Cách gửi hàng qua bưu điện nhanh nhất cho người kinh doanh online

Được xem là kênh bưu chính truyền thống, đến nay bưu điện vẫn luôn là kênh gửi hàng hóa quen thuộc và ưu tiên của mọi người, đặc biệt là các chủ shop bán hàng online. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết cách ship hàng online qua bưu điện tiện lợi nhất cho người kinh doanh online trong bài viết sau đây nhé.

1. Gửi hàng qua bưu điện như thế nào?

Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, hay còn gọi là VIETNAM POST (VNPOST)

Cách giao hàng online qua bưu điện là một trong những hình thức vận chuyển hàng hóa, bưu phẩm được nhiều người kinh doanh buôn bán lẻ tin dùng. Lý do vì đây là dịch vụ được quản lý vận hành của Tổng công ty Bưu điện Việt Nam, hay còn gọi là VIETNAM POST (VNPOST) đảm bảo sự uy tín cho người sử dụng. Bên cạnh đó, các cơ sở bưu cục có mặt ở tất cả các tỉnh thành, từ các thành phố lớn, khu vực phát triển đến các vùng quê nhỏ. Mọi người đều có thể kinh doanh và mua bán thuận lợi với dịch vụ vận chuyển hàng hóa của bưu điện.

1.1 Ship cod bưu điện là gì?

Ship cod bưu điện được hiểu là cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ. Chủ shop sau khi gửi hàng cho bưu điện, sẽ uy quyền cho bưu điện thu hộ khoản tiền mua hàng của người nhận, và bưu điện sẽ hoàn trả số tiền không khi hoàn thành việc giao hàng hóa cho người mua. Khách mua hàng có thể trực tiếp tới bưu điện nhận hàng hóa và thành toán lại cho bưu điện. Hoặc khách hàng sẽ nhận hàng từ shipper của bưu điện, kiểm tra sản phẩm đúng như ban đầu đặt mua, sau đó tiến hành thanh toán.

Ship cod bưu điện bao lâu nhận được tiền? Tùy vào thời gian giao nhận hàng và đối soát đơn hàng giữa chủ shop và bưu cục sẽ ảnh hưởng đến thời gian nhận được tiền hàng. Thông thường, chủ shop có thể trực tiếp ra bưu cục đã gửi hàng để cung cấp và đối soát thông tin, sau đó nhận tiền mặt từ nhân viên tại quầy. Hoặc chủ shop có thể chọn cách cung cấp số tài khoản ngân hàng ngay khi gửi hàng, bưu điện sẽ chuyển trả số tiền từ người nhận vào tài khoản cho chủ shop sau khi đã đối chiếu thông tin và trừ các cước phí cần thiết.

Ship cod là cách gửi hàng qua bưu điện thu tiền hộ

1.2 Các loại cước phí khi gửi đồ qua bưu điện thu tiền hộ chủ shop cần biết?

- Cước dịch vụ chuyển phát gửi COD (tùy vào gói cước khách hàng lựa chọn là chuyển phát nhanh hay vận chuyển tiết kiệm).

- Cước dịch vụ gửi hàng thu tiền hộ, tối thiểu là 13.000 đồng.

- Cước chuyển khoản tiền mà bưu điện thu hộ từ người nhận để trả về cho chủ shop. Cước phí bằng 50% cước dịch vụ thư chuyển tiền.

- Cước dịch vụ cộng thêm khác nếu phát sinh các vấn đề như: hoàn trả đơn hàng, gia hạn phiếu chuyển tiền COD, chuyển nhanh phiếu chuyển tiền COD, cước phí hàng cồng kềnh dễ vỡ,… được tính theo mức cước dịch vụ tương ứng của bưu điện.

- Cước vận chuyển hoặc bảo quản đặc biệt theo yêu cầu của chủ shop gửi hàng.

1.3 Quy chuẩn hàng hóa gửi bưu điện

Khối lượng hàng hóa mỗi ngày tại các bưu cục của VNPOST rất lớn. Do vậy, khi chọn cách gửi đồ qua bưu điện, chủ shop cần lưu ý nắm thật rõ quy chuẩn hàng hóa và cách gói hàng gửi bưu điện theo quy định:

2. Những hàng hóa được phép gửi qua bưu điện?

Hiện tại, bưu điện nhận vận chuyển hầu hết tất cả thư từ, hàng hóa bao gồm các đồ đông lạnh, thực phẩm,… theo nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, bưu điện cũng tuân thủ theo quy định về các hàng hóa cấm gửi của nhà nước.

Những hàng hóa được phép gửi qua bưu điện

Nếu chủ shop chọn cách gửi hàng bưu điện, hãy lưu ý danh sách phân loại các hàng hóa được phép vận chuyển của bưu điện như sau:

- Hàng cồng kềnh: Hàng hóa có cấu trúc đặc biệt, không thể xếp chung với các bưu gửi khác hoặc cần có sự lưu ý đặc biệt trong quá trình vận chuyển và khai thác

- Hàng nặng: Hàng hóa có khối lượng đơn chiếc trên 30kg

- Hàng dễ vỡ: Hàng hóa làm bằng các vật liệu dễ vỡ và cần xử lý đặc biệt, bao gồm các loại cơ bản sau:

- Đồ sành sứ, đồ gốm.

- Đồ thủy tinh, kính, pha lê.

- Đồ điện tử, linh kiện điện tử.

- Thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin.

- Hàng nhẹ: Hàng hóa có thể tích trên 6.000 cm3/kg.

- Hàng thông thường: Hàng hóa không thuộc các loại nêu trên.

3. Lợi ích khi gửi đồ qua bưu điện

Mặc dù hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh cạnh tranh khốc liệt, nhưng dịch vụ chuyển phát hàng hóa của bưu điện vẫn chiếm được vị trí ưu tiên đối với các chủ shop kinh doanh online trên cả nước. Bởi cách gửi hàng qua bưu điện mang đến nhiều lợi ích và sự an tâm cho cả người bán lẫn người mua hàng.

- Có thể gửi hầu hết các loại hàng hóa với khối lượng lớn.

- Bưu điện nhận vận chuyển cả mặt hàng cây cảnh, bảo quản an toàn cao, cạnh tranh hơn với các đơn vị vận chuyển khác.

- Vận chuyển hàng hóa được cả đường bộ, đường thủy và hàng không.

- Có thể bán và gửi hàng hóa đến cả những vùng quê nhỏ, miền núi,… vì bưu cục có mặt ở toàn quốc.

- Cước phí giá rẻ, được hỗ trợ cách đóng gói, làm thủ tục gửi hàng tại bưu cục.

- Hoàn toàn chủ động theo dõi, kiểm tra tình trạng đơn hàng trên website của VNPOST hoặc qua tin nhắn điện thoại.

- Bưu điện là doanh nghiệp lớn được bảo trợ bởi nhà nước nên độ an toàn cao, đảm bảo uy tín cho người sử dụng dịch vụ.

Lợi ích khi gửi đồ qua bưu điện

4. Các hình thức chuyển hàng qua bưu điện

Đối với cách gửi hàng bằng dịch vụ chuyển phát của bưu điện hiện đang có 3 hình thức chính như sau:

- Bưu phẩm đảm bảo: Sử dụng cho các trường hợp gửi văn bản, công văn, hợp đồng, các giấy tờ quan trọng. Mã vận đơn bắt đầu bằng ký hiệu R (ví dụ RM19003435VN).

- Chuyển phát nhanh EMS: Sử dụng khi chủ shop muốn gửi hàng nhanh hơn, khách mua yêu cầu nhận hàng sớm hơn. Hoặc áp dụng với các sản phẩm hàng hóa cần vận chuyển trong thời gian ngắn.

- Bưu kiện: Dịch vụ được áp dụng cho các hàng hóa thông thường, không có nhiều yêu cầu. Ưu điểm của hình thức bưu kiện là cước phí rẻ cho chủ shop tối ưu chi phí ship cod.

5. Thời gian gửi hàng - nhận hàng qua bưu điện mất bao lâu?

Sau khi chủ shop hoàn tất các bước gửi hàng, xác nhận thông tin người gửi và người nhận, thanh toán cước phí, chủ shop sẽ được nhân viên tại bưu cục thông báo thời gian vận chuyển và nhận hàng dự kiến. Tùy thuộc vào cách ship cod bưu điện mà bạn lựa chọn, đồng thời là khu vực địa điểm của người nhận hàng, loại hàng hóa của bạn gửi thì thời gian nhanh chậm sẽ tương ứng.

Thông thường, nếu bạn sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh EMS, thời gian giao hàng và nhận hàng dự kiến từ 10 – 24 giờ đồng hồ, tương đương 1 – 2 ngày. Dịch vụ chuyển phát thường hay tiết kiệm thì thời gian giao nhận hàng hóa sẽ kéo dài hơn, dao động từ 3 – 5 ngày.

Thời gian gửi hàng qua bưu điện mất bao lâu?

6. Một số lưu ý khi gửi hàng qua bưu điện

Khi số lượng đơn hàng mỗi ngày tăng dần lên, quá trình gửi hàng đi liên tục sẽ không tránh khỏi những rủi ro, thậm chí phải xử lý khi hàng bị trả về từ phía người mua hoặc từ chính bưu cục khi không đảm bảo chất lượng hoặc quy định của bưu điện.

Vậy nên, muốn kinh doanh online và sử dụng cách gửi hàng và nhận tiền qua bưu điện cần, chủ shop cần lưu ý một số thông tin sau đây:

- Trước khi gửi hàng, hãy kiểm tra kỹ lưỡng thông tin của shop và thông tin người nhận, để đảm bảo hàng hóa được gửi đến đúng người. Hoặc ghi có vấn đề xảy ra, bưu cục sẽ gọi đúng thông tin của shop, tránh thất lạc hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

- Xác nhận với khách hàng về thông tin đơn hàng gửi, nhắc nhớ khách hàng chủ ý điện thoại để nhận hàng, để hàng được giao đúng hẹn, bạn hoàn thành đơn hàng và thu lợi nhuận.

- Đảm bảo khối lượng, kích thước và loại hàng hóa đúng theo quy định của bưu điện. Nếu vi phạm, hàng hóa của bạn sẽ bị trả về.

- Nắm bắt khoảng thời gian giao hàng dự kiến, chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng trên hệ thống của VNPOST. Lúc này, bạn có thể cập nhật kịp thời nếu có sự cố xảy ra và liên lạc với bưu cục để giải quyết nhanh chóng hơn.

- Phải đóng gói hàng hóa thật chắc thật kỹ. Đặc biệt đối với các sản phẩm dễ vỡ, dễ mỏng, cần dán keo có ký hiệu “hàng dễ vỡ xin nhẹ tay” để bưu điện lưu ý với đơn hàng của bạn.

- Khi số lượng đơn hàng của shop tăng nhanh chóng lên hàng nghìn đơn, chủ shop nên áp dụng hệ thống quản lý tự động bằng phần mềm bán hàng thông minh. Như vậy, mới theo dõi hiệu quả được tình trạng và doanh thu mang về từ các đơn hàng online và cách chuyển hàng qua bưu điện.

Một số lưu ý với cách gửi hàng qua bưu điện

7. Cách kiểm tra đơn hàng bưu điện

Để kiểm tra tiến độ vận chuyển của đơn hàng được gửi qua bưu điện bạn có thể tra cứu các mã vận đơn bằng tin nhắn, website hay các phần mềm quản lý bán hàng. Quá trình vận chuyển của đơn hàng sẽ được cập nhật liên tục để bạn kiểm soát được tiến độ vận chuyển của hàng hóa từ đó dễ dàng thông báo cho khách hàng, giảm bớt các sai sót và rủi ro không đáng có.

7.1. Kiểm tra đơn hàng bưu điện bằng cách soạn tin nhắn

Để tra cứu tiến độ vận chuyển đơn hàng bằng điện thoại, bạn có thể soạn tin nhắn SMS theo cú pháp sau:

• EMS ExxxxxxxxVN gửi tới số 8176

• Với ExxxxxxxxVN là mã vận đơn gồm 13 ký tự

Cước phí cho một tin nhắn là 1.000 VNĐ/ tin. Lưu ý: chi phí này có thể được cập nhật theo đơn vị vận chuyển.

Việc tra cứu mã vận đơn bằng tin nhắn không phù hợp khi bạn tra cứu với số lượng đơn hàng lớn, cần phải cập nhật thường xuyên và nhanh chóng.

7.2. Tra cứu mã vận đơn trên Website

Tra cứu mã vận đơn trên Website là hình thức tra cứu mã vận đơn phổ biến hiện nay. Phương pháp tra cứu này phổ biến bởi chúng không tốn chi phí, có thể tra cứu tình hình vận chuyển của một lượng hàng lớn trong thời gian ngắn.

Để có thể tra cứu mã vận đơn trên Website, bạn có thể đăng nhập vào http://www.vnpost.vn/vi-vn/dinh-vi/buu-pham, nhập mã vận đơn của sản phẩm, hàng hóa vận chuyển, nhấn vào biểu tượng kính lúp ở cạnh ô tìm kiếm để tiến hành tra cứu.

Các thông tin bạn có thể nhận được khi tra cứu mã vận đơn bao gồm:

• Chưa phát đến người nhận: đơn vị đang vận chuyển bưu phẩm của bạn

• Thông tin trạng thái: Thể hiện cụ thể đang hàng đang được vận chuyển đến bưu cục nào

• Đã phát thành công: Sản phẩm đã được vận chuyển đến tay người nhận

7.3. Tra cứu mã vận đơn qua Ứng dụng VNPost

Bên cạnh Website, bạn cũng có thể tra cứu mã vận đơn miễn phí thông qua ứng dụng trên điện thoại - My VNPost. Bạn có thể tiến hành tải ứng dụng trên App Store và Google CH Play.

Sau đó, bạn sẽ tiến hành đăng nhập vào ứng dụng, bật chức năng Định vị trên điện thoại, nhập mã vận đơn và tra cứu tiến trình vận chuyển.

7.4. Tra cứu mã vận đơn trên phần mềm quản lý bán hàng

Đối với một số nhà bán hàng, bạn có thể kiểm soát tiến trình vận chuyển đơn hàng thông qua phần mềm quản lý kinh doanh. Nếu bạn sử dụng Giải pháp quản lý bán hàng đa kênh Haravan Omnichannel, bạn có thể tra cứu mã vận đơn nhanh chóng bởi tiến trình vận chuyển sẽ được cập nhật tự động, đối soát nhanh chóng, chuẩn xác.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tối ưu thời gian, tránh sai sót trong khâu xử lý đơn hàng khi sử dụng phần mềm Haravan bởi các nhà kinh doanh có thể tạo đơn hàng và đẩy đơn qua nhà vận chuyển trong vài nhấp chuột đồng thời tự động tính cước vận chuyển, dễ dàng so sánh và lựa chọn phí ship phù hợp.

8. 3 bước ship hàng qua bưu điện nhanh chóng

Để có thể gửi hàng qua bưu điện nhanh chóng, an toàn, bạn có thể thực hiện theo 3 bước sau:

8.1. Bước 1: Đóng gói bưu phẩm, hàng hóa

Hàng hóa sẽ được vận chuyển trong thời gian dài, lưu trữ tại nhiều trạm trung gian khác nhau trước khi vận chuyển đến tay người tiêu dùng. Do đó để tránh tình trạng bể, vỡ, hư hỏng bưu phẩm, bạn cần phải đóng gói kỹ lưỡng và cẩn thận. Bạn có thể sử dụng các bao nilong, bọc chống sốc, băng dính, thùng carton, mút xốp,... để đóng gói hàng hóa.

Trong lúc đóng gói bưu phẩm, bạn cần phải lưu ý những điều sau:

• Đối với các sản phẩm chất lỏng: bạn cần phải đóng nắp kín và kỹ, lót thêm các lớp chống sốc để tránh tình trạng chất lỏng chảy ra ngoài

• Đối với các sản phẩm dễ vỡ: Bên cạnh việc bao bọc hàng hóa cẩn thận, bạn cần phải dán thêm các nhãn dán “Hàng dễ vỡ” để thông báo cho các bên trung chuyển

• Đối với các sản phẩm điện tử: Bạn nên dùng bọc chống sốc để bao bọc sản phẩm, tránh các tình trạng hư hỏng tính năng do rung lắc khi vận chuyển

8.2. Bước 2: Tìm kiếm bưu cục để gửi hàng hóa

Để tiết kiệm thời gian, chi phí, các nhà kinh doanh nên tìm kiếm các đơn vị bưu cục gần nhà để thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, sản phẩm đến đơn bưu cục. Bạn có thể đăng nhập vào Website http://www.vnpost.vn/vi-vn/buu-cuc/tim-kiem, nhập các thông tin cơ bản như địa chỉ, khu vực vận chuyển,... để tìm kiếm đơn vị phù hợp.

8.3. Bước 3: Làm thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Khi đến bưu điện để gửi hàng hóa, bạn sẽ được nhân viên bưu cục gửi giấy thông tin vận chuyển. Bạn sẽ tiến hành điền tất cả thông tin liên quan đến bưu phẩm như: hàng hóa vận chuyển, khối lượng, thông tin người nhận, thông tin người gửi,...

Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, nhân viên sẽ tiến hành xác nhận đơn hàng, kiểm tra bưu phẩm và gửi cho bên vận chuyển. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ thông báo với bạn thời gian dự kiến mà người nhận có thể nhận được hàng hóa.

9. Khi nào nên ship hàng qua bưu điện? Nên ship hàng qua bưu điện hay ship hàng qua các đơn vị vận chuyển khác

Trước khi lựa chọn đơn vị vận chuyển, bạn nên cân nhắc các yếu tố như: thời gian, chi phí, khối lượng, tính chất hàng hóa,... Tùy theo mong muốn của khách hàng mà các nhà kinh doanh sẽ lựa chọn các đơn vị vận chuyển phù hợp. Thông thường, các nhà bán hàng sẽ chọn bưu điện nếu muốn nhận được ưu thế về chi phí tuy nhiên thời gian sẽ kéo dài hơn so với các đơn vị vận chuyển khác.

10. Cách nhận tiền ship cod bưu điện

Để nhận tiền ship COD ở bưu điện, bạn cần mang theo CCCD/ CMND và hóa đơn thông tin, nhân viên sẽ tiến hành đối soát và gửi tiền COD cho bạn.

11. Kết luận

Trên đây là những thông tin chi tiết về cách ship hàng online qua bưu điện mà Haravan muốn chia sẻ đến bạn, những người đang bắt đầu với lĩnh vực kinh doanh online gặp khó khăn trong khâu vận chuyển hàng hóa đến người mua. Hi vọng với những chia sẻ trên, bạn sẽ hiểu rõ hơn về cách sử dụng dịch vụ vận chuyển của bưu điện. Từ đó, vận hành đơn hàng và xử lý các sự cố khi gửi hàng online một cách hiệu quả.

>>> Xem thêm:

• Hướng dẫn cách đăng ký "Giao hàng tiết kiệm" cho chủ shop kinh doanh online
• Tổng hợp toàn bộ phí ship của các đơn vị vận chuyển phổ biến hiện nay
• Bạn đã biết gì về "chiêu thức" đồng giá vận chuyển?