Kick off là một trong những hoạt động thường thấy trước khi bắt đầu các buổi họp. Thông qua hoạt động này, các nhân sự sẽ được nâng cao tinh thần và hiệu suất làm việc. Vậy kick off là gì trong kinh doanh, đâu là những lưu ý khi tổ chức kick off meeting và các bước để tổ chức kick off hiệu quả gồm những gì? Hãy đọc hết bài viết sau để nắm rõ hơn về khái niệm mới mẻ này nhé!
1. Kick off là gì?
Thuật ngữ Kick off được sử dụng trong nhiều ngành nghề
Thuật ngữ kick off thường được sử dụng trong nhiều ngành nghề, bối cảnh khác nhau. Nhưng nếu xét trên khía cạnh kinh doanh, doanh nghiệp thì kick off lại mang ý nghĩa bắt đầu, khởi đầu một kế hoạch, hành trình kinh doanh nào đó.
Kick off cũng là thời điểm mà các bên đối tác của dự án để gặp gỡ, trao đổi và làm quen với nhau. Thông thường, các buổi kick off meeting sẽ được diễn ra sau khi các bên thỏa thuận hợp đồng và trước khi bắt tay vào thực thi chi tiết các kế hoạch trong dự án.
Trong buổi kick off meeting, các bên sẽ lần lượt chia sẻ những kỳ vọng và mong muốn của mình trong dự án. Bên cạnh đó, các bên cũng sẽ trình bày sơ bộ về cách thức thực hiện, vai trò của từng bên và các phương hướng để triển khai các đề mục trong tương lai.
2. Vai trò của kick off meeting
Có thể nói, kick off meeting đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành nên những ấn tượng ban đầu trong những dự án và những lần hợp tác dài hạn. Từ đó xây dựng lòng tin nơi khách hàng bằng việc đưa ra những đảm bảo, cam kết trong quá trình triển khai dự án. Đồng thời các bên hợp tác sẽ thấu hiểu nguyện vọng của nhau hơn thông qua các kế hoạch thực thi được chia sẻ ở buổi kick off meeting.
Bên cạnh việc bày tỏ những nguyện vọng và mong muốn, kick off meeting còn là thời điểm để các bên nêu rõ vai trò của từng đối tượng, bộ phận trong dự án. Đây là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong buổi kick off meeting vì chúng sẽ quyết định chất lượng của dự án trong tương lai.
Sở dĩ kick off meeting đóng vai trò quan trọng trong các dự án là vì những lợi ích to lớn như:
Tạo sự gắn kết, thân thuộc thông qua các hoạt động giới thiệu và làm quen lẫn nhau
Nắm rõ vai trò của từng bộ phận, từng cá nhân trong dự án thông qua các hoạt động phân quyền và chỉ định vai trò
Thấu hiểu các tâm tư, nguyện vọng và cách thức làm việc, báo cáo và xử lý vấn đề của từng bên hỗ trợ dự án
Đảm bảo tất cả mọi người đều thấu hiểu từng chi tiết trong dự án để tránh những rủi ro không đáng có xảy ra trong tương lai
Cơ hội để giải đáp các thắc mắc liên quan đến dự án
Thông tin từng chi tiết trong kế hoạch thực thi bao gồm: các đầu việc chính, các đầu việc phụ và hỗ trợ cho dự án, thời gian thực hiện, những rủi ro có thể xảy ra, bộ phận và người đứng đầu mỗi dự án nhỏ,...
Kick off meeting giúp các bộ phận thấu hiểu hơn về dự án
3. 4 bước tạo buổi Kick off meeting thành công
Có thể nói, kick off meeting chính là một trong những viên gạch đầu tiên tạo nên sự vững chắc cho cả một dự án. Vì thế, việc tổ chức một buổi kick off thành công là nhiệm vụ ưu tiên cần thực hiện của các nhân sự ở doanh nghiệp. 4 bước để bạn cần chuẩn bị để tạo nên một buổi kick off meeting thành công bao gồm:
3.1. Chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi Kick off
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bắt đầu một buổi kick off meeting không chỉ mang đến sự tự tin cho người trình bày mà còn là cơ hội để các bộ phận nhìn lại kế hoạch mà mình đã đề ra. Từ đó, nhân sự sẽ thấu hiểu được đâu là những điểm cần nhấn mạnh trong dự án hay những điểm cần chỉnh sửa và trình bày rõ ràng hơn trong kế hoạch.
Ngoài ra, việc chuẩn bị các nội dung kỹ lưỡng, chuyên nghiệp trước khi bắt đầu buổi kick off meeting còn giúp các bên tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất trong buổi họp. Các nội dung mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu buổi kick off meeting bao gồm:
Slide trình chiếu kế hoạch và các công cụ hỗ trợ như: laptop, máy chiếu, bút trình chiếu, micro,...
Không gian họp rộng rãi, gọn gàng và ngăn nắp
Luyện tập thuyết trình nhiều lần
Các tài liệu được chuẩn bị cho phía đối tác như hợp đồng, bản thảo, giấy tờ kinh doanh,... cần được chuẩn bị chính xác và kỹ lưỡng
3.2. Mở đầu tự tin, thu hút
Ấn tượng đầu tiên sẽ tạo nên nhiều dấu ấn đậm sâu trong tâm trí người nghe. Do đó hãy thể hiện sự tự tin, chuyên nghiệp và uy tín của bản thân cũng như doanh nghiệp thông qua tác phong khi trình bày của bạn. Bạn cần phải mở đầu với sự tự tin và thu hút ánh nhìn của mọi thành viên trong buổi họp. Điều này sẽ được thể hiện thông qua giọng nói, ánh mắt, ngôn ngữ cơ thể của bạn.
Để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi trình bày, bạn nên giữ giọng nói ổn định, rõ ràng và chỉ thay đổi tone giọng khi muốn nhấn mạnh, chào mừng khi bắt đầu buổi kick off. Ngoài ra, bạn cũng nên eye contact có chiều sâu và có chừng mực với phía đối tác để thể hiện sự tôn trọng với họ.
Mở đầu tự tin trong buổi kick off meeting
3.3. Dẫn dắt lôi cuốn và luôn quan tâm đến người nghe
Không chỉ phía người nói mà người nghe cũng đã chuẩn bị trước đó để có thể nắm được sơ bộ các nội dung trình bày trong buổi họp. Do đó, bạn cần tránh việc trình bày quá cứng nhắc bằng cách đọc toàn bộ nội dung đã có trong tài liệu, trong slide. Thay vào đó, bạn nên trình bày nhấn điểm nổi bật đóng vai trò then chốt trong dự án một cách lôi cuốn và có trọng tâm.
Một trong những bí quyết giúp bạn trình bày thông tin hiệu quả hơn chính là đặt mình trong tâm thế của người nghe để thấu hiểu được những nội dung mà họ mong muốn lắng nghe. Đó có thể kết quả nhận được, phương thức triển khai chi tiết, bộ phận chịu trách nhiệm,... đối với phía khách hàng. Và sẽ là những mong muốn về kết quả đạt được, mục tiêu chính, chi phí,... đối với phía đối tác thực thi.
Dẫn dắt lôi cuốn trong buổi kick off meeting
3.4. Tổng kết những ý chính sau buổi Kick off
Để tăng tính hiệu quả cho buổi kick off meeting, bạn cần phải tổng kết và neo lại những điểm chính trong dự án lần này. Đồng thời, bạn sẽ tiến hành xác nhận và đi đến thỏa thuận về phương hướng thực thi chi tiết giữa các bên với nhau.
Bên cạnh việc tổng kết những điểm nổi bật đã được trình bày trong buổi kick off meeting, bạn nên dành thêm một khoảng thời gian để đặt và trả lời những câu hỏi giữa các bên. Việc này sẽ giúp các bộ phận, nhân viên thấu hiểu chi tiết hơn về dự án đồng thời giảm thiểu những rủi ro sẽ diễn ra trong tương lai.
Cần phải tổng kết những ý chính sau buổi kick off
4. 4 điều cần lưu ý khi tổ chức kick off meeting
Để buổi kick off meeting diễn ra thành công đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng nghỉ của các bên liên quan. Ngoài ra, bạn cần những lưu ý những điều sau khi tổ chức kick off meeting bao gồm:
4.1. Lên kế hoạch kick off rõ ràng, chi tiết
Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn nhân đôi hiệu quả của buổi kick off meeting. Kế hoạch triển khai buổi kick off meeting không chỉ bao gồm những nội dung mà bạn sẽ trình bày mà còn là những chi tiết nhỏ xung quanh buổi kick off như: thời gian, địa điểm diễn ra; thành phần tham dự; nội dung được chia sẻ trong buổi kick off; các hoạt động chi tiết trong buổi kick off meeting,...
Những chi tiết liên quan đến các hoạt động nêu trên bao gồm người chịu trách nhiệm chính, các nhân sự hỗ trợ, thời gian diễn ra các hoạt động, những rủi ro có thể xảy ra khi lên kế hoạch kick off meeting và các phương hướng xử lý chúng,...
4.2. Đúng thời gian, đúng địa điểm
Thời gian, địa điểm luôn là những yếu tố quan trọng quyết định chất lượng và hiệu quả của buổi kick off meeting. Do đó, bạn cần phải đảm bảo xuất hiện sớm và đúng giờ để kiểm tra dụng cụ và chuẩn bị tươm tất, chu đáo cho buổi kick off meeting.
Sẽ không hiếm lần ta bắt gặp việc thay đổi địa điểm, thời gian diễn ra kick off meeting do những lý do khách quan lẫn chủ quan. Tuy nhiên, bạn cần hạn chế trường hợp thay đổi thời gian, địa điểm bởi chúng sẽ gây ấn tượng không tốt đối với đối tác của bạn. Nếu do trường hợp bất khả kháng mà bạn cần phải thay đổi thời gian và địa điểm thì hãy thông báo chi tiết, nhanh chóng và đồng bộ đến tất cả các bên liên quan nhé!
Cần phải đảm bảo các yếu tố thời gian, địa điểm khi tổ chức kick off meeting
4.3. Luôn linh hoạt và ứng biến
Trong một số trường hợp, đối tác sẽ đặt những câu hỏi liên quan đến dự án một cách đột ngột. Tuy nhiên, bạn cần phải giữ tinh thần bình tĩnh, chuyên nghiệp bằng cách linh hoạt và ứng biến trong lúc trình bày. Bạn có thể lựa chọn trả lời câu hỏi trong khi trình bày cũng có thể trả lời sau khi buổi thuyết trình kết thúc.
Nhìn chung, việc linh hoạt và ứng biến là yếu tố không thể thiếu khi thực thi các buổi kick off meeting bởi chúng sẽ giúp bạn tự tin, chuyên nghiệp hơn khi trình bày đồng thời giảm thiểu sự lúng túng, hồi hộp khi phản hồi cho phía đối tác.
4.4. Luôn cầu tiến để cải thiện chất lượng buổi kick off
Sau mỗi buổi kick off meeting, các bộ phận tham gia nên ngồi lại cùng nhau để điểm qua những điểm tốt cũng như chưa tốt trong lúc triển khai. Thông qua đó, bạn sẽ dễ dàng rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình cũng như đội nhóm để có thể tổ chức những buổi kick off hiệu quả và chất lượng hơn trong tương lai.
Tinh thần cầu tiến để cải thiện chất lượng buổi kick off meeting
5. Những câu hỏi thường gặp về kick off
Bên cạnh khái niệm hay các bước phải thực hiện khi triển khai kick off meeting, những câu hỏi xoay quanh khái niệm này còn bao gồm:
5.1. Which team to kick off là gì?
Đây là một thuật ngữ thường được sử dụng trong các trò chơi. Which team to kick off là hành động dự đoán xem đội nào sẽ dành chiến thắng của khán giả khi xem trận đấu.
5.2. Kick off event nghĩa là gì
Cũng giống như kick off meeting thì kick off event là sự kiện khởi động dự án với quy mô lớn hơn và có sự tham gia của nhiều bộ phận, đối tác liên quan hơn.
Kick off event là sự kiện khởi động dự án
6. Kết luận
Kick off là một thuật ngữ đa nghĩa có thể ứng dụng trong nhiều ngành nghề, sự kiện khác nhau và thường được sử dụng trong bối cảnh kinh doanh là chủ yếu. Hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ thấu hiểu được kick off là gì cũng như những lưu ý để tổ chức một buổi kick off meeting hiệu quả và chất lượng.
Doanh nghiệp đang có định hướng kinh doanh đa kênh, kết nối với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Giải pháp Omnichannel - giải pháp bán hàng đa kênh, quản lý tập trung giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh online trên Website, mạng xã hội (Facebook, Instagram, Zalo), sàn Thương mại điện tử (Shopee, Tiki, Lazada) cho đến chuỗi cửa hàng. Đăng ký dùng thử ngay!
>> Xem thêm bài viết:
TẶNG 10 TEMPLATE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL NHANH CHÓNG VÀ HIỆU QUẢ CHO CHỦ SHOP
Bài viết liên quan:
8 - 360
- Bí quyết hái ra tiền dành cho chủ cửa hàng bán lẻ
- Chiến lược bán hàng là gì? Các chiến lược bán hàng hiệu quả nhất hiện nay
- Phần mềm POS là gì? Lợi ích tuyệt vời của phần mềm POS đối với doanh nghiệp
- POS là gì? Tất tần tật kiến thức về POS có thể bạn chưa biết?
- Template là gì? Gợi ý các template website đẹp, chuẩn SEO
- Source code là gì? Tất tần tật những điều bạn cần biết về source code
- SKU là gì? Hướng dẫn chi tiết cách đặt mã SKU sản phẩm
- Bán hàng trực tiếp là gì? Xây dựng chiến lược bứt phá doanh số 2024
- Phố Hàng Mã bán gì? Sức hút biến hóa “mê hoặc lòng người” quanh năm
- Kinh doanh đồ điện tử online: Thách thức và cơ hội cho doanh nghiệp
- Thủ thuật bán hàng là gì? Khám phá 10 thủ thuật bán hàng độc nhất vô nhị
- Hướng dẫn chi tiết cách làm web bán hàng nhanh chóng và đơn giản
- Thông tin về CSS và những lưu ý khi ứng dụng CSS vào công việc
- Mascot là gì - Giải mã sức hút của linh vật quảng cáo trong Marketing
- Homestay là gì - Khám phá bản sắc và ý nghĩa trong lĩnh vực kinh doanh
- FYP là gì và bí quyết tối ưu hóa lên xu hướng trên TikTok?
- Infographic là gì và công thức thiết kế nên sự trực quan hóa ấn tượng
- Mô hình Canvas là gì: Từ cơ bản đến linh hoạt trong chiến lược kinh doanh
- Boutique là gì? Tinh hoa sáng tạo trong từng lĩnh vực khác nhau
- Backup là gì mà được mệnh danh “lá chắn vàng cho dữ liệu số”
- Quản lý thời gian là gì: Kỹ năng tối ưu hóa hiệu suất mọi thời đại
- Tìm hiểu typography là gì: Bí quyết tạo nên tuyệt tác từ chữ viết
- Công ty quản lý quỹ là gì và vai trò trong thị trường đầu tư biến động
- Quản lý công là gì và vai trò trong ngành công nghiệp hiện đại 4.0
- Website doanh nghiệp là gì? Kiến thức để xây dựng website doanh nghiệp xịn
- Giao tiếp là gì? 07 bước để chinh phục kỹ năng giao tiếp
- Founder là gì? Cách phân biệt các khái niệm Founder, Co - founder, CEO
- Khái niệm hàng hóa là gì? Các thuộc tính cơ bản của hàng hóa
- Celeb là gì? Lợi ích và cách sử dụng celeb hiệu quả trong marketing
- CPA là gì trong marketing? Bí kíp kiếm thêm thu nhập ai cũng nên biết
- Blockchain là gì? Cách thức hoạt động của công nghệ blockchain
- Văn hóa là gì? Phân loại, đặc trưng và ý nghĩa của văn hóa
- Quản trị kinh doanh là gì? Chuyên môn và triển vọng ngành nghề cần nắm
- HTML là gì? Tổng hợp kiến thức chi tiết để bắt đầu với lập trình web
- Brief là gì? Khởi đầu vững chắc cho chiến lược Marketing thành công
- Gen Z và đặc trưng tính cách của thế hệ gen Z
- Khám phá F&B là gì và những chiến thuật kinh doanh độc đáo trong ngành
- Tìm hiểu CPI là gì: Ý nghĩa và ứng dụng thực tiễn trong nền kinh tế
- Countdown là gì? Giải mã sức hút trải nghiệm được mong chờ nhất năm
- CEO là gì? Chức năng và trách nhiệm của CEO trong doanh nghiệp
- Theme là gì? Hướng dẫn cài đặt Theme cho website Wordpress
- Vận chuyển Standard Express là gì? Cách để tra cứu mã đơn vận chuyển
- Mã OTP của Viettel là gì? Hướng dẫn cách để mã OTP Viettel nhanh chóng
- Làm thế nào để phân bổ doanh thu chưa thực hiện một cách hợp lý?
- Phí thu hộ là gì? Những thông tin cơ bản về phí thu hộ
- Bạn đã biết Tiki xu là gì và cách sử dụng xu của Tiki hiệu quả chưa?
- Chỉ số ROA là gì? Tìm hiểu ý nghĩa và cách xác định nhanh chỉ số ROA
- Top 10 lưu ý khi thu hồi công nợ chuẩn và hiệu quả cho doanh nghiệp
- Bạn đã biết hot deal là gì và bí quyết xây dựng hot deal hấp dẫn?
- Kinh nghiệm học dịch tiếng Trung sang tiếng Việt hiệu quả để nhập hàng
