Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì, bạn đã biết hay chưa?

1. Chi phí quản lý doanh nghiệp được hiểu là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản tiền doanh nghiệp dùng để vận hành sản xuất kinh doanh

Đối với người không làm chủ doanh nghiệp hay hoạt động trong lĩnh vực kế toán, chi phí quản lý doanh nghiệp là một khái niệm vô cùng lạ lẫm. Hiểu rõ điều này, bài viết muốn mang đến bạn cách hiểu đơn giản nhất về khái niệm này trước khi khám phá những thông tin thú vị khác có liên quan mật thiết. Chi phí quản lý doanh nghiệp được hiểu là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí quản lý doanh nghiệp nổi bật với top 3 đặc điểm sau đây:

• Không liên quan đến một đơn vị kinh doanh hay chức năng cụ thể nào và có thể phát sinh như loại lợi ích mang tính chất chung cho doanh nghiệp.
• Một phần của chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được xem là cố định do nó phát sinh bất kể mức độ sản xuất hay bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Mọi nhà quản trị doanh nghiệp sẽ luôn nỗ lực để giảm chi phí quản lý xuống mức thấp nhất nhằm tối ưu hóa trong quá trình vận hành.

2. Tầm quan trọng của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp

Tầm quan trọng hay ý nghĩa của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp là thắc mắc chung được rất nhiều người đặt ra. Như bạn đã biết, nếu muốn doanh nghiệp vận hành một cách trơn tru thì doanh nghiệp phải luôn minh bạch trong hoạt động quản lý chi phí. Thông qua khâu theo dõi, kiểm tra và nắm bắt kịp thời mọi khoản chi, doanh nghiệp sẽ dễ dàng:

• Giám soát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Dự toán được hoạt động kinh doanh hằng năm.
• Tiết kiệm trong việc quản lý, dùng các nguồn lực của doanh nghiệp.
• Đưa ra những quyết định có liên quan trực tiếp đến việc: định giá sản phẩm, chấp nhận hay từ chối nhận đơn hàng, quyết định đầu tư.
• Từng bước hình thành cho mỗi nhân viên ý thức và trách nhiệm về sử dụng tiết kiệm tài nguyên, ngân sách chung.

Xác định chi phí quản lý doanh nghiệp giúp doanh nghiệp dự toán chi phí hoạt động hằng năm

3. Tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp ở mức nào thì được coi là hợp lý?

Chi phí quản lý doanh nghiệp dù tăng hay giảm đều có những tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp phải quản lý tốt loại chi phí này để loại bỏ những khoản chi không thực sự cần thiết. Nếu bạn đang muốn biết tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp ở mức nào được coi là hợp lý thì sẽ bài viết không thể đưa ra một tỷ lệ chính xác. Lý do là bởi chi phí quản lý doanh nghiệp giống như một biến số, có sự khác biệt tùy vào nhiều yếu tố:

• Lĩnh vực hoặc ngành nghề đang kinh doanh.
• Quy mô của từng doanh nghiệp.
• Nhu cầu thực tế của thị trường ở thời điểm hiện tại.
• Tình hình kinh tế, chính trị và xã hội tại nơi doanh nghiệp hoạt động. …

Tuy nhiên, để đảm bảo doanh nghiệp luôn hoạt động một cách hiệu quả thì tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp nên được giữ trong mức từ 10 - 20% trên tổng chi phí hoạt động chung. Hoặc giữ từ 1 - 5% tổng thu nhập của doanh nghiệp và mức từ 2% trở xuống sẽ được coi là hợp lý, tối ưu nhất.

Chi phí quản lý doanh nghiệp của mỗi doanh nghiệp luôn có sự khác biệt tùy theo nhiều yếu tố

4. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Trong lĩnh vực kế toán, chi phí doanh nghiệp được chia thành nhiều loại chi phí khác nhau. Thông tin chi tiết về mỗi loại, bài viết sẽ tiếp tục chia sẻ ngay trong phần nội dung bên dưới!

4.1 Chi phí dùng để quản lý nhân viên

• Tiền lương.
• Tiền phụ cấp.
• Tiền bảo hiểm y tế.
• Tiền bảo hiểm xã hội.
• …
• Chi phí dùng để mua vật liệu quản lý

Chi phí để mua vật liệu cũng được xếp vào danh sách những chi phí quản lý doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản thì đây chính là khoản tiền dùng vào việc mua:

• Văn phòng phẩm.
• Công cụ, dụng cụ hỗ trợ quá trình làm việc.
• Vật liệu sử dụng trong khâu sửa chữa tài sản cố định.
• Chi phí dành cho việc mua đồ dùng văn phòng

Thoạt nghe qua thì nhiều người rất dễ bị nhầm lẫn giữa khoản phí dùng để mua vật liệu quản lý và khoản phí để mua đồ dùng văn phòng. Đúng như tên gọi, khoản phí này sẽ được dùng để thanh toán cho những hóa đơn mua đồ dùng và dụng cụ văn phòng phục vụ cho tất cả công tác quản lý trong doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành nhiều loại phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau

4.2 Chi phí dùng để khấu hao tài sản cố định

Danh sách những loại chi phí quản lý doanh nghiệp cũng có cả chi phí khấu hao tài sản cố định sử dụng chung trong doanh nghiệp. Một vài loại tài sản cố định phổ biến nhất có thể kể đến như:

• Máy móc thiết bị.
• Văn phòng làm việc.
• Những phương tiện vật liệu truyền dẫn.
• …

4.3 Những loại phí khác mà doanh nghiệp cần chi trả

Ngoài những loại chi phí mà bài viết vừa giới thiệu ở trên thì chi phí quản lý doanh nghiệp còn bao gồm những chi phí khác, cụ thể đó là:

• Thuế và lệ phí: thuế môn bài, thuế đất,...
• Chi phí mua ngoài: khoản mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp như bằng sáng chế, thuê tài sản cố định, chi trả cho nhà thầu phụ, tài liệu kỹ thuật,...
• Chi phí dự phòng có những khoản nợ khó đòi, khoản tiền phải trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
• Chi phí bằng tiền khác để chi cho: hội nghị, tàu xe di chuyển,...

5. Gợi ý cách giúp bạn quản lý chi phí doanh nghiệp sao cho hiệu quả

Quản lý tốt chi phí chính là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công của mỗi doanh nghiệp. Nếu chi phí quản lý doanh nghiệp không được tính toán và quản lý tốt thì doanh nghiệp rất dễ phải đối mặt với việc chi phí bị tăng vượt quá tầm kiểm soát. Điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của mỗi doanh nghiệp.

Quản lý tốt chi phí quản lý doanh nghiệp là cách giúp doanh nghiệp đảm bảo
lợi nhuận cao

Tùy vào quy mô và loại hình doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp sẽ có tỷ lệ cơ cấu chi phí quản lý cũng như cách quản lý chi phí khác nhau. Nhưng tựu chung lại, để quản lý chi phí hiệu quả thì doanh nghiệp cần:

• Xây dựng một kế hoạch quản lý toàn bộ hoạt động chi tiêu cẩn thận và chi tiết.
• Đưa ra định mức chi phí quản lý doanh nghiệp hằng năm dựa trên dữ liệu từ những năm trước đó, doanh thu kế hoạch và những chính sách phát triển của doanh nghiệp.
• Đánh giá chi tiết tình hình kinh doanh thực tế và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp để có phương án chi tiêu hợp lý, tiết kiệm hơn.

6. Bạn cũng có thể tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp bằng cách nào?

Bên cạnh nỗ lực quản lý tốt chi phí dùng để quản lý doanh nghiệp thì doanh nghiệp cũng cần học thêm cách tiết kiệm loại chi phí này. Đây cũng chính là một trong bí quyết tuyệt vời giúp doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh đối với đối thủ. Bài viết sẽ giới thiệu với bạn top 6 cách để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp xuống mức thấp nhất.

Có nhiều cách khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng để tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp

6.1 Ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại và thông minh

Trước sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng công nghệ hiện đại vào tất cả hoạt động. Từ đó, lược bỏ những bước làm việc thủ công giúp tăng năng suất lao động và giảm phụ thuộc vào con người, cơ sở hoặc thiết bị tại chỗ.
Dưới đây là một số ví dụ điển hình về việc sử dụng đúng công nghệ bạn nên tham khảo để triển khai trong doanh nghiệp của mình:

• Tổ chức cuộc họp, buổi phỏng vấn online qua Zoom, Google Meet,...
• Dùng những dịch vụ thanh toán trực tuyến miễn phí.
• Lưu trữ tài liệu online thay vì tài liệu giấy bằng cách sử dụng: Google Docs, Google Sheet,...
• Phát hành chữ ký điện tử thông qua Zoho Signs.
• …

6.2 Lựa chọn những nhà cung cấp phù hợp và tốt nhất với doanh nghiệp

Một trong những cách tiếp theo mà bạn có thể ứng dụng để tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp đó là lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất. Muốn hiện thực hóa điều này thì doanh nghiệp nên chủ động xem xét những mục tiêu mà mình đang nhắm đến và nhà cung cấp có đáp ứng được không:

• Chất lượng sản phẩm.
• Chất lượng dịch vụ.
• Danh sách vật tư cần thiết.
• Giá cả của sản phẩm, dịch vụ và vật tư.

Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể được cắt giảm nếu doanh nghiệp ứng dụng
công nghệ hiện đại

6.3 Thuê văn phòng ảo

Thuê văn phòng ảo cũng được đánh giá mà một giải pháp vô cùng hiệu quả đối với những doanh nghiệp đang muốn tiết kiệm chi phí quản lý, đặc biệt là doanh nghiệp còn non trẻ. Nhờ có văn phòng ảo mà doanh nghiệp sẽ không phải chi một khoản tiền lớn để xây dựng và trang trí một văn phòng truyền thống.

Ngoài ra, văn phòng ảo cũng không đòi hỏi doanh nghiệp của bạn phải dành nhiều thời gian và công sức trong việc quản lý vật liệu văn phòng, bảo trì và sửa chữa văn phòng,... Bởi vậy, nếu doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động thì bạn đừng bỏ qua giải pháp này nhé!

6.4 Tìm kiếm cách quản lý marketing hiệu quả

Quản lý hoạt động marketing hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận mà còn giúp giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu từng chiến lược marketing được tối ưu hóa và tiếp cận được nhiều khách hàng thì lợi nhuận cũng tăng đáng kể. Điều này giúp doanh nghiệp không bị lãng phí ngân sách marketing mà hiệu quả luôn thấp hoặc gần như bằng 0. Tuy nhiên, để có thể quản lý marketing tốt thì doanh nghiệp cần:

• Xác định rõ ràng về mục tiêu marketing.
• Phân tích kỹ lưỡng thị trường cũng như đối thủ cạnh tranh.
• Đưa ra những chiến lược và kỹ thuật marketing phù hợp.
• …

Thuê văn phòng ảo cũng là một phương án giúp chi phí quản lý doanh nghiệp được tiết kiệm

6.5 Dùng những phần mềm quản lý doanh nghiệp

Những phần mềm quản lý doanh nghiệp với nhiều tiện ích hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa toàn bộ quá trình quản lý và tiết kiệm thời gian trong việc triển khai tất cả công việc. Thông qua phần mềm, mọi người cũng dễ dàng trao đổi và chia sẻ thông tin cùng nhau một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm thông minh còn hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí tuyển dụng nhân sự và đào tạo nhân viên. Với nhiều tính năng đặc biệt, phần mềm có thể thay thế cho một số vị trí trong doanh nghiệp. Đấy chính là lý do mà doanh nghiệp nên thử áp dụng cách này trong trường hợp đang cần cắt giảm chi phí quản lý.

6.6 Thảo luận lại với nhân viên về những khoản lương và phúc lợi

Cách này bạn nên triển khai ngay từ bước phỏng vấn nhân sự để hạn chế tối đa tình trạng nhân viên mới vào làm việc một thời gian ngắn đã xin nghỉ. Đó cũng là cách giúp bạn tránh phải tuyển dụng thường xuyên và tăng tỷ lệ giữ chân những ứng viên thực sự tài năng có đóng góp tích cực vào thành công của doanh nghiệp.

Minh bạch với nhân viên về lương thưởng và phúc lợi cũng giúp tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp

7. Kết luận