OKR là gì? Cách triển khai OKR cho doanh nghiệp để đạt hiệu quả tốt

OKR được xem là một thuật ngữ khá quen thuộc trong kinh doanh, tuy nhiên để thực sử hiểu được bản chất OKR là gì? thì nhiều doanh nghiệp cũng gặp phải rất nhiều khó khăn. Vậy hãy cùng Haravan tìm hiểu OKR trong kinh doanh là gì, và cách mà nó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp là như thế nào nhé!

1. OKR là gì?

OKR là phương pháp giúp liên kết nội bộ bằng Mục tiêu và Kết quả then chốt

OKR là viết tắt của cụm từ tiếng anh Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả then chốt). Đây là một phương pháp quản trị cho doanh nghiệp, nó giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu của phòng ban và mục tiêu của cá nhân đến cùng một kết quả cụ thể, và đảm bảo rằng tất cả những mục tiêu đó đều đi đúng với kết quả đã đề ra.

OKR lần đầu tiên được áp dụng vào những năm 1970, nó giúp doanh nghiệp thực hiện những tính toán để tạo ra những kết quả then chốt nhằm thực hiện hóa mục tiêu trong thời hạn nhất định. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải công khai toàn bộ những mục tiêu và kết quả then chốt trong toàn bộ công ty. Và OKR sẽ đảm bảo việc hợp tác phát triển giữa các cá nhân được diễn ra một cách xuyên suốt và nhất quán.

2. Cấu trúc OKR

Đúng như tên gọi của nó, OKR được hình thành dựa trên 02 yếu tố chính: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Result). Với mỗi yếu tố, ta cũng sẽ có một câu hỏi tương ứng:

Để hiểu được OKR, ta phải trả lời được 2 câu hỏi

• Mục tiêu (Objectives): Tôi muốn đi đâu?

Mục tiêu sẽ được thiết lập dựa trên việc thúc đẩy và vận hành công việc phát triển của công ty, đó có thể là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân nào đó. Mục tiêu thường được xác định trong một khoảng thời gian nhất định nhằm khích lệ tinh thần làm việc.

• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Kết quả then chốt là những bước đo lường cần thiết cho công ty để đạt được mục tiêu hay biết được mức chuẩn mực để đạt được mục tiêu. Hệ thống này sẽ được áp dụng xuyên suốt bộ máy tổ chức trong doanh nghiệp, từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban. Việc đó sẽ tạo ra mối liên kết giữa các tầng lớp, chúng sẽ tác động lên nhau để khích lệ mọi người đi đến mục tiêu chung.

3. Nguyên lý hoạt động của OKR

OKR luôn được đặt ra một cách minh bạch, và thường ở mức cao hơn so với năng lực nhân viên nhằm thúc đẩy tinh thần làm việc của họ. Kết quả then chốt của OKR là cầu nối giữa tham vọng và thực tế. Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác nằm ở việc OKR vận hành dựa trên hệ thống niềm tin là chủ yếu, bao gồm những yếu tố sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập ở mức cao hơn năng lực

• Tính đo lường được: Key Result thường đi liền với những số liệu và cột mốc có thể đo lường được

• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

• Tính minh bạch: Tất cả các thành viên ở mọi tầng lớp tại công ty, từ CEO đến nhân viên, thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức

4. Sự khác biệt giữa OKR và KPI

KPI và OKR là hai khái niệm khác nhau nhưng lại bổ sung cho nhau

Để phương pháp quản lý mục tiêu, người ta thường hay nghĩ đến một thước đo khác đó là KPI. Và sẽ có những sự nhầm lẫn giữa OKR và KPI là giống nhau, nhưng thật ra đây là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

KPI là thước đo mà hầu hết các doanh nghiệp thường sử dụng để theo dõi hoạt động kinh doanh có đang đi đúng hướng hay không, có đạt đủ doanh số bán hàng hay không,... KPI giúp theo dõi những sự vật sự việc có thể đo lường được bằng con số, và nó sẽ nhấn mạnh vào những con số, những dữ liệu giúp chiến lược đó thành công.

Chỉ số OKR là quá trình định hướng mục tiêu giúp bạn mang đến kết quả như mong đợi, nó là kết quả then chốt giúp hoàn thành mục tiêu. Khi đặt trên bàn cân so sánh, giữa KPI và OKR khác nhau về mặt bản chất, và nhìn chung nó sẽ bổ trợ cho nhau, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và năng suất hơn.

5. OKR của một doanh nghiệp trông như thế nào?

Có thể nói, mục tiêu giữa các phòng ban và cá nhân kết nối với mục tiêu của công ty thông qua kết quả đo lường. Mục tiêu của các cấp độ khác nhau sẽ dựa trên Objective và Key Result ở cấp cao hơn. Tóm lại:

• OKR ở cấp độ công ty là quan trọng nhất
• OKR ở cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là yếu tố ưu tiên của phòng ban đó
• OKR ở cấp độ cá nhân thể hiện khối lượng công việc mà người đó sẽ phải hoàn thành

Ngoài ra, ban quản lý cũng có thể tiếp cận và phân tầng mục tiêu theo 02 cách:

Cách liên kết nghiêm ngặt

Ở hướng tiếp cận này, ta phải xác định Objective ở cấp độ dưới là Key Result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức. Đối với cách liên kết này, Objective ở cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Quá trình này cũng sẽ lặp lại tương tự ở các bộ phận còn lại.

Cách liên kết định hướng

Nhiều doanh nghiệp đôi lúc thường sẽ xây dựng nhiều mục tiêu, vì vậy lúc đó các cách phân tầng OKR không phải lúc nào cũng hiệu quả, bởi việc doanh nghiệp tham vọng sẽ kéo theo việc yêu cầu lớn hơn đối với phòng ban và bắt buộc nhân viên phải hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì đi theo cấu trúc công ty. Các mục tiêu đều có sự liên kết với mục tiêu ở tầng cao hơn nhưng sẽ không có sự liên kết nghiêm ngặt OKR ở cấp độ khác nhau. Những doanh nghiệp có mong muốn thiết lập hệ thống mục tiêu linh hoạt có thể sử dụng phương pháp liên kết định hướng.

6. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống OKR đối với doanh nghiệp

Liên kết nội bộ chặt chẽ

OKR giúp gia tăng hiệu suất và kết nối hiệu quả giữa cá nhân và phòng ban hướng đến mục tiêu chung

Việc sử dụng OKR giúp kết nối hiệu suất làm việc của một cá nhân và phòng ban bất kỳ hướng đến mục tiêu chung của cả doanh nghiệp. Từ đó giúp cho đội ngũ quản trị có thể đảm bảo rằng mọi người trong công ty đều đang hướng đến chung một mục đích.

Tập trung vào vấn đề thiết yếu

Thông thường, mô hình OKR sẽ đưa ra từ 3-5 mục tiêu chính cho mỗi cấp độ của tổ chức, giúp công ty và nhân viên có thể nhìn thấy và ưu tiên được vào những mục tiêu được xem là hệ trọng của công ty.

Trao quyền tới nhân viên

Khi các mục tiêu và kế hoạch trở nên minh bạch, và ban lãnh đạo đã nắm rõ hoạt động trong công ty, họ có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo nên cơ hội cho nhân viên có thể theo dõi kết quả công việc đang diễn ra.

Tăng tính minh bạch

Ngoài ra, OKR còn giúp tăng tính minh bạch trong mạng lưới công ty, nó đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều không phân biệt vị trí, cấp bậc đều nắm rõ và theo dõi được OKR của doanh nghiệp. Mọi nhân viên đều biết được công việc, kế hoạch của mỗi cá nhân và các phòng ban, từ đó xây dựng được văn hóa minh bạch.

Đạt kết quả vượt bậc

OKR giúp mỗi nhân phát huy khả năng tối đa để đạt được mục tiêu

Việc ứng dụng OKR giúp việc đánh giá mục tiêu sẽ cao hơn so với ngưỡng năng lực. Điều đó giúp cho mỗi cá nhân, phòng ban đều có thể phát huy tối đa khả năng trong công việc, góp phần giúp công ty đạt được những kết quả khả quan hơn.

Đo lường tiến độ hoàn thiện mục tiêu

Vì yếu tố tiên quyết của OKR chính là khả năng đo lường được, Vì vậy, thông qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đã và đang hoàn thành được bao nhiêu so với mục tiêu.

7. Cách xây dựng OKR cho doanh nghiệp để đạt hiệu quả tốt

Bước 1: Xác định Objective và Key Result

Cần đề ra từ 3-5 mục tiêu rõ ràng và cụ thể, những mục tiêu nên xuất phát từ sứ mệnh, tầm nhìn của lãnh đạo công ty, và các mục tiêu này có thể đặt ra một cách linh hoạt như “Tăng chỉ số kinh doanh lên 150%”,... Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải tạo ra áp lực trong mục tiêu để có thể phát huy tối đa khả năng của nhân viên.

Sau khi chốt mục tiêu, các phòng ban sẽ xác định kết quả để đạt được mục tiêu đó. Khi đặt ra kết quả then chốt cũng cần phải chú ý trong việc kết quả ấy phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình xảy ra thực tế. Việc xác định Key Result đúng sẽ định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.

Bước 2: Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Mỗi công ty với những kiểu quy mô khác nhau khiến việc theo dõi OKR cũng là một thách thức. Doanh nghiệp có thể sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm việc với OKR. Tuy nhiên, cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm, dù thế nào thì bản thân doanh nghiệp cũng nên nắm rõ bản chất và chuẩn bị sẵn một quy trình phù hợp trước khi bắt đầu vào OKR. Nếu không thì mọi quy trình sẽ diễn ra một cách lộn xộn và không trật tự.

Bước 3: Tiến hành họp ban lãnh đạo để phác thảo mục tiêu

Cần báo cáo cho ban lãnh đạo để phác thảo OKR phù hợp với mục tiêu

Quá trình triển khai OKR cho các bộ phận và toàn bộ công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo nhằm thu thập ý kiến, từ đó chỉnh sửa và hoàn thiện chiến lược. Một số vấn đề có thể thảo luận bao gồm:

• Thông tin về OKR: Khái niệm, vai trò của OKR? Vì sao lại sử dụng OKR vào doanh nghiệp?

• OKR 101: Cách áp dụng OKR vào quá trình vận hành của doanh nghiệp? Ưu nhược điểm của OKR là gì?

• Thảo luận về OKR của công ty

Bước 4: Phổ biến chiến lược OKR đến toàn doanh nghiệp

Sau cuộc họp với ban lãnh đạo, việc tiếp theo ta cần làm chính là phổ biến OKR cho toàn bộ công ty trong một cuộc họp, và phải phân tích một cách rõ ràng về mục đích và kết quả sẽ đạt được sau khi thực hiện. Điều đó giúp nhân viên nắm được những gì mình cần và sẽ phải làm để đạt được mục tiêu đó.

Bước 5: Từng bộ phận họp bàn để phác thảo mục tiêu cá nhân

Các trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc về cho nhân viên và cùng nhau tiến hành phân tích công việc, chia sẻ và lắng nghe quan điểm, mong muốn của nhau, từ đó tiến tới thống nhất một mục tiêu phù hợp cho mỗi vai trò của cá nhân. Những cuộc họp như vậy vừa thể hiện được tính dân chủ, công bằng và sự tôn trọng của cấp lãnh đạo dành cho ý kiến của nhân viên. Từ đó mang lại sự kết nối và hiểu nhau hơn giữa hai cấp bậc và đạt được mục tiêu như mong muốn.

Bước 6: Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi thảo luận với từng cá nhân, lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cần phải nắm được tổng thể quan điểm của các nhân viên, và xem xét những góc nhìn đó có ảnh hưởng đến mục tiêu chung của phòng ban hay công ty không. Khi các cấp quản lý đã thống nhất, OKR sẽ được trình bày trong cuộc họp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt được kết quả như mong đợi.

Bước 7: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Thường xuyên đánh giá để đảm bảo mục tiêu vẫn đi đúng hướng

Để đảm bảo rằng công ty đang đi đúng với mục tiêu và lộ trình đặt ra ban đầu, nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có.

8. Cách đánh giá OKR hiệu quả

Kết quả sẽ được chấm điểm dựa trên Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Thông thường, OKR sẽ được đánh giá trên thang điểm 0,0 đến 1,0,trong đó 0 điểm biểu trưng cho việc không mục tiêu nào được hoàn thành, mức 0,6 - 0,7 là đang đi đúng hướng và 1 là đã hoàn thành mục tiêu.

Ngoài ra, có 2 thang điểm mà nhà quản trị cần lưu ý:

• 0,6 - 0,7: Đây được xem là mức thành công, minh chứng cho việc các mục tiêu đặt ra đang đi đúng hướng. Nếu điểm thấp có nghĩa là doanh nghiệp đang hoạt động chưa ổn, còn nếu điểm cao hơn có nghĩa là mục tiêu đặt ra chưa đủ thử thách, chứng tỏ OKR được thiết lập chưa đủ cao.

• <0,4: Nếu doanh nghiệp của bạn đạt được mức điểm này không có nghĩa là thất bại. Nguyên nhân đôi khi do OKR được thiết lập quá cao, hoặc nhân viên làm việc chưa thực sự hiệu quả.

9. Các lỗi OKR mà doanh nghiệp thường hay mắc phải nhất

Đặt ra quá nhiều OKR

Nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu rõ OKR là gì và sử dụng nó để làm danh sách công việc và không có sự ưu tiên. Hãy liệt kê ra các mục tiêu chính của doanh nghiệp, biết được đâu là mục tiêu quan trọng nhất, sử dụng nó một cách có ích.

Dùng OKR để lập danh sách công việc

Không sử dụng OKR như một công cụ để lập danh sách công việc

OKR được lập ra để đo lường giá trị của doanh nghiệp, OKR mang lại giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp, là thước đo cho tiến độ hoàn thành mục tiêu. Chính vì vậy, phải hiểu được sự khác biệt giữa kết quả then chốt dựa trên giá trị và hoạt động.

Không có sự điều chỉnh OKR

OKR phải được công bố một cách minh bạch trong nội bộ và đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Việc đó giúp cho nhân viên dễ dàng theo dõi, điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp hơn trong quá trình làm việc.

Tạo ra nhưng không tập trung vào OKR

Rất nhiều doanh nghiệp tạo OKR những lại không tập trung và theo dõi thường xuyên khiến mục tiêu OKR không thể đạt được. Do đó, mỗi cá nhân cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật và điều chỉnh các nội dung để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.

10. Kết luận

Bài viết trên đã chia sẻ một số khái niệm về OKR là gì cũng như các lợi ích, phương pháp sử dụng OKR cho doanh nghiệp giúp đạt được hiệu quả cao nhất. Doanh nghiệp có thể áp dụng mô hình này để xác định mục tiêu từ đó mang đến kết quả phù hợp nhất. Mong rằng những kiến thức trên đã phần nào giúp ích được bạn, chúc bạn thành công!

-----------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

• Accesstrade là gì?
• Ads Break là gì?
• CPO là gì?