KPI là gì? Những thông tin tổng quan về KPI mà doanh nghiệp nên biết

Chắc hẳn khi mới đi làm nhiều người còn cảm thấy lạ lẫm với khái niệm KPI được sử dụng trong công việc. Tuy nhiên, KPI là một khái niệm dễ dàng bắt gặp trong các công việc liên quan đến kinh doanh, marketing, và nhiều doanh nghiệp khác. KPI được xem là thước đo năng suất kết quả công việc được nhiều tổ chức áp dụng và là nỗi ám ảnh của nhiều người đi làm. Vậy KPI là gì? Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu những thông tin tổng quan về KPI mà người mới đi làm nên biết.

1. KPI là gì?

KPI là cụm từ viết tắt của Key Performance Indicator giúp doanh nghiệp đánh giá được các mục tiêu đã đặt ra

KPI là giá trị có thể được đo lường trong các mục tiêu chiến lược được đạt hay không và được viết tắt của cụm từ “Key performance indicators”. KPI được đánh giá là chỉ số giúp từng bộ phận hoặc các cá nhân trong công ty theo dõi và phân tích hiệu suất công việc. Để KPIs được đánh giá hiệu quả thì cần phải có sự phù hợp với các mục tiêu của chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp.

KPI sẽ theo dõi các mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian cụ thể một cách chính xác nhất. Ngoài ra, KPI còn cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan cụ thể về hiệu suất cho từng bộ phận, nhân viên và toàn bộ công ty trong bất kỳ thời điểm nào. Khi công ty thực hiện kế hoạch lập KPI, toàn bộ mọi người trong công ty cùng phải chạy KPI. Chạy KPI được hiểu là người đang thực hiện dự án cố gắng hoàn thành đủ các công việc để đạt được mức KPI đề ra.

Hiện nay, có 2 loại KPI được các doanh nghiệp áp dụng trong tổ chức của mình bao gồm:

• KPI thể hiện mục tiêu mang tính chiến lược: là mục tiêu ảnh hưởng trực tiếp đến với sự tồn tại của doanh nghiệp. Những KPI mang tính chiến lược sẽ thể hiện được mục tiêu về tiền, lợi nhuận và market share.
• KPI thể hiện mục tiêu mang tính chiến thuật: là chỉ số đo lường các hoạt động giúp doanh nghiệp đạt được hoặc đến gần hơn với mục tiêu chiến lược.

2. Vì sao KPI quan trọng trong doanh nghiệp như thế nào?

KPI mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt trong việc theo dõi hiệu suất công việc

KPI là một công cụ quản lý giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và nâng cao hiệu suất của người lao động. Từ đó, cả người lao động và doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu mà mình đã đề ra. Dưới đây là những lý do vì sao KPI lại quan trọng và được nhiều người áp dụng:

• Giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác được năng lực người lao động: Hầu hết các doanh nghiệp dùng chỉ số KPI để đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên. Tuy nhiên, khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần phải căn cứ vào tình hình kinh doanh và vị trí công việc từng cá nhân, phòng ban để đưa ra được chỉ số KPI một cách rõ ràng, cụ thể, phù hợp để mang lại hiệu quả tốt nhất.
• Giúp doanh nghiệp hoạch định lại chiến lược kinh doanh: Khi đánh giá hiệu quả các chiến lược kinh doanh thông qua KPI, doanh nghiệp sẽ xem xét được kênh nào có tỷ lệ khách hàng sử dụng sản phẩm nhiều nhất. Chỉ số KPI sẽ giúp doanh nghiệp trả lời được các vấn đề được đặt ra khi chi tiết cho chiến lược.
• Giúp tạo ra môi trường học hỏi: Thông qua các chỉ số KPI, doanh nghiệp sẽ tạo ra được một môi trường học tập ngay trong chính công ty của mình. Khi đưa ra các chỉ số KPI cho cá nhân, doanh nghiệp sẽ tạo ra được nhiều cuộc hội thoại quan trọng ở nơi làm việc, thúc đẩy các cá nhân tiến hành việc trao đổi và học hỏi lẫn nhau để đạt được chỉ số KPI do doanh nghiệp đề ra.

3. Phân loại KPI

Hiện nay KPI được chia thành 4 loại khác nhau trong doanh nghiệp

Tùy vào mục tiêu và mục đích của doanh nghiệp thì có thể theo dõi và đề ra KPI theo những cách khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định được mục đích sử dụng chỉ số KPI của mình là gì và cần chọn KPI phù hợp. Khi lựa chọn KPI đúng ngay từ ban đầu sẽ là bàn đạp hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thiết lập mỗi chỉ số KPI khác nhau phù hợp với từng bộ phận trong tổ chức. Hiện nay có 5 loại KPI chính được nhiều doanh nghiệp sử dụng bao gồm:

3.1 KPI kinh doanh

Chỉ số KPI kinh doanh sẽ có tác dụng hỗ trợ doanh nghiệp đo lường kết quả các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi từng chỉ số kinh doanh. Thông qua KPI kinh doanh, doanh nghiệp sẽ điều hướng từng quy trình và xác định những lĩnh vực chậm tăng trưởng.

3.2 KPI tài chính

Chỉ số KPI tài chính sẽ được giám sát bởi lãnh đạo doanh nghiệp và bộ phận tài chính của doanh nghiệp. Những chỉ số này thể hiện được sự phát triển của doanh nghiệp, từ đó có thể biết doanh nghiệp có được lợi nhuận và doanh thu như thế nào. Doanh nghiệp sẽ dựa vào chỉ số này để biết được tình hình tài chính đang thuận lợi hay gặp khó khăn.

3.3 KPI tiếp thị

Chỉ số KPI tiếp thị giúp các đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có thể theo dõi khả năng thành công trên các kênh tiếp thị. Từ đó, sẽ cho ra các số liệu để đánh giá một cách tổng quan để xem đội ngũ tiếp thị đó hoạt động như thế nào trong việc tìm kiếm các khách hàng mới.

3.4 KPI bán hàng

Chỉ số KPI là chỉ số theo dõi khả năng đạt được mục tiêu bán hàng từ số liệu được theo dõi từ đội ngũ bán hàng. Thông qua đó, chỉ số KPI sẽ giúp theo dõi kết quả và mức tăng trưởng doanh thu hàng tháng. KPI bán hàng là chỉ số quan trọng để có thể đánh giá chất lượng quy trình bán hàng và kinh doanh tổng thể.

3.5 KPI quản lý dự án

Chỉ số KPI quản lý dự án sẽ được các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tỷ lệ phần trăm đạt được và tiến độ mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp có thể sử dụng những số liệu này để xác định dự án có thành công và đáp ứng được yêu cầu hay không.

4. Quy trình triển khai và xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp

Dưới đây là quy trình triển khai và xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

KPI cần được xây dựng dựa trên S.M.A.R.T lý thuyết để cụ thể hóa hơn

4.1 Xác định được đối tượng xây dựng KPIs

Doanh nghiệp cần phải xác định được ai là người chịu trách nhiệm khi xây dựng chỉ số KPIs. Bởi vì người xây dựng KPIs sẽ là người hiểu rõ nhất bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, chiến lược các công việc cần thực hiện và từ đó thiết lập mục tiêu đã được để ra. Mục tiêu sẽ được đề ra dưới sự quản lý của người có quyền lực cấp cao trong doanh nghiệp. Sau đó, những người xây dựng KPIs cho mỗi phòng ban sẽ là trưởng phòng, quản lý. Họ có nhiệm vụ thiết lập KPIs để các nhân viên trong phòng ban thực hiện các công việc để đạt KPIs.

Tuy nhiên, nhân viên không trực tiếp tham gia vào việc xây dựng KPIs nhưng có quyền được thảo luận và đề xuất. Từ đó, sẽ xây dựng được một chỉ số KPIs tốt và phù hợp với năng lực của nhân viên. Điều này sẽ ảnh hưởng tới tính minh bạch, kết quả và sự thành công của công việc.

4.2 Xây dựng KPIs dựa trên lý thuyết S.M.A.R.T

Để quá trình làm việc được hiệu quả và đạt được mục tiêu, các chỉ số KPIs cần được xác định đúng đắn và khoa học nhất. Một trong những công cụ hỗ trợ xây dựng KPIs được nhiều công ty sử dụng đó là S.M.A.R.T. Đây là một công cụ phổ biến để xác định mục tiêu bao gồm các yếu tố như Specific ( cụ thể), Measurable ( có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), Time-bound (thời gian cụ thể). Các yếu tố xây dựng KPIs được xác định cụ thể như:

• Specific: Các thông số của KPI cần xác định một cách cụ thể, rõ ràng, mang tính số hóa để có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá và tổng hợp. Ví dụ: thay vì xác định mục tiêu một tháng nhân viên phải bán được nhiều đơn hàng nhất, công ty nên đặt ra một con số cụ thể như 100 đơn hàng hay 85% đơn hàng.

• Measurable: Chỉ số KPI phải là các chỉ số có thể được cân đo và đong đếm, quy đổi ra các con số cụ thể. Điều này giúp tổ chức có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc một cách dễ dàng hơn, tổng hợp và quản lý tiến độ công việc một cách hiệu quả hơn.

• Attainable: KPI là một chỉ số cần được xây dựng mang tính thực tế và phải thực hiện được dựa trên tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Nếu KPI quá xa vời thực tế thì người chạy KPI sẽ khó đạt được và KPI đó cũng sẽ không mang lại bất kì giá trị nào.

• Relevant: Chỉ số KPI cần phải thể hiện được mục tiêu đặt ra và tập trung làm những việc để có thể đạt được. Lưu ý, không nên lựa chọn những chỉ số KPI không quá liên quan và gây nhầm lẫn khi thực hiện mục tiêu.

• Time-bound: Đây là một yếu tố quan trọng để KPI được đảm bảo rằng luôn đạt được mục tiêu đúng thời hạn. Với mỗi loại KPI, thời gian thực hiện chỉ số KPI sẽ luôn khác nhau.

4.3 Áp dụng KPI và đánh giá mức độ hoàn thành

Sau khi xác định được các chỉ số KPIs cần thiết, doanh nghiệp cần phải phân chia nhiệm vụ và triển khai. Trong quá trình này, người xây dựng KPIs cần theo dõi, nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng ban để đánh giá được mức độ hoàn thành công việc của người thực hiện KPIs.

4.4 Đánh giá KPIs liên quan đến lương thưởng

Thông thường, các công ty liên kết chỉ số KPIs với mức lương thưởng và được tính toán theo công thức nhất định. Người quản lý cần hoàn thành và đánh giá mức độ KPI để từ đó xác định được mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên. Đây cũng là một yếu tố giúp thúc đẩy động lực giúp nhân viên đạt được KPIs và thu nhập cao như mong muốn.

4.5 Điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế

Trong quá trình thực hiện KPIs, công ty luôn phải có sự điều chỉnh và thay đổi KPI để sao cho phù hợp với năng lực và tình hình thực tế. Tuy nhiên, công ty nên thay đổi khi có sự theo dõi, đánh giá khách quan trong thời gian nhất định.

5. Thế nào là bộ chỉ số KPI tốt?

Khi xây dựng KPI, doanh nghiệp cần xác định những tiêu chí để có thể tạo ra một bộ chỉ số đo lường tốt nhất

Một bộ chỉ số KPI tốt cần phải đáp ứng được các tiêu chí cụ thể như:

• Phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty. Các chỉ số KPIs cần mang tính số hóa, phù hợp với năng lực và tình hình thực tế của công ty. Lưu ý, không nên thực hiện các KPIs mang tính xa vời với mục tiêu của công ty.
• KPI cần thể hiện được trọng tâm của các mục tiêu và chỉ tiêu. Điều này có nghĩa là mục tiêu phải có tính tập trung vào định hướng chiến lược và ưu tiên.
• Chỉ số KPIs cần được phân bổ phù hợp với từng phòng ban và nhân viên. Không nên đặt ra các chỉ số KPIs không liên quan đến bộ phận phòng ban đó.
• Chỉ số KPIs phải đáp ứng được các tiêu chí theo lý thuyết S.M.A.R.T bao gồm Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-bound.

6. Vì sao doanh nghiệp không đạt KPI?

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp phải một số tình trạng không đạt KPI hiệu quả

Hiện nay, một số doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng không đạt KPI trong hoạt động kinh doanh. Dưới đây là top 5 sai lầm mà doanh nghiệp thường hay dễ mắc phải khiến doanh nghiệp không thể đạt KPI.

• Không xác định KPI rõ ràng: Đa số doanh nghiệp đều cho rằng chỉ cần chạy KPI mà không cần xác định rõ ràng thông qua con số hay chiến lược cụ thể. Thực tế, KPI cần được nhận biết và truyền đạt đúng cách với những bộ phận có liên quan đến công ty. Từ đó, công ty sẽ nắm bắt được tình hình chung và có hướng điều chỉnh để đưa ra KPI, chiến lược mục tiêu hiệu quả hơn.

• Thiếu tính trách nhiệm: Khi đã đặt ra KPI thì cần phải xác định những người sở hữu và chịu trách nhiệm theo dõi liên quan để đạt được mục tiêu liên quan đến KPI đó. Một trong những cách giúp tăng động lực đạt KPIs đó là kết nối KPIs với lương thưởng của công ty.

• KPI không mang tính thực tế: Một trong cách tốt nhất để thiết lập hệ thống KPI đó là liên kết mục tiêu với thời gian cụ thể. Điều này giúp theo dõi công việc sửa chữa nếu phát hiện điểm nào chưa phù hợp với KPI.

• KPI thiếu tính cụ thể: Một trong những sai lầm khi thiết lập KPI đó là không thể hiện được tính số hóa. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp khó nắm bắt được tiến độ công việc để đạt được mục tiêu. Do đó, hãy đặt KPI một cách cụ thể nhất để theo dõi tiến độ và đạt hiệu quả công việc một cách chính xác nhất.

• Không thể đo lường KPI chính xác: Chỉ số KPI cần kết hợp dữ liệu, mục tiêu kinh doanh và mục tiêu phòng ban để có thể đóng vai trò kim chỉ nam cho sự thành công. Do đó, KPI cần phải được thể hiện một cách phù hợp để có thể đo lường và theo dõi.

7. Câu hỏi thường gặp khi sử dụng KPI trong doanh nghiệp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp trong quá trình triển khai và sử dụng KPI của doanh nghiệp:

Một số câu hỏi thường gặp trong quá trình khiển khai KPI đối với các doanh nghiệp

7.1 KPI được đo lường như thế nào để đạt được hiệu quả?

KPI đo lường thể hiện được sự thành công một công ty so với một tập hợp các mục tiêu của công ty cùng ngành. KPI có thể là tài chính bao gồm lợi nhuận ròng, doanh thu trừ các khoản chi phí nhất định hoặc tỷ lệ hiện tại.

7.2 Vì sao nên đặt KPI tốt?

Khi đặt KPI tốt sẽ cung cấp bằng chứng khách quan về tiến trình đạt được những kết quả mong muốn. Ngoài ra, đo lường KPI sẽ dự định được và cung cấp thông tin cho việc ra quyết định tốt hơn. Bên cạnh đó, công ty có thể so sánh đánh giá mức độ thay đổi hiệu suất theo thời gian.

7.3 Làm thế nào để tạo KPI trong Excel?

Dưới đây là các bước tạo KPI trong Excel được tổ chức Microsoft hướng dẫn:

• Bước 1: Trong Data View, bạn bấm vào bảng chứa số đo sẽ đóng vai trò là Base Measure bằng cách create a base measure.
• Bước 2: Nhấn vào Home, rồi bấm Calculation Area để hiển thị Calculation Area xuất hiện bên dưới bảng.
• Bước 3: Cuối cùng, trong Calculation Area, bấm chuột phải để tính toán và dùng làm thước đo cơ sở có giá trị. Sau đó, bấm Create KPI.

8. Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn giải thích được khái niệm KPI là gì và hiểu rõ tổng quan hơn về các loại KPI trong doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng biết được quy trình xây dựng và triển khai KPI hiệu quả trong doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể tránh được những sai lầm khi xác định KPI trong công việc. KPI là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất công việc của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên xác định và xây dựng bộ chỉ số KPI phù hợp để có thể đạt được mục tiêu đã được đặt ra.