1. Học viện
  2. Kiến thức - Thuật ngữ
  3. Top 10 lưu ý khi thu hồi công nợ chuẩn và hiệu quả cho doanh nghiệp

Top 10 lưu ý khi thu hồi công nợ chuẩn và hiệu quả cho doanh nghiệp

TẢI NGAY EBOOK: Kinh nghiệm Livestream Facebook nghìn đơn

Cuối tháng và cuối năm là những thời điểm doanh nghiệp nào cũng dành tất cả sự tập trung vào việc thu hồi công nợ. Nếu hoạt động này không hoàn tất thì doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi tổ chức sản xuất kinh doanh trong năm mới. Bạn có ý định thành lập doanh nghiệp cho riêng mình, đừng quên tìm hiểu thật kỹ bản chất và vai trò của thu hồi nợ là gì.

1. Khái niệm hoạt động thu hồi công nợ

Thu hồi nợ được đánh giá là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp

Một trong những bài toán khó nhằn luôn khiến chủ doanh nghiệp cảm thấy “đầu đau như búa bổ” đó chính là thu hồi công nợ. Hoạt động thu hồi công nợ được hiểu là việc doanh nghiệp sẽ tiến hành thu tiền từ khách hàng, đối tác và những bên nợ khác khi đã mua và dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp nhưng chưa thanh toán theo đúng thỏa thuận hoặc hợp đồng.

2. Tầm quan trọng của hoạt động thu hồi công nợ đối với doanh nghiệp

Công nợ được chia thành nhiều loại, gồm có: công nợ phải thu, công nợ phải trả và những khoản phải thu/trả khác. Nhưng có tác động lớn nhất đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, với từng mô hình kinh doanh vẫn chính là công nợ phải thu. Vậy bạn có đang tự hỏi thu hồi công nợ đóng vai trò then chốt như thế nào không?

2.1 Quyết định trạng thái hoạt động lý tưởng của doanh nghiệp

Theo chia sẻ từ nhiều chuyên gia tài chính kinh tế, doanh nghiệp chỉ có thể đạt được trạng thái hoạt động lý tưởng trong trường hợp không còn nợ quá hạn hay không bị doanh nghiệp bất kỳ chiếm dụng vốn quá thời hạn đã quy định. Có rất nhiều doanh nghiệp phải đứng bên bờ vực phá sản chỉ vì không thu hồi được công nợ. Bởi vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng tới hoạt động này để luôn giữ được sự ổn định về mặt tài chính trong kinh doanh.

2.2 Đảm bảo lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp

Tiếp đó, thu hồi công nợ chính là hoạt động giúp doanh nghiệp đảm bảo lợi nhuận kinh doanh của mình. Doanh nghiệp kiếm lợi nhuận từ việc doanh số bán hàng, sản phẩm cho khách hàng. Thu hồi được công nợ chứng tỏ rằng doanh nghiệp không bị chiếm dụng vốn, dòng tiền hay tài chính của doanh nghiệp không chịu bất kỳ ảnh hưởng tiêu cực nào.

Thu hồi nợ giúp mỗi doanh nghiệp phát triển ổn định và đảm bảo lợi nhuận sau kinh doanh

Tuy nhiên, trong tình hình kinh tế suy thoái như hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã thực hiện hành vi chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác. Chứng cứ rõ ràng nhất chính là cố tình không thanh toán hoặc cố gắng kéo dài thời gian thanh toán đối với những khoản công nợ.

2.3 Tăng khả năng thu hồi khoản nợ thành công

Ngoài 2 vai trò quan trọng kể trên thì hoạt động thu hồi công nợ cũng hỗ trợ làm tăng khả năng thu hồi khoản nợ thành công. Có một thực tế đó là khoản nợ càng để lâu thì doanh nghiệp sẽ càng ít khó khả năng để thu hồi. Nguyên nhân là vì những bên vay nợ nếu không được doanh nghiệp nhắc nợ thường xuyên sẽ có xu hướng trì hoãn hay dành tiền để thanh toán khoản nợ khác.
Đáng quan ngại hơn, nhiều bên vay nợ còn bị mất hoàn toàn khả năng thanh toán nên bị những chủ nợ khác tiến hành khởi kiện. Tất cả tài sản của họ lại bị cơ quan chức năng có thẩm quyền cưỡng chế thi hành án. Vậy nên, họ sẽ không còn bất kỳ tài sản nào để trả nợ cho doanh nghiệp của bạn.

Thu hồi nợ theo đúng kỳ hạn giúp doanh nghiệp hạn chế được tình trạng bị khách nợ quá nhiều

3. Top 2 hình thức thu hồi nợ mà doanh nghiệp có thể áp dụng

Vậy là bài viết đã vừa giúp bạn giải đáp 2 câu hỏi thu hồi công nợ là gì và vai trò của hoạt động thu hồi công nợ trong doanh nghiệp. Mời bạn tiếp tục tìm hiểu về top 2 hình thức thu nợ hiệu quả dành cho doanh nghiệp.

3.1 Thu hồi bằng pháp lý

Hình thức thu hồi nợ đầu tiên mà bài viết muốn giới thiệu với bạn đó là dựa vào những quy định pháp luật có liên quan đến hợp đồng và giao dịch đã ký kết giữa các bên. Hình thức này mang tính ràng buộc và cưỡng chế thi hành, bao gồm hoạt động:
  • Khởi kiện.
  • Tiến hành tố giác thông qua thủ tục tố tụng tại tòa án.
  • Phối hợp với những cơ quan chức năng yêu cầu bên vay phải hoàn nợ.

3.2 Thu hồi bằng việc thương lượng

Bên cạnh hình thức thu hồi công nợ bằng pháp lý, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hình thức thương lượng, đàm phán. Hình thức này sẽ không cần tới sự tác động của bất kỳ bên thứ 3 nào hay cơ quan tài phán. Tất cả đều được thực hiện trên thiện chí, sự tự nguyện và tình thần hợp tác giữa các bên.
  • Nếu bên vay có thiện chí thanh toán nợ thì các bên chỉ cần thông qua toàn bộ tài liệu và chứng từ hợp pháp có liên quan đến công nợ.
  • Trường hợp bên vay cố tình trốn tránh và không muốn đàm phán thì người đại diện bên doanh nghiệp phải sử dụng kinh nghiệm cùng kiến thức chuyên sâu về pháp lý để phân tích, gây sức ép buộc bên vay tiến hành thanh toán nợ.

Doanh nghiệp có thể thu hồi nợ bằng cách thương lượng mềm dẻo hoặc sử dụng
pháp lý

4. Review chi tiết về cách thu hồi công nợ của doanh nghiệp

Hoạt động quản lý và thu hồi công nợ ảnh hưởng rất lớn đến sự ổn định và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Đồng thời, góp phần hạn chế những rủi ro không mong muốn trong sản xuất và kinh doanh.
Tùy theo quy mô và loại hình doanh nghiệp cũng như cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp sẽ thiết lập hoặc lựa chọn quy trình thu hồi công nợ khác nhau nhằm đảm bảo thu về hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, bất kỳ quy trình nào cũng cần tuân thủ theo pháp luật hiện hành, được triển khai cẩn thận và chính xác.
Dưới đây là ví dụ chi tiết về quy trình quản lý và thu hồi công nợ đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng:

4.1 Quy trình quản lý công nợ

  • Bước 1: Xây dựng bộ phận chuyên quản lý công nợ và chính sách chi trả cụ thể.
  • Bước 2: Xây dựng quy trình quản lý và thu hồi công nợ sát sao và chặt chẽ, bao gồm nhiều bước.
  • Bước 3: Gửi hóa đơn có kèm đề nghị thanh toán cho khách hàng bằng phương thức nhanh nhất.
  • Bước 4: Thường xuyên nhắc khách hàng thanh toán công nợ nếu phía khách hàng trả chậm.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý và thu hồi nợ khác nhau tùy theo quy mô doanh nghiệp

4.2 Quy trình thu hồi công nợ

  • Bước 1: Kế toán của doanh nghiệp cần phân tích kỹ nhân sách nội bộ để biết cần phải thu công nợ từ khách hàng tối thiểu bao nhiêu mới có thể đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh.
  • Bước 2: Kế toán tiếp tục phân loại những khách nợ thành nhiều nhóm khác nhau như nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khó đòi,...
  • Bước 3: Cân nhắc tình hình đề chọn phương thức thu hồi công nợ linh hoạt và mềm dẻo để vừa thu nợ thành công lại vừa duy trì được mối quan hệ với khách hàng.
  • Bước 4: Chủ động nhắc nhở khách hàng thanh toán khoản nợ khi thấy thời hạn thanh toán chỉ còn khoảng 10 ngày.
  • Bước 5: Khéo léo đàm phám, chăm sóc khách hàng về việc thanh toán nợ nếu khách hàng có ý định trì hoãn hoặc không muốn hoàn trả.
  • Bước 6: Khởi ra ra tòa án trong trường hợp doanh nghiệp không thể thu hồi công nợ của khách hàng.

Quy trình thu hồi nợ cần được doanh nghiệp thiết lập chặt chẽ để thu về hiệu quả cao nhất

5. Doanh nghiệp cần lưu ý những khi tiến hành thu hồi công nợ?

Với những thông tin trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ được lý do vì sao thu hồi công nợ lại luôn là hoạt động được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Trong quá trình thu hồi nợ, không phải lúc nào mọi chuyện cũng diễn ra đúng như cách mà doanh nghiệp kỳ vọng. Nếu muốn tăng tỷ lệ thu nợ thành công thì doanh nghiệp cần lưu ý 10 điểm sau đây:

5.1 Chủ động lưu trữ thông tin giao dịch dưới dạng tài liệu

Khi tiến hành bất kỳ giao dịch nào với khách hàng, doanh nghiệp cũng phải chủ động lưu trữ: hợp đồng, quyết định thu hội nợ, công văn nhắc khách trả nợ,... Đây đều là những tài liệu giá trị được dùng làm căn cứ để chứng minh độ tin cậy của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xử lý tranh chấp dễ dàng.

5.2 Gửi công văn nêu rõ chính sách thanh toán cho bên nợ

Một lưu ý quan trọng nữa mà doanh nghiệp cần ghi nhớ khi bắt đầu thu hồi công nợ đó là soạn thảo công văn nêu rõ về chính sách thanh toán nợ để gửi cho khách hàng. Đồng thời, yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận về:
  • Thanh toán nợ đúng hạn.
  • Chịu mức xử phạt trong trường hợp thanh toán chậm.
Văn bản này còn đóng vai trò như một căn cứ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho doanh nghiệp. Khi có bất kỳ tranh chấp nào xảy ra thì doanh nghiệp có thể cung cấp ngay cho cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Doanh nghiệp muốn thu hồi nợ thành công thì phải lưu trữ mọi giấy tờ liên quan đến công nợ

5.3 Thường xuyên nhắc nhở bên nợ về khoản nợ

Như bài viết đã chia sẻ trước đó, nếu doanh nghiệp không thường xuyên đề cập đến khoản nợ thì bên vay sẽ có xu hướng trì hoãn, không còn ý định trả nợ,... Bởi vậy, doanh nghiệp phải liên tục kết nối trực tiếp với người có thẩm quyền và khả năng chi trả công nợ của bên vay. Cách này giúp doanh nghiệp tránh bị lãng phí thời gian mà vẫn không giải quyết xong khoản nợ.

5.4 Thử nhiều cách khác nhau để trao đổi với bên nợ

Có rất nhiều cách thu hồi công nợ để doanh nghiệp áp dụng tùy theo từng tình huống. Mục tiêu cuối cùng và quan trọng nhất vẫn là thu hồi thành công những khoản bên vay chưa trả hết. Dưới đây là một vài hình thức mà doanh nghiệp nên thử:
  • Gọi điện thoại.
  • Gửi email nhắc nhở.
  • Đòi nợ trực tiếp.
  • Nhờ sự hỗ trợ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền can thiệp.
  • Sử dụng dịch vụ thu hồi nợ của những công ty luật hợp pháp và uy tín.
  • …

5.5 Áp dụng hình thức thu hồi nợ một cách linh hoạt

Doanh nghiệp cũng cần có sự linh hoạt trong hoạt động thu hồi khoản nợ bị treo. Với 2 hình thức thu hồi bằng pháp lý và thu hồi bằng thương lượng thì mỗi hình thức đều có những ưu, nhược điểm riêng. Tùy vào thái độ của bên nợ mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức phù hợp nhất để gia tăng cơ hội xử lý gọn ghẽ mọi khoản nợ.

5.6 Luôn giữ thái độ bình tĩnh và chuyên nghiệp

Danh sách top 10 lưu ý dành cho doanh nghiệp muốn thu hồi công nợ hiệu quả còn có thêm nỗ lực giữ sự tỉnh táo và thái độ chuyên nghiệp. Mỗi doanh nghiệp phải nhận định rõ ràng rằng thu hồi công nợ cũng chính là một loại giao dịch kinh doanh. Càng căng thẳng và “hổ báo” thì sẽ càng dễ gây ra mâu thuẫn và bất lợi trong quá trình thu nợ.

Áp dụng hình thức thu hồi nợ phù hợp cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lấy lại
khoản nợ

5.7 Yêu cầu bên nợ cam kết chính xác thời gian thanh toán

Khi thu hồi nợ, doanh nghiệp có thể cho bên vay hoãn thời gian thanh toán. Nhưng đổi lại, bên vay bắt buộc phải cam kết chính xác với doanh nghiệp về thời điểm sẽ trả nợ, trả bao nhiêu và trả thành mấy đợt. Dựa vào những điều này, doanh nghiệp tiến hành soạn thảo một văn bản chi tiết và minh bạch để bên vay ký xác nhận.

5.8 Luôn theo dõi bên nợ nếu bị từ chối cam kết thanh toán

Trong trường hợp bên vay từ chối việc chi trả khoản nợ, doanh nghiệp phải chủ động áp dụng những hình thức theo dõi tùy theo từng đối tượng. Bằng cách này, doanh nghiệp mới có thể kịp thời xử lý tình huống để hạn chế tối đa tình trạng thất thoát tài chính và dòng tiền.
  • Đối với bên vay là doanh nghiệp: theo dõi trên cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, báo cáo tài chính, thực tế tình hình hoạt động,...
  • Đối với bên vay là cá nhân: xác định chính xác địa chỉ thường trú hoặc tạm trú và nơi làm việc.

Doanh nghiệp muốn thu hồi nợ thì cũng cần theo dõi sát sao những khách hàng còn nợ

5.9 Thuê dịch vụ thu hồi nợ của những tổ chức chuyên nghiệp

Doanh nghiệp của bạn cũng có thể cân nhắc đến phương án sử dụng dịch vụ thu hồi nợ của những công ty đòi nợ thuê chuyên nghiệp. Lý do là vì họ từng có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động thu hồi công nợ doanh nghiệp nên sẽ am hiểu về những quy định liên quan đến thu hồi nợ. Nhờ vậy, hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro không đáng có trong quá trình giải quyết công nợ.

5.10 Khởi kiện bên nợ ra tòa án

Đây là giải pháp cuối cùng mà doanh nghiệp buộc phải triển khai trong tình huống đã thử tất cả giải pháp trên nhưng vẫn vô ích. Dù biết trước sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức nhưng doanh nghiệp cần lập hồ sơ để khởi kiện bên vay nhằm bảo vệ lợi ích chính đáng của mình.

Thuê dịch vụ thu hồi nợ chuyên nghiệp cũng là một cách hay mà doanh nghiệp \
nên thử

6. Kết luận

Hiểu rõ thu hồi nợ là gì, bạn sẽ có thêm kiến thức để quản trị doanh nghiệp của chính mình. Công nợ là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh dù ở bất kỳ thời điểm nào. Bởi vậy, doanh nghiệp phải luôn giữ chắc thế chủ động trong việc quản lý, kiểm soát và thu hồi công nợ. Đấy chính là bí quyết “vàng giúp doanh nghiệp ổn định tài chính, phát triển bền vững.

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

Học viện Haravan - Chia sẻ kiến thức kinh doanh online đa kênh

Ebook miễn phí

Ebook miễn phí

Bí kíp thiết kế website bán hàng Từ A-Z cho mọi chủ shop

Đăng ký tải ngay Ebook

Bài viết liên quan:

Chỉ số ROA là gì? Tìm hiểu ý nghĩa và cách xác định nhanh chỉ số ROA

Chỉ số ROA là gì? Tìm hiểu ý nghĩa và cách xác định nhanh chỉ số ROA

14/06/2023 MKT Anh
Bạn đã biết Tiki xu là gì và cách sử dụng xu của Tiki hiệu quả chưa?

Bạn đã biết Tiki xu là gì và cách sử dụng xu của Tiki hiệu quả chưa?

16/06/2023 MKT Ha
Phí thu hộ là gì? Những thông tin cơ bản về phí thu hộ

Phí thu hộ là gì? Những thông tin cơ bản về phí thu hộ

21/06/2023 MKT Ha