Ai sẽ là người giữ vai trò chính trong truyền thông nội bộ?

Truyền thông nội bộ là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể gắn kết được nhân viên trong tổ chức. Hiểu được giá trị cốt lõi của truyền thông nội bộ sẽ giúp môi trường làm việc lành mạnh và công việc sẽ tăng năng suất hơn. Tuy nhiên, ai sẽ là người giữ vai trò chính trong truyền thông nội bộ? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích giúp bạn hiểu rõ hơn về truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là gì ?

Truyền thông nội bộ có cụm từ tiếng anh viết tắt là Internal Communications được định nghĩa là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên trong cùng công ty. Mục đích chính của việc sử dụng truyền thông nội bộ đó là truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên. Nếu truyền thông nội bộ không đạt được hiệu quả, thiếu thông suốt thì các nhân viên trong công ty sẽ không ý thức được tầm quan trọng của mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

Vì sao doanh nghiệp nên xây dựng truyền thông nội bộ?

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp, bao gồm các yếu tố cụ thể như sau:

Củng cố tầm nhìn của tổ chức

Truyền thông nội bộ có vai trò củng cố tầm nhìn cùng các giá trị và văn hóa của nhân viên trong doanh nghiệp. Yếu tố này sẽ giúp nhân viên hiểu được và truyền tải được thông điệp của doanh nghiệp bên trong và bên ngoài. Truyền thông nội bộ sẽ bám sát những hoạt động của sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp. Đồng thời, sẽ triển khai các kênh thông tin để nhân viên nắm được tình hình và kết nối thông tin giữa nhân viên và cán bộ quản lý.

Thông tin chính xác và đa chiều

Khi sử dụng truyền thông nội bộ, toàn bộ thông tin sẽ được trao đổi một cách minh bạch, rõ ràng và đầy đủ. Từ đó, các nhân viên sẽ nắm rõ được mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Đồng thời, truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp được thống nhất hơn và các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng trong công việc và hạn chế tối đa mâu thuẫn nội bộ. Bên cạnh đó, yếu tố này sẽ là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận và thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.

Nâng cao tinh thần đoàn kết giữa nhân viên

Truyền thông nội bộ là hoạt động sẽ tạo ra sợi dây gắn kết tinh thần các nhân viên, phòng ban với nhau để mọi người cùng nhận thức và đạt được mục tiêu chung đã đề ra. Tinh thần đoàn kết sẽ tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, từ đó giúp mọi người hỗ trợ và cùng nhau đi lên.

Thu hút được nhân tài

Khi thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên yêu thích được môi trường làm việc của mình hơn. Đồng thời họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến. Bên cạnh đó, những nhân viên đang làm việc nhiệt huyết và tích cực sẽ gắn bó lâu dài với công ty và giới thiệu bạn bè, người thân vào làm. Một môi trường làm việc được nhân viên đánh giá tốt sẽ là một điểm cộng để doanh nghiệp thu hút nhân tài.

Phòng ban nào sẽ chịu trách nhiệm về truyền thông nội bộ?

Truyền thông nội bộ là cầu nối liên kết giữa phòng PR và phòng hành chính nhân sự

Đa số mọi người sẽ cho rằng công việc truyền thông nội bộ sẽ thuộc bộ phận hành chính nhân sự hoặc phòng PR. Thực tế, phòng PR chỉ có chuyên môn thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả. Bên cạnh đó, phòng hành chính nhân sự sẽ trực tiếp quản lý nhân viên để thấu hiểu nhu cầu và cảm xúc của nhân viên.

Tuy nhiên, truyền thông nội bộ là mối quan hệ liên kết giữa phòng PR và phòng hành chính nhân sự. Các nhân viên truyền thông nội bộ để hiểu rõ hơn về tình hình nhân sự trong doanh nghiệp và phối hợp với bộ phận nhân sự để tổ chức các hoạt động và quản lý. Từ đó, sẽ dễ dàng điều hành nhân viên theo mục đích, hướng đi của doanh nghiệp.

Những phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ

Bật mí những phương tiện truyền tải của truyền thông nội bộ

Dưới đây là một số phương tiện truyền tải truyền thông của nội bộ bao gồm:

• Bảng tin nội bộ: Đây là một phương tiện truyền thông thường xuất hiện trong các doanh nghiệp và là sự lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị có hiệu quả cao.
• Các ấn phẩm nội bộ như tạp chí, báo nội bộ, sách hoặc cẩm nang cùng các file tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền thông tin nội bộ.
• Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Các kênh truyền thông nội bộ sẽ được truyền tải bằng hình ảnh để thu hút sự chú ý của nhân viên.
• Bản tin qua Email: Hình thức Email sẽ được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp thông báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới và ra mắt sản phẩm.
• Tổng kết tuần/ tháng: Trong những chương trình này các hoạt động tổng kết hoặc thông báo tin mới sẽ vinh danh cá nhân, phòng ban xuất sắc sẽ được triển khai.
• Tạo ra các sự kiện cộng đồng: Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ không cần tốn công tổ chức chương trình mà sẽ trực tiếp đăng ký cho mọi người tham gia các sự kiện cộng đồng.

Những nội dung phổ biến của truyền thông nội bộ

Những nội dung của truyền thông nội bộ

Những nội dung của truyền thông nội bộ sẽ bao gồm một số yếu tố sau:

• Nội dung về ịch sử hình thành, truyền thống văn hóa và những thành tựu nổi bật của tổ chức.
• Lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện, hoạt động nội bộ, kỷ niệm công ty.
• Vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.
• Chiến lược hoạt động, nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ.
• Tổ chức và tham gia những chương trình tài trợ, hoạt động từ thiện.
• Lên kế hoạch cho các cuộc hội nghị, thảo luận khoa học.

Làm thế nào để xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả

Các bước để xây dựng truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đánh giá bao quát tình hình doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng và tình hình của doanh nghiệp để có thể xây dựng được mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Trong trường hợp doanh nghiệp lần đầu tiên triển khai hoạt động truyền thông, người phụ trách phải đánh giá bao quát được tình hình chung và thực trạng khi không có hoạt động truyền thông nội bộ như thế nào.

• Bước 2: Xác định được đối tượng truyền thông là ai?

Doanh nghiệp cần xác định được đối tượng truyền thông nội bộ được nhắm tới là ai để có sự quan tâm hơn về những đối tượng bị ảnh hưởng.

• Bước 3: Xây dựng được mục tiêu , xác định thông điệp truyền tải

Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cốt lõi của chiến lược truyền thông nội bộ. Để lên mục tiêu hiệu quả, người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc S.M.A.R.T bao gồm các yếu tố như Specific, Measurable, Attainable, Relevant hoặc Time-bound.

• Bước 4: Xác định chiến lược

Doanh nghiệp cần hiểu rõ chiến lược truyền thông nội bộ bao gồm các phương pháp tiếp cận để đạt được mục tiêu đề ra. Khi xây dựng được một chiến lược chuẩn xác sẽ giúp bạn hạn chế những sai sót không đáng có.

• Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể và chi tiết

Tiếp theo, lập kế hoạch hành động gồm những việc làm mà doanh nghiệp cần phải thực hiện khi truyền thông trong doanh nghiệp.

• Bước 6: Đo lường chiến lược truyền thông

Doanh nghiệp Cần có khâu đo lường và đánh giá hoạt động để biết rằng mình đã đạt được mục tiêu của truyền thông nội bộ hay chưa. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra những phương án điều chỉnh hợp lý hơn cho các hoạt động tiếp theo.

Kết luận

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về truyền thông nội bộ và cách xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả. Có thể thấy truyền thông nội bộ là chìa khóa cốt lõi để có thể kết nối được nhân viên với tổ chức doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên đã đem đến những thông tin cực kỳ bổ ích cho bạn.

---------------------------------------------

Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!

>> Xem thêm bài viết:

• Chiến lược truyền thông là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông?
• Tổng quan IMC là gì? Cách xây dựng truyền thông marketing tích hợp
• Tổng quan Paid, Owned, Earned Media là gì?