‘Bỏ túi’ kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ thành công

Không ít nhà quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ gặp phải các khó khăn về kiểm soát nguồn hàng, quản lý tài chính, nhân sự cũng như thu thập thông tin khách hàng. Trong bài viết sau sẽ tổng hợp những kinh nghiệm hữu ích, giúp nhà quản lý vượt qua những khó khăn này một cách nhanh chóng.

1. Những vấn đề thường gặp khi quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ

Dưới đây là những khó khăn khiến quá trình quản lý bán lẻ không đạt hiệu quả như mong muốn.

1.1 Khó kiểm soát chất lượng nguồn hàng

Việc nhập và kiểm tra hàng hóa khi kinh doanh cửa hàng bán lẻ mất khá nhiều thời gian. Nếu không được bảo quản tốt, có thể làm suy giảm chất lượng của nguồn hàng, từ đó ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

1.2 Khó khăn trong quản lý nhân sự

Chuỗi cửa hàng kinh doanh bán lẻ là hệ thống gồm nhiều cửa hàng ở cách xa nhau. Vì vậy nhà quản lý sẽ gặp khá nhiều khó khăn trong việc kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên ở toàn hệ thống. Điều này có thể dẫn đến một số tình trạng như: nhân viên làm việc không hiệu quả, thiếu trung thực gây thất thoát hàng hóa.

1.3 Quản lý tài chính chưa hiệu quả

Khi quy mô hệ thống cửa hàng càng mở rộng, nhà quản lý có thể gặp một số vấn đề về tài chính nếu không có phương án kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

1.4 Khó thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng

Mô hình kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ có lượng khách hàng vô cùng lớn với độ tuổi, giới tính khác nhau. Điều này có thể dẫn đến khó khăn trong quá trình thu thập, quản lý dữ liệu khách hàng.

Nhiều nhà quản lý đang gặp khó khăn trong quá trình thu thập và quản lý dữ liệu khách hàng

2. Các yếu tố để quản lý chuỗi cửa hàng thành công

2.1. Biết cách quản lý tài chính

Khi có cách quản lý tài chính hiệu quả, nhà kinh doanh sẽ biết được các khoản chi và doanh thu - lợi nhuận. Từ đó đánh giá được dòng tài chính của cửa hàng. Đây là cơ sở để quyết định việc xuất - nhập hàng hóa, giá bán sản phẩm, chế độ lương thưởng của nhân viên cũng như cân nhắc nên cắt giảm chi phí hay mở rộng đầu tư thêm. Đồng thời, quản lý tài chính tốt sẽ giúp nhà kinh doanh dễ dàng hoạch định những kế hoạch đầu tư và phát triển lâu dài trong tương lai.

2.2. Kiểm soát tốt hàng hóa

Người quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ cũng nên đưa ra phương pháp kiểm soát hàng hóa hiệu quả nhằm nắm rõ số lượng hàng hóa, từ đó lên kế hoạch nhập nguồn hàng mới để đáp ứng kịp thời nhu cầu mua sắm của khách hàng. Đồng thời, kiểm soát hàng hóa tốt còn giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Từ đó nâng cao trải nghiệm của khách hàng và uy tín thương hiệu.

2.3. Quản lý nhân viên hiệu quả

Biết cách quản lý nhân viên hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát công việc của mỗi nhân viên. Từ đó dễ dàng đánh giá năng lực làm việc của mỗi nhân viên để điều chỉnh chế độ lương thưởng phù hợp. Quản lý nhân viên tốt còn giúp hạn chế thất thoát hàng hóa, tài chính hoặc giảm doanh thu do gian lận.

2.4. Quản lý khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng cũng là yếu tố không thể thiếu trong quá trình quản trị chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả. Quản lý khách hàng hiệu quả sẽ giúp người bán lên kế hoạch triển khai chương trình tri ân và chăm sóc khách hàng phù hợp bằng những thông tin cơ bản của người mua như: họ tên, số điện thoại, gmail, địa chỉ... Ngoài ra còn giúp người quản lý phân chia nhóm khách hàng phù hợp để áp dụng các chính sách ưu đãi phù hợp với từng đối tượng.

Thu thập thông tin khách hàng giúp lên kế hoạch và triển khai chương trình tri ân khách hàng phù hợp

3. Bí quyết quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả

Dưới đây là một số cách quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả, giúp thu về doanh thu khủng.

3.1 Sử dụng phần mềm quản lý bán lẻ

Ứng dụng phần mềm quản lý thông tin vào quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ là xu hướng được nhiều người lựa chọn trong thời đại công nghệ 4.0. Phần mềm tích hợp nhiều chức năng quản lý, giúp quy trình kiểm kê hàng hóa, quản lý kho dễ dàng hơn.

Không chỉ vậy, sử dụng phần mềm quản lý, việc theo dõi năng suất và hiệu quả công việc của nhân viên cũng trở nên nhanh chóng và chính xác. Qua đó, nhà quản lý có thể đưa ra chính sách khen thưởng đúng người. Đặc biệt là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ cung cấp báo cáo chi tiết , giúp bạn dễ dàng theo dõi tình hình kinh doanh, thu chi, doanh thu - lợi nhuận.

Để lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ phù hợp, cần đảm bảo các tính năng sau:

• Tính năng thanh toán nhanh chóng và chính xác giúp hỗ trợ bộ phận thu ngân.
• Cung cấp báo cáo tình hình xuất - nhập kho để duy trì hạn mức tồn kho và lên kế hoạch nhập hàng hợp lý.
• Liên kết với các nền tảng bán hàng khác.
• Cho phép quản lý quá trình bán hàng online trên các kênh thương mại điện tử.
• Quản lý các hoạt động thu - chi đầy đủ giúp kiểm kê tiền chính xác.
• Theo dõi tình hình kinh doanh qua các báo cáo doanh thu - lợi nhuận.
• Liên kết với các đơn vị vận chuyển uy tín.
• Quản lý đơn hàng và triển khai các chương trình khuyến mãi.

Là một trong những phần mềm bán lẻ tốt nhất hiện nay, Hararetail hướng đến nâng cao trải nghiệm mua sắm tuyệt vời và đồng bộ cho khách hàng, để qua đó duy trì lòng trung thành, cũng như tăng tần suất mua lại.

Theo đó, phần mềm nổi bật với tính năng bán hàng đa kênh, hỗ trợ bán tại cửa hàng, bán trên mạng xã hội, bán trên website hoặc quản lý chuỗi cửa hàng từ xa thông qua phiên bản di động. Nhờ vậy, người bán có thể quản lý mọi công việc tiện lợi, nâng cao trải nghiệm mua/bán tốt hơn khi bán lẻ.

Hararetail là giải pháp quản trị bán lẻ hiệu quả, giúp tăng hiệu suất kinh doanh chuỗi cửa hàng, đồng thời tăng trải nghiệm mua sắm hài lòng và tiện lợi cho khách hàng.

Hararetail cũng được trang bị nghiệp vụ bán hàng, với một số tính năng như phân chia công việc theo ca, xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc hoặc tra cứu đơn hàng chính xác, giúp người bán tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất kinh doanh tốt nhất.

Không chỉ vậy, phần mềm quản lý bán lẻ Hararetail còn có đa dạng phương thức thanh toán, bao gồm thanh toán qua ngân hàng, thanh toán COD, Momo, Zalo, Paypal, Visa/Master; kết hợp với tính năng quản lý tồn kho - sản phẩm - khách hàng và tính năng báo cáo chi tiết, góp phần xây dựng quy trình kinh doanh tiện lợi, đồng bộ, linh hoạt cho doanh nghiệp.

3.2 Chuyên nghiệp hóa quy trình vận hành

Để nâng cao hiệu quả quản lý bán lẻ, bạn nên chuyên nghiệp quá quy trình vận hành. Bởi chuẩn hóa quy trình vận hành sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cũng như giảm bớt phần nào rủi ro trong kinh doanh.

Cụ thể, bạn cần đồng nhất ở tất cả các cửa hàng bán lẻ trong hệ thống các yếu tố như: thời gian làm việc, quy trình phục vụ và chăm sóc khách hàng, chương trình khuyến mãi... Theo đó, người quản lý có thể xây dựng bảng theo dõi khối lượng công việc để kiểm soát hoạt động kinh doanh và năng suất làm việc của nhân sự. Thêm nữa, bạn cũng nên xây dựng các quy định về hành vi, tác phong, trang phục hoặc sử dụng thiết bị tại quán nhằm nâng cao mức độ chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân viên.

Chuyên nghiệp hóa quy trình vận hành giúp quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả hơn

3.3 Xây dựng nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đáng tin cậy

Có đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, vững mạnh là yếu tố để phát triển lâu dài. Người quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ nên thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ của nhân viên. Ngoài ra, lưu ý một số điều sau khi tuyển dụng và quản lý:

• Đặt ra những tiêu chí cụ thể khi tuyển dụng.
• Có mô hình chấm công, tính lương và phân chia ca làm việc hàng ngày, hàng tuần.
• Có cơ chế lương thưởng rõ ràng cùng chế độ đãi ngộ phù hợp để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.
• Truyền đạt sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp cùng mục tiêu kinh doanh để nhân viên hiểu rõ và hoàn thành tốt công việc.
• Ứng dụng các phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ chuyên nghiệp.

3.4 Tăng cường kết nối giữa chi nhánh bán hàng

Hệ thống chuỗi bán lẻ cần đồng bộ, kết nối giữa các chi nhánh bán hàng cho phép những người quản lý của từng cửa hàng có thể học hỏi và trao đổi kinh nghiệp với nhau. Từ đó, giúp xây dựng kế hoạch bán hàng và chiến lược phát triển hiệu quả hơn.

Tăng cường kết nối các cửa hàng giúp các quản lý học hỏi và trao đổi kinh nghiệm với nhau

3.5 Lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa uy tín

Chất lượng hàng hóa là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và sự thành công của doanh nghiệp. Vì vậy người quản lý nên tìm nguồn hàng uy tín, có thể thông qua các kênh như:

• Tìm nguồn trực tiếp từ các xưởng sản xuất uy tín.
• Tìm nguồn hàng từ các chợ đầu mối lớn.
• Tìm nguồn hàng thông qua các trang thương mại điện tử trong nước và nước ngoài, từ các cơ sở uy tín.

3.6 Có chiến lược giữ chân khách hàng

Có chiến lược giữ chân khách hàng sẽ giúp tạo ra một lượng lớn khách hàng trung thành, mang lại nguồn doanh thu ổn định. Để khéo léo giữ chân khách hàng, bạn có thể áp dụng một vài cách sau:

• Gửi lời chúc mừng hoặc phiếu giảm giá trong dịp đặc biệt như sinh nhật khách hàng.
• Tặng quà hoặc gửi phiếu giảm giá nếu khách hàng tích lũy đủ số lượng đơn hàng được quy định trước đó.
• Tạo phiếu tích điểm để tăng tần suất mua hàng của khách hàng.
• Xây dựng chính sách khách hàng thân thiết, khích lệ nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng.

Xây dựng chiến lược giữ chân khách hàng là cách quản lý cửa hàng bán lẻ giúp tăng doanh thu hiệu quả

3.7 Thường xuyên đánh giá hiệu quả kinh doanh của cửa hàng bán lẻ

Để quản lý cửa hàng bán lẻ tốt hơn, bạn cần thường xuyên đánh giá hiệu quả kinh doanh qua các báo cáo doanh thu - lợi nhuận khi sử dụng phần mềm hỗ trợ. Bên cạnh đó, bạn cũng nên theo dõi tương tác và đánh giá của khách hàng trên các website, mạng xã hội hoặc kênh thương mại điện tử. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng nắm được hiệu quả kinh doanh cùng những vấn đề mà chuỗi cửa hàng đang gặp phải để đưa ra phương án xử lý phù hợp.

Có thể thấy, không phải ai cũng biết cách quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả bởi mô hình kinh doanh này bao gồm lượng lớn hàng hóa và khách hàng. Tuy nhiên, đừng quá lo lắng, hãy thử áp dụng những gợi ý trên để quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ trở nên hiệu quả và mang lại doanh thu cao.