Chi phí ẩn là gì? 10 loại chi phí ẩn nào gây thiệt hại cho công ty

Với bất kỳ doanh nghiệp nào, tối ưu chi phí là một bài toán vô cùng nan giải, đặc biệt là chi phí ẩn. Điều này lý giải tại sao chi phí ẩn ngày càng nhận được sự quan tâm đặc biệt của nhiều doanh nghiệp. Nếu bạn quản lý doanh nghiệp nhưng lại không hiểu chi phí ẩn là gì để cân đối chi phí hoạt động thì sẽ gặp vô số rủi ro lớn trong kinh doanh.

1. Khái niệm chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và khó xác định

Bạn chưa từng nghiên cứu hoặc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thì rất khó để đưa ra định nghĩa chính xác và dễ hiểu về chi phí ẩn. Nhưng đừng quá lo lắng vì không chỉ bạn mà có rất nhiều người còn chưa rõ chi phí ẩn là gì.

Hiểu một cách đơn giản, chi phí ẩn (Implicit cost) chính là tất cả những khoản phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Thay vì đem lại nguồn thu cho doanh nghiệp thì chi phí ẩn lại được doanh nghiệp dùng vào những công việc có liên quan đến hoạt động nội bộ.

Chi phí ẩn còn được xem là chi phí cơ hội của doanh nghiệp vì doanh nghiệp đã bỏ qua một hoặc nhiều lợi ích nhất định khi không chọn khai thác một tài sản. So với những loại chi phí kinh doanh khác, chi phí ẩn hay Implicit cost không cần báo cáo/ghi nhận trên bảng cân đối kế toán nên rất khó để xác định/tính toán.

2. Một số ví dụ minh họa về chi phí ẩn giúp bạn dễ nhận biết

Như đã chia sẻ ở trên, chi phí ẩn nếu không được phát hiện và loại bỏ nhanh chóng thì sẽ trở thành “khối u” của doanh nghiệp. Với cương vị là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý, bạn phải nhận diện chính xác chi phí ẩn. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về chi phí ẩn để bạn xem qua:

• Chủ doanh nghiệp từ chối nhận tiền lương trong những tháng đầu mới thành lập với mong muốn giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp. Lương của chủ doanh nghiệp được xác định là một loại chi phí ẩn vì họ không có được thu nhập từ công sức mình đã bỏ ra.
• Chủ hộ kinh doanh sử dụng nhà ở của mình để làm mặt bằng buôn bán. Chi phí ẩn trong trường hợp này chính là việc không gian sinh hoạt của chủ hộ bị thu hẹp.
• Nhân viên cũ chịu trách nhiệm đào tạo nhân viên mới trong 1 tuần đầu nhận việc. Điều đó có nghĩa là nhân viên cũ phải gác lại công việc hằng ngày của mình. Tiền lương trong tuần của họ chính bằng chi phí ẩn mà doanh nghiệp phải dùng vào hoạt động đào tạo.
• …

Doanh nghiệp cần nhận biết chi phí ẩn để có phương án loại bỏ kịp thời tránh gây lãng phí

3. Phân biệt sự khác nhau giữa chi phí hiện và chi phí ẩn trong sản xuất

Ngoài chi phí ẩn thì trong kinh doanh còn có thêm sự tồn tại của chi phí hiện - một loại đối lập hoàn toàn với chi phí ẩn. Bên dưới là điểm khác biệt cơ bản giữa 2 loại chi phí này, bài viết đã tổng hợp lại để bạn tiện tham khảo:

• Chi phí ẩn là khoản chi phí: vô hình, không được phát sinh, không có sự trao đổi về tiền mặt và không thể đo lường chính xác cho mục đích kế toán.
• Chi phí hiện bao gồm tất cả khoản chi hữu hình mà doanh nghiệp phải chi trả để tạo ra lợi nhuận hoặc duy trì hoạt động.

Ví dụ như: tiền lương nhân viên, tiền thuê mặt bằng, tiền mua nguyên vật liệu sản xuất,... Chi phí hiện do có thời hạn thanh toán nên sẽ được sử dụng trong kế toán.

Ngoài chi phí ẩn thì doanh nghiệp còn phải chi trả nhiều khoản chi phí hiện để duy trì hoạt động

4. Top 10 loại chi phí ẩn thường xuyên bị các doanh nghiệp lãng quên

Trong doanh nghiệp tồn tại nhiều loại chi phí ẩn khác nhau nhưng phổ biến hơn cả là 10 loại sau đây:

4.1 Chi phí chất lượng ẩn

Chi phí chất lượng là thuật ngữ được dùng để chỉ đến những khoản phí doanh nghiệp tiêu tốn để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định. Nếu sản phẩm của doanh nghiệp thường xuyên bị lỗi, không đạt chuẩn, hư hỏng,... thì chi phí chất lượng ẩn sẽ tăng cao.

Phía sau mỗi sản phẩm lỗi, doanh nghiệp phải chi trả rất nhiều loại chi phí ẩn như:

• Chi phí dự trữ tăng.
• Chi phí thời gian dừng máy.
• Chi phí thời gian quản lý.
• Chi phí thời gian sản xuất.
• Chi phí làm lại phế phẩm.
• …

4.2 Chi phí khấu hao hệ thống cơ sở vật chất ẩn

Trải qua thời gian dài sử dụng, hệ thống nhà xưởng, máy móc và công cụ sản xuất của doanh nghiệp sẽ bị cũ đi. Doanh nghiệp phải dành một khoản ngân sách nhất định để bảo trì và sửa chữa để đảm bảo máy móc luôn vận hành với hiệu suất tối đa.

Nếu máy móc động kém thì doanh nghiệp đang tiêu tốn chi phí khấu hao cơ sở vật chất. Tình trạng này càng kéo dài, khoản chi phí ẩn doanh nghiệp phải “gánh trên vai” càng khổng lồ.

Trong mỗi doanh nghiệp luôn tồn tại nhiều loại chi phí ẩn mà doanh nghiệp khó nhận biết

4.3 Chi phí họp hành và hội nghị

Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức những buổi họp để bàn về công việc hay tổ chức hội nghị để kỷ niệm, tổng kết,... là một hoạt động vô cùng thiết yếu. Toàn bộ cá nhân có liên quan đến buổi họp và hội nghị phải tạm dừng công việc để tham gia.

Tuy nhiên, hiện có rất ít doanh nghiệp nhận thức được rằng những cuộc họp không mang tính chất cấp thiết lại chính là “thủ phạm” gây lãng phí thời gian và ngân sách. Một nghiên cứu vào năm 2019 của Doodle đã chỉ ra:

• 58 tỷ đô là số tiền nhiều doanh nghiệp ở Anh phải tiêu tốn cho những buổi họp vô nghĩa.
• Con số này còn nhiều hơn gấp 7 lần ở nước Mỹ, khoảng 500 tỷ đô la.

Họp hành liên miên cũng khiến nhân viên cũng dễ bị tụt “mood”, căng thẳng và mất tập trung. Từ đó, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng làm việc thường ngày của chính họ và cả doanh nghiệp.

Những cuộc họp vô nghĩa và không cấp thiết khiến chi phí ẩn của doanh nghiệp gia tăng

4.4 Chi phí phục vụ cho việc nhân viên làm thêm giờ

Với chủ doanh nghiệp, việc nhân viên ở lại văn phòng sau giờ làm việc để tiếp tục xử lý công việc là một dấu hiệu đáng mừng. Điều đó cho thấy họ đã tuyển dụng được nhân sự thật sự chăm chỉ, tâm huyết và có trách nhiệm.

Nhưng trong một số trường hợp, chủ doanh nghiệp cũng nên đặt nghi vấn khi nhân viên thường xuyên làm thêm giờ. Nguyên nhân dẫn đến hiện tượng trên không hẳn là do khối lượng công việc nặng mà có thể do:

• Nhân sự có năng suất và quy trình làm việc kém hiệu quả.
• Nhân sự muốn sử dụng “chùa” điện, thiết bị,... để xử lý những công việc cá nhân.

Với những minh chứng cụ thể này, có thể khẳng định chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ là 1 trong 10 loại chi phí ẩn phổ biến trong doanh nghiệp. Để hạn chế chi phí này, chủ doanh nghiệp và bộ phận quản lý cần theo sát quy trình và đầu việc của nhân viên. Bên cạnh đó, thường xuyên đo lường hiệu suất làm việc ở từng giai đoạn để kịp thời đốc thúc nhân viên.

Chi phí ẩn trong doanh nghiệp còn phát sinh từ việc nhân viên thường xuyên làm ngoài giờ

4.5 Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Trong doanh nghiệp, tài nguyên nhàn rỗi gồm cả nhân lực và máy móc hỗ trợ công việc. Hằng năm, doanh nghiệp có thể phải “gồng gánh” một khoản “siêu to khổng lồ” để chi trả cho tài nguyên nhàn rỗi nếu:

• Hệ thống máy móc không được khai thác triệt để chức năng, công suất mà doanh nghiệp vẫn tiêu tốn chi phí bảo trì và khấu hao.
• Nhân viên làm việc ì ạch, kém hiệu quả nhưng vẫn được nhận đủ lương từ doanh nghiệp.

4.6 Chi phí tồn kho và luân chuyển chậm

Thêm một loại chi phí ẩn nữa gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả kinh doanh ở doanh nghiệp đó là chi phí tồn kho và luân chuyển chậm. Chi phí này sinh ra là do tình trạng:

• Số lượng sản phẩm quá nhiều so với nhu cầu thực tế của thị trường.
• Công tác kiểm soát hàng tồn kho và vận chuyển hàng không tốt đã dẫn đến tốn tiền kho bãi và tiền công vận chuyển nhiều lần.

Những khoản chi cho tài nguyên nhàn rỗi và kho bãi cũng là nguyên nhân khiến chi phí ẩn phát sinh

4.7 Chi phí dành cho những bộ phận khó kiểm soát

Đây cũng là một loại chi phí ẩn phổ biến mà doanh nghiệp lãng quên. Trong doanh nghiệp, những bộ phận khó kiểm soát như back office, admin,... chính là nơi sinh ra nhiều chi phí ẩn.

Do không có KPI cụ thể để đo lường hiệu quả công việc nên nhân sự ở những bộ phận này thường làm việc chậm trễ, thậm chí là đến ngồi cho hết ngày. Từ đó, gây lãng phí một lượng chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

4.8 Chi phí dành cho việc sắp xếp sai vị trí làm việc

Sắp xếp không đúng vị trí làm việc cho nhân viên chỉ cần “sai một li là đi một dặm”. Bởi vậy, doanh nghiệp cần phân công nhân nhân viên đảm nhận những hạng mục công việc phù hợp với chuyên môn và kinh nghiệm của họ.

Khi nhân viên không thể đáp ứng công việc sẽ xảy ra 2 trường hợp là: doanh nghiệp chủ động chấm dứt hợp đồng lao động và nhân viên nghỉ giữa chừng. Ngoài nguy cơ bị rò rỉ dữ liệu thì doanh nghiệp còn lãng phí một nguồn ngân sách đáng kể phục vụ cho quá trình:

• Tuyển dụng.
• Đào tạo.
• Thay thế nhân viên mới.

Chi phí ẩn sẽ phát sinh trong doanh nghiệp nếu doanh nghiệp sắp xếp nhân sự không khoa học

4.9 Dự đoán không chính xác nhu cầu thị trường

Không theo sát nhu cầu thực tế của thị trường khiến doanh nghiệp mắc phải nhiều sai lầm trong chiến lược sản xuất và phân phối sản phẩm. Điều này dẫn đến tình trạng sản phẩm không thể bán được gây lãng phí:

Nguyên vật liệu sản xuất.

• Chi phí tồn kho.
• Chi phí bảo quản sản phẩm.
• …

Bởi vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường và đưa ra những dự đoán chính xác thay vì dựa vào kinh nghiệm hoặc nhận định mang tính chủ quan. Cách làm này không thể thu về những số liệu và kết quả phân tích thực tế cho doanh nghiệp nên cần loại bỏ ngay.

4.10 Quản trị chuỗi phân phối kém

Quản trị phân phối bao gồm tất cả những hoạt động liên quan đến đầu ra của sản phẩm như: marketing, chuyển sản phẩm đến nơi tiêu thụ, giao sản phẩm cho khách hàng, kiểm kê sản phẩm tồn kho,... Nếu quản trị phân phối không hiệu quả thì sẽ phát sinh rất nhiều thao tác dư thừa gây tốn kém chi phí.

Quản trị chuỗi phân phối kém cũng là nguyên nhân sinh ra chi phí ẩn trong doanh nghiệp

5. 6 nguyên tắc “vàng” giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí ẩn

Chi phí ẩn thường được ví như “quả bom nổ chậm”, chỉ cần thờ ơ một chút là doanh nghiệp đã “đau đầu” với vô số khoản phát sinh. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp muốn tối ưu hóa lợi nhuận thì phải kiểm soát chặt chẽ tất cả chi phí, đặc biệt là 10 loại chi phí ẩn như bài viết vừa chia sẻ ở trên.

• Tinh gọn toàn bộ hoạt động sản xuất nhằm rút ngắn khoảng thời gian chờ đợi và triển khai công việc của mỗi nhân công.
• Theo dõi và dự báo liên tục, chính xác về nhu cầu của thị trường để xây dựng kế hoạch nhập đủ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Đây cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp tránh bị dư thừa thành phẩm; tiết kiệm thời gian, nhân lực và nguyên vật liệu.
• Thường xuyên đổi mới công nghệ và cải tiến quy trình sản xuất để giảm thiểu những phần việc cần nhiều nguyên vật liệu, thời gian và nhân lực. Bằng cách này, năng suất sản xuất của doanh nghiệp cũng tăng đáng kể, sớm hoàn thành mọi mục tiêu do doanh nghiệp đề ra.
• Cập nhật liên tục những thay đổi của quy định pháp liên quan đến toàn bộ hoạt động trong doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có căn cứ để kịp thời cụ thể hóa quy trình hoạt động và hệ thống quy chế.
• Đảm bảo dự báo chính xác nhu cầu tiêu thụ của khách hàng và độ phủ của sản phẩm trên thị trường để chủ động trong kế hoạch sản xuất, hạn chế tình trạng dư thừa/thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc sản phẩm.
• Xây dựng hệ thống quản trị phân phối hoàn chỉnh để thông suốt giữa 3 yếu tố: nhà sản xuất - nhà phân phối - điểm bán lẻ.

Doanh nghiệp cần kiểm soát chi phí ẩn để cải thiện hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh

6. Cách tính chi phí ẩn trong kinh doanh nhanh chóng, chính xác

Khó quản lý và tính toán chính là 2 điểm hạn chế của chi phí ẩn. Bởi vậy, thời điểm hiện tại vẫn chưa có một công thức cụ thể nào được đưa ra để tính toán chi phí ẩn của doanh nghiệp. Nguyên nhân của vấn đề này là:

• Trong doanh nghiệp tồn tại rất nhiều chi phí ẩn.
• Ngoài một số loại chi phí ẩn dễ tính toán thì doanh nghiệp cũng có một số loại không thể định lượng bằng giá trị tiền tệ.

Nếu muốn tính toán chi phí ẩn, bạn cần căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau. Hoặc bạn cũng có thể gắn một số tiền cụ thể với một loại chi phí ẩn bất kỳ để xác định tương tối phần lợi nhuận thu được từ việc bán/cho người khác thuê. Khoản lợi nhuận đó chính là chi phí ẩn mà bạn đang cố gắng tính toán.

Tính chi phí ẩn của doanh nghiệp phải căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau của từng doanh nghiệp

Nhằm giúp bạn hiểu tường tận về cách tính chi phí ẩn trong kinh doanh, bài viết sẽ gửi đến bạn 2 ví dụ ngắn gọn.

• Ví dụ 1: Bạn sở hữu một mảnh đất có thể cho người khác thuê với giá 50 triệu đồng mỗi tháng. Nhưng thay vì cho thuê thì bạn lại sử dụng mảnh đất đó để phục vụ hoạt động kinh doanh của mình. Suy ra, chi phí ẩn của việc dùng mảnh đất mỗi tháng chính là 50 triệu đồng.
• Ví dụ 2: Doanh nghiệp sở hữu 3 chiếc máy in A4 màu đơn năng và nếu cho thuê thì sẽ thu về 30 triệu đồng/tháng. Tương tự như trên, doanh nghiệp cũng dùng máy như một nguồn lực để vận hành kinh doanh. Do đó, chi phí ẩn của doanh nghiệp trong tháng đúng bằng 30 triệu đồng.

7. Kết luận

Mong rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu chi phí ẩn là gì và nắm chắc 10 loại chi phí ẩn phổ biến trong kinh doanh. Chi phí ẩn chính là tác nhân khiến kết quả kinh doanh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp bị giảm sút nhanh. Bạn muốn doanh nghiệp phát triển bền cùng thì hãy thường xuyên giám sát toàn bộ hoạt động để phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây lãng phí!