5W1H là gì? Bí quyết ứng dụng 5W1H trong kinh doanh hiệu quả

20/02/2023
MKT Thuy

TẢI NGAY EBOOK: Kinh nghiệm Livestream Facebook nghìn đơn

5W1H là phương pháp tư duy được ứng dụng phổ biến trong việc lập kế hoạch và giải quyết vấn đề. Ngày nay, kỹ thuật 5W1H được ứng dụng trong đa dạng ngành nghề, lĩnh vực từ kinh doanh đến kỹ thuật. Vậy 5W1H là gì, ý nghĩa và ứng dụng của phương pháp này như thế nào, hãy đọc hết bài viết sau để khám phá về kỹ thuật tư duy này nhé!

5W1H là gì?

5W1H là kỹ thuật phổ biến để lập kế hoạch và giải quyết vấn đề

5W1H là một kỹ thuật phổ biến giúp bạn có thể thiết lập các mục tiêu, thiết lập bản kế hoạch và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hệ thống nhất. Phương pháp 5W1H có tính ứng dụng cao, bởi nó có thể áp dụng rộng rãi trong đa dạng ngành nghề, lĩnh vực như Marketing, Kinh doanh, Kỹ thuật, Công nghệ,...

Cụ thể, mô hình 5W1H được viết tắt cho What - When - Where - Why - Who và How trong tiếng Anh. Khi được dịch sang tiếng Việt, kỹ thuật này có thể được hiểu là Cái gì - Khi nào - Ở đâu - Tại sao - Là ai - Thế nào.

Giải thích ý nghĩa từng thành phần trong 5W1H

Mỗi chữ cái trong kỹ thuật 5W1H đều xoay quanh những câu hỏi giúp bạn có thể xác định và đào sâu các mục tiêu hay vấn đề một cách chi tiết.

What - là gì?

Chữ W đầu tiên trong phương pháp 5W1H tượng trưng cho What - là gì. Ở chữ cái này, bạn cần phải xác định chi tiết và cụ thể từng mục tiêu mà bạn đã đề ra, từng vấn đề mà bạn đang gặp phải hay từng nội dung mà bạn muốn truyền đạt.

Ví dụ, bạn đang gặp phải vấn đề trong quy trình quản lý chất lượng, bạn có thể đặt ra các câu hỏi cho bản thân và tổ chức như:

Vấn đề mình đang gặp phải là gì?
Bối cảnh, thực trạng của vấn đề này là gì?
Đặc điểm của vấn đề đang diễn ra là gì?
Mong muốn của tổ chức khi giải quyết vấn đề là gì?

Việc liên tục đặt ra những câu hỏi liên quan đến chữ cái What - là gì sẽ giúp bạn có thể hình dung khái quát và cụ thể từng vấn đề mà bạn đang gặp phải, từng mong muốn mà bạn muốn đạt được. Đây cũng là điều kiện tiên quyết giúp bạn đề ra các phương án giải quyết vấn đề dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Yếu tố What trong 5W1H giúp bạn xác định vấn đề chi tiết, cụ thể

When - khi nào?

Thời điểm xảy ra vấn đề cũng là điều mà bạn nên đặc biệt quan tâm khi ứng dụng phương pháp 5W1H. Thông qua những câu hỏi xoay quanh When - khi nào, bạn có thể xác định được: liệu đây có phải là thời điểm thích hợp để giải quyết vấn đề, doanh nghiệp có nên rút ngắn, kéo dài hoặc trì hoãn việc giải quyết chúng hay không, khi nào bắt đầu xử lý sẽ mang lại hiệu quả cao nhất,...

Bạn có thể đặt ra những câu hỏi sau để có thể xác định yếu tố When như:

Cần bao nhiêu thời gian để giải quyết vấn đề này?
Khi nào tổ chức nên đề ra phương án? Khi nào tổ chức nên tiến hành thực hiện?
Thời gian thực hiện có thể bị tác động bởi các yếu tố ngoại cảnh không?
Vấn đề này đã từng xảy ra trong quá khứ chưa, có tần suất cố định không?

Where - ở đâu?

Bên cạnh việc xác định thời gian, bạn cũng có thể ứng dụng phương pháp 5W1H để xác định địa điểm bằng câu hỏi Where - ở đâu. Đây tưởng chừng là một yếu tố bình thường nhưng nó có thể ảnh hưởng đến khả năng triển khai và thực hiện cả một dự án.

Giả sử bạn muốn mở rộng thị trường sang các quốc gia ở khu vực lân cận, bạn cần phải xác định thành tố Where - ở đâu kỹ lưỡng và cẩn thận bởi pháp luật, quy định, vị trí địa lý và thời tiết ở mỗi quốc gia là khác nhau. Do đó, nếu không xác định kỹ lưỡng, kế hoạch mở rộng thị trường sẽ phát sinh nhiều vấn đề và tác động nặng nề đến các phương án thực thi của doanh nghiệp. Bạn có thể xác định yếu tố Where thông qua các câu hỏi như:

Đối tượng mục tiêu sinh sống ở đâu là chủ yếu?
Địa điểm nào sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất cho doanh nghiệp?
Doanh nghiệp nên thực thi ở địa điểm nào đầu tiên?

Yếu tố Where đóng vai trò đặc biệt quan trọng nếu bạn muốn mở rộng thị trường kinh doanh

Why - tại sao?

Sau khi đã xác định được cái gì, khi nào, ở đâu thì câu hỏi Why - tại sao sẽ giúp bạn có thể đào sâu vào vấn đề, mở rộng tầm nhìn và đề ra các phương án thực tiễn nhất. Khi trả lời câu hỏi tại sao trong phương pháp 5W1H, bạn có thể đặt ra các câu hỏi như:

Tại sao phương án này lại tối ưu hơn phương án khác
Tại sao ta không rút ngắn thời gian thực hiện
Tại sao ta không thay đổi địa điểm triển khai
Tại sao vấn đề này lại xảy ra

Một bí quyết giúp bạn có thể đào sâu và tìm được cốt lõi của vấn đề khi trả lời câu hỏi tại sao là hãy áp dụng phương pháp 5 Why. Ở phương pháp này, bạn sẽ liên tục đặt ra 5 lần tại sao để có thể xác định và thấu hiểu trọng tâm của vấn đề.

Who - là ai?

Ngoài việc đề ra các bước triển khai và thực hiện dự án thì việc lựa chọn cá nhân sẽ đứng đầu, lãnh đạo và thực thi chúng là yếu tố không kém phần quan trọng. Để có thể phân chia nguồn lực, định rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong dự án, bạn có thể đặt ra các câu hỏi xoay quanh Who như:

Ai là người chịu trách nhiệm chính cho dự án này?
Ai là người chịu trách nhiệm thực thi dự án?
Ai là người kiểm tra chất lượng của mỗi quy trình?
Nếu có vấn đề phát sinh thì ai sẽ chịu trách nhiệm giải quyết?

Yếu tố Who giúp bạn xác định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng bước thực hiện

How - thế nào?

Yếu tố cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng của phương pháp 5W1H là How - thế nào. Trong câu hỏi này, bạn sẽ đưa ra các phương án thực thi và giải quyết nhiệm vụ một cách chi tiết và cụ thể.

Ngoài việc xác định làm thế nào, bạn cũng cần phải xác định làm với kinh phí bao nhiêu (How much) để đảm bảo tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Một số câu hỏi liên quan đến thành tố How - thế nào mà bạn có thể đặt ra như:

Quy trình thực hiện nhiệm vụ/ giải quyết vấn đề sẽ diễn ra thế nào?
Kinh phí cho từng hoạt động là bao nhiêu?
Các bộ phận cần phối hợp như thế nào để mang lại hiệu suất cao nhất?

Ý nghĩa của phương pháp 5W1H:

Phương pháp 5W1H đóng vai trò to lớn và quan trọng để mỗi cá nhân, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch, giải quyết vấn đề một cách hiệu quả, bài bản và nhanh chóng nhất. Bạn có thể ứng dụng mô hình 5W1H trong đa dạng tình huống thuộc nhiều lĩnh vực từ Marketing, Tài chính, Công nghệ, Sản xuất,... như:

Thành lập thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới đến với người tiêu dùng
Mở rộng mô hình hoạt động của doanh nghiệp
Tái cấu trúc doanh nghiệp
Tối ưu hóa quá trình sản xuất
Tối ưu hóa quy trình vận hành sản phẩm
Giải quyết vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp

Phương pháp 5W1H mang lại nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp

H2. Ứng dụng phương pháp 5W1H trong kinh doanh như thế nào?

Một trong những hoạt động tiêu biểu khi kinh doanh là ra mắt sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng. Vậy doanh nghiệp sẽ ứng dụng mô hình 5W1H thế nào để có thể lựa chọn sản phẩm, lên kế hoạch triển khai và thực thi hiệu quả nhất.

What - cái gì? Sản phẩm bạn ra mắt là gì? Sản phẩm mang đến những lợi ích gì cho khách hàng? Sản phẩm giúp khách hàng giải quyết vấn đề gì?
When - khi nào? Khi nào công bố sản phẩm sẽ mang đến hiệu ứng tốt nhất? Khi nào khách hàng sẽ cân nhắc và lựa chọn sử dụng sản phẩm của bạn?
Where - ở đâu? Bạn sẽ nhập các nguyên vật liệu thô ở đâu? Bạn sẽ phân bố sản phẩm mới ở khu vực nào nhiều nhất? Đâu là khu vực bạn cần đẩy mạnh các chiến dịch quảng bá, tiếp thị?
Why - tại sao? Tại sao ta cần công bố sản phẩm mới? Tại sao thương hiệu cần ra mắt sản phẩm vào thời gian, địa điểm đã đề ra? Tại sao ta không thử cách tiếp cận mới hơn, sáng tạo hơn? Tại sao thương hiệu lại chọn tệp khách hàng này để giới thiệu sản phẩm? Tại sao ta lại nhập nguồn nguyên liệu từ bên A mà không phải bên B?
Who - Là ai? Ai sẽ là người lãnh đạo dự án ra mắt sản phẩm mới này? Ai sẽ là người đứng đầu các phòng ban trong dự án? Ai sẽ là người thực thi các nhiệm vụ trong kế hoạch thực hiện?
How - thế nào? Làm thế nào để triển khai sản xuất và công bố sản phẩm mới? Làm sao để tối ưu hóa lợi nhuận và quy trình vận hành khi ra mắt sản phẩm này? Ngân sách tối đa cho các hoạt động sản xuất và quảng bá tiếp thị là bao nhiêu?

Kỹ thuật 5W1H được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh

Kết luận

Ngoài ứng dụng trong các mô hình kinh doanh, bạn cũng có thể áp dụng 5W1H trong quản lý chất lượng, đào tạo đội ngũ, phát triển nhân viên,... Hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể hiểu rõ 5W1H là gì, ý nghĩa và cách vận dụng kỹ thuật này trong quá trình lập kế hoạch và giải quyết vấn đề.

-------------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!