Cấn trừ công nợ là gì? Yếu tố liên quan đến cấn trừ công nợ

Trên thực tế, cấn trừ công nợ không phải là một khái niệm quá quen thuộc đối với nhiều người, đặc biệt là những người ngoài ngành. Vậy cấn trừ công nợ là gì? Làm sao để hạch toán cấn trừ công nợ? Hãy đọc ngay bài viết sau cùng Haravan để tìm ra câu trả lời!

1. Cấn trừ công nợ là gì?

Cấn trừ công nợ là hoạt động nhằm xác định lại nghĩa vụ công nợ giữa hai hoặc nhiều bên

Cấn trừ công nợ là gì? Hiểu một cách đơn giản, cấn trừ công nợ (hay bù trừ công nợ) là một hoạt động thường thấy của doanh nghiệp, nhằm xác định lại nghĩa vụ công nợ giữa hai hoặc nhiều bên (những đơn vị này sẽ vừa đóng vai trò là người mua, vừa là người bán).

Hoạt động đó có thể là một hoạt động mua bán, một loại giao dịch, cung cấp dịch vụ, hàng hóa giữa các đơn vị với nhau. Trong quá trình hợp tác, nếu có bất kỳ một phát sinh giao dịch nào đó thì hai bên sẽ phải tạo biên bản bù trừ công nợ.

Ví dụ về cấn trừ công nợ giữa 2 bên A và B. A nợ B một khoản tiền là 150 triệu, bên B cũng nợ A 200 triệu. Lúc này, A và B sẽ cấn trừ công nợ với nhau để xác định khoản thanh toán cuối cùng.

Đối với một bên vừa là người bán, vừa là người mua sản phẩm thì họ vừa phải thu nợ và trả nợ. Để bù trừ công nợ, nhân viên kế toán cần:

• Xác định các loại chứng từ công nợ của đối tượng
• Tiến hành bù trừ giữa công nợ phải thu và phải trả
• Cập nhật công việc cấn trừ công nợ vào sổ theo dõi riêng.

Hàng tháng, các đơn vị sẽ tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ, bao gồm: số dư đầu kỳ, phát sinh có trong tháng và tổng tiền trong tháng. Lúc này, kế toán sẽ cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ mua hàng của các đơn vị thành viên cần đối chiếu công nợ.

2. Các chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ

Bạn cần phải có đầy đủ các loại chứng từ theo đúng quy định sau đây nếu muốn thực hiện cấn trừ công nợ:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hợp đồng phải được ghi rõ, cụ thể về hình thức thanh toán bù trừ công nợ.
• Hóa đơn giá trị gia tăng VAT
• Các loại chứng từ/ biên bản giao hàng, xuất kho
• Các loại chứng từ/ biên lai thanh toán (phiếu chi, phiếu thu nếu xảy ra chênh lệch ít hơn 20 triệu và giấy báo nợ nếu chênh lệch 20 triệu đồng).
• Các chứng từ/ biên bản đối chiếu công nợ của cả 2 bên
• Các chứng từ/ biên bản bù trừ công nợ đã được 2 bên xác nhận rõ ràng

3. Những lưu ý khi đối chiếu, cấn trừ công nợ

3.1 Lưu ý khi đối chiếu công nợ

Lưu ý khi đối chiếu công nợ

• Việc thực hiện đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện khi một bên đã hoàn thành nghĩa vụ quy định trong hợp đồng và bên còn lại chưa thanh toán.
• Quy trình đối chiếu công nợ sẽ được thực hiện cho toàn bộ số tiền trong quá trình thực hiện hợp đồng.
• Các loại sổ sách, hóa đơn, chứng từ cần được kiểm tra và hạch toán một cách chính xác để giảm thiểu tối đa sai sót, thất thu trong quá trình giao dịch.
• Số hợp đồng, hóa đơn, công nợ và tiền thanh toán hay chưa đều phải được giải trình cụ thể và chi tiết kèm theo tài liệu chứng minh và đối chứng.
• Kết luận cần được cả 2 bên ký và xác nhận.

3.2 Lưu ý khi cấn trừ công nợ

Lưu ý khi cấn trừ công nợ

• Cấn trừ công nợ thường được diễn ra khi cả 2 bên mua bán đều bỏ tiền làm hợp đồng. Tuy nhiên, để quyền lợi của 2 bên được đảm bảo cũng như hạn chế tối đa rủi ro, việc quyết toán thường chưa được thực hiện do cần xác định lại khoản bù trừ công nợ cho bên còn lại.
• Công nợ phát sinh tăng thường sẽ cần đính kèm theo hóa đơn và biên bản giao nhận. Điều này giúp bạn có thể chứng minh được rằng bên đối tác đã chi trả tiền nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng.
• Công nợ sẽ được diễn giải theo 3 loại số dư đầu kỳ: số tăng, số giảm và số dư cuối kỳ.
• Trong quá trình cấn trừ công nợ, chỉ được tiến hành cấn trừ công nợ cho cùng một đối tượng.
• Công nợ phát sinh giảm chính là khoản tiền chiết khấu thanh toán so với tổng số tiền thanh toán.

4. Mẫu biên bản cấn trừ công nợ

Mẫu biên bản cấn trừ công nợ

Biên bản cấn trừ công nợ cần đảm bảo các tiêu chí sau:

• Tên biên bản: Biên bản cấn trừ công nợ
• Đầy đủ thông tin: ngày lập biên bản, chính xác giờ, phút, ngày...tháng…năm…
• Nội dung thông tin của các bên liên quan:

Địa chỉ

Liên hệ: SĐT, email,...

Người đại diện

• Nội dung biên bản:

Tổng số tiền vay

Số tiền vay sẽ được cấn trừ công nợ như thế nào?

Sau khi cấn trừ công nợ thì còn nợ hay không

• Ký tên: Đầy đủ chữ ký của 2 bên

5. Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Cách hạch toán cấn trừ công nợ

Quản lý công nợ là một việc vô cùng quan trọng trong kinh doanh, bởi nó có thể tác động mạnh mẽ đến sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn chưa thực sự nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý công nợ. Điều đó khiến nhiều doanh nghiệp dần bị áp lực về dòng tiền và đương nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến thành quả kinh doanh. Doanh nghiệp cần chú ý các loại công nợ sau:

• Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ,… phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ người bán nhưng chưa thanh toán.
• Các khoản phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
• Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân,… Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.
• Các khoản phải thu khác: thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng,… đã được xử lý bồi thường.

Do đó, ta cần lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình cần phải đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức và thời gian nhắc nhở khách hàng,…

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất, nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá,… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

Bên cạnh đó, bộ phận kế toán công nợ cũng phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

6. Các chính sách, quy định liên quan tới thanh toán cấn trừ công nợ

Các chính sách, quy định liên quan tới thanh toán cấn trừ công nợ

Căn cứ theo khoản 10 điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định các trường hợp không dùng tiền mặt được khấu trừ thuế GTGT:

• Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba (3) bên làm căn cứ khấu trừ thuế.
• Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc nhờ người mua chi hộ.

Căn cứ tại quy định khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định các khoản được trừ khi tính thuế TNDN:

Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn quá trình kinh doanh (từ bán hàng, vận đơn đến quản lý công nợ) khiến việc vận hành trở nên đơn giản, hiệu quả hơn thì doanh nghiệp có thể sử dụng “Phần mềm quản lý thu chi, công nợ và tài chính bán hàng” của Haravan.

Phần mềm quản lý thu chi, công nợ và tài chính bán hàng Haravan

Phần mềm có những tính năng vượt trội có thể kể đến như:

• Quản lý thu chi chi tiết, chính xác: Ghi lại tất cả giao dịch thu chi chi tiết, rõ ràng từ tiền thu của khách hàng, chi phí trả nhà cung cấp đến các khoản tiền thu và chi bên ngoài như chi phí thuê mặt bằng, chi phí sinh hoạt ngay trên phần mềm thu chi Haravan giúp quản lý chặt chẽ và tránh thiếu sót. Dễ dàng tìm kiếm, phân loại giao dịch thu chi với bộ lọc nâng cao.
• Theo dõi được khoản nợ phát sinh và khoản nợ đã trả đối với từng Nhà cung cấp theo khoảng thời gian nhất định, khoản nợ nào cần ưu tiên trước để điều phối dòng tiền hợp lý. Đồng thời phần mềm quản lý công nợ Haravan tự động ghi nhận phiếu thu chi khi thanh toán nợ.
• Tất cả mọi thông tin bán hàng, thu chi, công nợ, tài chính… được thể hiện qua các biểu đồ chi tiết, trực quan giúp chủ shop có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình bán hàng và quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả hơn.
• Toàn bộ số liệu kinh doanh như Doanh thu, Chi phí, Lợi nhuận, Công nợ, Thu Chi…được phản ánh qua các báo cáo định kỳ trên phần mềm quản lý tài chính Haravan giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và thất thoát khi dùng sổ sách hay ghi chép thủ công, đặc biệt khi lượng giao dịch tăng đột biến.

Tuy nhiều chức năng là vậy nhưng phần mềm quản lý thu chi, công nợ và tài chính bán hàng của Haravan lại rất dễ dàng sử dụng. Người dùng chỉ cần sử dụng vài thao tác cơ bản trong vài lần là có thể dễ dàng làm quen cũng như sử dụng phần mềm.

Chính vì những ưu điểm nổi trội của phần mềm quản lý thu chi, công nợ và tài chính bán hàng Haravan mà các ứng dụng khác khó có được, nhiều doanh nghiệp lớn như The Coffee House, Juno, Vinamilk,... đã tin tưởng sử dụng. Đây là phần mềm quản lý thu chi, công nợ và tài chính bán hàng mà các nhà kinh doanh nên cân nhắc tìm hiểu đầu tiên nếu muốn có một phần mềm đầy đủ chức năng và tiện lợi, dễ dàng sử dụng.

7. Tổng kết

Bài viết trên Haravan đã giúp bạn trả lời câu hỏi “Cấn trừ công nợ là gì?”, “Làm sao để hạch toán cấn trừ công nợ?” Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ hiểu hơn về cấn trừ công nợ cũng như các vấn đề liên quan đến nội dung này.

--------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Tìm hiểu doanh thu thuần là gì? Công thức tính doanh thu thuần chuẩn
• Lợi nhuận gộp là gì? Công thức tính lợi nhuận gộp cho doanh nghiệp
• Đòn bẩy tài chính là gì? Vai trò của công cụ này đối với doanh nghiệp