Hướng dẫn cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn

Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng là điều vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và trơn tru. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách xây dựng hệ thống quản lý khoa học, chuyên nghiệp, tối ưu chi phí và thời gian. Hôm nay, hãy cùng Haravan tìm hiểu rõ hơn nhé!

1. Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Hệ thống quản lý bán hàng là những quy trình được tiến hành một cách đồng loạt theo một quy chuẩn chung đồng nhất, giúp việc kinh doanh được vận hành trơn tru, không xảy ra xáo trộn hay sai sót.

Theo đó, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống quản lý bán hàng bằng thủ công (sử dụng sức người) hoặc bằng những phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

Hệ thống quản lý bán hàng là quy chuẩn chung giúp mọi khâu vận hành được diễn ra suôn sẻ.

2. Vai trò của việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng, có khả năng quyết định mọi sự thành bại của doanh nghiệp. Bởi nếu hệ thống quản lý bán hàng không được xây dựng đạt chuẩn sẽ ảnh hưởng đến các quy trình khác, làm cho việc bán hàng bị gián đoạn, vận hành không trơn tru, chậm trễ tiến độ, ảnh hưởng doanh thu.

Ngược lại, việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tốt sẽ mang lại rất nhiều lợi ích, cụ thể:

• Giúp người kinh doanh dễ dàng vận hành và quản trị toàn bộ việc kinh doanh.
• Giảm rủi ro gian lận, thất thu nhờ vận hành theo quy trình đồng nhất.
• Chủ kinh doanh dễ dàng nhìn nhận, đánh giá hiệu quả kinh doanh, từ đó đề ra các chiến lược phát triển doanh nghiệp phù hợp hơn.

Nhờ hệ thống quản lý bán hàng, doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ khâu vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu tình trạng sai sót.

3. Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng lẻ chuẩn nhất

Để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng nhất quán, người kinh doanh phải đảm bảo xây dựng từng quy trình quản lý bán hàng hiệu quả. Cụ thể gồm:

3.1 Quản lý sản phẩm

Mỗi sản phẩm nên có một mã vạch theo một nguyên tắc chung thống nhất, đảm bảo tiêu chí là tối giản dễ nhớ; chỉ chứa số; dễ dàng nhận biết được loại hàng hóa, vị trí, nguồn gốc khi nhìn vào mã vạch.

3.2 Quản lý kho hàng

Kho hàng luôn phải được cập nhật các số liệu về hàng xuất - nhập - tồn một cách liên tục, tránh thất thoát, gian lận, làm ảnh hưởng đến doanh thu.

>>> Bài viết cùng chủ để: Quản lý kho là gì? 10 cách để bạn quản lý kho hiệu quả

3.3 Quản lý khách hàng

Cần phải chú trọng nhất bởi khách hàng là những người mang lại lợi nhuận, quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần quản lý các dữ liệu người tiêu dùng, từ đó có các chính sách, ưu đãi và chiến lược kinh doanh phù hợp cho từng tệp khách hàng.

3.4 Quản lý quy mô áp dụng

Doanh nghiệp cần xác định rõ quy mô, phạm vi cần áp dụng theo quy chuẩn chung của hệ thống.

3.5 Quản lý nhân viên

Nhân viên phải được phân quyền để hạn chế gian lận. Đồng thời, cần được đào tạo bài bản để hiểu rõ về cơ chế vận hành, từ đó trở thành một phần trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý bán hàng thêm vững chắc.

Cần phải quản lý chặt chẽ từng quy trình hoạt động mới có thể xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn nhất.

4. Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng theo chuỗi

Khi bán hàng theo chuỗi, bên cạnh xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chặt chẽ cho từng chi nhánh, chủ doanh nghiệp cũng cần tập trung vào các vấn đề sau:

4.1 Chú trọng khâu quản lý hàng hóa nhập khẩu, điều chuyển

Người chủ kinh doanh phải đồng bộ tất cả hàng hóa của từng chi nhanh gồm số lượng nhập, xuất, tồn kho thành 1 hệ thống dữ liệu chung đồng nhất. Từ đó, việc quản lý hàng hóa sẽ dễ dàng và tránh sai sót hơn.

4.2 Đánh giá và so sánh hiệu quả hoạt động của các chi nhánh

Dựa vào thống kê của từng chi nhánh, chủ kinh doanh có thể xem xét, đánh giá và so sánh hiệu quả kinh doanh. Từ đó thấy được tiềm năng và rủi ro của từng chi nhánh để kịp thời điều chỉnh chiến lược.

4.3 Phân quyền nhân viên

Phân quyền nhân viên là điều cần thiết trong xây dựng hệ thống quản lý bán hàng theo chuỗi, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, phân chia công việc cũng dư hạn chế tối đa khả năng gian lận, trộm thông tin.

Để có một hệ thống quản lý theo chuỗi đồng bộ thì việc kết nối, tổng hợp toàn bộ thông tin từng chi nhánh phải được ưu tiên hàng đầu.

Có thể thấy, để xây dựng hệ thống quản lý bán hàng, chủ kinh doanh phải đảm bảo nắm rõ mọi dữ liệu dù nhỏ nhất. Tuy nhiên, với nguồn dữ liệu khổng lồ của các doanh nghiệp, việc quản lý theo cách thủ công là điều không thể bởi nó sẽ dễ gây ra sai sót, tốn kém thời gian, chi phí và nguồn lực, từ đó làm ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình kinh doanh.

Vì vậy, để đảm bảo quản lý tốt những quy trình trên, từ đó giúp xây dựng hệ thống quản lý bán hàng thêm chặt chẽ, hầu hết các doanh nghiệp lớn và nhỏ ngày nay đều sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

Một phần mềm quản lý bán hàng đa kênh được rất nhiều tập đoàn lớn như Vinamilk, Biti’s, The Coffee House... tin dùng như một trợ thủ đắc lực trong việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng hiện nay là Haravan Omnichannel.

Với Haravan Omnichannel, mọi thông tin, dữ liệu của tất cả các cửa hàng sẽ được tổng hợp trên một phần mềm duy nhất, giúp chủ kinh doanh dễ dàng theo dõi và đánh giá. Đồng thời, nhờ phân tích được nhu cầu và hành vi người tiêu dùng trên từng kênh, phần mềm có thể đề xuất các giải pháp bán hàng đa kênh phù hợp, giúp tối ưu trải nghiệm người dùng từ mạng xã hội (Facebook, Zalo, Instagram...), Website, sàn thương mại điện tử (Tiki, Shopee, Lazada) đến các cửa hàng bán lẻ Offline hiệu quả..

Ngoài ra, Haravan Omnichannel còn sở hữu các tính năng ưu việt khác như tự động tiếp nhận và xử lý đơn hàng; quản lý nhân viên; giám sát tồn kho, số lượng hàng hóa xuất - nhập; lập bản thống kê tự động về doanh thu, số lượng đơn, mức độ phát triển của từng kênh và mọi kênh,... Nhờ đó, phần mềm giúp doanh nghiệp giảm bớt nỗi lo khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chặt chẽ, chuyên nghiệp cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí để đẩy mạnh nguồn lực vào phát triển kinh doanh.

Haravan Omnichannel giúp đơn giản hóa việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng nhờ những tính năng ưu việt.

Trên đây là những thông tin về cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng chuẩn nhất. Hy vọng qua những thông tin trên đã giúp doanh nghiệp có thêm nhiều thông tin hữu ích góp phần xây dựng công ty thêm phát triển, đạt được những mục tiêu trong tương lai.

>>> Xem thêm:

• Bỏ túi những cách quản lý bán hàng giúp tăng doanh thu hiệu quả
• 10 cách giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh tổn thất
• Hướng dẫn xây dựng hệ thống bán hàng hiệu quả nhất