Purchase Order (PO) là gì? Phân biệt PO với Invoices (hóa đơn)

Purchase Order hay còn được gọi là PO là một thuật ngữ khá quen thuộc với những người kinh doanh thương mại hay cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, nếu bạn chưa quen với thị trường mua sắm, bạn có thể gặp khó khăn khi phân biệt giữa PO (đơn đặt hàng) và Invoices (hóa đơn). Nếu bạn không nắm được những điểm khác biệt giữa hai loại giấy tờ này có thể khiến bạn đọc lướt qua các tài liệu tài chính và bỏ sót những điểm quan trọng.

Dưới đây là chia sẻ kinh nghiệm về PO, cách phân biệt giữa PO với Invoices, hãy cùng Haravan cập nhật thêm kiến thức thuật ngữ phổ biến này nhé!

1. Purchase Order (PO) là gì?

Hình 1: PO - Purchase order là gì?

PO, hay đơn đặt hàng, viết tắt bởi Purchase Order, là một tài liệu chính thức, thường có tính ràng buộc pháp lý được gửi từ người mua đến người bán, ghi lại thỏa thuận bán các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể sẽ được giao sau này. Đơn đặt hàng PO cho phép người mua đặt hàng cho nhà cung cấp mà không cần yêu cầu thanh toán ngay lập tức.

Về cơ bản, đơn đặt hàng (PO) là một hợp đồng giúp bảo vệ cả người mua và người bán nếu có vấn đề với việc thanh toán hoặc giao hàng. Tuy nhiên, quan trọng nhất, một đơn đặt hàng tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn.

2. Nội dung chính của PO gồm những gì?

Hình 2. Những nội dung chính cần có trong một bản PO

Một đơn PO (đơn đặt hàng) thường bao gồm:

• Số và ngày phát hành (ngày nhận yêu cầu đặt hàng của khách).

• Sản phẩm cần thiết và số lượng của từng sản phẩm.

• Chi tiết sản phẩm bao gồm số SKU (Stock Keeping Unit - Đơn vị lưu kho), số kiểu máy và tên thương hiệu.

• Giá của từng sản phẩm trên đơn vị.

• Ngày giao hàng.

• Thông tin doanh nghiệp bao gồm địa chỉ giao hàng và thanh toán, tên công ty và thông tin liên hệ.

• Điều khoản thanh toán, chẳng hạn như "thanh toán khi giao hàng" hoặc các tùy chọn ngày thanh toán cụ thể.

3. TOP 4 kiểu PO phổ biến thường được sử dụng

PO được sử dụng phổ biến trong kinh doanh nhờ sự tiện lợi trong giao dịch và giúp tăng trưởng hơn trong kinh doanh. Tuy nhiên để thực sự ứng dụng được vào trong thực tế, có rất nhiều trường hợp với tình huống ràng buộc khác nhau, buộc người dùng phải linh hoạt lựa chọn những kiểu đơn PO phù hợp với điều kiện thực tế. Trên thực tế, có 4 loại PO khác nhau thường được các nhà kinh doanh sử dụng phổ biến.

3.1 Đơn đặt hàng tiêu chuẩn (Standard purchase order - PO)

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn là loại mà hầu hết chúng ta đều quen thuộc. Các công ty sử dụng chúng cho các đơn đặt hàng một lần không thường xuyên.

Hình 3. Đơn đặt hàng PO tiêu chuẩn

PO tiêu chuẩn yêu cầu thông tin cụ thể hơn so với ba loại còn lại vì chúng là đơn đặt hàng bạn đặt với các nhà cung cấp không đặt hàng thường xuyên. Ví dụ: một doanh nghiệp mua đồ nội thất cho không gian văn phòng của mình sẽ không mong muốn thường xuyên thay thế những món đồ này và sẽ sử dụng đơn đặt hàng tiêu chuẩn.

Các đơn đặt hàng tiêu chuẩn đòi hỏi sự chắc chắn cao nhất, vì nhà cung cấp phải hoàn thành một đơn đặt hàng mà vẫn còn những rủi ro bên đặt hàng hủy đơn đặt. Loại đơn đặt hàng này thường bao gồm các điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng, danh sách chia thành từng mục các mặt hàng được yêu cầu và chi tiết giao hàng.

Đơn đặt hàng phải trải qua quy trình phê duyệt đơn đặt hàng bao gồm phê duyệt của người quản lý.

3.2 Đơn đặt hàng đã lên kế hoạch (Planned purchase order - PPO)

Đơn đặt hàng theo kế hoạch bao gồm mức độ chi tiết tương tự như đơn đặt hàng tiêu chuẩn, nhưng ngày giao hàng và địa điểm chưa được xác định. Đối với những đơn đặt hàng này, thời điểm phát hành là chi tiết quan trọng nhất.

PPO về cơ bản là đơn đặt hàng mua riêng lẻ mà một doanh nghiệp có thể phát hành khi cần thiết. Các doanh nghiệp có thể sử dụng PPO điển hình để thay thế hoặc bổ sung các mặt hàng mà họ muốn sử dụng trong một khoảng thời gian. Những mặt hàng này có thể cần dự trữ trong khoảng thời gian không thường xuyên, đòi hỏi ngày giao hàng không xác định. Ví dụ, trong một văn phòng thông thường, người quản lý văn phòng có thể tạo PPO cho các hộp mực máy in được xuất xưởng khi nguồn cung cấp gần hết.

3.3 Đơn hàng mua trống (Blanket purchase order - BPO)

Đôi khi còn được gọi là “đơn đặt hàng thường xuyên”, đơn đặt hàng trống là một thỏa thuận với nhà cung cấp để mua hàng trong tương lai, trong đó số lượng của các mặt hàng là không xác định. BPO bao gồm các chi tiết tương tự như PPO, ngoại trừ số lượng mặt hàng vẫn chưa được xác định, cùng với chi tiết giao hàng.

Một văn phòng có thể sử dụng BPO để đặt giấy máy in. Giống như hộp mực, có thể khó dự đoán khi nào sẽ hết giấy. Tuy nhiên, không giống như ví dụ trước, bạn có thể không dễ dàng xác định được mình sẽ cần bao nhiêu giấy trong tương lai. Trong tình huống này, bạn có thể thiết lập BPO với nhà cung cấp ưu tiên của mình để có thể đặt hàng số lượng cần thiết khi đến thời điểm.

Bởi vì các BPO có thể đặt nhà cung cấp vào tình thế bấp bênh mà họ không thể đáp ứng đơn hàng khi cần, các đơn đặt hàng thường giới hạn số lượng tối đa mà doanh nghiệp có thể đặt hàng cùng một lúc.

3.4 Hợp đồng mua đơn đặt hàng (Contract purchase orders - CPO)

Là loại đơn đặt hàng có số lượng chi tiết ít nhất, đơn đặt hàng hợp đồng chỉ quy định các điều khoản và điều kiện được thương lượng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. CPO về cơ bản là một hợp đồng quy định sẽ có các đơn đặt hàng trong tương lai và cung cấp các hướng dẫn về thời điểm chúng xảy ra.

CPO giúp thiết lập các đơn đặt hàng trong tương lai, mặc dù chúng không được phát hành theo cùng một cách. Một PO được đặt dưới một CPO đã được lập trước đó. Một số CPO bao gồm các khung thời gian đã thỏa thuận cho các PO trong tương lai nhưng không có thông tin nào về số lượng, ngày tháng hoặc danh sách mặt hàng mà một công ty sẽ yêu cầu.

4. Phân biệt sự khác nhau giữa PO và Invoices (hóa đơn)

4.1 Invoices là gì?

Invoices (hóa đơn) được gửi bởi người bán và mô tả rõ ràng những gì người mua nợ sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Những hóa đơn này thường sẽ chứa các điều khoản thanh toán cụ thể được thiết kế để giúp người mua thanh toán đơn giản và rõ ràng. Trong các trường hợp khác, hóa đơn có số dư bằng 0 được gửi để làm hồ sơ chính thức rằng khoản thanh toán đã được xử lý trước ngày lập hóa đơn.

4.2 Phân biệt PO và Invoices

Hóa đơn (invoices) đôi khi sẽ gắn liền với đơn đặt hàng. Khi một đơn đặt hàng được gửi và xử lý trước một giao dịch, số của đơn đặt hàng đó thường sẽ được tham chiếu trực tiếp bởi hóa đơn. Điều này giúp kết nối các hóa đơn với các đơn đặt hàng và thực hiện các giao dịch rõ ràng nhất có thể cho các bộ phận tài khoản phải trả và tài khoản phải thu cho hai doanh nghiệp được đề cập.

Tuy nhiên vẫn còn có rất nhiều người đến hiện nay vẫn còn nhầm lẫn 2 loại giấy tờ này, do thường hay đi kèm chung với nhau. Hãy để Haravan phân biệt rõ hơn cho bạn trong bảng sau:

Hình 4. Phân biệt PO và Invoices

5. Làm thế nào để quản lý PO hiệu quả?

Việc quản lý các đơn hàng PO là vô cùng quan trọng bởi vì nó liên quan trực tiếp đến các chi phí sản xuất sản phẩm cho đơn hàng và các loại chi phí vận hành khác. Ngoài ra việc quản lý doanh thu các đơn hàng đặt trước (PO) sẽ giúp doanh nghiệp có được số liệu kinh doanh chính xác, không bị thất thoát, từ đó có thể đánh giá được tình hình kinh doanh chính xác nhất.

Việc quản lý PO chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý tồn kho và dự đoán số lượng hàng sản xuất tốt hơn. Tuy nhiên để việc quản lý SKU và kho hàng được tiện lợi hơn và tránh tình trạng hết hàng đột xuất hoặc sản xuất dư hàng. Việc tự động hoá và tập trung các kênh bán hàng tại một nơi sẽ là liệu pháp hiệu quả nhất cho việc quản lý tồn kho bán hàng đa kênh. Cùng tham khảo ngay giải pháp quản lý bán hàng đa kênh với trọn bộ tính năng tối ưu hoá chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Shop của bạn đã lớn mạnh và sẽ phát triển hơn nữa. Phương pháp quản lý rời rạc từng kênh không còn phù hợp khi bạn kinh doanh trên đa shop - đa sàn TMĐT. Vận hành toàn bộ nghiệp vụ bán lẻ chuyên nghiệp và quản lý hiệu suất cao với nền tảng Haravan ngay.

Haravan đã được hơn 50.000 doanh nghiệp tin dùng làm nền tảng để tăng trưởng trong thời đại kinh tế số, trong đó có các thương hiệu nổi bật như: Nestle, Dell, L’Oréal, AEON, Vinamilk, VinGroup, Thiên Long, Biti’s, TheFaceShop, Juno, The Coffee House… Haravan cũng là đối tác chiến lược duy nhất của Google và Facebook tại Việt Nam trong mảng công nghệ kinh doanh.

Bắt đầu hành trình tăng trưởng ngay với Haravan! Việc quản lý đơn PO và theo dõi đánh giá chính xác tình hình kinh doanh không còn là khó khăn! Tiết kiệm chi phí vận hành tối đa cho người kinh doanh cùng Haravan Omnichannel.

Dùng thử hoàn toàn miễn phí trong 14 ngày để trải nghiệm mọi tính năng vượt trội của giải pháp bán hàng đa kênh!

• FnB là gì? Tất cả mọi thứ về ngành FnB mà bạn nên biết
• Doanh nghiệp SME là gì? Sự khác biệt giữa SMEs và startup
• USP của sản phẩm là gì? Cách để xác định và tạo USP của sản phẩm thành công