham dự.

Grand opening

Những điều cần phải chuẩn bị trước khi soft opening

Trước khi tổ chức soft opening thì chủ cửa hàng cần phải có những giấy phép từ những cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sau đây là một số loại giấy phép mà bạn cần phải chuẩn bị:

Xin Giấy Phép Tổ Chức Soft Opening Nhà Hàng

Thời hạn hoàn tất hồ sơ và xin cấp phép trước 30 ngày. Tránh tình trạng sát ngày mới nộp vì có thể xảy ra sự cố.

Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép gồm:

• Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức)
• Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép
• Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình
• Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền
• Bản ghi lời bài hát. Với chương trình biểu diễn có nghệ sĩ nước ngoài, bạn cần chú ý nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sĩ đó (đối với chương trình quy mô lớn)
• Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương
• Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không (nếu có bán vé thì nộp kèm maket vé bán)

Xin Cấp Phép Tại Các Địa Phương

Giấy tờ để cho chuẩn bị soft opening nếu tổ chức cho chuỗi nhà hàng ở quy mô toàn quốc, bạn cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho những địa phương khác để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức. Bạn cần chú ý đến thời gian và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại các tỉnh thành khác. Với những sự kiện lớn, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm theo công văn của UBND tỉnh, gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, danh sách khách mời (nếu có sự xuất hiện của những nhân vật nổi tiếng).

Quy trình tổ chức soft opening hiệu quả

Chọn ra ngày đặc biệt

Theo quan niệm của người Á Đông rất coi trọng ngày lành tháng tốt để khai trương, động thổ, … đây là việc làm rất quan trọng để công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Chính vì vậy, bước đầu tiên của một kế hoạch grand opening là lựa chọn thời gian phù hợp. Thường thì bạn nên chọn ngày soft opening cách ngày khai trương chính thức không quá lâu, khoảng từ 1 -2 tuần là hợp lý. Không nên tổ chức soft opening quá sát ngày khai trương vì khi đó bạn chưa kịp hoàn chỉnh những thiếu sót xảy ra. Khoảng thời gian 1 - 2 tuần là đã đủ cho bạn training lại nhân sự, chỉnh sửa công thức, trang trí lại cửa hàng.

Chọn ngày soft opening

Chọn chủ đề

Chọn chủ đề phù hợp với cửa hàng của bạn để tạo nên sự ấn tượng trong mắt khách mời. Có thể trang trí bằng những vật dụng như bóng bay, hoa… Ngoài ra còn có thể đặt các poster, banner trước cửa hàng để tạo điểm nhấn.
Quán nên tiếp cận khách hàng qua các phương tiện truyền thông hiện đại như: digital marketing (KOLs, Website,...) và các trang mạng xã hội như Instagram, Tiktok, dùng fanpage để chạy Facebook Ads... về chương trình soft opening tại quán. Những nền tảng trên sẽ giúp cửa hàng tiếp cận được với nhiều người hơn đặc biệt là giới trẻ.

Soft opening

Xây dựng kế hoạch khuyến mãi, tặng quà

Những chương trình khuyến mãi là điều khách yêu thích nhất và giúp thu hút khách hàng hơn. Vì vậy cần xác định chi phí để thực hiện các chương trình khuyến mãi và giá trị quà tặng. Đồng thời kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp khả năng tài chính nhà hàng. Những loại khuyến mãi mà bạn có thể triển khai và thực hiện như sau:

• Mua 1 tặng 1
• Giảm giá khi hóa đơn
• Check In tại cửa hàng sẽ nhận được sản phẩm
• Khung giờ khuyến mãi

Phân chia công việc cụ thể

Công việc phải được phân chia cụ thể, tránh tình trạng đùn đẩy hoặc bỏ sót trong khâu vận hành. Nên chia ca hoặc thời gian phù hợp để nhân viên không cảm thấy mệt mỏi, áp lực. Những nhân viên cần được training kỹ càng về những kỹ năng, quy trình phục vụ và thái độ làm việc. Bên cạnh đó còn phải có timeline chương trình cụ thể để buổi soft opening được diễn ra đúng như dự kiến, mọi người dễ dàng thực hiện công việc của mình hơn.

Kinh nghiệm để tổ chức soft opening thành công

Lựa Chọn Khách Mời

Đây là khâu vô cùng quan trọng bởi vì số lượng khách mời có hạn nên bạn phải thực sự chọn lọc. Lưu ý khi mời những vị khách đặc biệt này bạn cần thể hiện sự tôn trọng và chân thành. Thường danh sách khách mời sẽ là những chuyên gia về lĩnh vực bạn kinh doanh hoặc là giới truyền thông báo chí để có thể tăng độ nổi tiếng của cửa hàng của bạn. Ngoài ra có thể là những người thân, bạn bè bởi vì họ sẽ có những đóng góp chân thật và tận tâm nhất. Về phần hình thức thì thư mời phải trang trọng và lịch sự. Ghi đủ thông tin về địa điểm và thời gian tổ chức soft opening để khách mời không nhầm lẫn.

Thu thập ý kiến

Ta có thu thập ý kiến của khách hàng bằng nhiều cách ví dụ như tạo phiếu khảo sát khách hàng. Hình thức tạo phiếu này dễ dàng, nhanh chóng và có thể thực hiện với số lượng lớn người dùng. Ngoài ra có thể chọn cách hỏi trực tiếp những khách mời, cách này phù hợp nếu như lượng khách tham gia ít. Điểm yếu là chúng ta tốn thời gian và công sức nhiều hơn để thực hiện. Một lưu ý nữa đó là bạn phải chủ động hỏi người dùng về sản phẩm vì họ có thể sẽ ngại đưa ra những nhận xét hoặc đánh giá.

Nhận xét của khách hàng

Menu riêng cho buổi soft opening

Thường thì ở những buổi soft opening sẽ có riêng menu, một phần là do kích thích sự tò mò của khách hàng. Điều này khiến cho họ muốn đến quán vào ngày khai trương để được sử dụng menu hoàn chỉnh.

3 chiến lược giá để chủ quán cafe hoặc nhà hàng áp dụng cho Soft Opening:

• Miễn phí (hoàn toàn hoặc một phần menu)
• Giảm giá hoặc tặng quà ưu đãi
• Giữ nguyên giá gốc

Kết luận

Các bạn có thể thấy đấy soft opening không chỉ giúp cho doanh nghiệp tạo được tiếng vang, truyền thông đến cho khách hàng biết đến nhiều hơn. Bên cạnh đó còn giúp chủ cửa hàng nhanh chóng phát hiện được thiết sót về chất lượng để có thể nâng cấp kịp thời. Vì vậy trước khi khai trương chính thức thì nên có buổi soft opening chỉnh chu nhé.

-----------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Có thể bạn quan tâm:

• Hướng dẫn trang trí khai trương cửa hàng phát tài phát lộc
• Thị trường mục tiêu là gì? Cách xác định thị trường mục tiêu hiệu quả
• Bỏ túi kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ thành công