Ngân sách là gì và cách sử dụng hiệu quả để phát triển doanh nghiệp

Cụm từ ngân sách doanh nghiệp, ngân sách gia đình hay ngân sách nhà nước chắc hẳn không còn quá xa lạ với các bạn nhỉ. Vậy thì các bạn có tò mò rằng ngân sách là gì? Và những con số và dữ liệu trên phản ánh tình hình hoạt động của công ty hay cơ quan nhà nước được hay không? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Ngân sách là gì?

Ngân sách là dự đoán số tiền bạn sẽ kiếm được và chi tiêu trong một khoảng thời gian

Ngân sách là kế hoạch thu và chị được xác định từ ban đầu của những đối tượng như hộ gia đinh, doanh nghiệp và chính phủ. Hay đơn giản hơn đó là số tiền mà bạn ước tính sẽ kiếm được và chi tiêu trong một khoảng thời gian cố định. Khi lập ngân sách cần phải liệt kê đầy đủ các khoản chi tiêu để thông tin được chính xác nhất. Sau đây là những loại ngân sách mà chúng ta thường thấy:

• Ngân sách tổng thể (master budget): Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.

• Ngân sách hoạt động (operating budget): Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

• Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.

• Ngân sách tài chính (financial budget): Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi,….

• Ngân sách cố định (static budget): Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số,… có thay đổi.

Bên cạnh đó ngân sách cũng được phân làm nhiều loại như ngân sách gia đình, ngân sách nhà nước và ngân sách doanh nghiệp. Tùy vào mỗi loại hình thì ngân sách có cách tính riêng và những chức năng riêng.

2. Ngân sách doanh nghiệp có gì đặc biệt

Ngân sách doanh nghiệp là kế hoạch thu chi của công ty

Ngân sách doanh nghiệp là kế hoạch thu chi của doanh nghiệp được thể hiện thông qua vật chất hoặc tài chính trong khoảng thời gian nhất định. Bao gồm những thông tin như doanh thu bán hàng dự kiến, số tiền phải chi cho việc sản xuất, quảng cáo…Kế hoạch ngân sách sẽ là cơ sở để lập ra các kế hoạch khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy ngân sách giúp định hướng được doanh nghiệp và giúp cho công ty kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

Ba mục đích cơ bản của ngân sách doanh nghiệp như sau:

• Cung cấp các thông tin và dữ liệu để dự đoán về những khoản thu và chi đã được dự kiến từ trước. Việc tính toán từ trước sẽ giúp chúng ta biết được các khoản mục đầu tư và cách phân bổ dòng tiền hợp lý.
• Ngân sách cũng được xem như một khoản quỹ của dự án giúp kích hoạt các các hoạt động tài chính diễn ra đúng kế hoạch.
• Ngân sách cũng tạo cơ hội cho các phòng ban phối hợp làm việc từ đó thể hiện được tinh thần làm việc cao, có trách nhiệm của tập thể trong doanh nghiệp. Quá trình kiểm soát hay hoạch định sẽ có sự hiện diện bởi nhiều bộ phận của doanh nghiệp từ cấp cao cho đến cấp dưới.

3. Lợi ích của việc lập ngân sách chính xác và chi tiết

• Tránh được rủi ro: Lập ngân sách doanh nghiệp có thể dự báo trước tình hình hoạt động doanh nghiệp từ đó phản ứng đối với tình huống và sự kiện. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động chuẩn bị các phương án đối phó với các tình huống xấu có thể xảy ra.

• Chủ động nguồn lực: Việc lập ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch để phân bổ nguồn nhân lực, vật lực cho kế hoạch phát triển công ty.

• Tạo chuẩn: Ngân sách doanh nghiệp sau khi được phê duyệt sẽ được sử dụng như một bản mẫu để so sánh hoạt động của doanh nghiệp. Ngân sách giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm từng bộ phận, cá nhân trong việc thực hiện và giải quyết các vấn đề xảy ra.

Lập kế hoạch ngân sách giúp công ty tránh được nhiều rủi ro

4. Quy trình lập ngân sách doanh nghiệp chuẩn xác

Bước 1: Dự đoán dòng tiền trong kế hoạch ngân sách

Cách lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Số liệu này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.Có rất nhiều công thức được sử dụng dụng để tính dòng tiền doanh nghiệp.

• Công thức tính FCFF: Có nhiều dạng khác nhau nhưng công thức chung hay sử dụng là:

FCFF = Lợi nhuận ròng sau thuế + Khấu hao + [Chi phí vay nợ x (1 – thuế TNDN)] – (Đầu tư mới vào TSCĐ + Thay đổi vốn lưu động).

Lập bảng kế hoạch ngân sách chỉ trong vòng 5 bước đơn giản

Bước 2: Lập ngân sách vốn

Từ doanh thu dự đoán ở bước 1 trên, kế toán có thể lập ngân sách doanh nghiệp dựa vào nguồn vốn. Nói đơn giản hơn đó là dự đoán nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….Một trong những cách tính nguồn vốn phổ biến là tính chi phí vốn bình quân WACC của doanh nghiệp.

• Công thức WACC: WACC = (E/V) x KE + (D/V) x KD

Trong đó:

• KE: Chi phí sử dụng vốn cổ phần (1)

• KD: Chi phí sử dụng nợ vay (2)

• E: Giá trị thị trường của Vốn cổ phần

• D: Giá trị thị trường của Nợ vay

• V: Tổng vốn dài hạn của doanh nghiệp (V = E + D)

• Tax: Thuế suất thuế TNDN

Bước 3: Lập ngân sách và dự toán chi phí

Số vốn cần phải tính sau khi tính xong cần phải tính toán tổng chi phí cho từng dự án của doanh nghiệp. Không chỉ là chi phí thực tế mà cần tính cả chi phí phát sinh. Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.

Bước 4: Thu nhập dự kiến trong tương lai của doanh nghiệp

Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.

• Thu nhập dự kiến = Doanh thu dự kiến – Chi phí dự kiến.

Bước 5: Dự đoán tình huống

Những biến động hoặc những rắc rối sẽ xảy ra một cách bất ngờ nên bạn cần phải lường trước được chi phí phát sinh ví dụ như tiền vận chuyển tăng cao do giá xăng tăng… Trên thực tế phòng kế toán còn phải thực hiện chiến lược ngân sách cho rất nhiều phòng ban: Nhân sự, hành chính, kinh doanh,… Nên mỗi phòng ban lại có 1 phương pháp, quy trình và mẫu ngân sách riêng.

Dự đoán mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình lập ngân sách

5. Kinh nghiệm lập ngân sách cho người mới bắt đầu

Xác định thời gian bắt đầu lập ngân sách cho doanh nghiệp

Theo một nghiên cứu được thực hiện trên 2000 doanh nghiệp thì cho kết quả rằng các doanh nghiệp có năng suất cao sẽ hoàn thành ngân sách trong khoảng 25 ngày. Đối với các doanh nghiệp năng suất thấp, con số này lên đến 56 ngày hoặc nhiều hơn. Vậy thì trung bình số ngày cần để lập ngân sách là 32 ngày. Việc lập ngân sách doanh nghiệp cần có sự hợp tác giữa nhiều bộ phận, nhiều phòng ban khác nhau để đưa ra kế hoạch hoàn chỉnh nhất.

Yếu tố ảnh hưởng đến việc lập bản ngân sách doanh nghiệp

Những yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách doanh nghiệp là bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo kết quả kinh doanh (income statement) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (statement of cashflow) là ba bản báo cáo tài chính cần thiết nhất khi lập ngân sách nhằm giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và toàn diện nhất về tình trạng tài chính của công ty.

• Bảng cân đối kế toán dự đoán tài sản hiện có của doanh nghiệp, các khoản phải trả cũng như vốn cổ đông vào cuối kỳ kế toán.
• Báo cáo kết quả kinh doanh (hay còn gọi là báo cáo lãi lỗ, profit and loss statement) thể hiện lợi nhuận và các loại phí tổn dự kiến. Đây là bản báo cáo vô cùng quan trọng trong mắt các nhà đầu tư vì đây là đánh giá tình trạng tài chính của một doanh nghiệp.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phân tích dòng tiền ra vào trong doanh nghiệp. Thông thường các khoản tiền mặt được liệt kê vào một trong ba nhóm: vận hành, tài chính và các hoạt động đầu tư. Mục tiêu của bản báo cáo là nhằm phân loại tất cả giao dịch bằng tiền mặt và duy trì đủ lượng tiền nhận vào để hỗ trợ các hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

Bảng cân đối kế toán ảnh hưởng đến quá trình lập ngân sách doanh nghiệp

6. Kết luận

Vậy thì bạn đã trả lời được câu hỏi ngân sách là gì rồi đúng không nào. Việc lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp là vô cùng quan trọng vậy nên bạn đừng bỏ qua. Hy vọng rằng bài viết sẽ mang đến kiến thức hữu ích và chúc bạn kinh doanh thành công.

--------------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>>> Xem thêm:

• Chi phí kinh doanh là gì? Cách tối ưu chi phí kinh doanh hiệu quả
• Chi phí sản xuất là gì? Những yếu tố khiến chi phí sản xuất tăng cao
• Điểm hòa vốn là gì? Cách xác định điểm hòa vốn thành công trong doanh nghiệp