Báo cáo bán hàng là gì? 6 loại báo cáo bán hàng quan trọng với CEO

Báo cáo bán hàng giúp người kinh doanh đưa ra chiến lược bán hàng chuẩn xác theo từng đối tượng, từng giai đoạn khác nhau. Bằng cách đó, doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu doanh số, cải thiện năng suất đội ngũ bán hàng và có điều kiện khẳng định vị trí thương hiệu. Nếu bạn đang bắt đầu thực hiện kinh doanh và chưa biết có các loại báo cáo bán hàng cơ bản nào, đọc ngay bài viết này nhé!

1. Báo cáo bán hàng là gì?

Báo cáo bán hàng (hay còn gọi báo cáo kinh doanh) là công cụ tổng hợp tất cả mọi thứ về hoạt động kinh doanh (như nguồn vốn, doanh thu, chi phí, nhân viên, khách hàng…) theo từng giai đoạn, qua đó thể hiện thông tin chuẩn xác về hiệu suất hoạt động trong công ty.

Báo cáo bán hàng có thể được trình bày bằng số liệu, hình ảnh, bảng biểu… để người quản lý dễ dàng nhận định xu hướng tăng - giảm theo từng thời điểm. Nhờ vậy, đảm bảo thiết lập kế hoạch tăng trưởng doanh thu đều đặn cho doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp phải có các loại báo cáo bán hàng?

Không chỉ cung cấp bức tranh tổng quát về tình hình mua bán hiện tại của cửa hàng/chi nhánh, giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp với quý sau, mà báo cáo bán hàng còn mang lại nhiều lợi ích nổi bật sau:

2.1 Dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả bán hàng

Báo cáo bán hàng là công cụ giúp thể hiện kết quả kế hoạch kinh doanh một cách chân thực và cụ thể nhất. Nhờ đó giúp cho việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả bán hàng trở nên đơn giản hơn.

2.2 Cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh

Số liệu theo từng giai đoạn sẽ liên tục biến chuyển. Vì thế, bằng báo cáo trực quan, người quản lý có thể biết được tình hình kinh doanh hiện tại đang theo chiều hướng nào. Đồng thời linh hoạt thay đổi cách vận hành thích hợp với điều kiện và yêu cầu thị trường.

2.3 Thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên

Dựa vào báo cáo doanh số, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên, bằng một số thông tin như có ra nhiều đơn không, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng ổn định không… Song song đó, chủ doanh nghiệp có cơ sở khen thưởng, nhằm khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn trong thời gian sắp tới.

3. Bật mí 6 loại báo cáo bán hàng quan trọng trong kinh doanh

Sau đây là 6 loại báo cáo bán hàng thiết yếu mà mỗi doanh nghiệp cần nắm:

3.1 Báo cáo bán hàng

Báo cáo bán hàng hỗ trợ cập nhật kịp thời tình hình kinh doanh hiện tại, nhờ thế mà người quản lý có kế hoạch luân chuyển hàng hóa/nhân sự phù hợp với điều kiện bán hàng thực tế.

Trong đó, báo cáo bán hàng liên quan mật thiết đến báo cáo kinh doanh theo sản phẩm và kênh bán. Thông qua những báo cáo này, bạn sẽ xác định được loại hàng nào được bán ra nhiều hay còn tồn kho ở từng chi nhánh, từ đó cân nhắc điều chỉnh số lượng hàng nhập về sau. Đồng thời, bạn có thể tối ưu chi phí và tập trung nguồn lực cho kênh bán tốt nhất, sản phẩm bán chạy nhất nhằm thu về doanh thu cao nhất.

Có 3 loại báo cáo bán hàng cơ bản: Báo cáo bán hàng theo ngày, báo cáo bán hàng theo tuần và báo cáo bán hàng theo tháng.

Báo cáo bán hàng đem lại thông tin tổng quan về sản phẩm, số lượng, trạng thái đơn hàng, doanh thu…

3.2 Báo cáo nhập hàng

Báo cáo nhập hàng không chỉ thể hiện hoạt động nhập hàng (như số lượng, nhà cung cấp, chi phí, chi nhánh nhận, tên sản phẩm…), mà còn cho biết công nợ của doanh nghiệp, song song với việc đánh giá khả năng hỗ trợ và chất lượng sản phẩm từ nhà phân phối.

Nhờ có báo cáo nhập hàng, chủ sở hữu có thể kiểm soát dòng hàng nhập vào theo từng giai đoạn, cũng như quản lý lượng hàng tồn kho mà không cần phải thêm công đoạn nhập liệu. Sau đó, có thể so sánh và đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp hơn trong tương lai để tối ưu chi phí.

Báo cáo nhập hàng lưu trữ dữ liệu về nhà cung cấp, tên sản phẩm, số lượng, thời gian… để người giám sát dễ dàng theo dõi hoạt động nhập hàng về từng chi nhánh.

3.3 Báo cáo kho

Báo cáo kho là loại báo cáo cơ bản trong kinh doanh, giúp người quản lý biết được hệ thống hàng hóa tại cửa hàng và kênh bán. Qua đó, xây dựng kế hoạch nhập hàng chính xác, kịp thời để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, cũng như giảm thiểu thất thoát hàng hóa tối đa.

Báo cáo kho bao gồm 5 loại dưới đây:

• Báo cáo tồn kho: Là bản tóm tắt số lượng hàng hiện có tại từng cửa hàng.
• Báo cáo kiểm hàng: Cung cấp các thông tin về hàng hóa như sản phẩm kiểm hàng, lý do kiểm hàng, số lượng điều chỉnh, tình trạng, giá trị điều chỉnh…
• Báo cáo sổ kho: Giúp quản lý số lượng hàng nhập - xuất vào kho cũng như số lượng hàng tồn kho.
• Báo cáo định mức tồn kho: Là mức tồn kho an toàn cho từng mặt hàng, đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa để vận hành kinh doanh suôn sẻ.
• Báo cáo gợi ý nhập hàng: Có nhiệm vụ gợi ý các sản phẩm cần nhập thêm vào kho theo định mức tồn kho và nhập hàng theo mục hàng bán chạy.

Báo cáo kho bao gồm báo cáo tồn kho, định mức tồn kho, kiểm hàng, gợi ý nhập hàng và sổ kho.

3.4 Báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là loại báo cáo cung cấp thông tin chi tiết về vốn, chi phí và doanh thu tại từng chi nhánh và kênh bán. Báo cáo tài chính gồm 4 loại cơ bản sau:

• Báo cáo lãi lỗ: Giúp bạn xác định doanh thu, lợi nhuận và tỷ lệ thay đổi của doanh thu, lợi nhuận theo từng kỳ.
• Sổ quỹ: Là chứng từ quản lý dòng tiền ra vào của doanh nghiệp thông qua các phiếu thu, phiếu chi.
• Báo cáo công nợ phải trả: Giúp thống kê công nợ phải chi trả, hỗ trợ doanh nghiệp xoay vòng vốn kịp thời để giảm thiểu rắc rối tiền bạc, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.
• Báo cáo công nợ phải thu: Giúp doanh nghiệp theo dõi số tiền phải thu về sau khi bán hàng cho người tiêu dùng khi chọn lựa phương thức thanh toán trả sau hay trả góp.

Báo cáo tài chính trực quan bằng số liệu và biểu đồ hỗ trợ người quản lý đánh giá chính xác hiệu suất kinh doanh.

3.5 Báo cáo khách hàng

Báo cáo khách hàng là quá trình thu thập, thống kê, phân tích và tổng hợp toàn bộ thông tin khách hàng sau các chương trình chăm sóc khách hàng.

Thông qua kết quả báo cáo khách hàng, doanh nghiệp có góc nhìn tổng quan về hành vi khách hàng cũng như yêu cầu và mong muốn của họ để có thể cân nhắc điều chỉnh chiến dịch chăm sóc khách hàng tiếp theo cho phù hợp. Nhờ thế, khách hàng sẽ tin tưởng sử dụng dịch vụ/sản phẩm trở lại và tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thật cũng tốt hơn nhiều.

Báo cáo khách hàng giúp doanh nghiệp quản lý thông tin người tiêu dùng tốt hơn, qua đó chăm sóc tốt cho tệp khách hàng thật và có chiến lược chuyển đổi phù hợp với khách hàng tiềm năng.

3.6 Báo cáo quản lý nhân viên

Báo cáo quản lý nhân viên là tập hợp toàn bộ thông tin cơ bản về nhân sự trong doanh nghiệp như tên, tuổi, địa chỉ, sự kiện liên quan... Theo đó, báo cáo không chỉ giúp người quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động của nhân lực trước và trong quá trình công tác tại công ty mà còn là cơ sở cải thiện hiệu suất làm việc của lực lượng lao động. Từ đó, có thể thực hiện tuyển dụng, đào tạo, luân chuyển và khen thưởng xứng đáng.

>> Bài viết liên quan: Đánh giá hiệu suất của nhân viên bán hàng với báo cáo Harasocial

Báo cáo quản lý nhân viên tạo điều kiện giám sát và phân quyền đúng cho từng vị trí, đồng thời có cơ sở khen thưởng phù hợp với hiệu suất làm việc.

4. Những khó khăn khi lập báo cáo bán hàng

Để vận hành doanh nghiệp suôn sẻ, chúng ta cần thực hiện báo cáo thường xuyên. Tuy nhiên, nếu số lượng báo cáo bán hàng đa dạng như vậy mà bạn chỉ áp dụng phương pháp thủ công thì không thể hoàn thành ngay trong ngày mà còn dễ xảy ra sai sót, làm ảnh hưởng đến việc đánh giá chung.

Bên cạnh đó, mỗi loại báo cáo bán hàng lại có đặc điểm và phương pháp thực hiện khác nhau. Vì vậy, bạn sẽ cần rất nhiều nhân sự có chuyên môn cho công việc này.

Để khắc phục các khó khăn đó, bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý kinh doanh chuyên dụng nhằm đảm bảo tính chính xác và trực quan cho doanh nghiệp và đem lại kết quả báo cáo chuẩn xác nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng, tích hợp tính năng báo cáo kinh doanh thì Haravan chính là một lựa chọn tuyệt vời dành riêng cho bạn. Haravan là một giải pháp kinh doanh đa kênh hiện đại, được hơn 50.000 thương hiệu Việt tin dùng. Với ứng dụng này, người dùng có thể quản lý toàn bộ quá trình bán hàng hiệu quả. Theo đó, xây dựng kế hoạch và chương trình kinh doanh đúng đắn và đem lại doanh thu khủng trong thời gian ngắn.

Một số ưu điểm nổi trội của Haravan:

• Đồng bộ nhanh và chính xác thông tin từ tất cả kênh bán hàng trong cùng 1 ứng dụng.
• Theo dõi tổng quan tình hình kinh doanh theo từng kênh.
• Cho phép tùy chỉnh báo cáo theo từng giai đoạn, từng kênh bán để dễ dàng so sánh và điều chỉnh cho phù hợp, từ đó đem lại nguồn doanh thu cao nhất.
• Cung cấp báo cáo tình trạng đơn hàng (như đang giao, đã giao, đã hủy…) nhanh chóng, giúp cân đối hàng hóa cho từng địa điểm.
• Báo cáo hiệu suất chương trình khuyến mãi, qua đó đánh giá hiệu quả chiến lược kinh doanh.
• Báo cáo hiệu suất nhân viên - là cơ sở đánh giá khả năng làm việc tại doanh nghiệp.
• Chi phí vận hành “siêu hời”, chưa đến 20.000 VNĐ/ngày.

Haravan giúp doanh nghiệp hoàn thiện báo cáo và quản lý vận hành hiệu quả.

>> Dùng thử ứng dụng Haravan MIỄN PHÍ ngay hôm nay:

Khởi nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng với các loại báo cáo bán hàng kể trên, hy vọng bạn đã hiểu hơn về quy trình kinh doanh và có thể tự vận hành cửa hàng mượt mà. Chúc bạn sớm thành công!