Phiếu đề xuất mua hàng là gì? Cách viết mẫu phiếu mua hàng hay

03/01/2023
MKT Ngoc Anh

TẢI NGAY EBOOK: Kinh nghiệm Livestream Facebook nghìn đơn

Khi làm việc trong công ty, nếu cần mua bất kỳ loại vật tư và thiết bị nào thì bạn phải lập phiếu đề xuất mua hàng theo đúng quy định được đặt ra. Ban lãnh đạo hoặc phòng mua hàng sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt phiếu của bạn.

Bài viết dưới đây sẽ bật mí với bạn những thông tin cơ bản nhất về cách viết phiếu đề xuất mua vật tư để phiếu được cấp trên thông qua dễ dàng hơn.

1. Phiếu đề xuất mua hàng là gì?

Phiếu đề xuất mua hàng là gì

Phiếu đề xuất mua hàng là văn bản giúp công ty quản lý tài chính hiệu quả

Dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì mọi công ty cũng cần mua thêm thiết bị hoặc vật tư để hỗ trợ cho công việc. Với mong muốn giúp nhân viên sớm mua được món hàng phù hợp, công ty sẽ cấp trước mẫu phiếu đề xuất mua hàng. Nhưng bạn đã biết phiếu đề xuất mua hàng là gì và khi nào cần dùng đến mẫu phiếu này?

Hiểu một cách đơn giản, phiếu đề xuất mua hàng chính là văn bản bạn nêu rõ yêu cầu về tên, số lượng,... của một hoặc nhiều loại hàng hóa bạn cần mua. Đó cũng là căn cứ để phòng mua hàng và bộ phận kế toán xác định chi phí minh bạch, rõ ràng. Khi lập xong phiếu, bạn sẽ gửi lên cấp trên có thẩm quyền của công ty để chờ được phê duyệt.

2. Phiếu đề xuất mua hàng gồm những nội dung cơ bản nào?

Bất kỳ cá nhân hoặc phòng ban nào trong công ty có nhu cầu mua hàng hóa đều có thể lập phiếu đề xuất mua hàng. Trước khi lập mẫu phiếu này, bạn cần nắm rõ những nội dung quan trọng của một mẫu phiếu đúng chuẩn:

Logo, tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty.
Thời gian (chính xác về ngày, tháng, năm đề xuất mua hàng hóa).
Họ và tên của người lập phiếu hoặc tên phòng ban đề xuất mua hàng.
Đơn vị làm việc của người lập phiếu.
Lý do đề xuất mua hàng hóa.
Số thứ tự hàng hóa.
Tên của hàng hóa.
Đơn vị tính của hàng hóa (ống, cuộn,...).
Số lượng hàng hóa đề xuất mua.
Đơn giá của hàng hóa (tính trên mỗi đơn vị).
Ghi chú những thông tin khác (nếu cần).
Phần chữ ký dành cho người lập phiếu và những cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm phê duyệt phiếu đề xuất.

Phiếu đề xuất mua hàng là gì

Phiếu đề xuất mua hàng muốn được phê duyệt cần trình bày theo đúng mẫu

3. Cần lưu ý những điểm nào khi lập phiếu yêu cầu mua vật tư?

Phiếu đề xuất mua hàng là một loại văn bản quan trọng và liên quan trực tiếp đến việc xuất chi phí để phục vụ hoạt động của công ty. Do đó, bạn không thể lập phiếu qua loa mà cần đảm bảo những tiêu chí cụ thể do công ty quy định. Nếu thực hiện tốt điều này, bạn sẽ lập được một mẫu phiếu có:

Hình thức trang trọng và lịch sự, thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của công ty.
Khả năng được cấp quản lý phê duyệt dễ dàng, tránh được việc phải lập lại phiếu vì sai mẫu.

3.1 Lưu ý về mặt hình thức của phiếu đề xuất mua hàng

Để đảm bảo hình thức của một văn bản hành chính, bạn cần trình bày phiếu đề xuất mua hàng với 2 lưu ý quan trọng sau đây:

Trình bày dưới dạng bảng tính logic, dễ hiểu và dễ kiểm toán trên khổ giấy A4.
Có đủ: Quốc hiệu; tiêu ngữ; logo, tên, địa chỉ và số điện thoại của công ty; thời gian và địa điểm đề xuất mua hàng.

Phiếu đề xuất mua hàng là gì

Phiếu đề xuất mua hàng sai về hình thức và nội dung không được chấp nhận

3.2 Lưu ý về phần nội dung của phiếu đề nghị mua vật tư

Đối với phần nội dung của phiếu đề nghị mua thêm vật tư, bạn hãy thực hiện đúng theo 3 tiêu chí đã được tổng hợp bên dưới:

Có đầy đủ những nội dung cơ bản như đã chia sẻ ở trên.
Đề cập đúng mục đích mua hàng ngay trong tên phiếu, ví dụ: Phiếu đề xuất mua bàn ghế văn phòng cho nhân sự phòng Marketing, Phiếu đề xuất mua thêm kéo cắt vải,...
Cần viết lời kính gửi đến ban lãnh đạo công ty hoặc bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt phiếu đề xuất, ví dụ: Kính gửi Ban Giám đốc, Kính gửi Trưởng phòng,...

4. Chi tiết về quy trình xử lý phiếu đề xuất mua vật tư

Đảm bảo quy trình xử lý phiếu đề xuất mua thêm vật tư, thiết bị là cách giúp công ty quản lý hoạt động tài chính một cách hiệu quả. Từ đó, công ty không phải đối mặt với những vấn đề tiêu cực như: thất thoát ngân sách, tham ô tài sản hay trục lợi cá nhân.

4.1 Cá nhân/phòng ban cần mua vật tư gửi phiếu đề xuất lên ban quản lý

Như đã chia sẻ ở trên, khi cần mua thêm hoặc đổi mới vật tư và thiết bị thì cá nhân hoặc phòng ban có thể lập phiếu đề xuất mua hàng. Phiếu sẽ được trình lần cấp quản lý cao hơn hoặc bộ phận chuyên trách để chờ phê duyệt.

Phiếu đề xuất mua hàng là gì

Không có bất kỳ giới hạn nào về đối tượng lập phiếu đề xuất mua hàng

4.2 Ban quản lý tiếp nhận phiếu đề xuất và phê duyệt

Phiếu đề xuất mua hàng có thể được phê duyệt hoặc bị từ chối bởi những bộ phận trên, trong trường hợp:

Phiếu được duyệt thành công: nhân viên hành chính hay bộ phận mua hàng sẽ tiếp nhận đề xuất và bắt đầu tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
Phiếu bị từ chối: cá nhân hoặc phòng ban lập phiếu đề xuất sẽ được giải thích chi tiết về lý do.

4.3 Phòng mua hàng tìm kiếm đơn vị cung cấp vật tư và nhận báo giá

Với cùng một loại vật tư hoặc thiết bị, phòng mua hàng có rất nhiều nhà cung cấp để lựa chọn. Nhưng phòng mua hàng cần căn cứ vào một vài tiêu chí nhất định để quyết định sẽ mua hàng của đơn vị nào:

Chất lượng hàng hóa đạt chuẩn.
Đơn vị có thương hiệu uy tín và lâu năm, có nhiều sản phẩm nổi tiếng ở trên thị trường.
Có khả năng đáp ứng đủ số lượng những loại hàng hóa mà công ty yêu cầu một cách nhanh chóng nhất.
Cung cấp dịch vụ hoàn hảo cho công ty cả trước, trong và sau khi 2 bên ký hợp đồng mua bán hàng hóa.

Khi đã “chọn được mặt để gửi vàng”, phòng mua hàng sẽ nhận báo giá chi tiết. Đồng thời, tiến hành thương lượng một mức giá phù hợp với nhà cung cấp để tiết kiệm tối đa chi phí cho công ty.

Phiếu đề xuất mua hàng là gì

Phiếu đề xuất mua hàng phải được trình lên các cấp quản lý để xin ý kiến

4.4 Phòng mua hàng ký hợp đồng mua vật tư với đơn vị phù hợp

Phòng mua hàng ký hợp đồng mua bán hàng hóa với nhà cung cấp khi đã kết thúc quá trình đàm phán giá cả. Theo đó, nhà cung cấp sẽ tiến hành bàn giao đúng chủng loại và đủ số lượng hàng hóa được ghi rõ trong hợp đồng. Phòng mua hàng cũng có trách nhiệm kiểm tra và giám sát chất lượng của hàng hóa khi nhận được hàng từ nhà cung cấp.

4.5 Phòng mua hàng bàn giao thiết bị cho cá nhân hoặc phòng ban đặt mua

Sau khi nhận được hàng hóa, phòng mua hàng sẽ bàn giao cho cá nhân hoặc phòng ban lập phiếu đề xuất. Đối với những món hàng cần lắp ráp và cài đặt phức tạp, nhà cung cấp hoặc bộ phận kỹ thuật của công ty sẽ thực hiện để bảo đảm khả năng đưa vào sử dụng nhanh chóng.

4.6 Phòng mua hàng liên hệ đơn vị cung ứng vật tư đến bảo trì hoặc sửa chữa

Trong quá trình sử dụng vật tư và thiết bị, mỗi cá nhân hoặc phòng ban luôn phải đề cao ý thức giữ gìn và bảo quản. Điều này sẽ là tăng độ bền và hiệu quả sử dụng của mỗi món hàng. Mặt khác, phòng mua hàng cũng cần liên hệ nhà cung cấp đến để sửa chữa hoặc bảo trì vật tư và thiết bị khi xảy ra sự cố.

Phiếu đề xuất mua hàng là gì

Phiếu đề xuất mua hàng giúp công ty kiểm soát các khoản tiền đã chi tiêu

5. Kết luận

Hy vọng với những thông tin bài viết vừa chia sẻ, bạn đã hiểu phiếu đề xuất mua hàng là gì và cách lập phiếu đúng thể thức của một văn bản hành chính. Không riêng loại phiếu này mà với bất kỳ loại phiếu nào, nếu bạn lập đúng từ đầu thì sẽ tránh được trường hợp phải lập lại hay phiếu không được duyệt. Do đó, bạn hãy nhớ nằm lòng những lưu ý quan trọng trên đây nhé!

-----------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!