Top những phần mềm quản lý nhà trọ hiệu quả và miễn phí

Loại hình kinh doanh nhà trọ đã phổ biến từ rất lâu, nhiều người lựa chọn cho thuê nhà trọ để kiếm thêm thu nhập cho bản thân. Tuy nhiên khi muốn mở rộng kinh doanh và phát triển hệ thống phòng trọ ở nhiều địa phương thì gặp nhiều rắc rối. Điều cản trở đó chính là khoảng cách xa khiến việc điều hành trở nên khó khăn. Vậy hãy cùng Haravan tìm hiểu những phần mềm có thể quản lý nhà trọ từ xa nhé.

1. Quản lý nhà trọ từ xa có được hay không?

Quản lý phòng trọ từ xa chỉ với điện thoại

Việc kinh doanh phòng trọ, căn hộ cho thuê đang ngày trở nên phổ biến và đặc biệt tại những thành phố lớn, đông dân. Việc ngày càng tối ưu được những tiện ích cho người thuê trọ và có thể mở rộng địa bàn kinh doanh thì rất khó khăn. Điều bất cập nữa đó chính là nếu số lượng phòng trọ quá nhiều hoặc ở quá xa nơi chủ trọ sinh sống thì rất khó để quản lý. Với những phương pháp tính toán và kiểm soát bằng sổ sách truyền thống sẽ tốn nhiều thời gian và chi phí vì thế giải pháp hoàn hảo nhất là sử dụng phần mềm quản lý phòng trọ từ xa.

2. Những lợi ích khi dùng phần mềm quản lý nhà trọ

2.1 Tính toán chính xác tuyệt đối

Ứng dụng quản lý phòng trọ có tích hợp chức năng tính toán vì vậy sẽ tránh được những sai sót trong việc tính tiền điện, nước….Không những tính được chính xác số tiền điện, nước mà còn lưu trữ được chỉ số điện, nước của tất cả các tháng sẽ. Nếu chủ trọ thấy sự bất thường có thể dễ dàng kiểm tra lại. Điều này giúp quản lý nhà trọ dễ dàng, khoa học hơn. Ngoài ra việc quản lý các dữ liệu về tiền bạc, thông tin của khách hàng đều cập nhật tự động và không cần phải tự nhập tay như truyền thống.

Tính toán chính xác một cách nhanh chóng

2.2 Tiết kiệm thời gian hiệu quả

Quản lý nhà trọ cho thuê giúp tiết kiệm thời gian khi không cần bỏ ra nhiều chi phí để thuê nhân viên quản lý vì đã có phần mềm hỗ trợ. Bên cạnh đó khi có vấn đề cần kiểm tra thì chủ trọ có thể chủ động dò trên phần mềm mà không cần qua nhân viên. Một lợi ích nữa của việc dùng phần mềm để quản lý đó là chủ trọ không cần phải có mặt 24/7 tại nhà trọ để quan sát vì một thiết bị có kết nối với camera.

2.3 Tự động thông báo và xuất báo cáo

Quản lý nhà trọ online thì chủ trọ lo sợ nhất đó là việc giao tiếp với cư dân vì không thể gặp trực tiếp. Tuy nhiên hiện nay có thể gửi những thông tin đến khách hàng một cách dễ dàng, những thông tin về thông báo thu tiền, thông báo giảm tiền điện nước, thông báo phòng tránh dịch bệnh,…

3. Các app quản lý nhà trọ hiệu quả và miễn phí

3.1 Ứng dụng quản lý Nam Việt

Ứng dụng quản lý phòng trọ Nam Việt có thiết kế khá đơn giản, dễ dàng sử dụng và người dùng có thể thao tác nhanh chóng. Hỗ trợ chủ trọ theo từng khu vực và không giới hạn vùng. Không chỉ quản lý khu trọ theo khu vực, phần mềm Nam Việt còn hỗ trợ thống kê doanh thu hàng tháng, số lượng người thuê của mỗi phòng hay các dịch vụ đi kèm chuẩn xác hơn. Hiện nay phần mềm quản lý Nam Việt đã có hơn 4000 khách hàng tin dùng phần mềm của họ. Khách hàng của họ chủ yếu là nhà trọ dành cho sinh viên, khách sạn, tòa nhà cho thuê văn phòng,... ở Sài Gòn và khắp các tỉnh thành lân cận

3.2 Ứng dụng DigiStay

Digistay là app quản lý phòng trọ có thể sử dụng trên cả IOS và Android hoàn toàn miễn phí điều này giúp tiết kiệm một khoản chi phí cho chủ trọ. Thêm vào đó Digistay cũng tích hợp nhiều tính năng cơ bản tự động tính tiền nhà, thông báo thu tiền phòng trọ, đăng bài tìm khách thuê phòng khi có phòng trống...Đây là phần mềm phù hợp với nhiều mô hình cho thuê khác nhau từ quy mô nhỏ đế quy mô lớn.

Ứng dụng Digistay quản lý phòng trọ

3.3 Ứng dụng quản lý nhà trọ Landsoft

Phần mềm quản lý trọ Landsoft được phát triển bởi công ty DIP Vietnam. Giao diện được thiết kế hướng đến sự toàn diện, khép kín và chính xác sẽ đem đến trải nghiệm cho người dùng tốt nhất. Ngoài ra Landsoft giúp tăng tính chính xác trong việc tính toán số liệu điện nước, tiền nhà và đưa mức rủi ro xuống mức thấp nhất.

Phần mềm quản lý nhà trọ Lansoft

3.4 Ứng dụng Khutro

Tuy mới ra mắt gần đây nhưng phần mềm quản lý phòng trọ trên điện thoại Khutro đang được đánh giá cao và nhận được sự đón nhận của nhiều khách hàng. Ứng dụng có thể phù hợp và tương thích với nhiều mô hình cho thuê khác nhau.

Ứng dụng Khutro giúp quản lý phòng hiệu quả

3.5 Ứng dụng Simple House

Simple House được ra đời để đáp ứng nhu cầu thực tế của cá nhân, doanh nghiệp cho thuê nhà, phòng trọ, chung cư mini và là ứng dụng quản lý căn hộ cho thuê hoàn toàn miễn phí. Ứng dụng quản lý phòng trọ này được phát triển nhằm giúp việc quản lý tính toán tiền phòng, dịch vụ hoàn toàn chính xác, tiết kiệm thời gian ghi chép, thống kê dữ liệu.

Quản lý nhà trọ hiệu quả với Simple House

4. Kinh nghiệm quản lý nhà trọ online mà bất cứ ai cũng cần biết

4.1 Khó khăn trong việc quản lý người thuê trọ

Những khách hàng thường xuyên thuê trọ hầu hết chính là học sinh sinh viên, người có thu nhập thấp, các gia đình trẻ,… Với đối tượng khách thuê nhiều thành phần, ở nhiều độ tuổi đôi khi gây ra những phức tạp nhất định. Khi khách thuê tổ chức vui chơi, ăn nhậu, hay có những hoạt động gây ồn ào, ảnh hưởng tới người khác, thậm chí là trái pháp luật,… hoàn toàn có thể xảy ra. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến cả dãy phòng trọ và cả chủ trọ. Vì vậy trước khi cho thuê trọ thì cần nên lường trước được các vấn đề có thể xảy ra để có phương án dự phòng.

Quản lý khách thuê trọ hiệu quả

4.2 Nguy cơ thua lỗ với chi phí vận hành lớn

Cho thuê phòng trọ không phải lúc nào cũng có lãi và mang lại nguồn thu lớn.Thực tế là có những trường hợp chịu cảnh thua lỗ khi kinh doanh nhà trọ bởi chi phí vận hành quá lớn gây ra. Vì thế trước khi kinh doanh cần phải có kế hoạch và tìm hiểu rõ ràng để giảm thiểu những rủi ro. Có thể tính toán trước những chi phí sau như tiền điện, tiền nước, tiền mạng, truyền hình, hay khấu hao nhà trọ, thiết bị hư hỏng, thuế kinh doanh, lãi ngân hàng (nếu đi vay),… Có rất nhiều chi phí mà chủ phòng trọ phải chi hàng tháng. Vì vậy nếu như lượng khách thuê không ổn định thì sẽ xảy ra trường hợp thua lỗ, phải bỏ tiền túi ra bù vào hoàn toàn có khả năng xảy ra.

4.3 Làm hợp đồng cho thuê đầy đủ và chi tiết

Để có thể ràng buộc được người thuê và chủ trọ thì cần đến bản hợp đồng cho thuê, đây cũng là bước vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý phòng trọ. Việc ký hợp đồng cho thuê giúp bảo vệ tốt nhất cho quyền lợi của hai bên, người chủ trọ có thể nắm bắt thông tin cá nhân của khách thuê được chi tiết và chính xác. Bản hợp đồng đầy đủ sẽ bao gồm thông tin cá nhân, quy định khi thuê nhà, thời gian của hợp đồng, hay tiền thuê nhà hàng tháng,… cùng mọi thông tin liên quan đều được thể hiện. Điều đó giúp ích cho cả người thuê và người cho thuê, hạn chế những phát sinh, những mâu thuẫn hay tranh chấp có khả năng xuất hiện.

Hợp đồng thuê nhà giúp bảo vệ quyền lợi cho hai bên

4.4 Làm thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ và đóng thuế

Bất cứ loại hình kinh doanh nào thì cũng cần tuân theo quy định của Pháp luật cần tiến hành đăng ký kinh doanh và đóng thuế đầy đủ. Khi những thủ tục đăng ký kinh doanh được hoàn tất thì chủ trọ có thể an tâm khi có đoàn kiểm tra, hay việc tốn chi phí nộp phạt,…

5. Những lưu ý cho người mới kinh doanh nhà trọ

5.1 Thái độ không nên quá dễ tính

Khi giao tiếp và ứng xử với khách hàng cần có thái độ niềm nở và thân thiện để có được cảm tình, sự yêu mến của họ. Tuy nhiên khi có những vấn đề xảy ra thì cần phải cương quyết và công tư phân minh để kiểm soát không cho khách hàng quấy phá. Việc khách thuê thấy chủ nhà dễ tính thậm chí họ có thể lợi dụng vào tình cảm, sự khách sáo ấy để làm những chuyện không tốt ví dụ như không trả tiền thuê phòng, yêu cầu quá đáng… là điều có thể xảy ra. Khi điều này xảy ra sẽ vô cùng khó xử vì thế ngay từ ban đầu chủ trọ không nên quá dễ tính để khách hàng lấn nước.

5.2 Lựa chọn mô hình kinh doanh đúng ngay từ đầu

Để kinh doanh hiệu quả nhất thì nên có sự tìm hiểu kỹ càng và lựa chọn được mô hình kinh doanh phù hợp. Chọn mô hình kinh doanh sao cho phù hợp với điều kiện kinh tế, khả năng quản lý và hướng tới đối tượng người thuê thích hợp sẽ giúp việc cho thuê nhà trọ đem tới lợi nhuận cao nhất. Vấn đề này cần được chủ đầu tư tính toán, cân nhắc và xem xét cẩn trọng, kỹ lưỡng. Một khi đã kinh doanh đúng mô hình và áp dụng được những thế mạnh, sở trường của mình thì chủ trọ sẽ tránh được những sai sót không đáng có.

6. Kết luận

Những thông tin về cách quản lý nhà trọ đã được Haravan giới thiệu trong bài viết trên một cách chi tiết và đầy đủ. Trong quá trình quản lý phòng trọ sẽ gặp những vấn đề phát sinh như khách hàng cư xử mất kiểm soát, mô hình chưa phù hợp…Những vấn đề trên đều có phương án giải quyết trên bài viết. Hy vọng rằng bạn sẽ kinh doanh thành công và hiệu quả.

-----------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Quản lý bán hàng là gì?
• Cách quản lý bán hàng giúp tăng doanh thu nhanh chóng
• Hướng dẫn cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn