Đảm bảo chất lượng là gì? Quy trình đảm bảo chất lượng sản phẩm

Đảm bảo chất lượng được xem là giá trị cốt lõi của quản trị chất lượng, đảm bảo sao cho người tiêu dùng sử dụng dịch vụ, sản phẩm tốt nhất. Khi đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp đã và đang thực hiện một lời hứa với khách hàng về chất lượng. Vậy đảm bảo chất lượng là gì? Quy trình đảm bảo chất lượng sản phẩm trong một doanh nghiệp được vận hành như thế nào?

1. Đảm bảo chất lượng là gì?

Đảm bảo chất lượng được nhiều doanh nghiệp thực hiện để sản xuất sản phẩm đạt chất lượng cao

Đảm bảo chất lượng có cụm từ tiếng Anh viết tắt là Quality assurance - QA, là hoạt động có kế hoạch và hệ thống trong việc quản lý chất lượng. Doanh nghiệp cần chứng minh được chất lượng sản phẩm để tạo sự tin tưởng và thỏa đáng rằng các sản phẩm hay dịch vụ có thể đáp ứng được các yêu cầu về chất lượng.

Mục đích của việc đảm bảo chất lượng nhằm hướng đến tạo lòng tin cho khách hàng, đối tác và những bên có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức và doanh nghiệp đó cung cấp. Doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng sẽ có chỗ đứng vững chắc của doanh nghiệp trong lòng người tiêu dùng.

2. Sự khác biệt giữa đảm bảo chất lượng và kiểm soát chất lượng

Đảm bảo chất lượng được đánh giá là chìa khóa để tạo niềm tin với khách hàng

Chất lượng là một yếu tố quan trọng khi nói đến đánh giá bất kỳ một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó. Thêm vào đó, với sự cạnh tranh cao của thị trường, chất lượng đã trở thành yếu tố phân biệt thị trường với hầu hết các sản phẩm và dịch vụ.

Đây là lý do mà tất cả các nhà sản xuất và nhà cung cấp dịch vụ không ngừng tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường nhầm lẫn hai khái niệm liên quan đến chất lượng đó là đảm bảo chất lượng (QA) VÀ kiểm soát chất lượng (QC). Hai khái niệm này hoàn toàn tách biệt và khác biệt với nhau:

• QA là quá trình chủ động, còn QC là là quá trình phản ứng. Nói một cách đơn giản đó là QC sẽ tìm cách bắt lỗi chất lượng sản phẩm. Trong khi đó, QA sẽ tìm cách phát hiện và khắc phục các vấn đề dẫn đến lỗi chất lượng.
• QC là quá trình diễn sau khi hoàn thành sản xuất sản phẩm, còn QA là quá trình diễn ra trong suốt quá trình phát triển sản phẩm.

Tóm lại, đảm bảo chất lượng sẽ là quá trình bao quát nhằm ngăn ngừa các lỗi chất lượng và tham gia vào tất cả các giai đoạn phát triển sản phẩm như sản xuất, thử nghiệm, đóng gói và giao hàng. Ngược lại, kiểm soát chất lượng là quá trình hẹp hơn, chỉ tập trung vào việc phát hiện các sai sót có trong sản phẩm.

3. Vì sao đảm bảo chất lượng lại quan trọng?

Ngày nay, đảm bảo chất lượng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do tại sao đảm bảo chất lượng lại quan trọng.

Đảm bảo chất lượng có vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp

3.1 Giảm thiểu chi phí

Đảm bảo chất lượng sẽ phát hiện các lỗi liên quan đến sản phẩm trong quá trình sản xuất, ngăn ngừa lỗi, trả lại và sửa chữa. Từ đó, QA có thể tiết kiệm và giảm thiểu chi phí trong quá trình sản xuất cho doanh nghiệp nhưng đảm bảo được chất lượng cao.

3.2 Tiết kiệm thời gian

Đảm bảo chất lượng sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình sản xuất thay vì sau khi đã thành phẩm và kiểm tra lỗi thì sẽ mất nhiều thời gian trong quá trình sửa chữa.

3.3 Nâng cao niềm tin của khách hàng

Khi doanh nghiệp có thể đảm bảo chất lượng sản phẩm đến với khách hàng, điều này thể hiện họ đang quan tâm đến các ưu tiên của khách hàng. Khách hàng sử dụng bất kỳ dịch vụ hay sản phẩm nào đó họ đều tin rằng sản phẩm và dịch vụ đó xứng đáng với số tiền mà họ bỏ ra. Tuy nhiên, với nhiều ngành công nghiệp như chế biến thực phẩm, đảm bảo chất lượng thì đây cũng là một phần thiết yếu của an toàn sức khỏe.

3.4 Duy trì uy tín của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có uy tín tốt sẽ có được lòng tin của nhiều khách hàng và khiến họ trở thành khách hàng trung thành. Một trong những yếu tố duy trì và nâng cao uy tín của doanh nghiệp đó là đảm bảo chất lượng sản phẩm. Mặt khác, các nhà đầu tư và cung cấp muốn làm việc với các doanh nghiệp uy tín.

3.5 Lợi nhuận lâu dài

Đảm bảo chất lượng sản phẩm có thể thúc đẩy được lợi nhuận theo nhiều cách tiết kiệm thời gian, vật liệu và giúp doanh nghiệp có được nhiều tiềm năng cạnh tranh hơn trên cùng một thị trường. Ngoài ra, nhiều khách hàng cũng sẵn sàng chi trả nhiều tiền hơn để có thể có được sản phẩm với chất lượng tốt hơn.

3.6 Tạo môi trường làm việc lành mạnh

Khi doanh nghiệp sử dụng một quy trình đảm bảo chất lượng cụ thể hơn, nhân viên thực hiện quy trình sẽ đáp ứng được những điều mong đợi. Điều này sẽ giúp họ giảm căng thẳng hơn, tập trung tốt hơn vào việc đáp ứng các tiêu chuẩn đã được thiết lập. Từ đó, tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh cho nhân viên và các nhà quản lý.

4. Các nguyên tắc đảm bảo chất lượng

Một số nguyên tắc đảm bảo chất lượng mà doanh nghiệp nên thực hiện để sản xuất hiệu quả hơn

Để đảm bảo chất lượng một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc dưới đây:

• Chấp nhận tiếp cận với khách hàng và nắm bắt được xu hướng mua sắm của họ.
• Tất cả mọi người trong doanh nghiệp bao gồm lãnh đạo cao cấp đến nhân viên cần phải quan tâm đến chất lượng sản phẩm.
• Nhà sản xuất và nhà phân phối cần phải có trách nhiệm đảm bảo chất lượng một cách hiệu quả.
• Doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm liên tục.
• Hoạt động đảm bảo chất lượng không chỉ thực hiện đối với khách hàng mà còn liên quan đến nội bộ trong doanh nghiệp.

5. Vai trò của việc đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng có vai trò đáp ứng nhu cầu mong đợi của quý khách hàng

Đảm bảo chất lượng có vai trò tạo ra một sản phẩm và dịch vụ của một doanh nghiệp đáp ứng được những nhu cầu, mong đợi và yêu cầu của quý khách hàng. Đồng thời, đảm bảo chất lượng mang lại các dịch vụ sản phẩm chất lượng cao tạo niềm tin và lòng trung thành đến người tiêu dùng. Các tiêu chuẩn, nguyên tắc và quy trình đảm bảo chất lượng sẽ giúp loại bỏ một số tình huống phát sinh trước khi chuyển giao đến khách hàng.

6. Quy trình đảm bảo chất lượng

Quy trình đảm bảo chất lượng mà doanh nghiệp nên thực hiện

Để xác thực trong doanh nghiệp đảm bảo chất lượng được tổ chức đánh giá và cải tiến một cách định kỳ, hãy xem xét chi tiết các bước trong quy trình đảm bảo chất lượng dưới đây:

• Bước 1: Xây dựng kế hoạch: Tổ chức nên xây dựng kế hoạch và thiết lập mục tiêu liên quan đến quá trình đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định các quá trình cần thiết để cung cấp một sản phẩm cuối cùng có Chất lượng cao.
• Bước 2: Thực hiện quy trình: Doanh nghiệp cần phát triển và kiểm tra các quy trình và những thay đổi được thực hiện trong các quy trình.
• Bước 3: Kiểm tra quy trình: Doanh nghiệp cần giám sát các quy trình, sửa đổi các quá trình và kiểm tra xem được các quy trình có đáp ứng mục tiêu đã xác định trước hay không.
• Bước 4: Hành động quy trình: Những người kiểm tra Đảm bảo chất lượng nên thực hiện các hành động cần thiết để đạt được những cải tiến trong quy trình sản xuất sản phẩm.

7. Các phương pháp đảm bảo chất lượng được sử dụng nhiều nhất

Một số phương pháp đảm bảo chất lượng được sử dụng nhiều nhất

Khi áp dụng quy trình đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp có thể sử dụng những phương pháp dưới đây để triển khai một cách có hiệu quả:

• Phương pháp tạo một môi trường thử nghiệm mạnh mẽ.
• Phương pháp chọn tiêu chí phát hành chất lượng một cách cẩn thận.
• Thử nghiệm tự động chất lượng sản phẩm cho các khu vực có rủi ro cao để tiết kiệm tiền và thúc đẩy nhanh toàn bộ quá trình.
• Phân bổ thời gian thích hợp cho quy trình đảm bảo chất lượng.
• Ưu tiên các bản sửa lỗi dựa trên việc sử dụng phần mềm.
• Hình thành một đội nhóm kiểm tra sản xuất và bảo mật chuyên dụng.
• Mô phỏng trường hợp khách hàng mua sản phẩm như môi trường sản xuất.

8. Chức năng của đảm bảo chất lượng

Đảm bảo chất lượng có nhiều chức năng được doanh nghiệp áp dụng để sản xuất hiệu quả

Đảm bảo chất lượng có 5 chức năng chính được nhiều doanh nghiệp áp dụng như:

• Chức năng chuyển giao công nghệ: Giúp việc lấy tài liệu thiết kế sản phẩm được phân phối, kiểm tra và phê duyệt một cách chính xác hơn.
• Chức năng xác thực: Đây là chức năng được dùng để tổng thể xác thực cho toàn bộ hệ thống được chuẩn bị bao gồm các tiêu chí thử nghiệm để xác nhận sản phẩm và quy trình được thiết lập.
• Chức năng lưu trữ tài liệu: Chức năng này được sử dụng để kiểm soát việc phân phối và lưu trữ toàn bộ tài liệu. Những thay đổi bất kỳ nào trong tài liệu sẽ được thực hiện bằng cách áp dụng các quy trình kiểm soát thay đổi thích hợp.
• Chức năng đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Chức năng cải tiến chất lượng.

9. Vì sao cần chứng nhận đảm bảo chất lượng?

Giấy chứng nhận đảm bảo chất lượng thể hiện được doanh nghiệp tuân thủ theo Quy trình Chất lượng tiêu chuẩn

Một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp đảm bảo được chất lượng đó là giấy chứng nhận có sẵn trong ngành. Đây là giấy chứng nhận đảm bảo được rằng Doanh nghiệp tuân thủ theo Quy trình Chất lượng tiêu chuẩn. Thông qua đó, khách hàng sẽ coi đây là tiêu chí đủ điều kiện trong khi lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Giấy chứng nhận có một số vai trò quan trọng như:

• Tăng được lợi nhuận cho tổ chức.
• Cải thiện tình trạng thương mại trong nước và quốc tế.
• Giảm lãng phí và tăng năng suất cho nhân viên.
• Cung cấp được sự hài lòng tuyệt vời cho khách hàng.

10. Kết luận